IT類采購管理存在的問題與對策分析

摘 要：采購管理是制造企業為了滿足生產和經營管理需求，合理選擇采購設備、技術和服務等資源的過程。目的是滿足業務需求并提高工作效率。本文基于IT類采購的視角，從IT類采購管理的相關理論出發對IT類采購管理工作中存在的問題進行了深入分析，并提出了相應的對策和建議，包括優化采購流程、優化供應商評估和考核機制、細分采購需求等方面，旨在幫助制造企業解決采購管理工作中的問題，提升采購效率，降低采購成本，提高企業的競爭力和可持續發展能力。

關鍵詞：IT類采購；采購管理；供應商評估和考核機制

采購作為企業生產運營過程中的重要環節，其對于企業的成本控制、質量保證和生產效率等方面具有至關重要的作用。近年來，隨著信息技術快速發展和應用，制造企業的生產運營越來越依賴于IT設備和軟件，IT類采購在制造企業中的重要性日益凸顯，是確保企業信息技術系統正常運行、滿足企業業務需求的必要基礎。但由于IT類產品和技術具有較高的復雜性和定制化特征，對供應商的要求會更高。加之供應市場相對較小，采購管理難度更大。因此，如何優化IT類產品的采購管理，提高采購效率并降低采購成本成為企業采購管理工作中面臨的重要問題。

一、IT類采購管理概述

采購管理是制造企業運營管理的重要環節之一，主要涉及企業購買用于生產、運營、維保等過程的各種物品和服務，旨在確保在適當的時間以適當的成本獲得適當數量和質量的物資和服務，以滿足企業的需求。其中，IT類采購是指制造企業采購的信息技術類產品和服務，如硬件、軟件、IT服務等。這類采購有以下幾個特點：一是技術復雜性。IT類產品和服務技術含量高，更新換代快，因此采購過程中需要有較強的技術知識和判斷能力。二是定制化需求。IT類產品和服務往往需要根據企業的特定需求進行定制，因此需要與供應商進行密切溝通和協作。三是信息安全。IT類產品和服務涉及企業的信息安全，采購過程中需要考慮產品的安全性和可靠性。四是供應鏈協同。IT類產品和服務往往需要與企業的其他系統進行集成，因此需要與供應商建立緊密的供應鏈協同關系[1]。

二、IT類采購管理的重要意義

制造企業加強采購管理對于增強企業競爭力、保證企業正常運營、降低企業成本、提高產品質量和加強供應鏈協同等方面都具有重要意義。特別是IT類采購由于其具有技術復雜性、定制化需求、信息安全等特點，尤其離不開高效的采購管理。

首先，采購管理是制造企業增強競爭力的重要來源之一。IT類產品是制造企業適應市場發展、保持企業競爭力的重要資產。由于技術更新換代快，產品和服務的需求變化迅速，只有加強采購管理，才能夠促使企業的生產制造過程快速響應市場需求，增強企業競爭力。

其次，制造企業的運營需要各種物資和服務支持，而IT設備和軟件是企業信息技術系統的基礎，如果采購管理不善，可能導致設備故障、軟件問題或安全漏洞，從而影響企業正常運營。通過加強采購管理，企業可以選擇高質量的IT設備和軟件，確保其性能可靠，從而保障信息技術系統穩定運行。

再次，采購成本是制造企業成本的重要組成部分，IT類采購涉及大量的資金投入，包括設備購置、軟件許可、維護服務等費用。有效的采購管理可以幫助企業在保證質量的前提下降低采購成本，增強企業盈利能力。與此同時，IT技術在制造企業中廣泛應用于產線管理、倉儲管理、物流管理、質量管理體系，以及企業的日常運營管理和信息安全管理等方面。優秀的采購管理可以確保企業采購到先進的IT設備和軟件，促進生產過程數字化和智能化發展，從而提高生產效率和質量，推動產品技術創新和發展，真正實現制造企業的“降本增效”。

最后，IT類采購往往需要與企業的其他系統集成，因此需要與供應商建立緊密的供應鏈協同關系。有效的采購管理可以加強企業與供應商之間的協同合作，實現供應鏈的優化和高效運作，增強企業整體競爭力[2]。

三、IT類采購管理存在的問題

（一）采購流程冗余，降低采購效率

很多企業的IT類采購流程冗余，即制造企業采購流程中存在過多重復、浪費時間和精力的環節，導致采購效率降低，增加企業的運營成本。具體來說，一是存在過多的審批環節，導致采購周期延長，不僅會降低采購效率，還會增加企業的人力資源成本，消耗過多的時間和精力；二是采購過程中往往存在大量的重復性工作，例如供應商信息收集、合同信息錄入等，這些重復性工作會消耗大量的人力和時間資源，降低采購效率；三是從IT產業鏈來看，一些IT產品經常需要經過多級代理才能到達企業，但這些經銷商也只是多手倒賣，并沒有增加產品的價值，反而會增加企業的采購成本，增加中間環節，而且IT行業的技術更新速度非常快，新的產品和解決方案不斷涌現，市場格局和供應商地位也隨之快速變化，這些特殊性要求企業在開展IT采購工作時需要付出更多的精力和時間，從制定采購計劃到采購落地需要較長的周期，也就在一定程度上會降低采購效率。

（二）供應商考核體系不夠完善，加劇采購風險

IT類采購經常涉及復雜的項目，需要供應商具備充足的項目經驗和管理能力。如果對供應商的考核不夠嚴謹，將導致供應商在項目實施過程中失控，延誤交付，增加項目風險。就現狀來看，由于IT類產品和服務具有技術復雜性和更新換代快等特點，就會出現個別項目需求不明確的問題，在采購中多是憑借主觀印象或者價格因素進行評估，對供應商的財務實力評估不全面，一般只要是有案例，有資質，且之前合作無瑕疵就可以參與，因此對于供應商的考核普遍缺乏規范的標準，對其項目經驗的考核不充分，技術能力評估不準確，進而可能會造成供應商無法按時交付產品、售后服務不及時、品質不合格等采購風險。在完成采購后，又往往缺乏對供應商的后續評估，雖有供應商績效評價體系，但通常較為籠統，無法發揮對供應商的激勵和約束作用，也缺少對供應商的有效監督，導致供應商無法達到預期表現，甚至出現嚴重的問題，給企業帶來損失。

（三）采購需求不明確，采購效果難以保證

1.軟件采購

IT軟件的采購不同于硬件，其具有交付界定難、成本計算復雜、標準化程度低、技術門檻高等特點，很多企業在軟件產品采購前期，通常會由需求部門，如業務團隊、IT團隊，自發尋找供應商，在完成協商與前期篩選工作后，再與采購部門取得聯系，提供詳細的采購需求。抑或由需求部門向采購部門直接呈報采購的大致需求，采購的具體細節全權由采購部門負責，需求部門對軟件的篩選過程往往只注重軟件的基本功能和成熟度，對于成本控制與風險管理不夠敏感，而采購部門對IT產品的具體應用情況通常知之甚少，在這種情況下，采購的軟件投入使用后，往往會存在功能模塊不能滿足企業的特定需求、運行也不穩定等情況，從而對企業的運行產生嚴重影響。

2.硬件采購

各大制造企業中IT硬件的采購依舊是企業采購過程中的關鍵環節，硬件成本在整個IT采購預算中占40%～60%，在硬件采購過程中，采購部門不僅需要開展從確定硬件需求到最終采購落地的過程，還需要關注舊設備的退役、新設備的裝配、后續的維護和支持等設備全周期管理。大多數企業在硬件采購方面除了預算并未制定嚴格的評估標準，IT設備的需求多是由崗位需求來決定，但實際上，很多崗位并不清楚自己所需要IT硬件的需求，這就導致采購人員往往遵循成本節約原則，普遍青睞“簡單、易用、快捷”的硬件設備，但隨著技術的升級換代，這些設備很快就會出現配置低、速度慢等問題[3]。

四、優化IT類采購管理的有效對策

（一）優化采購流程

IT類采購流程繁瑣和冗余會導致企業無法快速響應市場需求，因而精簡優化采購流程是提高IT類采購效率和保障高效生產的關鍵。

一方面，要強化采購策略規劃，根據市場需求、企業戰略目標等因素制定合理的采購計劃和策略。對于IT類采購，要注重技術趨勢和產品創新的采購策略，以獲取更具競爭力的采購優勢。根據采購策略，進一步簡化采購流程，去除冗余的審批環節，制定標準化和規范化的采購流程，包括采購流程圖、操作指南、審批流程等，確保采購流程一致和透明。

另一方面，IT采購存在的問題，很大一部分原因在于信息不對稱，因此，企業的解決思路則可以從互聯網技術的應用出發，利用在線平臺以及大數據算法等方式，打破信息不對稱的劣勢，重塑IT渠道構架，實現企業和供應商之間的快速對接，促進交易效率和溝通效益的提高。為此，企業應積極采用互聯網采購平臺和電子招標工具，直接提出采購需求，實現供應商的在線查詢和報價，打通企業、總代、上下游廠商之間的信息阻礙，接受經平臺嚴格認證的總代、廠商的直接報價，并由平臺提供相關廠商的資信、優先推送至企業，減少企業審核的復雜度，縮短中間環節，加快采購決策和執行的速度，確保采購信息的快速傳遞、采購流程的自動化和在線協同，進而簡化采購流程、提高采購效率、降低采購成本，提升采購過程的透明度和公正性。

（二）優化供應商評估和考核機制

優化采購管理是降低采購風險，提高采購效率和供應鏈穩定性的必要基礎。為此，制造企業應該建立全面的供應商評估和考核機制，結合企業的實際需求和IT類產品的特點，設置明確的供應商評估標準，包括技術實力、項目經驗、管理能力、財務實力、合規性等方面，以確保對供應商的全面評估，強化供應商的考核流程。一是要重點考核供應商的項目經驗和管理能力，包括類似項目的成功經驗、項目管理流程和方法、人員配備等方面?？梢砸蠊烫峁┌咐芯?、客戶推薦信等證明材料，企業據此進行綜合評估。二是要求供應商提供技術方案、產品演示、實驗室設施等證明材料，對供應商的技術能力和創新能力進行評估，包括技術團隊的專業背景、研發實力、技術儲備等方面。三是要求供應商提供售后服務協議、質量保證等文件，考核供應商的售后服務和質量管理體系，包括故障處理機制、響應時間、維修能力、質量控制流程等。

在考核過程中，應該采用科學的方法和工具，如財務審計、盡職調查、技術評估等，以確保評估過程透明、客觀，考核結果準確、全面，并建立評估記錄和文檔，以備查閱。在采購完成后，還需對供應商進行后續評估和監督，以確保供應商的質量得到控制和管理，并及時發現和解決潛在問題，降低采購風險。

另外，還需要建立供應商管理數據庫和信息系統，對供應商的信息進行全面管理和跟蹤，實現對供應商的自動化評估和篩選，以提高供應商考核的透明度和準確性。同時加強與供應商之間的合作和信息共享，共同推進技術研發和創新，降低產品定制化和非標化的風險，并利用信息共享，及時掌握供應商的生產情況和交貨期等關鍵信息，防范供應中斷和交貨延誤等風險[4]。

（三）細分采購需求

首先，不管是IT硬件，還是軟件的采購，都需要基于企業的核心業務，對關鍵與非關鍵崗位的IT需求進行評估，適當將預算傾斜至關鍵崗位與關鍵業務上。在采購過程中，采購部門需要加強與需求部門的溝通，了解軟件的具體功能需求和技術要求，以及供應商的篩選標準和談判情況，更好地掌握軟件采購的全過程，提高采購的效率和準確性。

其次，在硬件采購方面，采購部門需對企業的IT運營服務加強關注，在確保數據安全性的基礎上，適當選擇第三采購方的硬件，以提高IT硬件更新換代的靈活性，在較低成本下，快速配齊高配置與最新版本。在設備采購后，需要對其進行安裝和調試，確保其正常運行和使用。同時，也需要對設備進行定期維護和支持，保證其穩定和可靠。

在軟件采購方面，明確需求和預算后，可以充分借鑒同行業核心業務相似的、已形成成熟的產品解決方案且落地應用的企業，參觀、觀摩業內其他公司的上線效果，來指導采購項目的落地，根據自身的需求適當調整以適應自身的需求。

最后，制造企業可以推動企業內部的IT培訓，提高員工對IT軟硬件設備的了解，更好地發揮員工的作用，提高企業的生產效率和競爭力。

參考文獻：

[1]馬宏達.供應鏈環境下的軌道車輛制造企業物資采購管理模式的闡述與探討[J].中國物流與采購，2023（06）：87-88.

[2]廖小平，黃守道，謝林君.汽車制造企業零部件采購和物流管理研究[J].時代汽車，2023（05）：154-156.

[3]薛梅，王寶玲.業財融合背景下制造企業采購活動管理研究——以A公司為例[J].中國鄉鎮企業會計，2022（11）：113-116.

[4]陳冬梅.中小制造企業采購預算管理問題研究探析[J].質量與市場，2022（18）：52-54.