詳解我國檔案專題數據庫研究

姚蔚迅

現基于中國知網、萬方和維普三家國內學術數據庫，以2000年后發表的“檔案專題數據庫”相關文獻為研究對象，以文獻內容為分析主體，從基礎理論研究、實踐研究、相關案例介紹三方面進行闡述，梳理我國檔案專題數據庫研究的歷程及現狀，以期為我國檔案專題數據庫研究提供一定的借鑒。

研究背景

新時代背景下，我國檔案數字化建設已取得一定的成就。國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出，要積極響應數字中國建設，加快推進信息技術與檔案工作深度融合。原國家檔案局局長李明華在部署2020年全國檔案工作時表示，全國檔案系統2020年將進一步加大檔案信息資源開發利用工作力度。在檔案數字化建設中，檔案專題數據庫具有信息資源整合度高、檔案內容按相關主題聚集、館藏資源精準性高、查詢利用便捷高效的特點。在信息化時代，專題檔案數據庫是檔案編研與利用的主要方式之一，對深層次挖掘館藏資源、展現檔案館館藏特色、提供精準化利用服務、提高檔案利用率具有重要意義。

筆者以“題名或關鍵詞=專題檔案+檔案專題and題名或關鍵詞=數據庫+信息庫+資料庫+資源庫”為檢索式，時間區間選取2000年1月1日至2021年3月25日，在中國知網、萬方數據庫、維普數據庫中搜索文獻，去除重復及不相關文獻，最終得到89篇有效文獻。其中核心期刊26篇。

通過文獻分析，所查文獻總體情況如下表、圖1和圖2所示。

論文主要發表情況統計表

研究發現，2010—2014年期間，與檔案專題數據庫相關的發文量達到一個高峰，檔案類核心期刊及影響力較大的期刊上的發文量占所有發文量的32.6%，除了年鑒及相關案例介紹、會議紀實類文章外，學術研究文章近60篇。整體來看，我國檔案專題數據庫研究具有一定的基礎。

研究內容分析

基礎理論研究

1.檔案專題數據庫的概念

研究檔案專題數據庫的概念可以更好地理解和把握檔案專題數據庫的本質和特點。這不僅有助于設計和構建更加高效和便捷的數據庫系統，提高檔案資源的利用率和價值，也有助于用戶更方便地獲取所需信息，更好地理解和掌握如何進行檔案資源的整合和共享，促進檔案資源利用率的最大化。在本文所研究的文獻中，大多數學者都對檔案專題數據庫的定義進行了闡述，但以檔案專題數據庫的概念為研究主題的文章只有兩篇。中國人民解放軍檔案館學者馮文杰通過比較分析檔案專題數據庫與專題數據庫、文獻專題數據庫、檔案數據庫之間的區別與聯系，闡明檔案專題數據庫是專題數據庫的一種，檔案專題數據庫與其他專題數據庫的主要區別是信息來源不同。檔案專題數據庫的主要信息來源是檔案，因此其信息具有真實性與可靠性，這也是檔案專題數據庫與其他數據庫的主要區別。此外，其還簡明扼要地指出檔案專題數據庫的定義，即檔案專題數據庫是以各類檔案信息為主要數據來源的專題數據庫。

2.檔案專題數據庫建設的理論研究

檔案專題數據庫建設理論研究的重要性主要體現在其可以指導實踐工作、提高檔案資源的利用效益、推動檔案學科發展、促進檔案管理與服務創新以及促進學科交叉與合作等方面。深入研究檔案專題數據庫的建設理論可以不斷提升檔案專題數據庫的建設水平，推動相關領域的發展。在對檔案專題數據庫建設理論的研究方面，不同學者從各個角度進行了梳理。上海交通大學學者孫遜指出，檔案專題數據庫是跨全宗、多類別的檔案數據鏈接集合，是系統性的檔案數字化綜合開發成果，在提供利用方面具有較強的針對性、實用性。原中國人民解放軍總裝備部檔案館學者朱九蘭歸納了檔案專題數據庫的特點，認為其主要特點為主題明確、針對性強、收集全面、系統性強。檔案專題數據庫的建設目標要明確、專題選擇要準確、信息收集要全面、信息組織要科學、信息發布要安全。檔案專題數據庫在實現資源融合與互聯共享后，可以確保檔案的完整性。中國飛行試驗研究院學者王潤莉、李繼從建設檔案專題數據庫的建設流程出發，首先對“專題”的選題進行了明確，闡述了檔案專題數據庫的選題原則為完整性、準確性、系統性。其次指出要以動態的編制方式、便捷的利用方式為其建設原則和策略。最后指出，要注重完善建立檔案專題數據庫的宏觀政策、開發檔案專題數據庫的科學程序、研究檔案專題數據庫的安全問題。

3.質量控制理論及協同保障機制理論的引入

質量控制是提高檔案專題數據庫建設質量及效率的有效方法。在檔案專題數據庫的研究與建設中引入質量控制理論和協同保障機制理論能夠有效提高檔案專題數據庫的質量、可靠性和安全性。在引入質量控制理論和協同保障機制理論的過程中還存在一些挑戰與需要改進的地方，各專家學者從各自領域的檔案專題數據庫建設實踐中回答了這些問題。中國人民解放軍檔案館學者孫瑾和北京航星永志科技有限公司學者郭彥軍認為，檔案專題數據庫建設過程中存在檔案用戶的專題利用需求不明確、建設標準不統一、建設周期長與技術平臺更新快存在矛盾、建設中存在重視指標而輕服務效能的現象、網絡化水平低而無法實現最廣泛的數據共享等問題。基于這些問題，結合中國人民解放軍檔案館學者孫瑾提出的基于質量控制理論的檔案專題數據庫建設流程，將質量控制理論與檔案專題數據庫建設流程相結合，可以看出檔案專題數據庫建設前期要深入實際進行調查，按需選題，注重質量控制，建庫前期的選題要兼顧客戶需求與館藏基礎，技術平臺的選擇應可靠且適用，決策過程應堅持民主、科學的原則，檔案部門也應完善相應的審查制度。河北大學學者賈慧娟與中國石化公司學者李建杰、鄭曉云從檔案專題數據庫建設的實例出發，指出在檔案專題數據庫建設中期，要本著內容編排科學化、信息著錄標準化、人才結構合理化的原則開展相關工作，同時在檔案專題數據庫建設后期要建立監督檢查制度、人員獎懲制度和反饋機制。建立檔案專題數據庫是一個需要多方協作、系統性的工程，建立質量及利用率高的檔案專題數據庫需要協同保障機制的保障。右江民族醫學院學者黃凡玨在文章中指出，檔案專題數據庫在提供以“信息集成服務”與“信息增值服務”為核心的個性化數據服務的過程中，面臨服務主體多元化、服務載體異質性以及效能發揮差異化等問題。這需要各數據庫統籌管理與協同運作，以提升其服務效能。南京大學碩士蔡亞萍認為，引入專題檔案數據庫協同保障機制的目標是以用戶為中心，以專題建設為方向，實現檔案資源的最優配置。專題檔案數據庫協同機制包括管理組織協同、標準協同、人力資源協同、信息資源協同和財力資源協同。

專題實踐研究

1.高校檔案專題數據庫建設

在研究檔案專題數據庫建設實踐的文獻中，高校專題檔案數據庫建設占有一定比例。高校檔案館應整合館藏的各類數據庫，選定某一主題，圍繞該主題整合不同類別、載體、形式的檔案信息，組成一個完整的檔案資源集合系統。昆明理工大學檔案館學者劉永祥、周榮指出，高校檔案專題數據庫平臺的建設是在掌握豐富館藏資源的基礎上進行的二次信息開發，是整合高校檔案信息資源、開發檔案文化精品的必要方式。但當前高校專題檔案數據庫面臨“制度性約束”與“操作性障礙”雙重困境。高校在建設檔案專題數據庫的過程中，首先要科學選題，在深入實際調查研究的基礎上，按需選題，注重質量控制。其次要把握著錄及標引的質量，著錄及標引要全面且細致，既要有一定的深度和廣度，還要注重隱形主題的發掘。最后要保障檢索和統計途徑的多樣性，保證檔案資源利用及統計的便利性，滿足用戶的多元化需求。高校專題檔案數據庫建設需要協同保障機制的指引，多部門協同建設以檔案資源、用戶需求與專題建設為中心，以兼收并蓄、績效導向與全面準確為根本，以組織協同、標準協同與信息協同為目標的高校專題檔案數據庫。

2.其他專題檔案數據庫建設

部分學者以國土規劃檔案數據庫建設（王恒，2017）、邊疆歷史檔案專題數據庫建設（李廣都，2018）、區域性檔案資源整合（李廣都，2016）、少數民族傳統手工藝特色檔案數據庫建設（張繼榮、楊勵苑、張偉，2019）、航空檔案專題數據庫建設（張寧，2019）、軍隊專題檔案數據庫建設（孫瑾，2013）、汶川地震文獻專題數據庫建設（劉彩云，2015）、高校人物專題檔案數據庫建設（張倩，2017）等實踐為基礎，對檔案專題數據庫的建設進行研究。學者們對建設檔案專題數據庫的意義及必要性、存在的問題及對策、建設路徑及技術等方面進行研究，為我國檔案專題數據庫的建設提供了一定的借鑒。

檔案專題數據庫案例介紹

我國在檔案專題數據庫建設方面取得了一定的成果，目前已有不少檔案專題數據庫建設的成功案例，為推進我國思想、經濟、文化建設，助力國家治理等提供了助力。例如，保山市檔案館建立了楊善洲專題檔案數據庫，數據庫中收錄了楊善洲工作以來各個時期的文字材料、圖片、影像、實物、作品等材料，研究者、學生和公眾通過專題檔案數據庫能夠及時便捷地進行檢索和查詢，快速查找并獲取與楊善洲相關的檔案資料。同時，專題檔案數據庫的建立也為學者對楊善洲進行研究提供了豐富的素材和參考資料，研究人員可以利用數據庫中的檔案資料開展深入的研究，如研究楊善洲的生平、思想和影響等。此外，數據庫還可以促進學術交流，研究人員可以通過數據庫共享研究成果，開展合作和探討。南京市浦口區首個口述史檔案專題目錄數據庫的上線不僅填補了浦口區口述歷史檔案的空白，還創新了浦口鄉村歷史檔案與文化資源開發利用的新模式，促進了社區居民的交流和互動，從而培養社區居民的歷史意識和文化認同感，發揮了口述史檔案的社會文化功能。特色鮮明的數據庫建設案例還有湖南省洞庭湖生態經濟區所開發的檔案專題數據庫。該數據庫的內容涉及地理地貌、生態環境保護、文化傳承等方面。通過這些特色鮮明的數據庫建設案例，我們能夠從中總結出檔案專題數據庫建設的相關經驗，從而更好地進行數據庫建設，發揮其社會功能。

綜上所述，從我國檔案專題數據庫建設研究的文獻梳理情況來看，當前我國專門致力于檔案專題數據庫建設研究的學者很少，檔案學界尚未形成研究合力，基礎理論研究欠缺，有關檔案專題數據庫建設標準的研究還存在不足。但從研究重點來看，隨著網絡、大數據等信息技術的發展，我國檔案專題數據庫研究的重點正在向信息資源整合、數據挖掘及共享平臺建設等方面傾斜；從內容維度來看，檔案專題數據庫研究呈現多元化趨勢，且與時事緊密相關，用戶需求對研究內容的影響較大。對我國有關檔案專題數據庫建設的研究進行梳理，能夠進一步明確我國檔案專題數據庫建設的方向，從而更好地以理論指導實踐，推動我國檔案專題數據庫的進一步發展。

本文系山東省檔案科技項目“大數據背景下山東民俗檔案信息資源建設與利用研究”（批準編號：2020-25）階段性成果之一。

（作者單位：山東師范大學）