科研院所高技術項目管理方法探討

張懷彬

（中國科學院精密測量科學與技術創新研究院，湖北 武漢 430071）

近年來，隨著社會經濟的不斷發展和科技體制改革的不斷推進，國家對科技發展的投入力度不斷加大，2022年，我國研發經費總支出首次突破了3萬億。科研項目數量的不斷增加對項目管理提出了更高的要求。項目管理是指運用管理學方法對科研項目從項目申報、項目實施到項目驗收的全過程管理，確保項目在約定的時間內順利完成合同、任務書要求的各項研究目標。

當前，傳統的項目管理模式已不適應種類多、差異大、專業性強的科研項目的管理。因此，進一步改進、加強科研項目管理方法對于國家科技事業發展以及科研院所自身發展都具有重要的意義。

1 高技術項目特點

高技術項目是一類比較特殊的科研項目，它是以國防科技和國家安全建設為目標的科學研究、關鍵技術攻關、型號研制、工程建設等項目。它與一般的科研項目之間有著較大的差異，主要體現在以下幾個方面。

1.1 項目要求不同

一般預研類科研項目通常具有一定的探索性質，項目最終能否達到預期目標存在一定的不確定性，有些項目允許研究結果與計劃目標不完全一致。而高技術項目由于關系到國防安全的建設，具有一定的嚴肅性，一般要求嚴格按照合同約定的研究內容及技術指標完成任務，否則，將會導致項目結題驗收不通過、部分項目經費被收回、承研單位被納入黑名單等嚴重后果，對單位的信譽造成不良的影響。

1.2 保密性質不同

高技術項目通常具有保密性，保密工作慎之又慎。對于國家安全來說尤為重要。因此，在項目的執行過程中要十分注重保密工作，嚴格按照保密規章制度來執行。如項目材料的編寫、打印、復制、傳遞等都需要在符合保密要求的環境下進行，并且要及時填寫各類審批表，履行審批程序，這對科研人員及管理人員來說是一項比較煩瑣的工作，需要花費大量的時間精力來處理涉密文件，大大增加了工作量。有些科研人員尤其是初次承擔高技術項目的，可能會為了方便而將涉密信息在連接互聯網的計算機上處理、傳播，存在一定的保密風險，給項目的實施以及過程管理帶來了一定難度，增加了承研單位的管理成本。

1.3 經費管理要求不同

經費管理方面。一般科研項目經費的使用比較靈活，自從《關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》國辦發〔2021〕32號文發布實施以來，科研人員對經費的支配權大幅提高，使得項目經費的使用更加靈活。而高技術項目在經費預算編制以及使用上都有著嚴格的要求，在項目申請階段，需要按照相關管理辦法的要求編制詳細的預算，執行過程中各預算科目之間的調劑也要按照相關要求執行，履行審批手續。近年來，國家對高技術項目的審計要求也越來越嚴格，在經費使用上需要更加注意。

在這種背景下，高技術項目管理方式亟需創新改革，要根據新的政策要求以及項目特點做出調整，這樣才能滿足新時代下高技術項目對管理的需求，進而使得項目按照合同的約定順利推進，確保完成國家任務，滿足國家重大需求。

2 科研院所高技術項目管理中存在的問題

2.1 組織管理方面

承擔國家重大科技任務一直以來都是評價科研院所的主要指標之一，各科研院所也在不斷加強對國家重大科技任務的爭取，將更多的時間精力放在了科研項目的爭取上，從而對項目的過程管理重視不足。一方面，對很多項目只抓結題管理而忽略了對中期及其他節點的控制，到了結題驗收時才發現項目進度滯后，無法按時完成。另一方面，由于高技術項目管理部門人員有限，需要管理的項目數量也在逐年增加，無法細致地關注到每個項目的節點時間以及組織相關評估工作。同時，很多科研人員也缺乏主動交賬意識，到了節點沒有主動與上級管理部門溝通節點評估事宜，將會導致項目節點評估嚴重滯后，最終影響項目后續的經費撥付、執行以及結題驗收工作，給承研單位、研究團隊造成了不好的影響。此外，與一般科研項目相比，高技術項目經費中績效比例較低，并且由于結題要求較為嚴格、具有保密性等原因，很多科研人員對申報承擔高技術項目的意愿普遍較低，缺乏積極性。

2.2 經費管理方面

2021年以來，隨著《關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》國辦發〔2021〕32號文發布實施，一般科研項目經費管理更加便利、統一，賦予了科研人員更大的經費支配權，激勵了科研人員的積極性。而高技術項目方面，目前依然按照之前的經費管理辦法執行，在經費管理方面與一般科研項目有著較大差別。主要表現在以下幾個方面：（1）受疫情等因素影響，近年來，我國經濟受到了較大沖擊，國家提倡要勒緊褲腰帶過日子。為了節省成本壓實項目報價，相關管理部門出臺了各種政策，其中包括在項目論證階段要求按照預算管理辦法編制詳細的經費概算等。不同類型、來源的高技術項目使用的經費管理制度不同，對經費使用的要求以及審計要求也不同，給承研單位項目整體管理造成了一定的困難。（2）隨著高技術項目審計要求越來越嚴格，很多項目在財務審計中都出現了新的問題，如經費的實際支出與預算嚴重不符、經費執行率不夠、項目超期后在執行期外執行的經費不被認可等。（3）高技術項目由于各種原因會出現經費撥付延遲的情況，而最后項目結題驗收時，對經費執行率又有著嚴格的要求，執行率不夠可能導致結余經費被收回，這給項目經費的執行造成了一定的困難。

2.3 檔案管理方面

科研檔案管理工作是項目管理的重要組成部分，能夠有效地保護各類科研項目在實施過程中產生的技術資料、試驗數據等成果，對促進科技進步和科研院所的發展具有十分重要的作用。高技術項目由于具有保密性，項目資料的制作與保存都需要按保密規定執行，過程較為煩瑣。另外，大部分科研人員比較重視科學研究工作本身，對項目實施過程中科研檔案的建立、維護以及歸檔工作重視度往往不足。在項目結題驗收后，可能存在未將全部資料交由科研管理部門存檔等問題，尤其是驗收評審意見以及各類測試報告等文件，造成項目檔案的缺失，這將對以后項目的成果利用、審計、報獎等工作造成嚴重影響。

3 加強高技術項目管理方法探討

3.1 加強項目組織管理

在項目的管理過程中，承研單位負責為項目的順利實施提供管理保障。首先，要加強項目的過程管理，需要制定完善、詳細的項目管理制度，并向科研人員宣貫上級管理部門相關政策精神，不斷樹立和提高研究團隊的責任擔當、風險意識，按照相關項目管理制度要求穩步推進項目進度。其次，對于重大項目要建立常態化監督檢查機制。項目負責人作為技術總負責，要根據研究內容、技術路線對任務進行分解，同時做好人員分工，將責任落實到人。管理部門要把握好項目關鍵節點，按照項目實施計劃定期對項目進度進行督查，及時掌握了解項目研究進度以及遇到的問題，并幫助項目組一同解決問題。不僅要重視項目的結題驗收節點，也要重視中期等節點的過程管理。再次，項目負責人要提高主動交賬意識，在項目到達關鍵節點時間之前主動與上級管理部門聯系，溝通節點評估等事宜，推動項目按期完成。最后，為了提高科研人員承擔高技術項目的積極性，科研院所要為參與高技術項目的科研人員建立針對性的激勵機制，鼓勵更多的人勇于承擔國家重大任務，為科研院所的發展注入新鮮血液。

3.2 加強項目經費管理

經費使用是否合理是項目結題驗收是否通過的重要因素之一，可以從以下兩個方面來加強經費的管理。首先，由于高技術項目相關管理辦法規定了某些科目預算在執行過程中不得調劑，所以要更加重視項目預算編制工作，在預算編制階段，要根據項目實際情況盡量詳細、合理地編制相關科目預算，更多關注不能調劑的科目預算，避免在項目執行過程中過多的進行預算調整。另外，在國家發布實施的《關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》等文件也強調了設立科研財務助理的必要性，科研人員由于大量時間精力都花在了解決技術問題上，沒有太多精力去學習各種經費管理制度，在對文件的理解上也可能存在一些偏差。所以，在預算編制方面，需要財務部門以及財務助理更多的參與，幫助科研人員合理的編制預算、決算。其次，為了保障項目按期完成，承研單位要及時主動與項目委托方溝通，到了相應合同節點時按要求主動組織專家評估，提交相關節點材料。保障項目經費按時撥付，降低項目延期風險。最后，科研院所可以針對一些研究周期較短，前期到位經費不足的項目，將預算控制放開，先期給予一定額度的貼補，在控制的范圍內允許項目赤字運行，從而緩解項目經費執行的壓力。

3.3 加強項目檔案管理

檔案管理作為科研項目管理工作中重要的一環，科研院所也應當給予足夠的重視。首先，要健全科研檔案管理制度，制定檔案管理辦法，并加強對科研人員和管理人員宣傳檔案管理工作，提升他們對科研檔案管理工作必要性、重要性的認識，在日常工作中不斷強化檔案管理意識。其次，要定期開展檔案管理培訓，尤其是對首次承擔高技術項目的科研人員，組織學習相關法規制度，增強科研人員法治意識，使檔案管理工作更加規范、科學。最后，科研管理人員也要提高對檔案收集、管理的重視，將其納入科研項目管理工作中，要做到檔案工作與科研工作同步。比如，可以在布置科研計劃的時候，向科研人員提出技術文檔的歸檔要求；在項目中期、結題等節點，幫助科研人員辦理蓋章程序時提出資料歸檔要求，主動收集項目資料進行歸檔，并對歸檔材料進行審查，確保完整、準確。

4 結語

科研項目是科研院所主要的經費來源，支撐著科研院所的發展建設。高技術項目作為一類比較特殊的科研項目，需要科研院所應當給予更多的重視。在項目管理方面不能照搬傳統的項目管理辦法，需要針對不同高技術項目的特點來優化改進管理方法方式，以滿足多樣化的項目對管理的需求。只有在管理過程中不斷探索、優化高技術項目管理模式，才能實現高技術項目的順利完成以及單位的可持續發展。