數字化背景下企業財務共享費用報銷優化策略研究

摘 要：費用管控是企業日常經營管理的重要組成部分，只有合理管控費用支出，才能加強企業內部控制，增進企業財務管理水平。數字化背景下，如何加強財務共享費用報銷，成為現代企業費用管控的主要問題。為此，本文詳細分析了數字化背景下企業財務共享費用報銷存在的問題，并從相關方面提出了優化策略。

關鍵詞：財務共享；費用報銷；數字化轉型；優化策略

隨著數字時代的深入發展，企業財務共享費用報銷管理面臨新的挑戰與問題。數字化背景下，如何利用數字技術賦能報銷流程，加強費用數據管理，成為各類企業關注的重要問題。財務共享費用報銷關乎企業財務管理水平，是現代企業加強成本精細化管理的關鍵舉措。為此，新時代，探討數字化背景下企業財務共享費用報銷優化策略具有重大現實意義。

一、財務共享費用報銷概述

數字化背景下，大數據、人工智能等技術促進了企業財務智能化轉型，推動了財務共享模式的出現與發展。當前，各大企業都建立了以財務共享為核心的數字化管理系統，加快了會計數字化轉型步伐，為財務數字化發展提供數據平臺與基礎。財務共享模式下，費用報銷作為財務管理的重要組成部分，貫穿于企業經營的全過程，是新時代財務數字化變革的關鍵。傳統費用報銷以紙質票據管理為基礎，是以人工記錄為主要手段的數據采集、數據整理以及數據分析的全過程。隨著市場經濟的發展，企業需要處理的數據信息成倍增長，傳統費用報銷模式不再符合時下管理需求，嚴重制約企業進一步發展。而以光學字符為代表的OCR識別技術、以自動流程為代表的RPA技術和以無線虛擬計算為代表的云計算技術為費用報銷新模式提供可能。財務共享費用報銷是人工智能時代企業數字化轉型的必然產物，它不僅能夠體現新技術在財務領域的應用，還能轉變企業管理思維，推動企業數字化發展[1]。

二、財務共享費用報銷存在的問題

（一）數據錄入效率不強

財務共享模式下，工作人員的費用報銷需填寫諸多信息并向上級提交，獲得上級審批同意。比如，人員出差須填寫出差申請，通過出差日期、預計時間、出差目的等信息，區分出差的報銷類別，并由主管部門錄入信息、上傳單據以及提交審批。當前，大部分企業雖已實現了報銷費用業務流程的線上化，但大多以PC端為主導，移動端報賬實效不佳，費用報銷途徑仍然不夠快速、便捷。值得注意的是，在信息錄入方面，受制于當前的技術局限，諸如增值稅專用發票等單據信息仍然采用手工錄入方式進行，影響了信息錄入的效率與準確。特別是隨著企業規模的擴大，各類票據信息將呈指數級增長，人工錄入會極大地耗費人員精力，錄入錯誤的風險也較高。此外，鑒于當前電子發票推行的難度，很多企業仍然沿用紙質發票，工作人員需通過票據粘貼、掃描拍照、數據上傳、編輯形式等一系列操作，才能將紙質發票轉為電子信息。在這個過程中，一旦某個環節出現問題，其他工作也就作廢，連環效應使信息錄入的操作風險較大，從而會影響企業費用報銷的實效。

（二）報銷審核不夠及時

費用報銷的及時性會直接影響員工的利益，決定員工工作的積極性和主動性。但是當前，報銷審核的不及時嚴重影響了費用報銷的時效性，這主要表現在三個方面：首先，審核確認不及時。很多企業特別是建筑工程企業都會面臨跨區工程和大型業務，這些項目遍布全國多個地區，存在地域性協同辦公難題。雖然很多企業已經采取“雙線”審核模式，以圖整合線上線下兩股力量提高審批效率，但鑒于審批信息需要跨區域，甚至跨系統傳遞，信息傳遞速度較慢，會導致審核滯后。其次，線上審核不及時。發票是財務審核的重要內容，但是，當前電子發票發展尚不完善，仍然存在認證時間較長、導出業務不熟、撤銷程序不清以及紅沖規則不明等諸多問題。電子發票的不完全推行，導致線上審核不完善，造成發票錄入與數字審批的不匹配，嚴重影響了審批計量的準確性。最后，報告處理不及時?，F代企業業務量大，其財務共享中心每天都需處理海量數據，以確保日常經營的順利有序。然而，現有的財務共享系統無法做到智能分流，人員業務熟練程度不夠，導致票據堆積，審批事項處理的及時性不足[2]。

（三）風險防控程度不高

風險防控程度不高，主要表現在：一方面，電子發票尚未完全普及。與傳統發票相比，電子發票能夠提高費用報銷實效，降低企業財務風險。但是，鑒于很多企業對電子發票認識不足、管理不夠，人工操作仍然作為費用報銷的主要形式，從而影響費用管控工作，導致費用報銷缺乏可視化數據分析，財務共享系統只能停留在會計核算等基礎工作上，缺乏對費用開支的精細化管控，也就失去了對風險的及時識別。同時，電子發票的管理不足，還會造成發票上傳滯后、重復報銷以及識別失誤等問題，極大增加了相關風險。另一方面，報銷審核不夠整體化。企業費用報銷審核往往側重單流程費用標準，忽略從會計科目相關性的角度加強費用管控，從而給工作人員很大的可操作空間。比如，有的人員會將單次超標費用拆分開票，以實現全部報銷的結果。同時，當前業務流程沒有做到智能分流，企業對費用報銷的業務處理仍然局限于個別工作人員身上，人員精力耗費過多，便會極大地增加費用報銷審批的不準確性風險。加上財務共享系統仍處于實踐摸索階段，不能適配繁瑣的費用報銷審批流程要求，風控難以達到較高水平。

三、財務共享費用報銷優化策略

（一）優化數據采集方式

1.加強費用報銷雙路徑

費用報銷雙路徑是指以移動端和PC端為核心的兩種費用報銷途徑。從移動端來說，企業要注重加強移動端報銷路徑運行的常態化、穩定性。比如可以設置企業微信，在工作臺界面建立智能報銷平臺，并優化平臺設計，引導業務人員通過選擇報銷類型、填寫報銷信息以及票據急速審核等方式，簡化報銷申請流程，提升報銷申請效率。這個過程中，要尤為注意“報銷單事由”填報一欄設計，引導業務人員寫明報銷項目，并在上傳票據憑證過程中，嵌入上傳附件、上傳圖片等多類選擇，以此方便系統快速生成數據，提交票據審核。從PC端來說，企業要特別注意信息識別與提取，通過OCR、自然語言處理等技術，幫助財務共享系統加快識別數據，收集影像信息。同時，利用業務流程自動化系統（如RPA）模擬人工操作，將工作人員從大量簡單且重復的工作任務中解放出來，實現信息的自動生成與錄入。這個過程中，還要注意進一步優化財務共享系統與稅務系統的有效銜接，方便財務人員合法檢驗各項發票來源的真實性，將費用報銷審批過程通過系統整合完整連接在一起。

2.重視業務活動價值鏈

財務共享模式下，企業大數據平臺建設應以價值鏈為基礎展開，以此打破傳統業財封閉狀態，實現財務思維模式的提升。一方面，企業要以數據為核心，在智能財務共享系統嵌入商業管理應用程序，實現費用報銷及時性。以差旅費報銷為例，企業可在財務共享應用平臺嵌入攜程商旅應用程序，并在平臺設計“公司鏈接”一欄，讓員工通過點擊鏈接，自動跳轉到攜程商旅等企業的網頁端，在進行綁定手機號或者錄入個人信息等操作后，實現預訂車票和酒店的自助性。這種打通內外部系統的方式，能夠充分集成企業財務共享平臺與互聯網商旅平臺數據，確保在報銷來源可追溯的情況下，簡化相關業務流程，實現費用報銷的高效性。另一方面，構建基于價值鏈管理的費用報銷新模式。企業要以價值鏈管理為基礎，借助信息技術協調企業上下游、各部門之間的費用支出關系，通過系統互通、系統聯營以及系統融合等方式，打通研發、生產、采購以及銷售各主體之間的費用信息壁壘，建立以費用支出為核心的快速反應鏈[3]。

（二）加強關鍵節點控制

1.加強合理合規性審查

財務費用審核要點是費用報銷的合理性與合規性。一方面，要加強費用報銷合理性判斷。企業可以根據費用報銷制度以及實際支出情況，設定科學的費用報銷制度與票據上傳規則，對費用報銷的錄入原則、輸入程序、收據格式、評判標準以及其他附件要求制定精細化規則，從而優化相關程序，在將企業費用支出控制在合理范圍內的同時，降低報銷申請駁回率，實現費用開支的合理性。另一方面，要加強費用報銷合規性審查。企業應當嚴格把守發票或者收據的審核關，借助信息系統自動讀取票面信息，對發票種類、發票監制章、購買方消息、應稅勞務信息、發票稅率、發票金額等信息進行自動化審核與稽查，以提高票據審核效率，降低審核失誤風險。同時，在發票合規性審核過程中，還要注意重點關注已停止使用的發票，并對取得不合規發票稅前扣除、取得不合規發票抵扣進項稅額等違規情況及時采取補救措施，確保相應稽核的真實性。此外，當報銷系統無法按照預設規定自動處理報銷申請時，要設定自動轉入人工系統，交由專業人員識別解決。

2.注重業務流程分流與排序

當前，企業系統業務流程分流不足，使得海量的數據資源只分配到極少數部門乃至個人頭上，極大地增加了人員的工作負擔和相關工作風險。為此，必須注重業務流程分流，以整合集體力量，增進工作效率和內部控制實效。一方面，要確立流程分流原則，根據風險系數、戰略層級以及發起時間確定審批順序，實現相關工作的秩序性。比如，企業可以通過“三級流程”劃分，確定各部門的核心職責為一級流程、具體職責為二級流程以及操作職責為三級流程，并由此確定審批申報優先級。同時，對每一級流程中的費用申報項目，建立一般審核通道，按照風險等級與業務性質分流項目，交由財務進行審核，由此避免票據堆積，提升審核效率。另一方面，設置緊急處理通道。為了避免一些重要且緊急的申請單據未能得到及時處理，企業應當在一般審批流程中設置特殊審核通道，以加快重要事項審核，確保相關工作的順利開展與及時解決。此外，業務流程分流還要切實注意體現每個流程的責任部門，以實現費用審批過程的歸口管理。

（三）構建多維分析系統

1.實時跟進業務流程

要想提高費用報銷效率，就必須借助數字化工具實時跟進業務流程，以及時發現相關問題，加強數據的可追溯性和監控能力。具體來說，企業要以流程數字化為核心，圍繞業務流程全生命周期建立費用審核系統，以有效分析包括費用發生額在內的數據變動特征，幫助企業充分協調收入、費用與預算之間的關系，以更高效、精準的可視化分析直觀展示數據內容，實現業務操作與費用管理雙向協調。這個過程中，企業還要推動財務共享平臺向“流程大腦”進化，讓平臺在整合分析流程數據的同時，具備信息洞察、數據監控以及風險識別功能。以發票報銷流程為例，傳統發票報銷需要審批人結合紙質單據，通過與報銷人的實時溝通，才能做出決定。這個過程耗費時間過長，且過度依賴人際信任與審批人主觀。為此，要構建以數據分析能力為主的財務共享平臺，打通各系統流程數據的壁壘，實現業務、客戶以及項目領域的費用的自動追溯。只有這樣，審批人員才能結合企業審核規定，快速做出決策，以最終提高審核報批的準確性與效率。

2.深度挖掘相關數據

企業費用報銷優化過程就是費用管理升級過程，費用管理過程中，包含了審批、內控、核算、資金以及數據等多維度數據，對企業決策具有重要參考價值。為此，要深度挖掘相關數據價值，充分發揮費用管理的數據優勢。一方面，要以企業價值鏈為核心，借助數字化技術統一匯集財務數據，實現審批、內控、核算等業務流程的銜接統一，縮短信息在系統之間的傳遞時間。同時，利用數字系統科學模型、先進算法與人工智能技術，加快推進決策者與數據預測最優解的融合，提高管理者戰略決策效率，實現費用支出可視化、自動化與精準化。另一方面，建立合作生態。費用報銷不僅發生在企業內部管理行為中，而且還發生在企業外部商務行為中。要基于合作伙伴關系，集成費用報銷場景，將業務人員辦公采購、商旅出行、酒店住宿、交通出行等各項消費情境整合匯聚，實現企業財務共享平臺與外部供應商之間的有效對接，從而打通費用報銷渠道，避免員工提前墊付報銷、超預算開支、虛假報批以及不合理消費等問題的出現。此外，建立基于大數據的費用支出描述，能夠對比分析各類費用場景價格，快速響應員工需要，為其費用支出提供最優消費方案。

參考文獻：

[1]陳虎，郭奕.財務數字基建賦能企業轉型[J].財會月刊，2020（13）：15-21.

[2]續慧泓，楊周南，周衛華，等.基于管理活動論的智能會計系統研究——從會計信息化到會計智能化[J].會計研究，2021（03）：11-27.

[3]龐曉宇，袁偉.數字化背景下企業財務共享費用報銷優化研究[J].中國集體經濟，2023（12）：146-149.