守法合規，筑牢企業安全屏障

令狐萌

在當前的勞動關系管理中，勞動糾紛的仲裁結果大多是勞動者勝訴、企業敗訴。勞動法律法規雖然賦予企業一定范圍的用工自主權、管理自主權，但企業想通過規章制度來實現和應用這些權利，還需要結合法律法規的要求進行深入的思考。而如何將法律法規與企業規章制度相結合，制定出既符合法律法規，又符合企業實際情況的規章制度，是企業HR需要不斷精進的主題。

企業要想通過建立行之有效的規章制度來減少勞動糾紛的發生或在勞動糾紛發生時能更好地保護自身的合法權益，首先要了解我國現行勞動法律法規對合法有效的規章制度內容、程序的具體要求。

規章制度內容合法有效

●制度內容須合乎法理

合法有效的規章制度，首先在內容上必須合法，不能違反法律法規強制性規定，比如每日工作時間、每月加班上限、病假工資支付標準、勞動合同期限與試用期時長、解除或終止勞動關系的情形、年休假等，在《勞動法》《勞動合同法》《工資支付條例》等法律法規當中都有較為明確的規定。《勞動法》第三十六條、三十七條、三十八條規定了工作時間，第四十一條、四十二條規定了加班時長，《勞動合同法》第十九條規定了勞動合同期限和試用期時長，第四十七條規定了經濟補償的標準等，HR在制定規章制度時，須精準掌握上述法律法規，不能明知不可為而為之。

●制度內容要有合理性

企業規章制度的內容除了符合合法性的要求，還必須合乎情理，即在規章制度的內容上要有一定的梯度。比如有的企業規定員工遲到一次就做開除處理，這種制度就過于苛刻、不甚合理，較為合理的做法是按照遲到的時長、次數及帶來的影響設置不同檔次的處罰。制定制度的一個重要原則是，只要違規行為不觸及企業紅線，就不使用“一經發現立刻解除勞動關系”這樣的措辭。建議HR在編寫規章時采用層層遞進的處罰方式，如第一次觸犯企業的紀律要求，記過一次，兩次記過累計一次警告，兩次警告后上升為嚴重警告，兩次嚴重警告視為嚴重違反企業規章制度。

●制度內容要兼顧人情

制訂制度要符合社會公序良俗。有的企業規章制度規定，爺爺奶奶去世不允許請喪假、出現家人生病住院等緊急情況時必須經公司批準后才能去處理，有的企業甚至通過不批準假期來逼迫員工離職，這些規定就屬于不合情理。此類苛刻的制度容易造成員工與企業離心離德。

●制度內容要有可操作性

有的企業規章制度較為理想化，脫離實際情況，或者使用含糊、主觀的表述，致使操作時無法把握標準。比如有的企業規章規定員工要愛崗敬業，對不愛崗敬業的員工做辭退處理。但“愛崗敬業”這類模糊描述沒有可量化的標準，造成該條規章形同虛設。

其實法律法規中也存在此類問題。比如，《勞動合同法》第三十九條規定，勞動者存在“在試用期被證明不符合錄用條件”“嚴重違反用人單位規章制度”“嚴重失職，營私舞弊，給用人單位造成重大損害”等情形之一，用人單位可以解除勞動合同。但對于什么是“不符合錄用條件”，什么叫“嚴重違反用人單位規章制度”，哪些情形算“給用人單位造成重大損害”并沒有明確規定，那么HR在制定規章制度時就需要找到企業實際情況與法律法規的結合點，完善相應的標準。比如，可在規章制度中明確規定，有下列情形之一的，視為在試用期被證明不符合錄用條件：試用期滿考核分數低于70分；未按照公司要求提供合格的入職資料；提供了虛假的學歷、學位證書、個人資格證書等。

作為企業和員工之間的橋梁，HR一定要熟知勞動法律法規，制定真正適應企業發展實際的規章制度，為構建和諧勞動關系保駕護航。

規章制度程序合法有效

規章制度除了內容上有相關要求外，在制定程序上也有必須遵守的要求。《勞動合同法》第四條規定：“用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。在規章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當的，有權向用人單位提出，通過協商予以修改完善。用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”

從上述規定中，我們可以總結出企業規章制度程序性的要求，即履行民主程序、履行公示告知程序。

●制度制定、修訂須履行民主程序

規章制度民主程序如何履行，在《工會法》及一些地方性法規中均有明確規定。這些法規要求企業建立民主管理制度，通過職工代表大會、平等協商和集體合同、職工董事和職工監事、企業事務公開等形式組織職工參與管理，保障職工行使民主權利，職工代表大會是企業實行民主管理的基本形式。上述法律法規對規章制度的民主程序如何舉行，職工代表的人數，職工代表的選舉方式，職工代表中高級管理人員、女職工、勞務派遣工的比例都有相應要求。

對平等協商的程序也有相應的規定和要求。一般企業制定、修訂規章制度時，須由企業代表提前向工會代表發出協商要約，明確協商的時間、地點、內容等相關事項，通過協商會議的形式進行面對面溝通，企業方介紹規章制度的主要內容、依據，職工代表方對企業方提出的內容表達意見、作出回應，雙方開展充分的討論，并對相關內容進行無記名投票表決，經全體代表過半數同意后，規章制度才算生效。

在實際操作過程中，HR須有留痕意識，留存好企業履行民主程序的證據，如開會的簽到表、會議紀要、會議視頻、郵件往來、選舉代表的投票記錄等相關材料。

●認真履行公示告知程序

規章制度經民主程序制定后，并不代表就可依此對勞動者進行管理，人力資源管理部門還應將規章制度的內容主動、如實告知勞動者。可采取公告欄、書面文本、電子郵件、本單位網站等便于勞動者知曉的方式進行公示，也可采取將制度發放員工簽收、培訓學習、會議宣傳、傳閱、考試、勞動合同約定、郵件發送等方式進行告知。

對規章制度的公示告知，HR也要留痕，如對公告欄公告情況進行照片拍攝，書面文本由員工本人簽字簽收，培訓的簽到表、考試的書面試卷、電子郵件的郵件回復確認等都要留痕；確保每一位員工都知曉規章制度的內容；如果員工對規章制度有不明白或疑惑之處，要做好解答講解工作。

需要注意的是，人民法院對電子類證據的認定有比較高的要求，所以企業最好不要以電子郵件等電子類途徑作為唯一的公示、告知途徑，最好疊加其他傳統途徑一起使用。

對企業勞動關系管理的建議

●加強勞動法律法規的學習，提升專業能力

人力資源管理者要有較強的法律意識，對外要注意國家、地方性勞動相關法律法規的變化情況，熟悉政策法規的內容；對內要注意從勞動關系建立到結束的整個過程都按照法律法規的規定規范處理，對法律條文理解到位，從而最大限度地提前預防風險。一旦出現勞動糾紛，能有理有據地解決。

●建立健全企業規章制度

有的企業HR從網上下載其他公司的規章制度文本，不加修改就直接使用；還有的HR奉“大企業”的制度為圭臬，不考慮本企業的實際情況，這些生搬硬套來的規章制度在勞動糾紛出現時起不到應有的作用。

企業管理者應結合本企業的實際情況，將勞動關系管理痛點融入規章制度中，在符合法律法規強制性要求的基礎上，為企業構建保護屏障。

●建立企業內部勞動關系協調機制

建立企業工會、企業內部調解組織，通過工會、內部調解組織構建和諧的勞動關系。在勞動關系管理中，工會組織充分發揮紐帶作用，促進員工與企業進行有效溝通。工會組織一方面監督企業在勞動關系管理中遵守各項法律法規，監督企業按照規章制度嚴格執行，另一方面也要做好法律法規宣傳工作，使員工在勞動糾紛發生時能夠以合法方式處理糾紛，避免過激行為。

作者單位 南京恒電電子有限公司