依托監管平臺推進檔案室數字化建設的探討

作者簡介： 張思雅，女，漢族，甘肅榆中人，本科，檔案館員，研究方向：檔案。

摘要：本文探討了建設工程質量監督站依托智慧工地監督管理服務平臺加快綜合檔案室數字化建設的問題。介紹了綜合檔案室現狀及存在的問題，對檔案室數字化建設的優勢進行闡述，總結數字化建設中存在的難題，展望檔案室數字化工作未來可能的發展趨勢。

關鍵詞：檔案；綜合檔案室；數字化建設；監管平臺

按照住房和城鄉建設部 “四庫一平臺”建設要求，烏魯木齊智慧工地監督管理服務平臺 （以下簡稱 “監管平臺”） 已開始運行。通過互聯網、物聯網、云計算、BIM等技術，建設監督管理人員可實現對系統內建設工程全過程全方位實時監督，可隨時通過終端設備查看工地的實時進展情況，變被動 “監督”為主動 “監控”，有效彌補了傳統監督過程中的缺陷，提高了監管效能。以監管平臺為途徑，深度推動技術、業務、數據多方位融合。以資源共享、數據互通互聯為建設目標，實現與建設云平臺、自治區智慧工地平臺、工程聯合審批改革系統等多行業多領域的平臺數據共享，以 “智治”提升管理水平，實現科技管理施工現場的現代化監督功能。

在監管平臺中加入檔案管理子系統，是信息科技的發展和檔案數字化轉型深入推進的需要。檔案室數字化是一種全新的檔案管理模式，通過將檔案資料電子化、智能化處理以及利用大數據等技術手段，實現充分挖掘資源、提高效率，并為后續資源共享、復用提供了更好的條件。然而，檔案室的數字化建設過程也面臨許多困難與挑戰，如所需投入成本高、技術難度大、安全風險高等。在此背景下，依托監管平臺推進綜合檔案室數字化建設是一個值得探討的新思路。

一、綜合檔案室的作用及現狀

綜合檔案室是單位的檔案管理中心，負責全面管理與協調各項檔案工作。其職責包括：收集、整理、保管和鑒定各門類檔案信息，推動檔案數字化轉型，提供檔案利用服務，制訂檔案管理制度和執行計劃，監督指導質監站各部門檔案管理工作的有序開展。同時，綜合檔案室也要加強對檔案安全管理的工作，以確保整個檔案體系的可靠性和完整性。綜合檔案室還要探索實施現代化檔案管理方案，促進檔案管理工作的不斷發展與進步。目前市質監站在綜合檔案室數字化建設中還存在一些問題。

（一）檔案室數字化程度不高

綜合檔案室存有文書檔案、科技檔案、財務等多門類檔案。數字化轉型進展緩慢，使整個檔案室的管理流程變得緩慢，紙質檔案數量較多，從而導致對檔案的查詢和利用效率低下。[1]例如，市質監站質量監督檔案中的建設工作質量監督紙質檔案目前電子化進度較慢，檔案移交工作滯后。備案檔案、文書檔案、財務檔案等其他多門類檔案未完全實現數字化且未接入智慧平臺，增加了檔案管理的難度。因此，加快檔案室數字化轉型是迫在眉睫的任務，通過數字化技術的引入以優化檔案管理流程、節約存儲空間、提高查找效率、降低遺失風險，有助于加強數據安全、規范信息管理工作。

（二）室藏檔案安全保護措施欠缺

質監站各門類檔案自設立以來一直由綜合檔案室保管，存儲和管理措施缺乏規范，存在檔案信息易外泄和遺失等方面風險；信息安全風險管理能力相對薄弱，數據泄露等風險較高。對現有已完成數字化轉化的檔案儲存保管不規范，未按要求進行異地多份備份，易發生數據集體失常情況。此外，庫房的數字化建設滯后且庫存條件苛刻，需要加強數字化技術的應用和管理水平提升，從而更好地保護和管理室藏檔案。

（三）檔案專業人員的能力水平有待提高

對于規模較大的檔案室來說，需要專業的人員進行檔案整理、分類、歸檔和維護，并且還需要專人管理檔案庫房。[2]由于檔案數字化程度低，檔案共享度不夠，信息獲取難度較大，帶來了檔案利用服務上的不便。紙質檔案占據了大量的空間并增加了管理難度。檔案專業人員數字化處理技術能力不足，致使檔案室的管理效率低下。提高專業人員紙質檔案數字化處理加工能力，減少紙質檔案的積累，是當前急需解決的問題。

二、綜合檔案室數字化建設中的難題與解決思路

（一）深度開發監管平臺降低成本

檔案室數字化建設需要龐大的經費和投入，服務器、存儲設備、數據庫系統等設備和軟件的成本往往比較高，若不能提供充足的經費投入，很難實現數字化轉型。[3]在硬件方面，高速穩定的網絡環境和大容量的云服務成本較高，保證數據的安全性、可靠性和存儲量是工作的重點。因此，選擇可靠且適合擴展的存儲方案也是一個技術難題。在軟件方面，數字化轉型需要解決多樣化文檔管理與查詢的問題。必須編寫一系列的應用程序來支持不同種類的文檔格式和數據類型，同時還要考慮權限控制和數據共享等管理方面的問題。這就需要依靠監管平臺既有模塊的作用，深度挖掘檔案管理子系統的功能，提出適合本單位檔案工作的具體需要，實現軟件的現實作用，硬件足夠安全與空間可擴展，為規范化、標準化檔案管理提供有效的技術保障。

（二）依靠監管平臺解決存量室藏檔案積存問題

不同類型、不同格式以及不同年份的檔案需要采用不同的數字化方法進行處理，這是檔案室數字化建設中的難點之一。例如，室藏檔案中年份較早檔案存在復寫紙存檔、不耐久字跡、紙張過薄等多種問題，數字化過程中需要采取先進技術進行逐一處理，這要求監管平臺的檔案子系統具備更高的信息技術能力、核心算法研究與資源數據庫技術。檔案室數字化建設需要花費大量的人力、物力和時間將紙質資料轉化為電子文件，并進行文檔分類和智能管理。可按規定利用監管平臺開發適合積存檔案和實時檔案并存的管理模塊，將積存檔案外包服務，加快檔案室室藏檔案數字化轉換工作，高效保質完成本單位檔案雙套制存儲。

（三）提升檔案物理保管與數據存儲的安全性能

監管平臺中的檔案子系統在審核歸檔時存在上傳數據標準不一的情況，這就需要本單位制定嚴格的電子檔案歸檔要求，同時明確不同科室、不同人員的權限設置，強化人員職責，以制度約束監管人員日常規范化上傳資料。在紙質檔案和電子檔案 “雙套制”過渡階段，要確保紙質檔案數字化加工的物理環境，做好紙質檔案保管和電子檔案備份工作。數字化過程中，隨著檔案電子化、網絡化的不斷推進，檔案保密等方面的風險愈加凸顯，檔案室數字化建設中涉及的隱私數據必須注重安全問題。從技術上加強防范，并針對社會治理、公共服務平臺等實體進行監管，有效解決所涉及的隱私及安全風險問題。同時，防范數據丟失、損壞或惡意攻擊等情況。由于檔案資料量大、權限分散、管理復雜，如果對檔案信息進行分類、歸類不當或授權不夠細致，就有可能導致指定人員未能及時知曉或泄露重要業務資料，造成安全威脅。數字化檔案只要與互聯網連接，就有可能面臨各種安全威脅，如數據庫損壞、系統故障、硬件損壞等問題。[4]因此，在數字化檔案管理中，需要借助多重備份技術，確保數據安全性，避免資料流失和檔案丟失的情況。

（四）提高系統易用性和適用性改變不利影響

由于長期以來采用傳統紙質檔案管理，推進檔案室數字化進程中可能會受到人們慣性思維和工作習慣的阻礙。例如，查詢流程有差異，學習使用新的檔案數字化平臺系統、安全操作和權限管理等需要時間和人力成本，使用者對系統可能存在畏難情緒，并且該轉型也需要實行全員細心正確的記錄和管理。數字化技術變化迅速，技術更新迭代快，需要經常跟進并適應新的技術。如果不能及時跟進更新，檔案室數字化建設可能會落后于其他機構，導致數字價值無法最大化。結合原有管理模式，依托監管平臺，努力實現人機高效結合，做好系統服務于人、服務于檔案利用的實用性研究。例如，房建監督檔案的形成過程中，加強對兼職檔案員的培訓，使電子檔案的形成規范化；在驗收前資料審核環節，加入系統糾錯功能，提高電子檔案質量；在聯合驗收時，檔案管理子系統可留有共享端口，減少共性檔案儲存，避免移交檔案時，存在重復數據資料；在監督過程閉環后，實現一鍵歸檔功能，提高檔案工作效率。

三、通過監管平臺推進檔案室數字化建設的進程

（一）通過監管平臺優化檔案管理工作

監管平臺大幅提高了檔案子系統的處理速度和效率。監管平臺檔案子系統的各項功能幫助綜合檔案室建立更加規范的信息管理制度和流程，避免由于人為原因導致存儲、查找、保護等環節出現漏洞，從而有效提升檔案的準確性、連貫性和可靠性。例如，一個建設工程質量監督檔案可分為項目級、工程級、案卷級、文件級的管理，支持各類文件的在線上傳，科學分類、實時整理，并支持多種語言、格式和存儲方式，使檔案的存儲、檢索、傳輸等方面比傳統紙質檔案更加便捷、快速、省時。在監管平臺中，綜合檔案室可利用電子文件存儲和檢索技術，大大提高了查找、整理和維護檔案的效率。同時，利用監管平臺優化檔案流程，可以減少人力散亂操作環節，提高檔案工作效率和協同工作能力。

（二）通過監管平臺提高檔案實體與數據安全

推進檔案室數字化建設，采用紙質檔案、電子檔案的 “雙套制”保管。改善硬件保管設施設備，完善檔案管理子系統的檢索功能，使室藏檔案與系統電子檔案保持準確一致。電子檔案采用電子存儲方式，可以設置各種權限等級，確保數據的安全性。并且通過監管平臺加強內部管理，實現對檔案使用歷史的追溯和監管，在監管平臺體系中建立完善的權限管理機制和安全防護體系，有效避免信息泄露和濫用現象。數字化建設可以提高檔案信息的管理效果和利用率，有利于促進公共服務的轉型升級，同時也減輕了實體檔案室的負擔和成本。具體而言，基于監管平臺的數字化建設主要采用云計算、大數據、物聯網等技術手段，集中全面地收集和處理數據信息，可以實現即時更新、位置追蹤、多端備份等功能。另外，數字化建設還可以加強安全保密措施，確保檔案信息的完整性和隱私性。

（三）加大檔案信息資源的開發與利用

依托監管平臺可實現無縫連接多個不同部門的分支機構，與單位各部門、平行單位、上級單位共享數據。同時也為質量監督和檔案利用人員提供多種接入方式，包括局域網連接、移動客戶端、Web應用程序等，提高了系統使用的方便性。通過監管平臺可以實現信息可視化，在進行分析和監督過程中，讓各個部門能夠直觀了解檔案的數據情況及處理進度等相關問題；同時在監管平臺公眾號上，發布相關工作內容，使一些非專業人士也可以便捷獲取檔案信息，切實實現檔案工作 “四個好兩服務”的要求，讓數據多跑腿、群眾少跑腿，提高服務質量。借助監管平臺進行數字化轉型不僅能夠實現對檔案數字化的處理，還可以集成其他業務需求，如將檔案室數字化檔案與城建檔案館和市檔案館數據平臺相結合，實現檔案的互聯互通，統一管理和維護，避免數據重復錄入和重要檔案信息短缺，方便檔案信息的查詢和利用。形成內部相互支撐、外部遵循標準化操作的全新檔案管理生態圈。檔案室數字化建設中的檔案累積文獻、制度、檔案臺賬、票據發票、審核記錄、工程監督方案、相關的監督過程檔案等數以萬計的工程檔案信息。而城建檔案館和市檔案館也擁有著大量的歷史文獻和重要工程檔案，兩者之間互補推動，提高了檔案利用價值和服務水平。城建檔案館和市檔案館擁有豐富的歷史文獻、工程檔案等相關資料資源，可以提供更全面、準確的情報支持，并優化數字檔案的獲取和存儲方式。同時，由于城建檔案館和市檔案館管理的范圍更廣，涉及許多領域和部門，可使檔案室在數字化建設應用中獲得更多可以利用的資源。城建檔案館和市檔案館在工程檔案方面具備列入國家檔案館控制名錄的條件，未來合作中也將會借此攜手，進一步提升區域性文化資源國際影響。將質監站檔案室檔案并入城建檔案館和市檔案館數據庫中，在完整保證檔案本身原始性、時效性、可操作性、公正性等基礎上，促進行業資源共建、涵蓋區域范圍擴散與文化遺產研究創新，建立完善的檔案信息服務體系。

四、結束語

在數字化建設中，要遵守相關國家法律法規、保障檔案室信息安全，尊重個人隱私權。同時，需要投入高成本，加大資金投入支持硬件和軟件的采購、部署和運營。注重加強檔案人員培訓，增強檔案保密意識，避免人為因素導致信息被泄露、被盜用等風險發生；加強檔案信息分類和歸檔，配合數字化系統的建設。保持信息溝通和交流，不斷改進和升級監管平臺檔案模塊功能。通過安全可靠的信息化設計和構建方案等來應對數字化帶來的困難和挑戰，為檔案室數字化建設提供持久的保障。

參考文獻：

[1] 郭虹.智慧城市背景下城建檔案管理工作的優化[J].未來城市設計與運營，2022（12）：74-76.

[2] 劉志凱.信息化時代的檔案管理優化：挑戰與實踐[J].忻州師范學院學報，2023，39（02）：76-79.

[3] 王倫.信息時代綜合檔案室數字化管理問題及對策研究[J].辦公室業務，2019（11）：38.

[4] 夏穎.淺談綜合檔案室檔案信息管理系統建設[J].辦公室業務， 2022（01）：69-71.