新標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下的檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)范與建設(shè)路徑

閆晶亮

（東港瑞云數(shù)據(jù)技術(shù)有限公司，北京 102600）

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，當(dāng)前國(guó)家在電子檔案管理方向取得了一系列成就，2022年，我國(guó)各級(jí)檔案部門共收集檔案數(shù)字資源1500萬(wàn)件，同時(shí)發(fā)布了包括電子會(huì)計(jì)檔案和檔案服務(wù)外包等12項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為新時(shí)期檔案數(shù)據(jù)管理工作提供了依據(jù)。

1 新標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下檔案數(shù)據(jù)管理的規(guī)范化要求

新時(shí)期，國(guó)家明確提出要積極推進(jìn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)，要著力推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化進(jìn)程，進(jìn)一步完善檔案法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。當(dāng)前隨著檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理的規(guī)范化也提出了新的要求。

檔案數(shù)據(jù)整理的規(guī)范化。GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，應(yīng)對(duì)電子文件、電子檔案實(shí)施全程和集中管理，提升檔案數(shù)據(jù)管理水平。在新標(biāo)準(zhǔn)的引領(lǐng)下，檔案數(shù)據(jù)整理不再僅僅是簡(jiǎn)單地整理與分類，更應(yīng)當(dāng)注重規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。首先，檔案數(shù)據(jù)采集應(yīng)遵循基本規(guī)律和相關(guān)規(guī)范要求，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。借助先進(jìn)的技術(shù)手段，如人工智能和自然語(yǔ)言處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)文本、圖像等多模態(tài)數(shù)據(jù)的智能整理與歸檔。其次，檔案數(shù)據(jù)整理需要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)模型，確保不同部門、組織之間的檔案數(shù)據(jù)能夠無(wú)縫銜接。采用開放標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)交換協(xié)議，使得檔案數(shù)據(jù)能夠在不同系統(tǒng)之間自由流通。例如，采用XML或JSON格式進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，確保數(shù)據(jù)的可移植性和可互操作性。同時(shí)，在檔案數(shù)據(jù)整理的過(guò)程中，建立數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估和監(jiān)控機(jī)制。通過(guò)制定數(shù)據(jù)質(zhì)量指標(biāo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，提高檔案數(shù)據(jù)的可信度和可用性。

檔案數(shù)據(jù)加工的標(biāo)準(zhǔn)化。DAT31-2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》要求，嚴(yán)格執(zhí)行檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案數(shù)據(jù)加工是從原始數(shù)據(jù)中提煉、加工出有用信息的過(guò)程，其標(biāo)準(zhǔn)化要求直接關(guān)系到數(shù)據(jù)分析和決策的準(zhǔn)確性。首先，檔案數(shù)據(jù)加工需要遵循數(shù)據(jù)清洗的規(guī)范，剔除重復(fù)、缺失和錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，確保加工后的數(shù)據(jù)質(zhì)量。在數(shù)據(jù)加工的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)采用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)挖掘和分析方法，充分利用統(tǒng)計(jì)學(xué)和機(jī)器學(xué)習(xí)等先進(jìn)技術(shù)。例如，采用聚類分析、關(guān)聯(lián)規(guī)則挖掘等方法，挖掘出數(shù)據(jù)中的潛在模式和關(guān)聯(lián)關(guān)系，確保檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)性。其次，檔案數(shù)據(jù)加工需注重?cái)?shù)據(jù)的可溯源性和可復(fù)現(xiàn)性。每一步加工操作都應(yīng)當(dāng)有明確的記錄和注釋，以便他人能夠理解和驗(yàn)證加工過(guò)程。

檔案管理過(guò)程的制度化。GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)安全管理制度等制度，明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范操作行為。檔案管理過(guò)程的制度化是整個(gè)檔案管理體系的基礎(chǔ)。在新標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，檔案管理過(guò)程應(yīng)當(dāng)建立在嚴(yán)格的制度和流程之上。在檔案管理的過(guò)程中，需要建立標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，確保檔案的采集、整理、加工、存儲(chǔ)和檢索等環(huán)節(jié)都能夠有序銜接。此外，GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，建立預(yù)防預(yù)警、應(yīng)急響應(yīng)和獎(jiǎng)懲等應(yīng)急處置機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)安全。建立檔案訪問(wèn)和權(quán)限管理機(jī)制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和修改檔案數(shù)據(jù)。遵循相關(guān)法規(guī)和政策，保障檔案管理工作的合法性和合規(guī)性。

2 檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)范的影響因素及面臨的困境

檔案數(shù)據(jù)管理是檔案工作開展的重要方面，目前在檔案數(shù)據(jù)管理過(guò)程中還面臨著檔案數(shù)據(jù)規(guī)模越來(lái)越大，檔案數(shù)據(jù)分類越來(lái)越細(xì)化，檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量提升難，檔案共享實(shí)施難，檔案數(shù)據(jù)安全維護(hù)難，檔案數(shù)據(jù)管理內(nèi)外部影響因素越來(lái)越復(fù)雜的現(xiàn)實(shí)困境。

2.1 數(shù)據(jù)質(zhì)量的提升困境

GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，要堅(jiān)持技術(shù)與管理并重，不斷提升電子檔案管理質(zhì)量，提升檔案數(shù)據(jù)管理水平。但目前部分單位并沒有重視數(shù)據(jù)質(zhì)量。首先，檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性等方面難以得到充分保障。數(shù)字時(shí)代，數(shù)據(jù)的真實(shí)性是檔案管理的核心，然而，由于技術(shù)手段的不斷更新，信息的篡改和偽造已經(jīng)變得更加隱蔽。這使得檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案數(shù)據(jù)的完整性問(wèn)題也日益凸顯。由于數(shù)據(jù)來(lái)源的多樣性和復(fù)雜性，檔案數(shù)據(jù)往往受到各種因素的干擾，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的缺失或損壞，這不僅影響了數(shù)據(jù)的完整性，也對(duì)后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和應(yīng)用產(chǎn)生了負(fù)面影響。可讀性則直接關(guān)系到檔案數(shù)據(jù)的可解釋性和可使用性。由于數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)的不一致，檔案數(shù)據(jù)往往難以被其他系統(tǒng)或平臺(tái)兼容和解讀，限制了其在跨系統(tǒng)、跨組織間的流通和應(yīng)用。其次，檔案數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一成為影響規(guī)范管理的問(wèn)題。數(shù)字時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)的格式多樣，涵蓋了文本、圖像、音頻、視頻等多種形式。然而，各類數(shù)據(jù)之間存在著格式標(biāo)準(zhǔn)的不一致，這給數(shù)據(jù)的交換、整合和利用帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。同時(shí)，數(shù)據(jù)格式的不一致也限制了檔案數(shù)據(jù)在不同領(lǐng)域和應(yīng)用場(chǎng)景中的廣泛應(yīng)用，阻礙了數(shù)字化時(shí)代檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)范的全面推進(jìn)。

2.2 數(shù)據(jù)共享的實(shí)施困境

新標(biāo)準(zhǔn)的引領(lǐng)下，GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，要允許電子檔案數(shù)據(jù)檢索、瀏覽、復(fù)制、利用和開發(fā)。檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)范雖然為檔案管理帶來(lái)了新的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，然而，數(shù)據(jù)共享的實(shí)施仍然面臨著一系列嚴(yán)峻的困境。首先，檔案管理體制的不一致導(dǎo)致了數(shù)據(jù)資源的分散。在不同的機(jī)構(gòu)和組織中，檔案管理的體制結(jié)構(gòu)存在著差異，這使得檔案數(shù)據(jù)的管理方式和標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一。一些機(jī)構(gòu)更加注重檔案數(shù)據(jù)的安全性，而另一些機(jī)構(gòu)則更加注重檔案數(shù)據(jù)的可用性和共享性，造成了數(shù)據(jù)資源在不同管理體制下的分散和碎片化。另一方面，由于不同行業(yè)之間存在著固有的壁壘，使得各行業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)之間存在較大的差異，形成了“數(shù)據(jù)煙囪”現(xiàn)象。每個(gè)行業(yè)都有自己獨(dú)特的數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)和需求，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)信息在跨行業(yè)間難以流通。這種行業(yè)內(nèi)部緊密但行業(yè)間割裂的現(xiàn)象，妨礙了跨行業(yè)共享檔案數(shù)據(jù)的有效實(shí)施。

2.3 數(shù)據(jù)安全的維護(hù)困境

GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。但目前，部分單位對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全重視程度不足，容易造成黑客攻擊、病毒侵襲、木馬感染、信息非授權(quán)訪問(wèn)、管理疏漏等風(fēng)險(xiǎn)。首先，檔案數(shù)據(jù)權(quán)屬問(wèn)題。新時(shí)期，檔案數(shù)據(jù)的所有權(quán)、使用權(quán)、控制權(quán)等權(quán)屬關(guān)系變得更加模糊和復(fù)雜。多方參與者、多渠道數(shù)據(jù)來(lái)源的現(xiàn)實(shí)使得檔案數(shù)據(jù)的權(quán)屬難以明晰，特別是在跨機(jī)構(gòu)、跨領(lǐng)域的數(shù)據(jù)合作中，數(shù)據(jù)權(quán)屬的不明晰容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)濫用、侵權(quán)等問(wèn)題，直接影響到檔案數(shù)據(jù)的合法性和可信度。其次，檔案數(shù)據(jù)倫理風(fēng)險(xiǎn)。在新標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，如何在數(shù)據(jù)共享的前提下保護(hù)個(gè)體隱私權(quán)，避免濫用和不當(dāng)使用成為極具挑戰(zhàn)性的任務(wù)。檔案數(shù)據(jù)倫理風(fēng)險(xiǎn)不僅包括個(gè)體隱私的泄露，還涉及社會(huì)、文化等層面的價(jià)值觀沖突。例如，某些檔案數(shù)據(jù)包含有關(guān)特定群體、社區(qū)的敏感信息，如果不妥善處理，容易引發(fā)社會(huì)不滿和道德爭(zhēng)議，損害群眾利益。

3 新標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下檔案數(shù)據(jù)管理的建設(shè)路徑

新時(shí)期，國(guó)家明確提出要積極推進(jìn)檔案信息化、智能化和現(xiàn)代化建設(shè)，并圍繞檔案工作實(shí)際形成了一系列標(biāo)準(zhǔn)。為進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)量，有必要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，通過(guò)法律形式推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)管理邁入法治化軌道。同時(shí)還要健全檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)體系，建立檔案數(shù)據(jù)協(xié)同管理機(jī)制，為展示數(shù)據(jù)信息資源共享創(chuàng)造有利條件。

3.1 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

2024年，國(guó)家檔案局工作重點(diǎn)是推進(jìn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化，完善檔案法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。 首先，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)需要在法規(guī)體系上下功夫。要制定和完善相關(guān)法規(guī)，明確檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)權(quán)、流通規(guī)則、隱私保護(hù)等方面的內(nèi)容，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)使用和管理。此外，法規(guī)體系的建設(shè)還應(yīng)考慮跨領(lǐng)域的協(xié)同。檔案數(shù)據(jù)管理涉及多個(gè)領(lǐng)域，包括信息技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私保護(hù)等，因此需要跨部門、跨領(lǐng)域的協(xié)同制定法規(guī)，以形成統(tǒng)一的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，避免各領(lǐng)域法規(guī)之間的沖突和不一致。其次，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)需要更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)。制定檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋數(shù)據(jù)的采集、整理、存儲(chǔ)、共享等各個(gè)環(huán)節(jié)，以確保整個(gè)數(shù)據(jù)管理過(guò)程規(guī)范有序，提高檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和安全性。同時(shí)，定期更新檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)也非常必要。檔案數(shù)據(jù)管理處于不斷發(fā)展的狀態(tài)，新技術(shù)的應(yīng)用和法規(guī)的變更需要及時(shí)反映在標(biāo)準(zhǔn)中，以確保標(biāo)準(zhǔn)的及時(shí)性和適用性。最后，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)還需要強(qiáng)化監(jiān)管和執(zhí)行機(jī)制。建立健全的監(jiān)管體系，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，確保各方遵循法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。對(duì)于違反規(guī)定的行為，建立相應(yīng)的法律責(zé)任追究機(jī)制，以保障法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的有效執(zhí)行。監(jiān)管與執(zhí)行機(jī)制的強(qiáng)化也需要借助先進(jìn)的技術(shù)手段，如區(qū)塊鏈、人工智能等，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控和追溯，以提高監(jiān)管的精準(zhǔn)性和效率。

3.2 健全檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)體系

GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)參照CB/T 29194-2012、DA/T 31、ISO 13028-2010、ISO 16175-2：2011等標(biāo)準(zhǔn)以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。可見，健全檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)體系的重要性。在新標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，檔案數(shù)據(jù)管理也要與時(shí)俱進(jìn)。首先，完善管理標(biāo)準(zhǔn)。管理標(biāo)準(zhǔn)作為檔案數(shù)據(jù)管理的指導(dǎo)性依據(jù)，應(yīng)包含對(duì)數(shù)據(jù)采集、整理、存儲(chǔ)、共享和銷毀等方面的詳細(xì)規(guī)范。在管理標(biāo)準(zhǔn)的制定中，要考慮到不同類型、規(guī)模和領(lǐng)域的組織，確保標(biāo)準(zhǔn)既具有通用性，又能夠針對(duì)性地滿足各個(gè)行業(yè)的需求。標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涵蓋信息安全、數(shù)據(jù)質(zhì)量、合規(guī)性等方面，以確保檔案數(shù)據(jù)管理在整個(gè)生命周期中都能得到妥善處理。其次，制定科學(xué)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)據(jù)管理需要借助先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)提升效率和質(zhì)量。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括數(shù)據(jù)采集、處理、存儲(chǔ)、分析等各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)規(guī)范，以適應(yīng)不斷變化的科技環(huán)境。在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定中，要關(guān)注人工智能、大數(shù)據(jù)分析等前沿技術(shù)的應(yīng)用，同時(shí)考慮到技術(shù)的可維護(hù)性和可升級(jí)性，確保技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)能夠與時(shí)俱進(jìn)，為檔案數(shù)據(jù)管理提供持續(xù)的技術(shù)支持。最后，規(guī)范資源標(biāo)準(zhǔn)。資源標(biāo)準(zhǔn)主要涉及人力、物力、財(cái)力等各種資源的合理配置。在檔案數(shù)據(jù)管理中，合理的資源配置直接影響到整個(gè)管理體系的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。因此，在具體實(shí)施過(guò)程中要重視各類資源配置，實(shí)現(xiàn)人盡其才，物盡其用。

3.3 建立檔案數(shù)據(jù)協(xié)同管理機(jī)制

DB11/T 1357-2016《綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理規(guī)范》要求， 檔案數(shù)字資源管理工作應(yīng)與本地區(qū)、本行業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。相應(yīng)地要想發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)資源價(jià)值，就必須建立檔案數(shù)據(jù)協(xié)同管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源在區(qū)域內(nèi)和行業(yè)間的高效、安全共享，更好地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。首先，協(xié)同標(biāo)準(zhǔn)化。在新標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo)下，各個(gè)組織和行業(yè)應(yīng)共同參與制定和完善檔案數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)體系，以實(shí)現(xiàn)更廣泛、更一致的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。協(xié)同標(biāo)準(zhǔn)化旨在統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、共享等方面的標(biāo)準(zhǔn)，消除各方在標(biāo)準(zhǔn)遵循上的差異。其次，技術(shù)協(xié)同。隨著科技的發(fā)展，新的技術(shù)手段如大數(shù)據(jù)分析、人工智能等已經(jīng)成為檔案管理的重要工具。在協(xié)同管理機(jī)制中，整合先進(jìn)技術(shù)，提高檔案數(shù)據(jù)的處理效率，成為刻不容緩的任務(wù)。技術(shù)協(xié)同不僅包括對(duì)技術(shù)的應(yīng)用，更需要在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上進(jìn)行協(xié)同。確保不同系統(tǒng)之間的兼容性，同時(shí)保障數(shù)據(jù)的安全性和隱私性。這有助于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的跨系統(tǒng)、跨平臺(tái)的高效流通和共享。最后，組織協(xié)同。在不同部門、不同機(jī)構(gòu)間建立協(xié)同網(wǎng)絡(luò)，共同參與檔案數(shù)據(jù)的管理、維護(hù)和更新。

總之，隨著數(shù)字化時(shí)代的來(lái)臨，檔案數(shù)據(jù)管理的規(guī)范與建設(shè)成為檔案管理領(lǐng)域的焦點(diǎn)。過(guò)去，檔案管理主要關(guān)注實(shí)體檔案的整理與保存，但隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字檔案規(guī)模的不斷擴(kuò)大，使得檔案管理的范圍愈發(fā)龐大。數(shù)字檔案管理涉及數(shù)據(jù)采集、加工、存儲(chǔ)、共享以及長(zhǎng)期保存等多個(gè)環(huán)節(jié)，亟需制定一套科學(xué)、統(tǒng)一的規(guī)范，以適應(yīng)數(shù)字時(shí)代檔案管理的全新需求。為此，在新標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo)下，一方面，要規(guī)范化檔案數(shù)據(jù)整理，確保數(shù)據(jù)的組織結(jié)構(gòu)合理、準(zhǔn)確，提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量和價(jià)值。另一方面，要建立制度化的檔案管理過(guò)程，從源頭上確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。