基于工作流的高校科研管理系統設計與實現研究

收稿日期：2023-08-11

基金項目：陜西能源職業技術學院校級自然科技項目（2022KY13KJP）

DOI：10.19850/j.cnki.2096-4706.2024.05.006

摘" 要：高校在信息化過程中使用傳統的Office辦公軟件來處理科研管理相關工作，已不能滿足目前學校的需求及發展，各高校需改變科研管理工作方式及模式。文章以陜西能源職業技術學院為例，對科研管理工作現狀進行了調查研究后，成功搭建了高校科研管理系統，為全校科研人員提供便利的同時，也更好地便利了高校科研管理工作。在已搭建的系統上進一步深入完善系統建設、貼合科研管理工作流程，在此基礎上，對科研管理系統常規固定模塊進行修改，使科研管理系統更為貼合高校實際，助推高校科研發展。

關鍵詞：高校科研；工作流；科研管理系統；系統應用

中圖分類號：TP311" " 文獻標識碼：A" 文章編號：2096-4706（2024）05-0027-05

Research on Design and Implementation of University Scientific Research Management System Based on Workflow

WANG Yan， YANG Runbai， ZHANG Gao

（Scientific Research Information Office of Shaanxi Energy Institute， Xianyang" 712000， China）

Abstract： In the process of informatization， the traditional Office software is used by colleges and universities to deal with the work related to scientific research management， which can no longer meet the needs and development of the current colleges and universities. All colleges and universities need to change the working methods and modes of scientific research management. This paper takes Shaanxi Energy Institute as an example to investigate the current situation of scientific research management and successfully build a university scientific research management system. While providing convenience for the whole university's scientific research personnel， it also facilitates the university's scientific research management work. It further improves the system construction and fits the work flow of scientific research management on the built system. On this basis， it modifies the regular fixed modules of the scientific research management system to make the scientific research management system more fit the reality of colleges and universities， so as to promote the development of scientific research in colleges and universities.

Keywords： university scientific research; workflow; scientific research management system; system application

0" 引" 言

伴隨著科技的不斷發展和進步，信息技術已經滲透到了各行各業。高校科研管理也不例外，傳統的管理工作模式已不能滿足日常需要。隨著高校科研工作的不斷發展，科研項目、科研成果日積月累，如果還使用傳統的辦公軟件來完成工作，耗時耗力，已不能滿足信息時代對科研管理工作的要求。傳統模式急需向互聯網、大數據、云計算等方向轉變，與此同時，也對科研管理人員的管理方式和管理能力提出了更高的要求。

于秀娟[1]在新工科背景下高校科研管理存在的問題及改進建議中闡述了應建設以信任為前提的科研管理機制，且需要給科研人員更多的自主權，推廣突出代表性成果和項目實施效果的科研評價方式。建設高校、實用的科研管理信息系統，加強科研團隊建設、適當重視項目過程管理，提升科研管理人員的業務素質和服務意識等，具體的提升科研管理水平的建議。田丹在[2]大數據背景下高校科研管理的現狀及提升對策中闡述了大數據技術與科研管理工作融合對科研現狀的改變及提升，運用大數據技術能夠為高校科研管理人員制定科研計劃、實施決策方面提供科學依據，進一步有效應對高校科研管理工作面臨的挑戰，更有利于構建和諧健康的科研生態環境。

綜合以上情況，陜西能源職業技術學院通過搭建信息化平臺，能夠全面、實時、準確地提供我校有關科研信息，為廣大教師開展科研活動提供方便快捷的服務，為科研管理人員開展工作提供便利，也為領導相關科研決策提供輔助支持，達到了提升我校科研管理效率和人性化管理的目的[3]。

但是在日常系統使用過程中發現仍有模塊設置與實際工作不相符的情況，遂根據科研管理日常工作流對已有的科研管理系統模塊進行設計并實現使用，使科研管理系統更貼合我校的實際，助推我校科研發展。

1" 科研管理現狀

隨著高校科研能力、水平的不斷增強和科研成果的不斷積累，使用傳統的辦公軟件登記備案項目、成果已不能滿足實際工作需求。在此情況下，高校往往通過信息化手段搭建平臺提升科研管理效率和提高服務質量。但是目前市場上已有的非定制的科研管理系統不能完全符合各個學校的實際情況且不滿足需求，以至于搭建的系統在使用的過程中沒有達到提升科研管理工作的效率反而給教師增添麻煩造成了困擾。如果高校自己研發軟件則需要耗費大量的時間、人力、物力，科研工作人員還需在此系統上花費更多的精力，這無疑是給已經繁重的工作又增加了工作量。針對以上情況，本文以陜西能源職業技術學院為例，提出符合實際自身學校需求的科研管理系統，以期為高校科研管理系統建設提供參考。

2" 系統模塊設計思路及目標

現階段，國家對科研的重視程度不斷增強，科研管理工作日漸繁重。目前高校往往采取的是購買市場上現有的系統[4]，再根據學校實際工作流對系統進行修改、完善，系統架構圖如圖1所示。我校目前已完成系統的建設，但在實際使用過程中發現系統固有模塊與實際工作不符，這就需要根據學校科研管理實際工作流進行設計及運行，使科研管理工作規范化、流程化，滿足要求并完成科研日常管理工作，大幅度降低了科研人員及科研管理工作者的勞動強度，便于成為高校科研管理工作強有力的助手。科研管理系統能夠全面、實時、準確地提供高校的有關信息及數據，為科研管理人員開展工作提供極大的便利，進一步提升高校的科研管理效率，提供人性化服務，最大限度發揮科研數據的作用，服務全校師生[5]。

圖1" 系統架構圖

3" 系統工作流實現

3.1" 科研項目

以校級科研項目申報為例，未使用科研管理系統之前科研項目申報流程主要為科研主管部門發布申報通知文件后，二級學院教師進行申報，在截止日期之前二級學院匯總材料遞交給主管部門進行形審。對通過形審的項目，主管部門會根據項目學科不同邀請專家進行評審，主管部門根據評審結果發布立項文件。李偉[6]在新形勢下科學事業單位科研經費管理問題研究中介紹了科學事業單位科研經費在管理方面的主要問題，給科研管理系統的搭建及經費流程的設置提供了思路。

綜合考慮實際情況后將系統線上流程設計為：科研主管部門發布申報通知文件后，主管部門在科研系統列申報計劃及申報時間，項目申報人登錄科研管理系統點擊申報計劃后的申報，即可進入申報界面填寫申報項目信息、人員信息、經費信息及上傳項目所要求的支撐材料，所有資料填寫完畢后進行保存和提交送審等操作，二級學院進行審核后主管部門統一進行形審，形審通過后主管部門按照專業推薦專家進行評審打分，系統綜合打分對項目進行排序后，主管部門發布立項文件，項目組可查看打分和專家評審意見[7]，具體線上科研項目申報流程圖如圖2所示。

圖2" 線上科研項目申報流程圖

科研管理系統在實現線上設計流程中，因為原有固定模塊中的項目申報列表中只包含申報類別、來源、開始時間及結束時間、申報狀態及具體的申報詳情，對于了解本次申報的情況、立項情況、未立項情況，數據沒有明確顯示也不能做統計，需要點擊申報詳情查看具體情況才能了解，對于這種情況，如果想要了解本年度或者是近幾年科研項目申報、立項、未立項情況，均需要多次點擊申報詳情查看具體情況，無疑增加了科研管理人員的工作量且效率不高，不符合信息時代科研管理工作需求。

針對此情況，分析實際工作需求后更改項目申報計劃列表，列表顯示本次申報計劃參與申報項目多少項、立項項目多少項、未立項項目多少項，清楚地將本次申報情況顯示出來。經過多次測試及使用后反響極好，但是老師在學校評職稱需要支撐材料查找立項文件時，經常私信聯系說找不到項目的立項文件，需要告知如何查找項目立項文件，綜合考慮并設計在申報計劃后添加了立項文件上傳功能，科研管理人員將立項文件直接傳至此處后，參與本次申報項目的負責人及成員均可以看到立項文件，修改后的科研項目申報計劃及列表如圖3所示。

項目負責人在專家評審完后可以登錄科研管理系統進入項目詳情直接查看項目專家打分及綜合評審意見，便于項目申報人對材料的修改及打磨、也助力項目申報人項目后期的發展，為立項更高級別的項目做好充足的準備工作。

系統在使用的過程中發現原有的固定模塊中，對于科研項目具體情況只顯示主持的而不顯示參與的項目情況，造成項目只有項目負責人知曉本項目情況，參與人不了解也不清楚，造成了很多困擾，鑒于這種情況，我們將主持和參與的項目情況進行羅列，顯示的數字可以直接進行點擊鏈接到項目信息中，大大便利了廣大教師隨時了解自己主持及參與項目的具體進展情況。

3.2" 科研成果

科研成果管理按照日常工作大類分為論文、著作、知識產權、獎勵等類型。成果線下備案的流程為：知網、國家新聞出版總署、證書等能夠證明的材料掃描打包發科研管理郵箱，科研管理工作人員下載整理歸類統計登記，本成果備案完成。在系統設置成果備案時，首先根據教育部人文社科和科技進行統計及分類，根據日常工作流需求多方考慮后設置了信息必填項及選填項[8，9]。必填項包括分類、負責人、成果日期、研究類別、來源、學科、證明材料、誠信承諾等，并且支撐附件上傳功能。成果信息如依托項目，可與項目、人員等信息形成關聯。科研人員所產生的科研成果主要由本人或參與人員或管理人員，自行填寫信息并錄入。所有信息錄入后可以選擇暫存和提交，由二級學院和主管部門管理人員逐級在系統內進行資料審核，同時也設置了主管部門可以跨級進行資料審核。對于審核通過的數據，設置了不允許再讓除科研管理員以外的其他人員隨意修改已審核通過的材料，系統設置只有查看的權限。科研成果在錄入成果時，對科研成果數據設置有查重功能，不允許同一成果多次錄入的情況出現。

以論文、著作和知識產權為例，論文成果備案信息時，支持上傳論文全文。同時，可設定期刊級別，對論文進行級別劃分管理。依托項目的論文成果可與項目進行關聯，著作成果包括著作的基本信息、證明材料和依托的項目等信息。知識產權管理方面，相關人員錄入上傳各種知識產權成果信息，同時科研項目產生的相關類別成果會與項目進行關聯直接自動轉入該模塊，實現系統統一和方便管理。支持一個成果關聯多個課題，也支持一個課題有多個成果，成果管理設計及實現如圖4所示。

3.3" 統計查詢

科研管理日常工作中，需要報送各種學校科研數據，每個單位需要的數據也是有側重點。以教育部人文社科統計和科技統計為例，需要科研人員的姓名、性別、出生年月、最后學歷、技術職務、植物類別、所屬學科、證件類型、證件號碼、是否在編、崗位類型等信息，還需要科研成果的名稱、第一作者、學科、形式、來源、類型、出版時間、二級學院、出版單位、成果時間、狀態、工作量等信息。在設計系統查詢模塊時，綜合考慮多種因素及日常工作需求，系統統計查詢最終設置為按照項目、成果、人員等進行信息的統計查詢，并設計為支持模糊查詢。項目中按照項目類別、類型、項目編號、項目級別、學科、來源、二級學院、負責人等信息進行查詢，并設置統計表和統計圖，查找出來的結果支持導出及打印功能，大大方便科研人員進行信息查找羅列及數據使用[10]。成果查詢管理按成果年度、成果類型、二級部門、成果完成人、成果關鍵字等信息統計分析，各級各類用戶均可查詢成果信息，即：錄入關鍵字即可查詢到相應的成果信息。可根據需要，生成各種統計報表、統計圖，統計查詢設計及實現如圖5所示。

4" 結" 論

本文以陜西能源職業技術學院為例，基于日常科研管理工作流進行科研管理系統的設計與實現，目前已經在科研項目、成果、數據統計查詢做了相應符合學校實際情況及需求的修改，科研管理系統功能的實現及最終使用，不僅僅能便利科研人員的工作，提升科研管理工作效率，更重要的是提升科研服務的質量、能夠轉變工作模式主動作為，充分利用科研管理系統形成的數據做好高校科研挖掘工作，為學校、各部門決策提供參考數據，為學校學科建設、專業群建設等提供重要依據。同時也實現了科研信息數據動態化管理，促使科研管理工作更趨規范化和信息化，使科研管理系統更為貼合實際，助推高校科研發展。

參考文獻：

[1] 田丹.大數據背景下高校科研管理的現狀及提升對策 [J].武漢冶金管理干部學院學報，2022，32（2）：6-8.

[2] 于秀娟.新工科背景下高校科研管理存在的問題及改進建議 [J].中國高校科技，2020（3）：46-48.

[3] 王艷.高校科研管理信息化建設應用研究 [J].現代信息科技，2021，5（4）：195-198.

[4] 楊文娟，袁鶴馨.深圳科技計劃對高校科研項目資助現狀分析與思考 [J].科研管理，2020，41（1）：285-288.

[5] 高倩.“互聯網+”背景下高校科研管理工作的轉型思考 [J].黑龍江教師發展學院學報，2022，41（9）：15-17.

[6] 李偉，何少平，楊宏慶.新形勢下科學事業單位科研經費管理問題研究 [J].經濟研究導刊，2023（8）：77-79.

[7] 景瑞峰.X大學科研經費管理問題與對策研究 [D].西安：西安電子科技大學，2022.

[8] 浦娟，雷玉潔，白宇，等.醫院科研管理工作現狀分析及對策研究 [J].現代醫院，2022，22（6）：947-949.

[9] 韓啟飛，鮑錦濤.高校科研管理工作現狀及創新發展思考 [J].高教學刊，2022，8（32）：22-25.

[10] 申想真.基于工作流的高校科研管理系統的設計與實踐 [J].高教學刊，2020（4）：174-177.

作者簡介：王艷（1990—），女，漢族，陜西渭南人，講師，碩士研究生，研究方向：計算機、科研管理、教育教學；楊潤柏（1976—），女，漢族，陜西銅川人，講師，碩士研究生，研究方向：科研管理、教育教學、物理；張高（1989—），男，漢族，陜西咸陽人，講師，碩士研究生，研究方向：科研管理、教育教學、燃氣。