完善事業(yè)單位財務(wù)報銷制度的探討

石 惟

〔北京市食品檢驗研究院（北京市食品安全監(jiān)控和風(fēng)險評估中心） 北京 100094〕

財務(wù)報銷的規(guī)范性是單位資金規(guī)范使用的重要保障，是保證財務(wù)工作的真實性及規(guī)范性的關(guān)鍵。在新會計制度持續(xù)推進的大背景下，事業(yè)單位要按照有關(guān)政策文件和規(guī)章制度對財務(wù)報銷制度進行規(guī)范，積極簡化工作流程，提高報銷審核效率，為單位健康發(fā)展提供助力。但是，部分單位在報銷制度設(shè)置、報銷憑證審核、報銷流程監(jiān)管等方面存在著各種問題，影響了財務(wù)報銷的規(guī)范性和高效性。基于此，針對事業(yè)單位完善財務(wù)報銷制度的措施進行的研究，具有積極的現(xiàn)實意義。

一、事業(yè)單位財務(wù)報銷工作的意義

（一）規(guī)范財務(wù)工作

財務(wù)報表可以幫助事業(yè)單位對經(jīng)濟活動中形成的各類數(shù)據(jù)信息進行全面收集和科學(xué)整理，保證數(shù)據(jù)信息的真實性和完整性，為會計核算模式的調(diào)整和優(yōu)化提供依據(jù)，為管理活動的開展奠定基礎(chǔ)。從實際情況來看，事業(yè)單位在開展財務(wù)報銷工作的過程中，可以根據(jù)單位的價值形式和實際需求對各類經(jīng)濟收支行為進行規(guī)范，對業(yè)務(wù)管理數(shù)據(jù)進行核算，便于管理人員全面了解單位業(yè)務(wù)開展情況和執(zhí)行過程，建立與單位實際情況相匹配的工作模式，從而為運營流程的優(yōu)化和管理決策的制定提供支撐。

（二）促進監(jiān)督工作精細化

從本質(zhì)上來說，財務(wù)報表具有監(jiān)督和實證作用，是單位對經(jīng)濟事項進行監(jiān)督的重要路徑。當前，部分事業(yè)單位在運營管理過程中，受到管理人員素質(zhì)、內(nèi)部管理制度、經(jīng)營活動特殊性等因素的影響，工作中存在著一些漏洞和不足，無法保證單位資源的高效利用，不利于單位公共服務(wù)職能的發(fā)揮。通過財務(wù)報銷工作的監(jiān)督，事業(yè)單位可以對經(jīng)濟事項的各個環(huán)節(jié)進行動態(tài)監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)單位運營存在的不足，制定有針對性的整改措施，從而幫助單位完善管理制度體系，有效提高單位的運營管理水平，為財政資源的安全、高效利用提供保障，為單位職能的發(fā)揮提供助力。

（三）減少財務(wù)內(nèi)控風(fēng)險

在完善財務(wù)報銷制度的過程中，事業(yè)單位可以全面梳理財務(wù)報銷流程，持續(xù)優(yōu)化審批權(quán)限設(shè)置，利用信息化系統(tǒng)動態(tài)監(jiān)督審批流程中所有的授權(quán)事項，準確掌握內(nèi)部控制關(guān)鍵節(jié)點，對其中隱藏的風(fēng)險進行識別和防范，從而為內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)提供助力，為風(fēng)險管理水平的提高奠定基礎(chǔ)。比如，單位在搭建和應(yīng)用財務(wù)報銷系統(tǒng)的過程中，可以設(shè)置自動提醒功能，在出現(xiàn)違規(guī)或者反常問題時及時發(fā)出警示，提醒財務(wù)人員該項業(yè)務(wù)可能存在風(fēng)險，及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)報銷存在的問題，提高內(nèi)控管理水平，降低財務(wù)風(fēng)險。

二、部分事業(yè)單位財務(wù)報銷存在的問題

（一）財務(wù)報銷流程不夠規(guī)范

一方面，財務(wù)報銷管理制度不夠完善。財務(wù)報銷制度是財務(wù)報銷工作的重要指引，其規(guī)范性和完善性對于單位經(jīng)濟管理效果具有直接的影響，但是部分事業(yè)單位在財務(wù)報銷制度方面存在著一些問題。比如，單位制定的財務(wù)報銷管理制度過于落后，未能根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化進行調(diào)整，無法為財務(wù)報銷工作的開展提供指引；單位財務(wù)報銷人員綜合素質(zhì)有待提高，影響各項制度的落實力度；單位未能建立完善的考核和激勵制度，無法對財務(wù)報銷工作人員進行專業(yè)管理，使財務(wù)報銷工作較為隨意，容易出現(xiàn)與會計準則、報銷流程相違背的問題。另一方面，報銷流程混亂。由于審批流程通常包括多個層級和部門，各部門和項目的報銷單據(jù)不同，不同部門對報銷審批標準的解釋不一致，導(dǎo)致報銷流程混亂。實操中常存在部分人員單據(jù)填寫不規(guī)范的情況，造成審批和核銷困難。

（二）財務(wù)報銷憑證真實性不足

財務(wù)報銷憑證是保證報銷工作順利開展的基礎(chǔ)，是財務(wù)報銷有效性的保障。但是，從實際情況來看，部分事業(yè)單位新會計制度落實不到位，報銷管理體系不健全，對于報銷憑證的審核不夠規(guī)范。一些職工進行財務(wù)報銷時，未能按照實際支出情況填寫憑證，導(dǎo)致記賬偏差，使財務(wù)記賬與實際支出之間存在差異，影響經(jīng)濟管理活動的順利開展，不利于單位資金管理水平的提高。同時，受工作特點和業(yè)務(wù)內(nèi)容等因素的影響，一些工作需要較長的時間，財務(wù)報銷處理不夠及時，單據(jù)上傳和信息填寫不夠規(guī)范，影響了財務(wù)報銷的準確性，增加了審核人員的工作量，使得管理人員無法及時發(fā)現(xiàn)報銷憑證失真的問題。

（三）財務(wù)報銷審核有待加強

在部分事業(yè)單位中，財務(wù)人員負責(zé)審批原始憑證，各部門負責(zé)人只負責(zé)審批報銷內(nèi)容。在這種模式下，單位審批權(quán)限劃分不夠合理，容易造成差錯，不利于財務(wù)報銷工作順利開展。同時，在進行原始憑證財務(wù)報銷的過程中，部分事業(yè)單位審核人員未能按照規(guī)范化流程對財務(wù)報銷內(nèi)容進行審核，導(dǎo)致財務(wù)人員無法對財務(wù)審批內(nèi)容進行核實，影響財務(wù)報銷的效率和質(zhì)量。

（四）財務(wù)報銷監(jiān)管機制不完善

財務(wù)報銷能從側(cè)面反映單位的資金支出情況，是事業(yè)單位對資金使用過程進行監(jiān)控的有效手段。但是從實際情況來看，部分事業(yè)單位在進行財務(wù)管理的過程中，雖然可以提供財務(wù)報銷原始憑證，但是無法對資金動向進行動態(tài)監(jiān)控，缺少有效的稽查。部分事業(yè)單位未能設(shè)置專門的財務(wù)報銷監(jiān)督崗位，無法對財務(wù)報銷的規(guī)范性進行監(jiān)督，無法及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)報銷流程中存在的問題，不利于財務(wù)報銷模式的完善。

三、完善事業(yè)單位財務(wù)報銷制度的建議

（一）規(guī)范報銷流程

1.健全財務(wù)報銷制度

財務(wù)報銷制度在事業(yè)單位發(fā)展中的重要性逐漸凸顯，只有對其中存在的問題進行解決，才能保證財務(wù)報銷制度的規(guī)范性和有效性，為單位健康發(fā)展提供保障。首先，事業(yè)單位要對內(nèi)部財務(wù)報銷制度進行全面梳理，積極學(xué)習(xí)其他企事業(yè)單位的成功經(jīng)驗，根據(jù)有關(guān)政策要求和規(guī)章制度對財務(wù)報銷制度進行優(yōu)化，對報銷流程進行完善。事業(yè)單位應(yīng)明確報銷的流程，包括申請、審批、核銷等環(huán)節(jié)，制定標準的報銷要求，包括發(fā)票、收據(jù)、費用明細等，以確保職工提供完整的資料。同時，事業(yè)單位設(shè)立明確的審批層級，確定不同金額報銷的審批人員；明確審批標準，包括報銷金額的限制、支出政策的合規(guī)性等。其次，事業(yè)單位各個部門在提出財務(wù)報銷申請以后，要按照規(guī)范化流程經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。事業(yè)單位要對審批流程進行優(yōu)化，經(jīng)過規(guī)范審核以后由財務(wù)人員復(fù)審，從而保證經(jīng)費報銷的規(guī)范性。

2.引入電子報銷系統(tǒng)

信息化環(huán)境下，事業(yè)單位需要認識到信息技術(shù)在財務(wù)管理方面的應(yīng)用優(yōu)勢，積極優(yōu)化和完善電子報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)報銷的自動化，即申請、審批、核銷都可以在線上進行，既提高了流程的效率，也減少了人為錯誤的概率。而且，利用電子報銷系統(tǒng)，職工可以上傳電子版的發(fā)票和單據(jù)，無需紙質(zhì)文件，不僅節(jié)省時間，還減少紙質(zhì)文件的存儲和管理成本。另外，電子報銷系統(tǒng)具有實時監(jiān)控和審批功能，審批人員可以隨時查看待審批的報銷請求，加快了審批過程。電子系統(tǒng)也可以生成各種財務(wù)報告和數(shù)據(jù)分析，幫助管理層更好地了解支出情況，優(yōu)化財務(wù)決策。

3.加強對財務(wù)人員的培訓(xùn)

財務(wù)人員在財務(wù)報銷流程中扮演著核心角色，因此必須具備充分的專業(yè)知識和技能。培訓(xùn)可以幫助他們不斷提高會計、財務(wù)管理、稅收法規(guī)等領(lǐng)域的專業(yè)知識水平，從而確保報銷流程的合規(guī)性和準確性，降低財務(wù)風(fēng)險。首先，事業(yè)單位要對會計和管理人員進行定期培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，不定期組織其學(xué)習(xí)財務(wù)法規(guī)和政策，了解最新的變化，確保報銷流程符合最新要求，避免不必要的法律風(fēng)險。同時，報銷流程通常涉及財務(wù)軟件和系統(tǒng)的操作，事業(yè)單位還需幫助財務(wù)人員掌握這些工具的使用技能，提高操作效率，減少人為錯誤的發(fā)生。其次，財務(wù)人員需要與其他部門和職工進行溝通和協(xié)作，以獲取必要的報銷支持，確保報銷順利進行。再次，財務(wù)人員處理財務(wù)事務(wù)時，需要秉承職業(yè)操守。事業(yè)單位需組織培訓(xùn)，提醒他們遵守職業(yè)道德規(guī)范，不參與不正當?shù)呢攧?wù)行為。最后，完善審計監(jiān)督和激勵考核機制，約束財務(wù)人員的行為，防范違規(guī)違法問題，在內(nèi)部建立高效協(xié)同和互相監(jiān)督的工作機制。事業(yè)單位需要建立完善的獎懲機制，對違規(guī)人員進行嚴肅處理，對表現(xiàn)優(yōu)異的職工給與精神和物質(zhì)獎勵，從而在內(nèi)部建立積極向上的工作氛圍，為財務(wù)報銷工作的規(guī)范開展奠定基礎(chǔ)。

（二）嚴格審查財務(wù)報銷憑證

財務(wù)報銷憑證失真問題的原因通常包括兩個，一是報銷申請不夠規(guī)范，二是原始憑證存在問題。因此，首先，事業(yè)單位要組織職工集中學(xué)習(xí)如何識別發(fā)票的真?zhèn)危档蛨箐N中出現(xiàn)虛假發(fā)票的概率。其次，事業(yè)單位要加強對職工誠信問題的關(guān)注，定期組織工作人員進行教育培訓(xùn)，提高所有職工的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，通過有關(guān)制度的完善，對職工的財務(wù)報銷行為進行規(guī)范，利用自我約束和制度管理相結(jié)合的方式，保證財務(wù)報銷憑證的真實性。再次，事業(yè)單位要建立完善的財務(wù)報銷憑證審核制度，對不真實、不合規(guī)的原始憑證不予通過，并及時報告給單位負責(zé)人進行處理；對于記錄不準確或者不完整的原始憑證要及時予以退回，并要求有關(guān)人員按照國家會計制度規(guī)定進行更正或補充，從而保證財務(wù)報銷憑證的規(guī)范性。最后，在財務(wù)報銷工作中，事業(yè)單位管理人員通常將報銷完成的發(fā)票數(shù)據(jù)登記在信息系統(tǒng)中，在報銷電子發(fā)票時會在系統(tǒng)中進行查找和核對，避免出現(xiàn)重復(fù)報銷問題，導(dǎo)致單位職工工作量大幅增加，影響財務(wù)報銷的效率。因此，事業(yè)單位要積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，利用發(fā)票自動記憶功能，在進行財務(wù)報銷時，對已經(jīng)完成報銷的發(fā)票發(fā)出警示，同時對發(fā)票的真?zhèn)芜M行辨別，從而避免出現(xiàn)重復(fù)報銷或者造假問題，有效提高財務(wù)報銷的效率和質(zhì)量。

（三）規(guī)范財務(wù)報銷審核機制

1.制定審核細則，確定審核重點

事業(yè)單位在運行過程中需要處理的報銷業(yè)務(wù)數(shù)量較大，類型較為多樣，要想提高財務(wù)報銷審核效率，就要建立完善的管理體系，科學(xué)地進行類別劃分，確定審核關(guān)鍵環(huán)節(jié)，推動財務(wù)審核向著流程化和規(guī)范化轉(zhuǎn)型升級。事業(yè)單位要對財務(wù)報銷審核流程進行全面梳理，結(jié)合資金規(guī)模、資金來源、業(yè)務(wù)類型等對報銷業(yè)務(wù)進行科學(xué)分類，明確管理細則和審核重心，梳理關(guān)鍵內(nèi)容，在保證審核流程規(guī)范性和有效性的基礎(chǔ)上，科學(xué)精簡審核環(huán)節(jié)，提高審核效率和質(zhì)量。各部門領(lǐng)導(dǎo)和負責(zé)人不僅要對報銷內(nèi)容進行審核，同時還要對原始報銷憑證進行全面審核，重點關(guān)注憑證的真實性和合法性。作為財務(wù)數(shù)據(jù)的載體，發(fā)票是財務(wù)報銷的重要依據(jù)，對其進行審核是保證財務(wù)報銷有效性的關(guān)鍵。財務(wù)報銷管理人員要對電子發(fā)票或者紙質(zhì)發(fā)票進行嚴格的查驗，避免出現(xiàn)過期、作假、作廢、重復(fù)使用等問題。同時，管理人員要對報銷單、審批回執(zhí)、競價憑證、合同條款、會議回執(zhí)、資產(chǎn)備案等單據(jù)與發(fā)票呈現(xiàn)數(shù)據(jù)信息進行一致性查驗，避免發(fā)票違規(guī)使用。此外，事業(yè)單位要結(jié)合業(yè)務(wù)類型確定報銷審核重心。比如，在報銷會議費用時，管理人員要對參會簽到表進行重點檢查，確定參加會議的人員和具體的地點，檢查會議中出現(xiàn)的交通費、住宿費等是否符合國家和單位有關(guān)標準和限額。在審核采購、領(lǐng)用、驗收等業(yè)務(wù)時，管理人員要結(jié)合有關(guān)規(guī)定對經(jīng)濟憑證、采購合同等進行詳細檢查，保證合同內(nèi)容、付款條件等的合規(guī)性及發(fā)票與合同條款的一致性。此外，在推進報銷審核信息化的過程中，事業(yè)單位要加強對原始單據(jù)的保管，在對發(fā)票真實性進行檢驗的前提下，將有關(guān)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，提高查詢驗證速度，避免出現(xiàn)重復(fù)報銷問題。

2.加強信息系統(tǒng)中部門交互，明確系統(tǒng)管理權(quán)責(zé)

事業(yè)單位要想遵循公正規(guī)范的原則，提高財務(wù)報銷審核效率，提高單位財務(wù)報銷管理水平，就要建立科學(xué)完善的信息化管理系統(tǒng)，加強各個部門的數(shù)據(jù)交互，解決“信息孤島”問題。事業(yè)單位不但要積極推動業(yè)務(wù)和財務(wù)的融合，在財務(wù)、業(yè)務(wù)等科室之間建立信息溝通機制，而且要持續(xù)優(yōu)化財務(wù)報銷流程，降低數(shù)據(jù)重復(fù)或者錯誤填報引起退單問題的概率，提高財務(wù)報銷審核質(zhì)量和效率。在這一過程中，事業(yè)單位要對各個部門的審批權(quán)限進行明確，結(jié)合實際工作需求，科學(xué)設(shè)置系統(tǒng)訪問和數(shù)據(jù)查詢權(quán)限，避免出現(xiàn)越權(quán)審批問題。事業(yè)單位要重視數(shù)據(jù)安全管理工作，建立完善的數(shù)據(jù)加密傳輸機制，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)失真或者遺失問題。同時，事業(yè)單位將財務(wù)報銷審核業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到線上進行以后，要對審批管理體系進行有針對性的調(diào)整，建立完善的簽章管理機制，對于人工簽章，要加強對原始單據(jù)完整性及簽章規(guī)范性的檢查，從而保證原始單據(jù)的真實性和完整性。如果業(yè)務(wù)工作采用線上審批模式或者使用電子簽章，管理人員要按照有關(guān)規(guī)定加強對電子簽章的檢查和管理，定期安排專業(yè)人員對電子簽章管理系統(tǒng)進行更新和維護，避免出現(xiàn)電子簽章錯誤或者越級使用問題。

（四）健全財務(wù)報銷監(jiān)管機制

首先，事業(yè)單位要對財務(wù)報銷監(jiān)管有關(guān)的規(guī)章制度進行完善，對財務(wù)報銷各個環(huán)節(jié)進行動態(tài)監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的冗余環(huán)節(jié)，有效精簡財務(wù)報銷流程，建立清晰明確的財務(wù)報銷制度，減少時間耗費，避免出現(xiàn)糾紛問題，幫助管理人員全面了解單位發(fā)展狀況和新會計制度要求，更加規(guī)范高效地執(zhí)行財務(wù)報銷制度，提高財務(wù)報銷工作效率。其次，事業(yè)單位在財務(wù)報銷監(jiān)管中，要對各個部門和不同層級職工的職責(zé)進行明確，增強他們的責(zé)任意識，使他們加強自我約束，認真高效履行自身職責(zé)，從而為財務(wù)報銷制度的規(guī)范落實提供助力。再次，事業(yè)單位管理人員在發(fā)現(xiàn)不合理或者不合法報銷行為時，要按照有關(guān)規(guī)定發(fā)出警示，避免不良現(xiàn)象再次出現(xiàn)。最后，事業(yè)單位在監(jiān)管財務(wù)報銷工作過程中，要建立完善的內(nèi)部控制體系，提高管理人員和基層職工的內(nèi)控意識，充分發(fā)揮他們的主觀能動性，加強各個部門之間的溝通交流，打造互相監(jiān)督和高效協(xié)同的工作機制，為財務(wù)報銷監(jiān)管工作的順利落實奠定基礎(chǔ)。同時，事業(yè)單位要通過獎罰機制的應(yīng)用，激發(fā)所有職工參與財務(wù)報銷監(jiān)管的積極性，對違規(guī)違法行為進行嚴厲懲處，對工作積極的職工進行獎勵，從而為財務(wù)報銷監(jiān)督工作的順利落實提供助力。

四、結(jié)語

財務(wù)報銷對于事業(yè)單位資金的安全高效利用具有直接的影響，是事業(yè)單位財務(wù)管理工作順利開展的基礎(chǔ)保障。事業(yè)單位要積極學(xué)習(xí)其他單位的成功經(jīng)驗，持續(xù)優(yōu)化內(nèi)部財務(wù)報銷制度，嚴格審查報銷憑證，完善財務(wù)報銷審核機制，加強報銷流程監(jiān)管，從而建立科學(xué)規(guī)范的財務(wù)報銷模式，提高財務(wù)報銷質(zhì)效，為事業(yè)單位社會公共服務(wù)職能的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。