利用大數據技術推進檔案管理信息化策略分析

栗 想

（漯河市住房公積金管理中心檔案科，河南 漯河 462000）

隨著網絡技術的飛速發展，整個社會已經全面進入了大數據時代和云計算時代，大數據技術已經深入到人們生活的各個方面，同時信息技術的發展也促使檔案管理工作邁向新的高度，這就要求各個單位的檔案管理部門積極利用現代科學技術特別是大數據技術，推動檔案管理的數據化、現代化建設，使現代檔案管理符合社會發展的需求，對推動國家經濟社會發展做出積極貢獻。

一、大數據技術在檔案管理中的作用

大數據技術的主要特征表現為大量、高速、多樣、價值和真實性［1］。這說明在大數據時代，信息職能單位可以充分利用互聯網技術，將原來復雜多樣的具有固定性、流動性的傳統檔案管理工作轉變成可以利用計算機處理的簡單的工作。利用大數據技術，幫助檔案管理部門按照科學的序列進行檔案的擺放，幫助工作人員在查找檔案時更加迅速，在檔案轉移時能夠及時、快速地傳送到使用單位，并且通過數據加密技術保證檔案整理和傳送過程中的安全性，從而提高辦事效率。在個人利用方面，信息化技術可以幫助借閱人在搜索資料時更加方便快捷。借助于計算機技術，檔案的保存、傳輸和利用節省了大量人工成本，使檔案的保存內容和保存方式也發生了改變，更好地滿足了數據儲存的需要［2］。

二、檔案管理信息化建設過程中的問題

（一）檔案管理的觀念問題

在人們的傳統觀念中，總是把使用紙質檔案作為首選，在檔案的建立、分類、管理等方面都是以紙質檔案作為教學、科研和工作的主要方式。紙質檔案盡管可以進行有效的記錄，但紙質檔案存在很大的缺陷，在檔案管理過程中缺乏準確性［3］。傳統檔案工作人員認為還是紙質檔案比較靠譜，他們對檔案管理信息化建設缺乏積極性、主動性，在利用信息技術進行檔案管理工作中有一種心理上的畏懼感，從思想上抵制利用現代信息技術開展檔案管理工作，從而影響了利用大數據技術開展檔案管理和檔案信息化建設的進程。

（二）基礎設施的建設問題

把檔案管理的理念和功能需求滲透至電子文件生成、傳輸和歸檔階段，以保證電子文件的真實可靠性和長期可讀性［4］。利用現代大數據技術開展檔案管理，必然要對原先的檔案管理工作空間進行改造，在硬件設施方面需要投入大量資金；同時更需要專業的管理人員特別是信息技術人員對大量的數字化檔案信息進行科學歸類和處置。這些硬件設施和人員配備，對一些規模較大的檔案管理單位來說，可以申請專項資金進行處理；而對一些基層單位來說，這些改造資金占用本單位資金的數額較大，致使單位主要領導感覺不劃算，進而影響了檔案管理工作信息化建設的進程。

（三）檔案管理過程中的網絡信息安全問題

在網絡技術飛速發展的今天，新的網絡問題層出不窮，網絡攻擊的形式特別是網絡黑客的攻擊模式也各不相同，從而使檔案庫的具體數據受到剽竊、破壞等和各種各樣的安全威脅不斷出現［5］。面對這些檔案管理中可能出現的網絡信息安全問題，大的檔案管理單位可以利用自己雄厚的資金、技術及人才優勢，從容應對。但對于一些基層檔案管理單位來說，在人員、技術、資金、設備等方面都處于非常薄弱的地位，很難應對日益復雜的網絡安全局面，從而影響工作的整體運行。

（四）缺乏專業的檔案管理人才

人才是社會發展的基礎，是整個社會前進的動力。“人才是第一生產力”這一觀念已經得到社會的普遍認可。但在具體的檔案管理工作方面，通過近幾年各個高校的系統培訓，我們國家確實培養了一批檔案管理人才，對推動檔案管理的科學化、現代化、網絡化發展具有積極的推動作用。但是在基層單位，這些具有相關技術的復合型人才是相對缺失的，這在一定程度上影響了基層單位檔案信息化建設的進程。

三、推進檔案管理信息化建設的策略

（一）轉變觀念，樹立檔案信息化發展理念

推動檔案的信息化建設，對于提高檔案的資源利用率，提高檔案管理的工作效率，都具有積極的意義，這是任何人都否定不了的。在此基礎上，轉變觀念，樹立檔案信息化發展理念勢在必行。具體從以下幾個方面來做：首先，在領導層面，檔案部門的領導，特別是基層檔案部門的領導，一定要跟上時代發展的步伐，認識到在社會信息化發展的今天，應該充分利用現代化信息化技術，轉變自己的工作觀念。我們知道，5G 技術已經深入發展，這些肯定對我們的生活造成影響，對檔案管理來說也會造成深入的影響。領導者一定要首先轉變自己的觀念，只有領導重視了，才能推動單位檔案管理工作的信息化和網絡化建設。其次，對于基層的工作人員來說，一定要適應社會的發展。只有適應社會的發展，你才能在這個社會上立足，不能因為自己沒有掌握先進的科學技術，就拒絕接受先進的科學技術，拒絕接受時代的改變，要充分認識到：只有接受新技術的熏陶，努力學習新技術才能更好地推進自己的工作，從而推進檔案管理的信息化建設工作。通過近幾年政府檔案管理發展的變化，特別是一些地方政府，不斷開展使用專項資金，采用招標的方式，借助第三方技術公司進行檔案信息化建設，包括紙質檔案的數字化建設、檔案管理系統的現代化建設等。另外，一些專業的公司也在通過技術推廣不斷推進檔案信息化的發展進程。相信隨著信息化建設的進一步發展和各行各業各個角度的信息化進程，我們一定能夠轉變觀念，建立檔案信息化建設的科學氛圍。

（二）推進檔案管理信息化的硬件設施建設

檔案管理本身就是一個費時、費力、費資金的工作，尤其是在現代信息化社會，一些網絡硬件和軟件設施都很昂貴，在檔案信息化建設方面無疑是一個攔路虎，一定程度上影響了檔案信息化建設的進程。鑒于此，檔案主管部門特別是基層檔案的主要領導，一定要重視本單位檔案管理的現代化和技術化建設，不能因為檔案管理需要更多的資金和技術就對檔案部門有成見，甚至不愿意投入資金去推進檔案管理工作。檔案管理工作部門一方面要申請財政資金的支持，特別是利用國家每年下撥的專項經費推進項目建設及本單位檔案管理的基礎性設施建設；另一方面，也要和單位主要領導搞好關系，通過述職、引薦、工作匯報等方式發揮自己的主觀能動性，向單位領導介紹檔案管理的重要性，得到領導的重視和支持，爭取將檔案管理的資金列入本單位的信息化建設預算中，解決預算經費不足的問題。相信只要資金到位，檔案部門的信息化建設就能得到很好的發展，從而推動其他工作的有序開展。

（三）多措并舉，加強對人才的引進和培養

人力資源特別是頂尖人才，決定著一個單位的信息化發展方向。對于檔案管理工作來說，現在信息技術的應用、檔案資源的數字化、檔案網絡運行、檔案服務器管理、檔案基礎設施建設等方面都需要專業人才進行評估和研究并推動工作進程。如果沒有一個合適的人才管理機制，要想推動檔案管理的信息化建設簡直是不可能的。鑒于此，我們可以從以下幾個方面進行著手：首先，對于一些大的檔案管理單位，可以通過人才引進來吸引各方面專業人才，通過工作待遇、工作機制、資金分配等各個方面對檔案管理的頂尖人才進行傾斜，使我們能夠引進人才，留住人才；其次，對一些基層的檔案管理工作者來說，可以通過系統培訓、業務培訓，業務進修、自我學習等方式提高自己的檔案管理水平。不論是大的單位還是小的單位，都應該為檔案管理人才提供繼續學習的平臺，使他們增長學識、豐富技能，幫助他們實現自身的愿望，提高自身的技能，進而為本單位的檔案管理工作做出他們應有的貢獻［6］。

（四）未雨綢繆，加強檔案管理的制度化建設

沒有規矩不成方圓，制度決定著工作的規范性，對檔案管理工作尤其如此。我國在檔案管理方面頒布了一系列的法律和規章制度，各個單位結合本單位實際情況，制定本單位的檔案管理細則，在檔案保存、開發、利用等環節建立一系列的工作臺賬和工作制度，推進檔案管理的規范化、自動化建設。同時，面對信息化發展的需求，建立對我們發展有利的規章制度，幫助檔案管理人員更好地開展工作，有針對性地推動基層單位的信息化建設，實現檔案管理工作的創新發展。

檔案管理的信息化是社會發展的必然要求，檔案管理的信息化對推動檔案的利用、提高檔案管理的效率、推動我國的政治建設、推動地方政府的經濟建設都具有積極的意義。我們黨從建立之初就非常重視檔案管理工作，隨著習近平總書記提出“互聯網+”等一系列政策體系，將檔案管理的信息化、科學化建設也推向了一個嶄新的階段，我們一定要把握住這個千載難逢的發展機遇，把握住我們所處的光榮時代，推動檔案管理的信息化、科學化建設。同時，各單位要結合自己的特點和發展方向，確立自己的信息化發展方向，建立相應的制度保障和激勵政策，在人員管理、社會發展、檔案開發等方面做出自己積極的貢獻，最終實現基層單位檔案管理工作與信息化的結合，推動檔案管理體制的整體運行和科學發展。