兩種業務流程制作方法對比分析

張力文 劉敏

DOI：10.19850/j.cnki.2096-4706.2024.01.030

收稿日期：2023-06-07

基金項目：2022年度廣西高校中青年教師科研基礎能力提升項目（2022KY0491）

摘? 要：隨著國家教育信息化的規劃、部署、建設，全國高校積極響應，將線下辦事流程逐漸往線上遷移，使得網上服務流程的設計建設得到不斷的改進和發展。文章以桂林醫學院教職工請銷假流程為例，對同一業務流程的兩種不同線上實現方法進行了研究，對節點數量、用戶感受以及增刪節點后的維護工作量等方面的實現效果進行分析。對比兩種線上設計方法在不同方面具有的優勢，為網上服務流程的設計制作提供參考。

關鍵詞：業務流程；請銷假；對比分析

中圖分類號：TP39? 文獻標識碼：A? 文章編號：2096-4706（2024）01-0142-04

Comparative Analysis of Two Types of Business Process Creation Methods

—Taking the Process of Faculty and Staff Taking Leave and Terminating Leave as an Example

ZHANG Liwen， LIU Min

（School of Humanities and Management， Guilin Medical University， Guilin? 541199， China）

Abstract： With the planning， deployment and construction of national education information， the national colleges and universities have responded positively and gradually migrated offline service processes to online services， making the design and construction of online service processes constantly improved and developed. In this paper， two different online implementation methods of the same business process are studied with the example of processes of taking leave and terminating leave of faculty and staff in Guilin Medical University. And it analyzes the implementation effects of node number， user experience and maintenance workload after addition and deletion of nodes. It compares the advantages of two types of online design methods in different aspects， and provides reference for the design and construction of online service process.

Keywords： business process; taking leave and terminating leave; comparative analysis

0? 引? 言

信息技術的發展是飛速的，互聯網更是縮短了世界的距離，極大地改變了人們的生活方式[1]。近年來，高校校園信息化建設發展迅速，國內高校都在積極打造智慧校園，努力推出讓學生方便、教師滿意的智慧平臺[2]。為了響應國家推動更多服務事項進行一網通辦，無論是OA系統還是網上服務大廳都為學校網上流程的建設貢獻力量，積極地建設讓師生都滿意的網上辦事平臺。而網上辦事的核心就是建設一個簡單、易懂、好操作的網上流程，網上流程的建設離不開好的流程設計與制作。本文的研究內容主要是以教職工網上請銷假流程的設計制作為切入點，對兩種業務流程的制作方法進行對比分析。盡力找出一個比較好的網上流程制作方式。為今后流程設計制作的優化提供一點自己的思考，讓流程的設計制作可以更符合實際以及更加簡化，讓師生用的更順暢。

1? 我校請銷假現狀

高校傳統的業務辦理均需從線下申請后到各業務部門協同辦理，辦事程序及服務流程經常會不清晰、不明確、不透明[3]。為了推進我校的信息化建設，為教職工提供便捷、高效的請銷假體驗。我校在多年以前就已經將教職工的請銷假流程上線到網上辦理，一開始使用的是學校的OA系統，其流程的設計制作類似于“分支型”的流程方式。兩年前我校上線了網上服務大廳，為推進全校師生的業務服務事項應上盡上到網上服務大廳，所以將教職工網上請銷假流程從OA系統轉移到網上服務大廳進行流程再造，這就需要根據網上服務大廳的流程引擎來重新設計制作請銷假流程。網上服務大廳的設計類似于“直線型”的流程方式，高校教育管理流程再造便于發現現有模式的不足和問題，并在重塑過程中積累經驗成果[4] ，因此本文對兩種不同流程制作方法對于同一業務流程設計的不同之處進行分析。

2? 網上請銷假的現實意義

教職工請銷假流程的線上辦理有利于協調各個審批部門的工作，提高整體請銷假的工作效率和服務質量，實現工作的效能監察，提高業務部門的辦事效率，同時也讓師生盡享辦事服務的便利性[5]。相比于采用線下紙質版的申請模式，線上申請具備以下的現實意義：

1）相比于線下打印請假單進行簽字申請，線上的教職工請銷假更好地避免了紙質資源的浪費，對于紙張的節約起到比較好的作用，避免了很多不必要和重復的打印。

2）能提供方便、快捷的請銷假體驗。通過移動互聯網，能夠打破傳統請銷假的時間和空間限制[6]。線上請銷假審核沒有時間、地點的限制條件，申請人避免了找不到人簽字的尷尬，特別是那些請假時間較長或者屬于特殊類型的請假，這些請假往往需要除了本部門之外的其他部門的審核，為請假的順利進行增加了比較多的阻礙，因為無法知道其他部門領導在申請人拿著假條過去簽字的時候是否在辦公室，也為緊急的請假增加了一些不確定性，多校區辦學的情況下這個問題則更為嚴重。

3）有助于人事處進一步理解教職工請銷假流程，在使用的過程中對整個流程進行梳理與優化，使其更加符合現實實際，符合教職工的使用習慣，符合部門的審核需求，有助于提升人事處的請銷假管理能力和水平。

4）有助于解決流程重復申請的問題。線下的流程存在教職工對于請假制度了解不透徹，填寫的內容會出現錯誤的情況，但是這種情況往往需要到人事處審核的時候才會發現，這就存在一個問題，是需要重新填寫走流程呢還是將錯就錯？這也是一個重要的問題。但是線上就可以直接退回到申請人處，申請人將需要修改的問題進行修改后就可以直接提交給人事處，不需要重新走流程。

5）紙質假條難保管，容易出現遺失問題[7]。而線上的請銷假記錄可以隨時進行查詢，并且可以根據需要按時間段下載成紙質版進行統一存檔。

所以，突破高校線下各類業務辦理手續煩瑣等困境，減少由于各種原因而導致的業務辦理困難等情況，將部分線下流程轉化為線上辦理的需求日益凸顯[8]。

3? 我校請銷假說明

業務需求是信息化建設的源頭，沒有明確的業務需求，信息化建設便成了無源之水[9]。以流程引擎為基礎創建網上辦事流程，需要先梳理線下的辦事流程[10]。我校的請銷假流程如表1所示，請假的性質分為事假、病假、產假、護理假、獨生子女護理假、婚假、喪假等。事假和病假還存在因為請假天數的不同而審批的流程也不一樣的情況，請假的審批流程節點主要有5個，分別是教研室或科室、部門領導、計生辦、人事處領導、分管校領導。

銷假流程如表2所示，銷假流程是在請假流程審核結束后回到申請人處，由申請人繼續提交銷假申請往下執行，相對于請假的繁雜，銷假就顯得比較簡單。銷假除了≤2天的事假和病假是需要教研室或科室審核然后直接到人事處備案外，其他的銷假流程都是需要經過教研室或科室到部門領導后再到人事處備案。

4? 分支型請銷假流程設計

分支型的流程設計主要是模擬“人”的線下走動審核的實際情況，每個實際審核部門就是一個審核節點，不會出現重復的審核節點，對于管理員來說，只需要在每個審核節點依據線下的實際流程流轉條件進行流轉即可，如圖1所示。

首先是申請人發起，然后就到教研室或科室審批，在這里沒有其他的選擇，因為按照規定所有的請假情況都是必須要先到科室審批，而下一步就有兩條路徑，一條是直接到達申請人銷假，根據請假說明知道這是針對事假或者病假≤2天情況的下一步審核節點，而其他審核節點的下一步是部門領導審核。以此類推，針對每一個有分支的節點都需要設置條件語句，不需要考慮太多前期因素，到分支節點再考慮分支的條件。

在這樣的流程設計中，條件判斷語句在每一個具有分支的節點就顯得比較重要，比如對于第4步的計生辦審核步驟，條件判斷語句如圖2所示。針對計生辦審核這個節點的轉入條件是部門領導意見顯示為同意，并且請假的性質為產假、護理假或者獨生子女護理假中的一種。在流程的設置中，我們設置“請假性質=產假”編號為1；“請假性質=護理假”編號為2；“請假性質=獨生子女護理假”編號為3；“部門意見=同意”編號為4。所以根據條件設置轉入條件的公式為：（[1]or[2]or[3]）and[4]。根據條件來限制部門審核后流程隨意進入計生辦審核情況發生，以此來限制節點用戶隨意的選擇下一個審核節點。

5? 直線型請銷假流程設計

在直線型的流程設計中，需要對審核流程進行分類，對使用的是同樣審核步驟的請假情況，就需要將他們歸為一類，只設計一條審批線路，然后將不同的情況納入開始的條件判斷語句中，讓這些同類的流程都能進入到同一條線路進行辦理。在這樣的設計流程中，不同的審核節點會在流程設計圖中出現多次，如圖3所示。

首先就是將整個請銷假流程的所有審核情況進行分類，將整個流程分為5條線路，每條線路的流程審核節點都有區別，不需要區分請假性質，只需要將所有流程都包含在內即可。

在第一步的表單處依據選擇的條件判斷字段進入到相應的直線步驟中，在這個流程設計中，不再需要節點的審核人去選擇下一步的審批步驟，因為在一開始就已經規劃設計好了，申請人一旦提交了就不再需要去管理，而是直接讓流程按部就班進行。

在這個流程設計中，條件的判斷語句需要在申請提交后下一個節點進行設置，比如在第三條線路中，審批的流程是教研室或科室審核—部門領導審核—人事處審核，我們從請假說明中知道，請假只需要這三個節點審核的請假情況有事假的“5＜請假天數≤10天”和病假的“7＜請假天數≤15天”，因為請假詳情已經是不一樣的，所以無須再考慮請假性質的情況。因此在條件判斷語句中將兩個請假詳情帶入作為判斷的條件即可，如圖4所示。

6? 對比分析

第一是審批節點數量方面，在分支型的設計中，因為每個不同的審核部門只會出現一次，比如在申請階段的部門領導審批、計生辦審批、人事處審批等都只有一個節點，然后通過箭頭指示下一個審核節點。而直線型的節點數量相對就會比較多，比如“教研室或科室審批”這個節點就出現了5個。

第二是用戶使用方面，用戶看整體的流程圖需要的是流向的清晰明了。在分支型設計中，流程流向的清晰度就沒有那么清晰，在具有分支的節點上就不能直接根據流程圖來直接查看下一步的審批節點，而直線型就一目了然，申請人一經發起就可以全面了解從開始到結束需要經過的審批節點。

第三是流程新增審批部門方面，分支型的優勢比較明顯，增加一個新的審批部門只需要增加一個新的節點即可，但是直線型相對來說就需要考慮多一些，可能會呈現量級的增長。比如現在的請銷假流程部門領導的請假是不做區別的，但是如果部門領導的請假設置為不需要經過教研室或者科室，而是需要部門領導正副職之間互批，那么現在的5條流程線路就會變成10條，因為現行的每一條線路都需要再多設置一條把“教研室或科室審批”的步驟去掉的線路。

第四是流程節點刪除方面，分支型對于節點的刪除需要做的更改相對會多一些，特別是對于一個節點有多個判斷語句存在的情況，當這個節點不再存在，那么就需要重新考量上下節點的判斷語句。而直線型則是直接刪除該節點即可，因為大多節點沒有判斷語句，所以刪除節點不會對流程產生太大的影響。

第五是循環操作方面，比如需要給多領導審核的步驟，分支型就可以比較好地進行描述，通過設置一個中轉節點，領導審核后自動回到中轉節點，由中轉節點繼續提交給相應的領導審核。其實就是模擬線下申請人的情況，拿給一個領導簽字后就從這名領導手里接過該申請，繼續尋找下一個審批人簽字。而直線型對于循環的操作就不是那么友好。

7? 結? 論

隨著越來越多的線下業務走到線上，滿足了師生們多平臺、跨校區辦理業務，對于師生來說，一個通俗易懂的流程圖是他們所需要的，而對于流程管理員來說，一個便捷高效的流程設計理念顯得尤為重要。從以上的對比分析中我們可以得到一些思考，節點判斷語句的多少決定了之后流程維護的工作量，在針對流程比較簡單的情況來說，直線型的設計方法會更加人性化一些，通俗易懂，也更容易獲得更多使用者的青睞，在今后的流程優化中，把直線型的設計加入更簡潔的可循環條件將會是進一步設計的需要。

參考文獻：

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[10] 范義山.基于流程引擎的智慧校園網上辦事大廳建設實踐與研究——以學生請（銷）假申請流程為例 [J].科技視界，2021（27）：135-137.

作者簡介：張力文（1994.12—），男，瑤族，廣西來賓人，工程師，本科，研究方向：計算機科學與技術；通訊作者：劉敏（1991.11—），女，瑤族，廣西桂林人，講師，博士研究生，研究方向：人力資源管理。