信息化時代必須強化底層數(shù)據(jù)財務(wù)合規(guī)管控

王旭

任何一家企業(yè)，都希望業(yè)績、規(guī)模持續(xù)增長，成為行業(yè)的龍頭，實現(xiàn)百年老店千年老店的夢想。但是很多企業(yè)都難以保持業(yè)績長期持續(xù)增長，很多企業(yè)虧損甚至破產(chǎn)不是因為產(chǎn)品沒有市場了，而是因為內(nèi)部管理不善導(dǎo)致企業(yè)風(fēng)險無法控制所致，稅務(wù)處罰風(fēng)險、合同上下游違約風(fēng)險、巨額訴訟賠償風(fēng)險、資金鏈斷裂風(fēng)險等等，足以讓一個曾經(jīng)有著輝煌歷史的企業(yè)瞬間倒下。2023年，多家追求快速發(fā)展不重視內(nèi)控合規(guī)的民營地產(chǎn)公司被列為失信被執(zhí)行人，同為房地產(chǎn)企業(yè)的合規(guī)內(nèi)控較好的部分央企地產(chǎn)公司業(yè)績卻穩(wěn)步增長。因此，除持續(xù)盈利目標(biāo)之外，合法經(jīng)營，做好財稅合規(guī)風(fēng)險管理，對企業(yè)生存至關(guān)重要。

一、企業(yè)要合規(guī)經(jīng)營，避免發(fā)生稅務(wù)風(fēng)險

在全球經(jīng)濟(jì)放緩的情況下，國內(nèi)稅收的經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)作用愈發(fā)得到重視，納稅征管力度不斷加大。金稅四期在“以票管稅”的基礎(chǔ)上，強調(diào)用大數(shù)據(jù)來加強征管效率和精準(zhǔn)度，實現(xiàn)“以數(shù)治稅”。以企業(yè)為例，稅務(wù)機關(guān)將日常經(jīng)營、財報、工商、海關(guān)、稅務(wù)數(shù)據(jù)、其他非稅數(shù)據(jù)等匹配到企業(yè)，系統(tǒng)篩選分析形成納稅人基本信息畫像，并伴隨形成納稅人動態(tài)風(fēng)險畫像進(jìn)行動態(tài)評估，據(jù)此生成的納稅征管預(yù)警指標(biāo)體系，根據(jù)預(yù)警信息將會加大對企業(yè)的稅務(wù)檢查和審核力度，一旦觸發(fā)預(yù)警，企業(yè)將會收到電子稅務(wù)局發(fā)送的稅務(wù)稽查通知。所以企業(yè)要合規(guī)經(jīng)營，遵守稅法稅規(guī)，避免發(fā)生稅務(wù)風(fēng)險。

為達(dá)到這個合規(guī)目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)該對其業(yè)務(wù)流程和涉稅事項進(jìn)行全面梳理，包括銷售、采購、生產(chǎn)等各個環(huán)節(jié)，做好各個環(huán)節(jié)的證據(jù)鏈，這樣做有助于企業(yè)更好地進(jìn)行稅務(wù)風(fēng)險管理和內(nèi)部控制。“四流”一致通常是稅務(wù)機關(guān)判定交易是否真實的依據(jù)，也是企業(yè)進(jìn)行合規(guī)風(fēng)險管理的有效方式。“四流”不一致可能會導(dǎo)致其相應(yīng)的進(jìn)項稅不能抵扣，追補稅款及滯納金，甚至?xí)U納相應(yīng)的罰款。“四流”一致指的是發(fā)票流、資金流、合同流、貨物流統(tǒng)一相對應(yīng)。《國家稅務(wù)總局關(guān)于加強增值稅征收管理若干問題的通知》（國稅發(fā)〔1995〕192號）規(guī)定：“……（三）購進(jìn)貨物或應(yīng)稅勞務(wù)支付貨款、勞務(wù)費用的對象。納稅人購進(jìn)貨物或應(yīng)稅勞務(wù)，支付運輸費用，所支付款項的單位，必須與開具抵扣憑證的銷貨單位、提供勞務(wù)的單位一致，才能夠申報抵扣進(jìn)項稅額，否則不予抵扣。此條款就是要求資金流、發(fā)票流、合同流必須一致。”而對于貨物流，才是真實交易的證明，因此貨物流與合同的一致是合規(guī)的基礎(chǔ)。

二、維護(hù)企業(yè)權(quán)益，為企業(yè)提供安全證據(jù)鏈

為做好“四流”一致，企業(yè)必須做到以下幾點：第一，合同簽訂完整。開發(fā)票必須有對應(yīng)的合同，簽訂合同首先要能實現(xiàn)商業(yè)目的，要明確約定銷售方與購買方名稱，有明確的產(chǎn)品或服務(wù)要求，有明確的付款條件及付款時點、交付要求等履約要件。第二，發(fā)票與合同、物流信息一致。開發(fā)票與接收發(fā)票，發(fā)票抬頭應(yīng)符合合同中約定的付款主體信息，發(fā)票明目符合合同明目，開發(fā)票時有對應(yīng)的出貨單及物流信息，或者相關(guān)服務(wù)的證明。如果沒有這些的話，很容易被稅務(wù)局認(rèn)定為是虛開發(fā)票。第三，有真實的貨物出入庫或服務(wù)的發(fā)生。這是合同履約的根本要件，貨物在運輸物流這個環(huán)節(jié)的軌跡是沒辦法模擬的，發(fā)貨單位與收貨單位盡量在貨物流轉(zhuǎn)單中注明發(fā)貨人和收貨人，發(fā)貨單跟合同主體相匹配。第四，企業(yè)收付款一定用公司賬戶，付款時一定要付到合同約定的對方公司的對公賬戶上。做好“四流”一致，除規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險外，在保證合同向?qū)Ψ铰募s、一旦發(fā)生糾紛時維護(hù)企業(yè)權(quán)益、內(nèi)部防腐等方面都會給企業(yè)提供安全證據(jù)鏈保證。因此，企業(yè)日常運營過程，一定要保證業(yè)務(wù)“四流”一致。

企業(yè)快速發(fā)展的同時，希望財務(wù)能夠為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展賦能，各項業(yè)務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)快速高效審批，于是各類企業(yè)辦公系統(tǒng)、財務(wù)信息系統(tǒng)不斷升級迭代，各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都是線上進(jìn)行管理與審批。在企業(yè)從財務(wù)信息化到財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，企業(yè)的財務(wù)人員越來越多地從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作中解脫出來，開始進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、管理報表編制等工作。在非智能化時代，為保證“四流”一致，公司會要求財務(wù)人員死記硬背財務(wù)制度和付款、報銷審核要點，各業(yè)務(wù)部門也會培訓(xùn)報銷付款相關(guān)財務(wù)制度，同時傳統(tǒng)紙質(zhì)的付款單據(jù)及合同、其他附件更便于查看，各級審批人員也會對單據(jù)及附件一一進(jìn)行嚴(yán)格的審核，然后才會簽字，并向下一個節(jié)點流轉(zhuǎn)。等付款時，出納會認(rèn)真地核對紙質(zhì)付款單據(jù)上的供應(yīng)商名稱，保證付款單位的準(zhǔn)確。信息化時代，這些工作基本上都是通過信息系統(tǒng)線上審批來實現(xiàn)。各級審核人員每天需要做的就是快速地點擊流程，實現(xiàn)高效審批，不知不覺中對制度不再熟記，對附件的要求慢慢開始弱化。上傳的附件是否齊全合規(guī)不再是流程審核過程中關(guān)注的重點，當(dāng)無數(shù)管理人員被大量流程捆綁得不堪重負(fù)的時候，效率優(yōu)先成了第一審核原則，合規(guī)管理也在不斷弱化。

三、做好業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的鏈接、共享與協(xié)同

正如萬丈高樓離不開堅實的地基，無論看似多么健全的內(nèi)控制度、智能化的財務(wù)信息系統(tǒng)，財務(wù)合規(guī)都離不開扎實的底層業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的完善與合規(guī)。財務(wù)信息化的目標(biāo)不能被智能化、數(shù)字化捆綁，而是在優(yōu)化核算效率的同時，提升會計信息質(zhì)量，增強管控能力。為此一定要做好底層業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的鏈接、共享與協(xié)同。因此在業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)建設(shè)或完善更新時，需要高度重視業(yè)務(wù)合規(guī)審批鏈條的嵌入。可視化流程表單建設(shè)可以幫助企業(yè)實現(xiàn)高效審批，同時將合規(guī)化證據(jù)鏈做實。

對企業(yè)各類業(yè)務(wù)進(jìn)行分類，分別設(shè)置審批流程、交通費、租賃費、住宿費、辦公用品、餐費、材料采購、勞務(wù)服務(wù)采購等等，然后根據(jù)不同業(yè)務(wù)所需的交付要素不同，分別搭建流程表單。

第一，表單界面審批要素齊全，直觀可見。以住宿費為例，除申請人、申請部門、申請金額等基礎(chǔ)信息外，將住宿城市、住宿天數(shù)、單日住宿費金額等信息設(shè)置在審批界面，能使各級審核人員快速判斷住宿費是否超標(biāo)；以車輛費為例，除申請人、申請部門、申請金額等基礎(chǔ)信息外，將車輛起始里程數(shù)在流程表單界面進(jìn)行顯示；以材料供應(yīng)商付款流程為例，在流程審批的界面，將申請人、申請部門、合同簽約單位名稱、合同金額、采購商品名稱、付款條件摘要、已經(jīng)付款金額、本次付款金額、截至本次累計付款金額、已經(jīng)開具發(fā)票金額、貨物是否入庫等審核環(huán)節(jié)需要關(guān)注的要素在表單上一一清晰列示出來，這樣能讓各級審核人員直觀地得到想要的信息，進(jìn)而快速地做出判斷。

第二，在表單界面設(shè)置清晰的附件上傳窗口，明確標(biāo)識。為保證流程表單中上述直觀化的信息，均有充分的證據(jù)支撐，在表單的下方設(shè)置各審核附件上傳欄，以住宿費流程為例，設(shè)置發(fā)票上傳欄、出差申請單上傳欄或出差審批流程鏈接欄、住宿流水信息上傳欄等，能使審核人員快速找到發(fā)票附件、出差申請附件；以車輛費為例，設(shè)置起始里程照片上傳欄，能夠證明行駛里程；以材料供應(yīng)商付款流程為例，設(shè)置合同上傳欄、發(fā)票上傳欄、發(fā)票核驗證明上傳欄或發(fā)票自動核驗鏈接、供應(yīng)商送貨清單上傳欄、驗收單上傳欄、入庫單上傳欄、合同付款條款頁截圖上傳欄等，審核人員可以根據(jù)需要，快速找到所需要的業(yè)務(wù)真實性支撐附件。

第三，在流程表單界面，各上傳欄后面，明確注明審核責(zé)任人，因為往往一個流程需要無數(shù)人審核，容易造成審核責(zé)任不清晰，往往會出現(xiàn)無數(shù)人審核但是關(guān)鍵要素卻未能得到有效把關(guān)的情況，或者高級領(lǐng)導(dǎo)把所有附件都審核一遍造成時間浪費占用精力較多的情況。舉例發(fā)票審核責(zé)任人明確為財務(wù)會計，會計必須對發(fā)票的合規(guī)負(fù)責(zé)，經(jīng)辦部門主管對入庫單信息、驗收單信息負(fù)責(zé)，對應(yīng)的審核責(zé)任人為相應(yīng)主管，這樣各級審核人員知道自己關(guān)注的重點及必審項，保證各項審核要素有明確的責(zé)任人，以便更高層級的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重點要素審核，在進(jìn)行合規(guī)把控的同時，既能提升審核效率，還能抽查各級審核人員的工作質(zhì)量。

第四，在表單界面列示重點制度條款。隨著智能化轉(zhuǎn)型基層財務(wù)人員的數(shù)量不斷減少，以及隨著紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)的減少，財務(wù)人員與各類業(yè)務(wù)人員面對面接觸的機會越來越少，各項財務(wù)制度的直接宣貫會逐漸弱化，如何讓各類業(yè)務(wù)人員不斷掌握持續(xù)優(yōu)化的財務(wù)制度，可以在搭建流程表單時予以考慮。各項流程表單打開時，除前面提到的審核要素及附件上傳欄之外，流程表單首頁將各項業(yè)務(wù)相關(guān)的制度條款直接放上去，有助于各類業(yè)務(wù)人員每次使用流程時，能夠第一時間看到企業(yè)相應(yīng)的制度要求，并加上是否閱讀本制度的選項，保證流程申請人強制閱讀相應(yīng)制度，能夠讓申請人提交流程時，知道自己提交的資料、申請是否符合公司制度規(guī)定，避免業(yè)務(wù)人員不清楚找誰詢問或因為咨詢財務(wù)人員耽誤自己與財務(wù)人員的時間，也避免不合規(guī)的流程提交上來浪費各級審核人員的時間。

四、結(jié) 語

綜上所述，隨著各類業(yè)財系統(tǒng)的升級優(yōu)化，很多表單要素比如合同金額、前次累計付款金額、發(fā)票金額、是否超預(yù)算等都可以自動提取，降低了申請人填寫工作量。另外，銀企直連功能直接保證了資金流的一致性。所以搭建清晰可視化的流程表單，是企業(yè)合規(guī)審核、在信息化系統(tǒng)中做齊財務(wù)合規(guī)證據(jù)鏈的有效工具，流程表單設(shè)計合理，既能提高財務(wù)審批效率，又能保證原始業(yè)務(wù)審核工作層層勾稽環(huán)環(huán)相扣，在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中實現(xiàn)高效合規(guī)。