人事檔案數字化與人才服務信息化建設現狀及對策研究

摘 要：本文旨在通過探討人事檔案數字化與人才服務信息化的相關性，挖掘二者之間的相互影響。人事檔案是基礎，數字化是手段，人事檔案數字化為人才服務信息化提供資源保障，人才服務信息化可促進人事檔案數字化發展，優化人才服務流程，為相關單位提供更高效、精準的人力資源支持。

關鍵詞：人事檔案數字化;人才服務信息化;人力資源管理

中圖分類號：G271" 文獻標識碼：A" 文章編號：1673-260X（2024）02-0048-04

人事檔案數字化與人才服務信息化密不可分。本文旨在通過探討人事檔案數字化與人才服務信息化的相關性，對其在人力資源管理領域中的重要意義進行深入研究，通過對相關數據進行綜合分析和歸納，尋找人事檔案數字化和人才服務信息化的融合點，闡述其對企業和組織的意義和價值。

1 人事檔案數字化的概念、現狀和意義

1.1 人事檔案的概念與特性

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現，以個人為單位集中保管起來以備查考的文字、表格和其他各種形式的歷史記錄[1]。

人事檔案有以下幾個方面的特性：（1）現實性。人事檔案是人才錄用的依據，記載著個人重要的人生軌跡，如學習工作經歷等，要想達到“閱卷見人”或“檔若其人”，就需要動態化管理，不斷補充其人事檔案材料。（2）真實性。一方面，人事檔案是以往情況的客觀記錄，客觀真實。另一方面部分人事檔案記載的情況并不真實。例如個人履歷材料中的出生年月因各種原因經常與實際年齡有出入，需要組織人員認真鑒別、核實。（3）動態性。人事檔案不是一成不變的，會隨著個人的成長不斷發生改變。如學歷的變化、職務的晉升和職稱的評聘等等，決定了人事檔案這部分內容要根據人的變化而變化。現代社會的發展，加速了人才流動，人到哪里，檔案就要跟隨轉到哪里，“檔隨人走”“人檔統一”是人事檔案管理中的基本原則之一。為避免出現“有檔無人”或“有人無檔”的現象，要實時監控，對人事檔案“動態化”管理。（4）機密性。人事檔案記載了個人的履歷情況、考核鑒定、黨團、任免等材料，不僅涉及個人隱私，甚至會涉及國家機密，因此在人事檔案的利用中，安全成為第一考慮要素[2]。

1.2 人事檔案數字化的必要性

人事檔案是組織管理中不可或缺的一部分，它記錄了員工的個人信息、工作經歷、培訓記錄等重要數據。傳統的人事檔案管理方式往往采用紙質檔案存儲，這種方式存在著許多弊端，如查找困難、易丟失等。為了解決這些問題，人事檔案數字化是必然的趨勢。

人事檔案數字化可以節省空間。紙質檔案需要占用大量的空間來存儲，而數字化檔案可以保存在計算機或云端服務器上，極大減少了存儲空間的需求。這不僅可以節省辦公空間，還可以降低存儲成本。

人事檔案數字化提高了檔案管理的效率。傳統的紙質檔案需要手動整理、歸檔和查找，耗費大量的時間和人力資源。而數字化人事檔案可以通過關鍵詞搜索、分類整理等方式快速定位所需信息，極大提高了檔案管理的效率。員工的個人信息、工作經歷等可以在系統中進行維護和更新，方便管理人員進行查詢和統計。

人事檔案數字化可以提高檔案的安全性。紙質檔案容易受到自然災害、人為損毀等因素的影響，一旦丟失或損壞，恢復和修復將變得十分困難甚至不可能。而數字化檔案可以進行數據備份和加密，保證檔案數據的安全性和完整性。即使發生意外情況，也可以通過備份數據進行恢復。如2023年某大型公司的人事檔案室，因一場大火，導致員工的人事檔案損毀，需要一一補辦，耗費大量的人力物力。

人事檔案數字化還可以促進信息共享和協同辦公。傳統的紙質檔案往往分散在各個部門或辦公室，員工之間難以共享信息，協同辦公效率低下。而檔案數字化后可以通過網絡共享平臺，實現信息共享和協同辦公，提高工作效率和溝通效果。如干部人事檔案管理中，人事檔案數字化后，人事檔案管理系統和干部管理系統建立鏈接，提高工作效率。

人事檔案數字化具有顯著的優勢和必要性。它可以節省空間、提高管理效率、增強檔案安全性，并促進信息共享和協同辦公。因此，應當重視人事檔案數字化的推進，采用科學有效的方式進行檔案管理，為人才服務信息化提供有力支撐。

1.3 人事檔案數字化的現狀分析

隨著信息技術的快速發展，人事檔案數字化已經成為一種趨勢。目前人事檔案數字化工作在智能化、集約化和共享化方面還有所欠缺。（1）智能化程度不夠高。目前，在人事檔案的數字化過程中，仍然需要人工干預和處理。這不僅增加了工作量，可導致數據的不準確和錯誤，還有可能出現檔案造假的情況。（2）集約化不夠深。在實際操作中，人事檔案數字化的過程仍然存在一些分散性和冗余性的問題。集中統一管理人事檔案，可以提高工作效率，便利工作。以石家莊市為例，市委組織部建立了石家莊市委組織部干部數據中心，集中統一保管石家莊各區干部人事檔案，極大地便利了工作。（3）共享范圍不夠廣。基于安全的考慮，不同部門和單位之間的人事檔案數字化數據往往是相互獨立的，無法實現共享和互通。

2 人才服務信息化發展研究

2.1 人才服務信息化與其重要性

人才服務通常指為人或者用人單位提供相關的服務，涉及人力資源開發、職業規劃、生活需求等，人才服務信息化是利用信息技術，更好地提供服務的過程。

人才服務信息化可以促進人力資源管理的創新和發展。大數據、人工智能、移動互聯網等新興技術的發展，為人力資源管理帶來許多新的工具和方法，如人才招聘平臺、在線培訓平臺等。這些新技術的應用可以促進人力資源管理的創新，提供更加多元化的服務方式，滿足不同人才的需求。人才服務信息化有利于打造高水平人才供需對接平臺，有利于優化人力資源流動配置，可以促進人力資源管理的協同和共享。人才服務信息化還可以提升人才服務的滿意度，可以實現信息的透明化和及時性，提供更便捷、個性化的服務。

人才服務信息化在人力資源管理中的重要性不言而喻。它不僅可以提高管理效率和質量，促進管理創新和發展，還可以促進管理協同和共享，提升人才服務的滿意度。因此企業或組織應該重視人才服務信息化的建設，在實踐中不斷探索和創新，為單位的可持續發展提供有力的支持。

2.2 人才服務信息化發展狀況與挑戰

目前，人才服務信息化發展不平衡。大型企業和高科技行業在人才服務信息化方面投入較多，取得了顯著成效。他們建立了完善的人才數據庫和信息平臺，能夠更好地進行人才招聘、培訓和績效評估等工作。而中小企業和傳統行業在人才服務信息化方面的投入相對較少，導致他們在人才管理方面的競爭力不足。

人才服務信息化在數據安全和隱私保護方面存在不足。隨著人才服務信息化的推進，大量的個人和企業敏感信息被收集和處理。如果這些信息沒有得到有效保護，就會給個人和企業造成損失，因此，建立健全數據安全和隱私保護機制迫在眉睫。此外，人才服務信息化的程度依賴于人事檔案數字化的程度，人事檔案數字化和人才服務信息化的融合發展有待于進一步提高。

3 人事檔案數字化與人才服務信息化

顧名思義，人事檔案數字化的管理對象是人事檔案，數字化是手段、方法，高效利用是目的。人才服務信息化關注的則是通過信息化手段提供更加高效、精準的人力資源支持和服務。隨著信息技術的發展，人才服務工作與信息化的結合越來越緊密，人才服務信息化的根本目的還是做好人才服務工作。

3.1 人事檔案數字化對人才服務信息化的影響

人事檔案數字化與人才服務信息化是當前人力資源管理領域中的熱點研究方向。人事檔案數字化的實施對人才服務信息化帶來了深遠的影響[3]。

（1）人事檔案數字化為人才服務信息化提供了重要的資源基礎。傳統的人事檔案管理方式面臨著信息不對稱、信息孤島等問題，難以實現人才資源的高效整合和共享。而通過數字化手段，可以實現人事檔案的信息化存儲、管理和查詢，從而為人才服務信息化提供了可靠的基礎數據支持。

（2）人事檔案數字化推動了人才服務信息化的智能化發展。傳統的人事檔案管理往往需要大量的人力物力投入，效率低下且易出現錯誤。而通過數字化手段，可以實現人才信息的自動化采集、處理和分析，大大提高了人才服務的效率和準確性。例如，通過人才檔案數字化，可以快速篩選出符合特定條件的人才，并為其提供個性化的人才服務，提高了人才匹配的精準度。

（3）人事檔案數字化帶來了人才服務信息化的標準化和規范化。傳統的人事檔案管理往往存在著數據不一致、規范不統一等問題，難以實現人才服務的一體化管理。而通過數字化手段，可以實現人才信息的標準化存儲和管理，提高了人才服務的規范性和一致性。同時，數字化檔案的建立還為人才服務的評估和監管提供了可靠的依據。

然而，人事檔案數字化對人才服務信息化也帶來了一些挑戰和問題。首先，數字化檔案需要大量的資源投入和技術支持，包括硬件設備、軟件系統和人員培訓等，這對一些中小企業來說可能具有較高的成本壓力。其次，數字化檔案的安全性和隱私保護也是一個重要的問題，需要建立完善的信息安全管理制度和技術手段，以保護人事檔案的安全和隱私。未來的研究需要進一步探索如何解決這些問題，實現人事檔案數字化與人才服務信息化的有機結合，促進人力資源管理的持續發展。

3.2 人才服務信息化對人事檔案數字化的推動作用

人事檔案數字化是指將傳統的紙質人事檔案轉化為電子形式，以提高檔案管理的效率和便捷性。而人才服務信息化是指利用信息技術手段對人才服務進行管理和運營。

（1）人才服務信息化提供了數字化檔案管理的技術支持。傳統的人事檔案管理往往需要大量的紙質檔案和人力投入，而且檔案的檢索和整理工作繁瑣耗時。而通過人才服務信息化平臺，可以將人事檔案數字化并存儲在電子數據庫中，實現檔案的快速檢索和整理。人事檔案數字化也可以與其他相關信息系統進行集成，實現信息的共享和協同工作，提高檔案管理的效率和準確性。

（2）人才服務信息化提供了更便捷高效的人事檔案查詢和管理服務。傳統的人事檔案管理往往需要前往人事檔案館或人事部門進行查詢，需要填寫相關申請表格和等待審核。而通過人才服務信息化平臺，用戶可以通過網絡隨時隨地查詢和管理自己的人事檔案，不再受時間和地點的限制。人事檔案數字化還可以通過權限設置，實現不同用戶對檔案的不同級別的訪問和管理，保障檔案的安全性和隱私性。

（3）人才服務信息化提供了更加精準和個性化的人事檔案管理服務。傳統的人事檔案管理往往只能提供一些基本的人事信息，無法滿足個性化的需求。而通過人才服務信息化平臺，可以根據用戶的需求和特點，提供個性化的檔案管理服務，例如根據用戶的工作經歷和專業特長進行人才匹配和推薦，為用戶提供更加精準和個性化的職業發展建議。

（4）人才服務信息化還可以促進人事檔案的長期保存和利用。傳統的紙質檔案往往容易受到自然災害、人為破壞等因素的影響，檔案的保存和利用面臨較大的風險。而通過人事檔案數字化，可以將檔案存儲在電子數據庫中，實現檔案的長期保存和備份，大大降低檔案的丟失和損壞的風險。同時，人事檔案數字化還可以通過數據分析和挖掘，為人才服務提供更加準確和科學的決策依據。

人才服務信息化對人事檔案數字化具有重要的推動作用。這對于提高檔案管理的效率和準確性，推動人才服務的發展具有重要意義[4]。

4 人事檔案數字化與人才服務信息化對策

人事檔案數字化與人才服務信息化之間存在著密切的聯系。人事檔案數字化為人才服務信息化提供了資源保障，人才服務信息化又進一步推動了人事檔案數字化的發展。那么，要如何做好人事檔案數字化與人才服務信息化工作呢，筆者認為應該從以下幾個方面著手。

4.1 科學管理，規范人事檔案數字化流程

一是按照《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T33870-2017）等相關要求，建立健全人事檔案信息化工作。在人事檔案數字化過程中，要規范檔案數字化流程，提升精細化管理水平，以用促建，切實解決“歸檔材料不齊全、組織認定不準確、檔案整理不規范、問題整改不到位”等問題。科學分類整理，積極查漏補缺、嚴格鑒定審核、完善人員信息并建庫、檔案目錄信息建庫、規范流程。

為進一步提高工作效率，在安全可控的前提下，可引入人事檔案智能審核管理系統，即通過人工智能技術來進行人事檔案審核和管理的系統，它將傳統人工檔案審核的經驗做法數學建模，形成計算機邏輯，使檔案審核達到“老檔案人”的審核效果，提高了人事檔案審核的效率和準確性，從而減少人為因素的干預，確保人事檔案的合規性和安全性。將人事檔案“人審”和“機審”有機結合起來，將極大提高工作效率。

4.2 統一標準，建立人事檔案數據庫

（1）根據實際情況，在一定區域，同一系統內，建立統一標準的人事檔案數據庫[5]。（2）由人社部門牽頭，不斷開發并完善檔案數據庫的操作系統，不斷優化人事檔案的整理方式以及建庫標準。（3）不斷引進大數據技術、移動互聯網技術等，為檔案信息的錄入、更新以及安全，提供更有效的技術保障。（4）強化后臺的監督核實以及對比等功能，更有效提高紙質材料與電子材料的校對工作，保證檔案數據的精準性與完整性。（5）不斷健全人事檔案信息資源庫，隨著社會的發展和市場的變化，不斷更新信息庫中的數據，實時收集與整理，通過有效存儲和分析，保證各種數據的準確和真實，實現信息化在人才服務工作中的規范化和科學化[6]。

4.3 培養兼備檔案專業知識和信息化技術的復合型人才

想發展，人先行，人才是核心競爭力。人事檔案管理也不例外，一方面，人事檔案管理部門要招聘具有檔案專業背景和計算機知識的人才;另一方面，可加大培訓力度，檔案人員進行相關知識再學習、培訓，以滿足新形勢的發展需要。檔案工作的發展離不開檔案學知識和計算機知識的輔助。以燕山大學檔案館為例，燕山大學于2023年通過“國家數字檔案室”試點單位。燕山大學重視人才的投入，燕山大學檔案館擁有一名計算機專業的博士，一名檔案學專業的博士，兩個高端人才密切配合，相得益彰，事半功倍。

4.4 協作共建，建立人才服務信息化平臺

加強頂層設計，構建人才信息一體化業務平臺。以人事檔案數字化為推手，構建人才信息服務平臺，提升人才服務水平。以挖掘人事檔案數字化深度應用為前提，將人事檔案信息轉換為結構化數據，開展智能識別、信息比對、預警提醒等應用探索，力求精準反映個人成長過程，為人才招聘、選拔提任等提供客觀、全面、詳實的輔助決策依據。促進協同合作，健全業務協作聯動機制。如四川省建立的流動人員人事檔案公共服務平臺，群眾可直接網上辦理業務，避免了反復跑，盲目跑。一點登錄，全省通辦，群眾只需要前臺提交資料，檔案公共服務平臺將根據資料內容，將業務推送至省內對應公共就業和人才服務機構，節省了時間，提高了辦事效率。

4.5 安全管理，建立綜合智能管控平臺

檔案安全包括實體安全和數字安全。實體安全方面，要加大設備投入，融入RFID系統，對人事檔案進行實時電子標簽管理，出入庫全程控制。數字安全方面，要充分利用新技術，融入數據加密、數據脫敏、權限管理、日志監控，全過程安全管理。

5 結語

人事檔案數字化和人才服務信息化的最終目標都是為人才決策提供科學依據和有力支持。接下來，要不斷研究人事檔案數字化與人才服務信息化工作的深度融合，進一步為提升人力資源開發利用水平提供智能服務。

參考文獻：

〔1〕鄧紹興，陳智偉.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2003.

〔2〕宋曉鋒，宋海宏，王少英.人事檔案數字化與人才服務信息化建設研究[J].中國信息化，2020，17（09）：91-92.

〔3〕田欣，周悅，張珊，等.人事檔案數字化與人才服務信息化建設研究[J].辦公室業務，2021，30（07）：139-140.

〔4〕劉璐，陳維昭.檔案數字化帶來服務大提升-成都市探索流動人才人事檔案信息化建設[J].中國人才，2013，28（15）：36-37.

〔5〕王宇寧，張嵐.人事檔案數字化與人才服務信息化建設探討[J].黑龍江檔案，2022，43（06）：58-60.

〔6〕賈妍，呂德智，徐萬強.人事檔案數字化與人才服務信息化建設現狀及優化策略探析[J].現代農村科技，2022，57（09）：122-123.

收稿日期：2024-01-13

基金項目：河北省人力資源和社會保障研究課題成果（JRSHZ-2022-02105）