新時代應用型大學人事檔案管理模式探究與實踐

陳錦 姜素蘭

［摘要］人事檔案是高校加強人力資源建設的重要參考依據，是支持應用型大學人力資源發展的關鍵資源。通過對當前應用型大學人事檔案管理現狀的分析，以北京聯合大學為例，圍繞人事檔案工作制度化、規范化、科學化及信息化，從規范建設、高效管理、強化服務3個維度，深入探討 “從嚴管檔、數字建檔、提升服務”的策略，旨在為人事檔案規范化、科學化管理模式開辟新途徑，更好地服務于學校各項事業的建設與發展。

［關鍵詞］應用型大學；人事檔案；人力資源建設；技術賦能；管理模式

［中圖分類號］G 64724［文獻標志碼］A［文章編號］10050310（2024）03003805

Exploration and Practice of Personnel File Management Mode in

Application

oriented Universities in the New Era

CHEN? Jin， JIANG? Sulan

（Archives & History Museum， Beijing Union University， Beijing 100101，China）

Abstract：? Personnel file is an important reference for schools to strengthen their human resource construction and a key resource to support the development of human resources in applicationoriented universities. Through the analysis of the current situation of personnel file management in those universities，taking Beijing Union University as an example，this paper deeply explores the strategy of “strict management，digital filing，and improved services”in practice by focusing on the institutionalization，standardization，scientization，and informatization of personnel file work. From the three dimensions of standardized construction，efficient management，and strengthened services，this paper aims to open up new paths for the standardized and scientific management mode of personnel file，in order to better serve the construction and development of various undertakings in the school.

Keywords：applicationoriented universities；personnel file；human resource development；technological empowerment；management mode

0引言

檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業［1］。一卷人事檔案，就是一部個人發展史，記載著一個人的成長和經歷。從個人角度來看，人事檔案在考研、就業、出國、社會保險及退休業務辦理等方面扮演著至關重要的角色。從單位角度來看，人事檔案同樣具有不可替代的價值，人事檔案為單位人事組織部門提供了重要的參考憑證，是人力資源管理過程中識別、選拔和使用人才的重要依據。通過人事檔案，單位領導可以全面了解和掌握員工情況，從而作出決策。自我國實施《新勞動合同法》以來，單位在聘用員工過程中更加謹慎，這就更需要充分發揮人事檔案的作用［2］。

1應用型大學人事檔案管理的重要性

為了適應區域經濟發展轉型，應用型大學應運而生，旨在培養具備產學研一體化的高素質技術人才，以滿足社會不斷發展的需求。在應用型大學發展過程中，人事檔案管理不僅是人力資源建設戰略的核心部分，也在應用型大學管理工作中占據重要地位。應用型大學在進行培養模式、培養方案等相應教育教學改革和創新的同時，必須重視高質量師資隊伍的建設與發展［3］。

人事檔案管理是一項系統性、規范性、建設性工作，必須遵循科學發展觀，以人為本，以適應高校轉型發展的需求。通過充分利用人事檔案，高校可以在各個領域更好地識別和使用人才，對推動師資隊伍的高質量建設、滿足社會和市場對高素質人才的需求，具有重要的導向和推動作用。通過大數據系統的規范編研管理，高校能夠追蹤到每位教師的成長軌跡，全面了解教師隊伍的整體狀況，全面掌握整個學校師資的發展狀態，這不僅加強了干部與學校之間的聯系，還為師資隊伍的提升轉型、人力資源建設決策提供了正確導向和有力依據。

為黨管檔，人事檔案管理是一項嚴肅的政治任務。每份人事檔案清晰地記錄了干部的經歷、成就、考核和政審等信息，對干部自身來說，檔案資料既是對其職業生涯的記錄，也是一種約束。在高校轉型期，強化人事檔案管理意識，能夠引導干部有效發揮自身主觀能動性，與學校同頻共振，提升職能水平，增強服務意識，從而推動應用型大學高質量隊伍建設與發展，助力學校人才培養。

2應用型大學人事檔案管理的現狀分析

在分析應用型大學人事檔案管理現狀時，我們發現，雖然管理工作堅持科學化管理，以“收、管、存、用”為主線，以高效服務為宗旨，但是目前仍然面臨以下幾個問題。

第一，人事檔案管理的重要性尚未被充分認識。在現行的體系中，應用型大學的人事檔案管理并未與學校的人力資源建設有效結合，導致管理工作較為被動。

第二，人事檔案的管理機制不夠健全。鑒于每所應用型大學的實際情況各不相同，人事檔案管理部門設置也呈現多樣化，如，有的學校由人事處負責，有的則是組織部門負責，還有的直接將人事檔案存放在檔案館，由檔案館和人事組織共同管理［4］ 。這種缺乏合理規范的人事檔案管理機制，往往在管理過程中容易出現諸多問題，如職責劃分模糊、業務監管真空、工作互相推諉等。

第三，人事檔案管理缺乏規范性，基礎工作不夠扎實。檔案材料的收集不完整、分類歸檔不規范、材料不符合歸檔標準、散落材料遺失等問題時常出現，且日常的整理和規范記錄工作滯后，給后續管理帶來諸多問題。

第四，人事檔案管理手段相對單一落后。大部分應用型大學仍依賴傳統的手工操作及簡單的Excel檢索，缺乏系統化和信息化，這無疑增加了檔案損壞、丟失、泄露和出現錯誤等風險。

第五，人事檔案管理隊伍亟待優化。目前，應用型大學人事檔案管理人員的年齡、學歷、性別、知識結構分布不夠合理，整個管理隊伍缺乏穩定性［4］。部分管理人員滿足于看攤守點，缺乏創新精神和競爭服務意識 ［5］ ，對人事檔案管理重視程度不夠，工作積極性不高，直接影響了人事檔案管理工作的有效開展。

總之，體制不健全、制度不完善、流程不規范、基礎工作松散等問題，嚴重影響了人事檔案管理工作的有效進行。同時，單一的管理方式和傳統的管理模式難以滿足高校當前的發展需求，影響了高校人才隊伍的建設，無法為高校高質量發展提供及時有效的各種信息。

3新時代應用型大學人事檔案管理模式探索

高校人事檔案管理對促進應用型大學高質量發展起著至關重要的作用。本文以北京聯合大學為例，探討新時代應用型大學人事檔案的管理模式（見圖1）。近年來，學校為滿足干部隊伍建設需求，著眼于人事檔案工作的制度化、規范化、科學化和信息化建設，貫徹“為黨管檔、為國守史、為民服務”的宗旨，在“從嚴管檔、數字建檔、提升服務”方面持續發力，打破傳統的管理模式，開創了“紙質+數字”雙模式應用的先例，力求實現精準用檔和智慧閱檔的新目標。為了進一步優化檔案利用，學校強化隊伍建設，增強服務意識，致力于打造最后一公里的幸福高效閱檔。通過這一系列措施，人事檔案工作不僅成為信息的存儲庫，更成為促進教師和學校發展的新引擎。

3.1規范建設，制度先行

工欲善其事，必先利其器。科學高效的管理是基于一套規范的管理制度實現的，健全科學的管理制度可以避免不同部門之間出現推諉或扯皮現象。學校遵循 “檔案工作姓黨”的政治站位，不斷強化檔案工作無小事的政治意識和責任意識，在學校黨委和行政的指導下，依據《中華人民共和國檔案法》《干部檔案工作條例》等相關法律法規，制定了《干部人事檔案管理辦法》《干部人事檔案利用實施細則》，完善了檔案的安全保密制度，通過明確工作職責、崗位職責和工作紀律，定期開展業務培訓，組織學習檔案工作條例，極大地提升了管理人員的保密、安全和責任意識。同時，學校安排專人負責檔案查閱、借閱和交接等工作。這些管理制度的出臺統一了思想，明確了目標和責任，確保了學校人事檔案工作有章可循、有法可依，還有效解決了檔案管理工作中曾出現的職責不明、監督不力、程序混亂、檔案亂象等不規范問題。

3.2高效管理，技術創新

3.2.1創新人事檔案職工工號編號法管理模式在干部人事檔案管理中，各種編號法不僅關系到檔案的檢索效率，也直接影響人力資源的管理效能，傳統的人事檔案編號包括筆形編號法、姓氏筆畫編號法、漢語拼音字母編號法、混合編號法等。筆形編號法規則多且繁復，不易掌握；姓氏筆畫編號法易出現數錯筆畫的情況，且姓氏分布不均；漢語拼音字母編號法同音字多，易造成重碼；混合編號法在實際操作中也容易產生問題。此外，有的單位采用單位編號法、職務（職稱）編號法、按干部調進時間順序大流水排列編號法等。

為了解決這些問題，學校從學生學號的管理中受到啟發，創立了一種全新的檔案管理編號模式——職工工號編號法。該模式以教職工工號為檔案的唯一檢索條件，不僅省去了傳統編碼排序工作的繁瑣操作，還有效避免了同音重碼問題，大幅度提高了檔案檢索的效率和準確性。這一創新讓檔案工作人員從繁重的編碼工作中解放出來，將更多時間和精力投入其他檔案建設中，推動了學校人力資源管理的發展。

3.2.2物聯網技術賦能檔案實體管理新動能

北京聯合大學的校區分散，人事檔案采用校區分級、行政分層的管理模式。特別是由于人員流動性較大，實體檔案的存放管理面臨著很大挑戰。

學校檔案管理者深入分析現狀，積極探索解決方案，充分利用現有人事檔案樟木架和職工工號編號法，為樟木架賦予地址碼、實體檔案賦予信息碼，實現了“一對一”檔案精準定位功能，有效解決了檔案流動帶來的位置調整問題。

在信息化的大背景下，學校融合各學科的專業知識，采用物聯網技術賦能檔案管理建設，考察檔案存放的實際環境，整合校內資源，校檔案（校史）館與網絡中心、組織部、人事處共同研發了一種全新的實體檔案管理系統，并成功申請了1 項軟件著作權。該系統實現了“互聯網+”時代下遠程快捷定位檔案地址和“一檔一地址”的功能，解決了人員流動帶來的檔案隨機存放問題，極大地提高了檔案的利用效率。學校在實體檔案管理方面的技術創新，走在了北京市干部人事檔案管理的前列，實現了干部人事檔案的智慧化管理。

這一舉措不僅促進了高校人力資源的開發與建設，也提升學校檔案事業的行業影響力。

3.2.3信息技術賦能檔案利用管理

新時代，干部人事檔案是黨和國家的重要執政資源，智慧閱檔是干部人事檔案管理工作的重要目標。人事檔案的存儲不應停留在傳統的庫房，手工翻閱實體紙質檔案，應通過技術革新，保護檔案實體，實現綠色管理。

因此，干部人事檔案的數字化是探索干部人事檔案規范化、科學化綠色管理的重要手段［6］ 。

2020年11月，學校在組織部開展干部人事檔案數字化信息系統的試點建設，這一創新舉措取得了顯著成效，并在《北京組工通訊》上推廣。2021年6月，校本部又在職工檔案庫房推廣了這一系統。學校結合人力資源發展的長遠需求，構建了人事檔案整理、人事檔案管理和業務利用、系統維護管理三大模塊功能系統。人事檔案信息根據中組部規定的十大分類標準，分類記錄該人員的生平履歷，并掛接真實的掃描圖像數據，推動干部人事檔案數字化建設提檔升級。信息技術的賦能全面提升了檔案管理的效能，實現了干部人事檔案從數字化到信息化的飛躍。目前，學校紙質庫房全面實現檔案利用的數字化轉型，使檔案工作從“紙間”到“指尖”，貫徹落實了中共中央辦公廳、國務院辦公廳《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出的加快推進檔案信息化建設、引領檔案管理現代化的要求［7］。

在推進干部人事檔案數字化建設的過程中，學校精心設計謀劃，實施了4項有力措施。

首先，壓實主體責任，織密組織體系。由檔案（校史）館牽頭，館長統籌，主管檔案工作的副館長為負責人，主管校史工作的副館長擔任驗收組長，成員包括相關業務干部，共同組成干部檔案數字化工作領導小組和工作專班，形成館長統籌推進抓建設、分管領導明確責任抓實施、業務骨干細化分工抓落實、工作人員量化任務抓具體的責任分工體系。

其次，完善基礎建設，筑牢安全防線。一是積極申請經費，確保經費充足；二是堅持“擇優選擇”原則，嚴格進行三方比價和綜合實力評估，提出技術要求和規范，簽訂采購合同，制訂項目實施具體方案，安裝干部人事檔案信息系統；三是結合干部人事檔案專項審核工作，再次對干部人事檔案進行審核、查漏補缺，確保檔案信息更完整、更真實、更規范；四是在操作室和檔案庫房安裝監控攝像頭，實現全天候無間斷監控；五是織密日常管理安全網，組織工作人員集體學習保密條例相關內容，明確所承擔的責任義務和工作范圍，與工作人員簽訂保密承諾書，細化工作流程、明確職責分工，有效防止各類失泄密事件的發生。

再次，強化過程管理，注重環節把控。一是制定數字化建設流程單，細化工作人員具體職責，嚴格落實簽字確認制度，做到責任到人、倒查有據，確保各環節有序銜接，整體穩步推進；二是嚴格按照檔案出庫、整理、編碼、查缺、掃描、原始圖像制作、高清圖像處理、數據復審、打印裝訂、歸還入庫“十步走”工作流程

，規范每一卷檔案，確保數字化工作做精、做全、做細；三是在干部檔案信息采集和數字化加工完成后，驗收組對照紙質檔案逐一校核驗收，錄入準確率、圖像掃描質量、數據信息完整性、檔案實體完整性等內容，對發現的問題及時記錄、督促整改［8］。

最后，強化結果利用，推進服務增效。通過提升和完善硬軟件系統設備，推動人事檔案數字化向信息化轉變，增強服務效果；通過設置訪問權限、登錄驗證等，做到檔案信息系統單機專人專用、單片機管理、規范運行，為檔案數字化建設奠定堅實基礎。

自推進干部人事檔案數字化建設以來，學校檔案的利用率從2020年的664人次增至2023年的1 360人次，利用率逐年提升，查檔效率得到顯著提高，真正實現了從“紙間”到“指尖”的提質增效，如圖2所示。

3.3強化服務，提升隊伍

為了進一步加強應用型大學檔案工作隊伍的建設，提升管理人員的專業能力和服務水平，學校必須重視檔案工作者所應具備的專業素質和管理水平，包括扎實的專業理論知識、較強的計算機管理技能以及不斷開拓創新的精神。同時，服務水平是評估檔案工作者的重要標準，體現在正確的服務意識、良好的職業素養，以及在應用型大學特色背景下所形成的創新服務模式。在市場經濟的大環境下，高校檔案工作者應堅守正確的職業觀和價值觀，耐得住寂寞，經得起誘惑，全身心地投入檔案事業中。他們應有以人為本的對外服務意識、一絲不茍的工作態度，以及甘愿為檔案事業無私奉獻的精神［9］。

學校應采取“引、培、管、用”相結合的策略，加強檔案隊伍建設：以聘崗或換崗為契機，精準引進各類型檔案人才；通過開展專題業務培訓，提升隊伍的專業技術和能力，優選經驗豐富的老同志帶動新同志，形成良好的“傳幫帶”傳統，促進工作快速發展；建立激勵機制，從德能勤績廉多個方面加強隊伍的管理；根據個人專業特長，優選到合適崗位，最大限度地發揮人才的價值。

“利民之事，絲發必興；厲民之事，毫末必去”。學校應增強服務意識，始終堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，秉承為群眾辦實事解難事的信念；強化問題導向和目標導向，從小事做起，從具體事情抓起，不斷探索科學管理模式，提升服務水平。這樣才能充分發揮檔案的存史資政育人價值，助力學校人力資源發展。

4結束語

檔案無盡谷，檔案藏春秋。新時代，應用型大學應以服務社會為目標，以問題為導向，強化人事檔案管理建設，通過多學科的深度融合，以信息技術賦能檔案的智慧建設，利用物聯網技術助力庫房智慧管檔，通過信息化手段實現紙質檔案和電子檔案的一體化管理，推動檔案事業持續發展。與此同時，應用型大學應積極探索服務新模式，加強對人事檔案“有溫度”管理，促進應用型大學人力資源的發展，從而有效助推學校各項事業提質增效。

［參考文獻］

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［6］楊興志，畢建軍.干部人事檔案數字化工作分析［EB/OL］.（2023-05-06）［2023-06-14］.www.21ks.net/lunwen/rsgllw/141413.html.

［7］中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》［EB/OL］.（2021-06-08）［2023-06-14］.https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

［8］華思蕊.“四項措施”高效推進干部人事檔案數字化建設

［EB/OL］.（2022-09-08）［2023-06-14］.http：//www.hcdjw.org.cn/index.php？c=show&id=1430&wd=&eqid=da05b58d0029f67f0000000464d42fd5.

［9］陳錦.淺談高校檔案工作者的職業素養［J］.讀與寫，2021（3）：387.