東京的辦公室變酷了？

趙慧

疫情之后，東京不少公司都重新裝修了辦公室。從風格上看，它們成功讓人產生了“有點想在這里工作”的念頭。

我去拜訪了一家名叫DRAFT的建筑空間設計公司。它的辦公室在東京港區，離地鐵表參道站不過兩三分鐘的腳程。它的一項業務就是室內設計，其中包括為公司設計辦公室，因此，它自己的辦公室就是最有說服力的樣板間。

讓人印象最深刻的莫過于它對空間的分配方式。與傳統的格子間和近年流行的“自由席”辦公室不同，它在樓層的中心位置保證了一定量固定席位，同時在四周增設了大量可選擇的工作空間，既有單人的工作隔間，也有給兩人工作的咖啡卡座，還有可供團隊開會的小型會議室、開放式自由空間、沙發空間和20人座位的中等規模的會議室。其中，1至6人的小規模工作空間與隔間數量之多，遠超出人們對一家兩三百人規模的公司辦公室的預期。

這是東京目前最流行的辦公空間設置思路ABW（Activity Based Working），指的是根據工作內容自由選擇工作時間與場所的工作方式。此前一段時間，受硅谷互聯網公司工作方式的影響，加上疫情，很多公司引入了自由工位。但“自由席”很容易讓人集中在更舒服的人氣區域，辦公室內的使用區塊也會“冷熱不均”。

ABW算是自由工位的進階版。人們可以選擇最需要、最適合的地方工作—當然也包括公司外的某個咖啡廳。但那樣無法保證工作效率，聰明的公司更愿意在公司內增加這樣的場所，像模像樣的咖啡區域也就因此出現了。DRAFT的咖啡區簡直就像精品咖啡店，喜歡沖泡咖啡的員工可以跑去充當一小會兒店員，這個咖啡空間還延伸到了配有綠植花園的天臺，從那里可以俯瞰整個南青山區域。

在工作時，人們常常需要小規模討論區。很多公司人可能都深切體會過公司會議室不足帶來的不便利。這也是非正規會議室形態討論區出現的原因，這類空間可以緩解小規模會議占用大空間會議室的窘境，增加空間利用的效率。

另外，DRAFT最有趣的就是，它設置了各種形態的單人工作間，每間不過一兩個平方，適配那些想要集中精神工作或者打電話溝通的員工。這方法太日本了！而且它讓我想起疫情期間在東京地鐵站、電車站興起的一種新的辦公空間形態，比如JR東日本推出的STATION WORK，或者東京地下鐵推出的CocoDesk，它們看上去像個電話亭，實際上計時使用，能滿足人們在外臨時辦公的需求。

疫情給東京公司人的工作方式帶來的最大變化莫過于，讓遠程辦公（テレワーク）迅速普及。它并非只意味著人們對著電腦在家上班，很多公司有嚴格的制度與數據管理系統，因此要作出這個決策，公司們需要做不少軟硬件方面的準備。根據日本總務省統計，2022年度，日本導入遠程辦公系統的公司已達51.7%，其中，超過9成的公司引入了在宅工作制度。疫情結束后，很多公司也保留了靈活上班的制度，允許員工每周有一定時間在家工作，但公司們更希望在高效率、低成本的前提下，成為一家有吸引力的公司—無論是對員工而言還是對外部公眾而言。

由此，東京的這些公司們在考慮一個終極問題：怎么能讓人愿意來公司？提供更適合工作的舒適環境是合理選項，DRAFT的辦公室里還有像圖書館一樣的參考書墻，和設計公司特有的內部素材室，這些工作支援是吸引員工到辦公室工作的有效理由。也有一些公司設置了更加時髦的茶水區并提供免費飲料，還在辦公空間擺放了大量綠植，目的就是滿足員工們想去咖啡館辦公的心思。DRAFT還打起了感情牌，在每層樓電梯口的墻面上繪制了員工們養的小狗插畫，以增加員工的親近感。

當然，還有一些公司改革得更徹底。眼鏡公司JINS就把辦公室從東京市中心的塔樓搬到兩公里外一幢原本打算拆除的大樓里，它把這幢樓包了下來，重新裝修成一個美術館一樣的辦公室，增設了很多藝術裝置，還融入了美術館形態的展示巧思，甚至引入了帶空氣凈化系統的熱帶植物展示區。一樓直接改成了一個可以對外營業的咖啡廳；二樓更有意思，椅子是嵌在地面水平線之下的，一眼看去這一層是一個平地廣場，但是員工們可以根據需要把椅子拉出來，自由構建出一個個小的聚集區，在全公司集中開會時，它又可以成為一個大型會議廳；最奇妙的是，頂層甚至設置了向公司員工開放的桑拿空間。

桑拿真的是一個太火爆的“配置”。很多東京的綜合商用空間最近都很喜歡這個元素，因為它不像澡堂（銭湯）那樣復雜，占用空間不大，又可以起到放松效果。JINS的CEO田中仁解釋說，引入桑拿，除了桑拿本身可以帶來的效用考量，還有一個原因是想做一些改變，“人們總覺得家里是一個‘生活與放松的地方，公司是一個坐下來工作的地方，”他說，“我想打破這個固定思維。如今是一個工作與玩樂混在一起的時代了。”

田中仁是一個很有野心的創業者。我第一次見他是在一個新聞發布會上，他并沒有像很多日本公司的社長那樣藏著自己的野心，甚至毫不諱言某個“追著自己”的競爭者不如自己有創新性。如今JINS已是一家上市公司，但他討厭公司里的那些“大公司病”，很多人的求職理由是上市公司工作比較穩定，還有一些人處于不給指示就不動的“省電模式”，更有一些人不敢承擔風險。他想著趁這次搬辦公室，給團隊帶來更多創業公司的氣氛。

還有一些公司甚至把酒店也搬進了辦公室。比如一家叫JAKUETS的公司，它做的是與幼兒教育相關的生意，從內容生產空間到游樂設施開發都有涉及，在全日本有60多個分公司。它就把在東京的一個辦公室據點—一幢大概40年歷史的7層大樓整修成了新的綜合辦公空間，其中第六層改成了可供本公司員工來東京出差時住宿的酒店。這幢樓的室內設計委托了為BLUE BOTTLE COFFEE做過空間設計的建筑師長坂常。

光是做一個像咖啡館一樣“有自由感”的辦公室，已經不是公司們的主要目標了。一切還是為了生意和效率。日本公司們下定決心推進遠程辦公前花大價錢改進了用于溝通工作的軟硬件系統，防止員工“摸魚”。翻新工作環境對員工固然是好消息，但公司也很關心這么做的效果。所以，一些做辦公空間生意的公司就開發了各種可以測定工作效率的系統，為人事部門提供技術支援。

中國的不少讀者可能對PLUS這個品牌的文具有印象，它其實早已開拓了辦公空間設計與應用的事業領域。針對ABW這種新環境它推出了一個簡單的系統：在辦公家具背面貼一張可以發射信號的信標，員工通過手機提前預約座位，自由工位的冷熱不均問題就解決了。員工入座后，只要把手機放在辦公家具上，它們就會記錄員工的實際使用情況。

另一家做工作空間產品與軟硬件開發的公司ITOKI推出了一套分析系統，能實時記錄辦公空間的使用情況，也能記錄員工的活動軌跡—聽起來有一些驚悚？但對公司來說，它們可以用這些方法及時調整辦公空間里的使用率不均勻問題，將感性的判斷數據化，作為新的決策依據。根據這些數據，公司可以判斷辦公座位、溝通型座位、會議室的最優適配數，把握員工們希望擁有什么樣的辦公空間。

總之，一切都是為了讓你愿意來上班—當然，得是有效率地上班。