亞運檔案管理與開發路徑探析
——以浙江省黃龍體育中心為例

王瑾 華莉 / 浙江省黃龍體育中心

1 引言

浙江省黃龍體育中心（以下簡稱“黃龍中心”）屬于大型體育場館群，其形成的業務檔案主要是指承擔重大體育賽事而形成的檔案，即“重大體育賽事檔案”。黃龍中心作為杭州亞運會、亞殘運會主要辦賽場館，承擔足球、競技體操、藝術體操、蹦床、水球和亞殘田徑6個項目比賽任務，將形成一批有珍貴價值的亞運檔案。亞運檔案作為真實記錄杭州亞運會、亞殘運會籌辦過程、賽事狀況、設施配備與文化構建等方面的原始資料，具有重要的編研價值和開發利用價值。通過對亞運檔案管理與開發利用路徑的研究，可以為全國公共體育場館舉辦大型賽事提供經驗示范。

2 亞運檔案管理的主要背景

第一，現有法規政策規定。《中華人民共和國檔案法》（主席令第五十七號）、《重大活動和突發事件檔案管理辦法》（國家檔案局令第16號）、《浙江省重大活動檔案管理辦法》（浙江省人民政府令第187號）規定，重大活動檔案管理工作遵循“加強督導、統一協調、各負其責、完整收集、集中管理、有效利用”的原則。組織、承辦重大活動的單位，負責重大活動檔案的收集、整理、移交工作。上述規定，為黃龍中心加強亞運檔案管理提供了法規與政策依據。

第二，體育行業相關規定。《大型運動會檔案管理辦法》（國家體育總局體辦〔1999〕125號）規定，大型運動會檔案應由組委會各業務部門收集齊全并進行整理，交組委會辦公室集中統一立卷，任何單位或個人不得據為己有或者拒絕歸檔。目前，國家體育主管部門尚未對體育場館的檔案工作作出統一規定。亞運檔案本質上是體育場館承擔大型運動會所形成的檔案，亞運檔案管理工作，可參照《大型運動會檔案管理辦法》的相關規定，結合黃龍中心實際來推進。

第三，黃龍中心面臨的主要任務。黃龍中心作為亞運競賽場館之一，在杭州亞運會、亞殘運會期間承擔足球、體操（競技體操、藝術體操、蹦床）及水球3大類5項比賽和亞殘運會田徑比賽任務。在承辦好亞運賽事任務的同時，做好賽事檔案的收集管理工作，完成亞運檔案管理，既是黃龍中心應有的責任擔當，也是一個重要的歷史機遇。

3 借鑒北京冬奧會檔案管理的成功經驗

亞運檔案與北京冬奧會檔案的形成主體同為重大體育賽事。北京冬奧會檔案收集和管理工作貫穿賽事申辦、籌辦、舉辦的全過程，全方位保存北京冬奧會檔案，打造全景式北京冬奧記憶，其檔案工作經驗值得黃龍中心在亞運檔案管理中學習借鑒。

第一，將檔案管理納入冬奧會整體計劃。2019年北京冬奧組委發布《北京2022年冬奧會和冬殘奧會遺產戰略計劃》，將“檔案管理”明確列入“創造文化遺產”目標之一，要求“通過籌辦工作，科學收集、整理、歸納和留存好北京冬奧會文字檔案和實物檔案，形成豐厚完整的文字和實物檔案遺產，充分發揮其賽后利用、傳承和借鑒作用”。

第二，打造科學規范的冬奧檔案工作制度體系。自2017年籌辦工作正式開始以來，針對冬奧會特點和發展趨勢，組委會先后研究出臺了《籌辦冬奧會檔案管理實施辦法》《北京2022年冬奧會張家口賽區文件材料歸檔接收工作方案》等一系列配套性文件，在檔案工作各門類、各層面、全流程實現制度化、規范化目標，從源頭夯實基礎。

第三，組織工作科學化程度高。北京冬奧組委一成立，檔案部門就派駐業務骨干，進行頂層設計，將檔案工作有機嵌入到各機構、各環節工作中。明確了冬奧檔案收集的范圍、標準、責任人，簽訂文件材料歸檔責任書。制作各類檔案規范化樣板，優化工作流程，為規范檔案收集整理提供有力保證。

第四，檔案收集范圍相對齊全完整。堅持“應收盡收”原則，收集的檔案既包括官方機構形成的檔案，也包括非官方機構或個人形成的檔案；既包括申辦、籌辦、舉辦階段檔案，也包括“后冬奧會”階段檔案；既包括冬奧會競技比賽檔案，也包括冬奧會經濟、社會、工程建設檔案等；既包括紙質檔案，也包括電子、實物、多媒體和其他載體檔案，如獎牌、頒獎花束以及吉祥物紀念品等實物檔案，以及頒發給獲獎運動員的特殊紀念品定制版的“金色冰墩墩”“金色雪容融”等。

第五，重視檔案信息化建設和電子文件歸檔。北京冬奧會組委會及有關體育場館的檔案機構充分利用信息化、數字化手段，收集冬奧會、冬殘奧會形成的電子檔案5.1萬件約23TB，數碼照片檔案5000余組。冬奧會、冬殘奧會的紙質檔案全部完成數字化。收集冬奧會、冬殘奧會形成的電子檔案5.1萬件約23TB，數碼照片檔案5000余組。冬奧會、冬殘奧會的紙質檔案全部完成數字化。

4 利用亞運測試賽探索亞運檔案管理的有效方法

亞運測試賽是杭州亞運會的“實彈演習”，也是亞運檔案管理的先行探索實踐。黃龍中心抓住舉辦亞運測試賽的契機，積極探索亞運檔案管理的路徑與方法，為在杭州亞運會、亞殘運會正式比賽期間全面開展亞運檔案管理奠定重要基礎。

黃龍中心于2022—2023年先后舉辦體操三項、超級杯足球等一系列涵蓋6項亞運正賽及1項亞殘正賽項目的測試賽，完成涵蓋23個領域，涉及文書、聲像、實物、采購單據等4大類檔案資料的收集整理和數字化，形成27G的歸檔數據，探索形成了兩個方面的重要經驗和成果。一是構建了競賽工作、歸檔工作的協同推進機制。黃龍中心將亞運檔案管理納入到亞運賽事籌備工作與組織機構中，與賽事籌備、承辦工作同步計劃、同步部署、同步落實、同步檢查，建立起亞運檔案管理的組織責任體系，落實相應的歸檔責任。二是基本明確了亞運檔案的內容及歸檔范圍。嚴格按照亞組委《關于印發<杭州2022年第19屆亞運會和第4屆亞殘運會賽時檔案工作方案>的通知》（亞組委辦〔2022〕61號）文件精神，明確亞運檔案的內容不僅僅包含賽時辦賽材料，還包括參賽、辦賽、保障等各方面工作形成的各類檔案。同時明確以“領域”作為測試賽及正賽的歸檔范圍。

5 亞運檔案管理與開發利用的基本路徑

5.1完善管理體系，建立健全管理機制。加強亞運檔案管理，建立健全全過程、全方位的亞運檔案管理機制。一是出臺專項方案。制定賽時檔案工作方案，明確工作原則、機制、要求，參考亞組委文件確定檔案收集范圍。二是加強組織領導。成立由場館群常務副指揮長擔任組長，場館運行/辦公室主任為副組長，各業務領域主任為成員，各領域兼職檔案員為聯絡人的檔案工作領導小組。三是加強全程管控。籌備階段，積極開展業務培訓，明確工作要求；比賽期間，專兼職檔案人員督促有關責任人員規范形成相關檔案，跟進做好收集工作；總結階段，做好亞運文件材料集中收集歸檔和查漏補缺工作。

5.2確定歸檔范圍，力爭做到應歸盡歸。一是注重過程性材料收集歸檔。除收集籌辦過程中形成的檔案外，也注重過程檔案的收集。如領域的工作過程中的底稿、修改稿。二是注重照片、聲像類材料收集歸檔。除了加大對生動、真實地記錄比賽現場中反映運動員和工作人員風采的圖片、音頻、視頻資料的收集歸檔，也要注重領導同志、著名人物、先進代表參與賽事活動的圖片、音頻、視頻資料的收集歸檔。三是注重實物材料收集歸檔。主要包含亞運宣傳品、紀念品、吉祥物、獎牌樣品、頒獎花束等實物檔案的收集。

5.3規范整理編目，建設專題數據庫。完善黃龍中心檔案分類體系，在原有四大門類基礎上增設特色檔案專門一類——“體育賽事類”，將亞運測試賽、正賽的每一項賽事作為二級類目集中整理編目，彰顯黃龍中心“體育賽事類”的特色。加強特色檔案資源整合、促進特色檔案有效利用，建設特色檔案專題數據庫。專題數據庫系統既可以集成于黃龍中心的數字檔案室系統，也可以獨立運行；建立健全專題數據庫建設規范，統一亞運檔案整理、數字化、移交與接收的相關標準。

5.4延伸拓展利用，舉辦亞運檔案展覽。一是開展面向特定機構和人員的精準服務。提供“一對一”查詢服務，為其他單位舉辦賽事活動提供有力支撐。二是開展面向社會公眾的檔案開放服務。通過審核后，將亞運檔案中不涉及國家安全和知識產權的部分，通過網站、微信公眾號或數字檔案室向全社會開放，方便公眾查詢了解及快捷利用。三是開展深層次的檔案編研。在亞運檔案專題數據庫的基礎上，圍繞賽事組織、志愿服務、觀眾服務等若干專題，開展深層次的檔案編研，總結提煉承辦亞運會的成功經驗和特色做法。四是積極配合舉辦特色檔案展覽。充分利用亞運檔案管理成果，積極配合杭州亞組委和省級主管部門，挖掘亞運中的文化脈絡與教育要素，采用公眾喜聞樂見的形式，舉辦以亞運為主題的線上線下檔案展覽，見證輝煌亞運、弘揚體育精神，倡導全民健康，探索創建中小學生體育教育基地。

5.5深化課題研究，申報相關標準和課題。一是申報行業團體標準。目前大型運動項目的檔案管理規范性文件還存在空白。黃龍中心將以此為契機，抓緊制定針對性的亞運檔案管理制度，待亞運檔案歸檔工作結束提煉“大型體育賽事檔案管理業務規范”團體標準，并制訂完備的亞運檔案歸檔范圍與保管期限表”作為標準附錄，最終形成更有價值的團體標準加以申報，填補國家及行業在“大型運動項目檔案管理規范”方面的空白。二是開展大型體育賽事檔案管理問題的創新型課題研究。目前國家與行業均缺少規范性的亞運檔案管理引導，存在創新課題研究的空白點。黃龍中心將探索以亞運檔案管理為例，著眼大型體育賽事檔案全方位、全過程系統管理，積極探索“大型運動項目歸檔范圍與保管期限”制定、檔案收集渠道與收集的方式的明確、檔案歸類即分類規則的探索、檔案專題資源庫建設的探索等，加快大型體育賽事檔案管理問題的創新型課題研究的成果產出。