大數(shù)據(jù)時(shí)代高校干部人事檔案信息化管理的改進(jìn)策略

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，干部人事檔案信息化管理已經(jīng)成為提高高校人事管理工作效率和質(zhì)量的重要手段，但在當(dāng)前的信息化管理中，仍存在一些問題，如信息化人才匱乏、系統(tǒng)安全性不足以及數(shù)據(jù)分析精準(zhǔn)性不高等，嚴(yán)重制約了高校檔案管理信息化的發(fā)展。基于此，文章簡要分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代高校干部人事檔案信息化管理的題中之義，即利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)檔案管理信息化的主客觀和現(xiàn)實(shí)需求，并從大數(shù)據(jù)時(shí)代高校干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)困境出發(fā)，提出了加強(qiáng)檔案信息化管理的具體措施，以期滿足高校人事檔案信息化管理的需求。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；高校干部；人事檔案；信息化管理；改進(jìn)策略

干部人事檔案管理是高校人事工作的重要組成部分，為高校提供了干部選拔、任免、考核以及獎(jiǎng)懲等決策的重要依據(jù)，隨著高校干部數(shù)量的增加和工作復(fù)雜化，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式已經(jīng)無法滿足高校的需求。而信息化管理的引入可以有效提高工作效率、加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理和分析，為高校提供更科學(xué)、準(zhǔn)確的人事管理決策。然而，當(dāng)前高校干部人事檔案信息化管理仍存在以下問題：一是信息化人才匱乏，缺乏專業(yè)的技術(shù)人才支持系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)維；二是系統(tǒng)的安全性不足，存在數(shù)據(jù)被泄露和遭受外部攻擊的風(fēng)險(xiǎn)；三是數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性和有效性有待提高。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校干部人事檔案信息化管理的題中之義

1.運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理是高校干部人事檔案管理的客觀需求

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)推進(jìn)高校干部人事檔案信息化管理，可以有效提高人事檔案管理的效率、精確性和安全性，是高校管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要方向。

第一，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助高校干部人事檔案管理部門快速整合和處理大量的檔案數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式往往依賴紙質(zhì)檔案或電子表格管理，管理效率低下且易出錯(cuò)，而在信息化管理方式下，可通過大數(shù)據(jù)技術(shù)將各類檔案數(shù)據(jù)整合到統(tǒng)一的平臺(tái)，并規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅能夠減少人力資源的浪費(fèi)，還能夠提高檔案管理部門的工作效率。

第二，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案的精確管理和智能化分析。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，挖掘和分析在檔案數(shù)據(jù)中的潛在信息，發(fā)現(xiàn)干部人才培養(yǎng)的特點(diǎn)和規(guī)律，基于這些分析結(jié)果，高校可以更好地制定和調(diào)整人事政策，提升干部選拔和培養(yǎng)的效果。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人才評(píng)估和績效的精確化管理，通過對(duì)干部的績效數(shù)據(jù)跟蹤和分析，及時(shí)調(diào)整干部任免和晉升的決策，提高高校干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)和競爭力。

第三，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以加強(qiáng)高校干部人事檔案的安全管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到損壞、丟失或盜用的風(fēng)險(xiǎn)，且難以有效監(jiān)管和權(quán)限控制，而在信息化管理方式下，可以通過設(shè)置權(quán)限和加密措施，并利用備份和災(zāi)備措施，防止檔案數(shù)據(jù)的丟失和破壞，最大限度地保護(hù)檔案信息的安全和完整。

2.基于大數(shù)據(jù)思維加速干部人事檔案信息化，符合學(xué)科發(fā)展的主觀需求

干部人事檔案信息化管理是學(xué)科發(fā)展的主要內(nèi)在需求，隨著科技的快速發(fā)展和信息化的普及，各學(xué)科都面臨著大量數(shù)據(jù)和信息的積累和管理問題。干部人事檔案作為學(xué)科發(fā)展中重要的管理資源，也需要實(shí)現(xiàn)信息化管理。基于大數(shù)據(jù)思維的干部人事檔案信息化管理，可以更好地應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)量大、復(fù)雜度高的問題，提高學(xué)科發(fā)展的效率和質(zhì)量。在干部人事檔案信息化管理過程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助學(xué)科更深入、全面地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，揭示干部隊(duì)伍的人才結(jié)構(gòu)、特征和發(fā)展趨勢(shì)，便于制訂更科學(xué)、更合理的人事政策和計(jì)劃，提高人才選拔和培養(yǎng)的精準(zhǔn)度和針對(duì)性。此外，基于大數(shù)據(jù)思維的干部人事檔案信息化管理還可以有效促進(jìn)學(xué)科協(xié)同發(fā)展。這是因?yàn)楦刹咳耸聶n案信息化管理不僅涉及干部任免和晉升等個(gè)體層面的問題，還涉及協(xié)同管理、資源共享等學(xué)科整體層面的問題，而信息化管理可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)學(xué)科之間的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同分析，促進(jìn)學(xué)科之間的交流與合作，提高學(xué)科的整體發(fā)展水平。

3.借助大數(shù)據(jù)加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)是優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)的現(xiàn)實(shí)需求

借助大數(shù)據(jù)加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)是優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)的現(xiàn)實(shí)需求，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以幫助高校更好地理解和管理人力資源，從而實(shí)現(xiàn)人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和最大化效用。

第一，借助大數(shù)據(jù)加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，提高人力資源管理的精細(xì)化水平，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)的收集和分析，深入了解員工的背景、能力和經(jīng)驗(yàn)等，以此衡量人員的潛力和適應(yīng)能力，并為合理的人員選拔、晉升和培養(yǎng)提供科學(xué)依據(jù)，以便更好地匹配人才和職位，提高人力資源的合理配置和利用效率。

第二，大數(shù)據(jù)分析可以幫助高校預(yù)測和規(guī)劃人力資源需求。通過對(duì)歷史招聘信息、員工流動(dòng)等數(shù)據(jù)的分析，便于高校充分了解人力資源的供需關(guān)系和趨勢(shì)，從而做出更準(zhǔn)確的人事決策。基于此，高校不但可以預(yù)測未來的人員需求，提前做好招聘、培訓(xùn)和績效管理等準(zhǔn)備工作，還可以通過對(duì)人員績效數(shù)據(jù)的分析，評(píng)估員工的工作表現(xiàn)和發(fā)展?jié)摿Γ瑸楦咝Ｈ肆Y源的戰(zhàn)略規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支持。

第三，大數(shù)據(jù)分析可以加強(qiáng)人力資源管理的個(gè)性化和人性化，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工個(gè)體情況的精確分析和個(gè)性化管控。例如，根據(jù)員工的績效數(shù)據(jù)和個(gè)人特點(diǎn)，為其定制個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃和晉升路徑，提高員工的參與度和滿意度。同時(shí)，根據(jù)員工的反饋和需求，及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化人力資源管理政策，提升員工的工作滿意度和忠誠度。

4.推進(jìn)高校干部人事信息化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的時(shí)代要求

高校干部作為高校管理的核心和骨干力量，其任職、晉升和績效評(píng)估等事項(xiàng)都需要有準(zhǔn)確的記錄和檔案來支持。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在容易丟失、損壞、難以檢索和共享的問題，無法滿足高校干部人事信息管理的迫切需求。信息化管理可將高校干部人事的檔案數(shù)據(jù)電子化，利用各類信息管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)、檢索和共享功能，提高檔案管理的效率、精確性和可靠性。同時(shí)，利用信息化管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)記錄和統(tǒng)計(jì)干部的背景信息、能力素質(zhì)以及工作經(jīng)歷等重要數(shù)據(jù)，為高校的干部選配和培養(yǎng)提供科學(xué)依據(jù)，并以此揭示干部的特點(diǎn)和潛力，為干部選拔和配置提供決策參考，實(shí)現(xiàn)人才的合理配備和人才培養(yǎng)的針對(duì)性。另外，信息化管理還可以有效促進(jìn)高校干部的評(píng)估和績效管理，建立完整的績效檔案和評(píng)估體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)干部績效和發(fā)展的跟蹤和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整干部的任免和晉升，并幫助干部發(fā)現(xiàn)個(gè)人的優(yōu)勢(shì)和不足，開展有效的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展。信息化管理可以加強(qiáng)高校干部人事檔案的安全管理，實(shí)現(xiàn)權(quán)限設(shè)置和數(shù)據(jù)加密，保護(hù)檔案信息的安全和隱私，并通過備份和恢復(fù)等措施，防止檔案數(shù)據(jù)的丟失和損壞，保證干部檔案的完整性和可靠性，以適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的時(shí)代需求。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)困境

一方面，很多高校的檔案管理人員對(duì)干部人事檔案信息化管理的重要性和意義缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，缺乏重視和理解，忽視或懈怠檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，容易產(chǎn)生信息不全、數(shù)據(jù)混亂等問題；另一方面，某些高校缺乏專門的檔案管理部門或機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致人事檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，沒有完善的管理機(jī)制和制度，不能達(dá)到持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化的效果，影響檔案信息化管理的質(zhì)量和效果。并且，高校干部人事檔案信息化管理需要專業(yè)、高效的團(tuán)隊(duì)支持，但在許多高校中，普遍存在缺乏專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)的問題，如人員流動(dòng)頻繁、人員素質(zhì)欠缺等問題，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)建設(shè)不足，無法提供穩(wěn)定和專業(yè)的支持，限制了信息化管理的發(fā)展和運(yùn)作。此外，檔案信息化管理涉及大量的個(gè)人數(shù)據(jù)，其安全保障至關(guān)重要，但在部分高校，安全工作的意識(shí)和措施落實(shí)不到位，可能存在數(shù)據(jù)被泄露、濫用、無權(quán)限訪問等問題，導(dǎo)致干部人事檔案信息存在安全風(fēng)險(xiǎn)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校干部人事檔案信息化管理的改進(jìn)策略

1.加強(qiáng)大數(shù)據(jù)信息化建設(shè)宣傳，增強(qiáng)職工信息化管理意識(shí)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校應(yīng)積極通過宣傳活動(dòng)、會(huì)議和培訓(xùn)等方式，向干部職工普及信息化管理的重要性和意義，定期組織專家講座或發(fā)表相關(guān)研究成果，向干部職工介紹大數(shù)據(jù)在人事檔案管理中的應(yīng)用案例以及信息化建設(shè)的好處和優(yōu)勢(shì)，引導(dǎo)干部職工認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)對(duì)于提高工作效率、優(yōu)化人事檔案管理流程的重要作用。同時(shí)，定期組織開展相關(guān)培訓(xùn)和教育活動(dòng)，增強(qiáng)干部職工的信息化管理意識(shí)，通過培訓(xùn)課程、在線學(xué)習(xí)平臺(tái)等方式，向干部職工傳授信息化管理的基本知識(shí)和技能。并且，組織干部職工參與信息化管理的實(shí)踐活動(dòng)，引導(dǎo)他們親自操作，體驗(yàn)信息化管理的便捷和效果，增強(qiáng)其對(duì)信息化的認(rèn)同感和積極性。此外，高校還可以建立與信息化管理相關(guān)的績效考核機(jī)制，將信息化管理作為績效考核的重要指標(biāo)之一，以考核結(jié)果反饋激勵(lì)干部職工積極主動(dòng)地參與信息化管理工作，增強(qiáng)信息化管理意識(shí)，提高工作能力，并合理設(shè)定考核指標(biāo)，確保信息化管理工作與高校的整體目標(biāo)和發(fā)展需求相匹配，以推動(dòng)高校人事檔案信息化管理不斷升級(jí)和改進(jìn)。

2.加快高校人事檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)

第一，高校要明確人事檔案管理的需求和目標(biāo)，包括確定系統(tǒng)功能需求、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理需求、用戶操作需求等，從建設(shè)方向、資源投入和實(shí)施步驟全方面梳理。第二，選擇合適的技術(shù)平臺(tái)是建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，高校應(yīng)根據(jù)自身的具體情況和實(shí)際需求，使用成熟的人事檔案管理軟件、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)平臺(tái)等技術(shù)手段，并考慮系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，以便隨著需求的變化升級(jí)和擴(kuò)展。第三，整合各部門和單位的人事檔案數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式，以實(shí)現(xiàn)跨部門、跨單位的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同操作，從而提高工作效率、減少冗余操作、保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和一致。第四，為了提高用戶體驗(yàn)，高校應(yīng)設(shè)計(jì)簡潔、直觀、易操作的用戶界面，以方便干部職工對(duì)人事檔案的管理、查詢和操作，并提供系統(tǒng)培訓(xùn)和技術(shù)支持，幫助用戶熟悉和掌握使用技巧。第五，在信息化平臺(tái)建設(shè)后，還應(yīng)定期評(píng)估其運(yùn)行情況，收集用戶反饋和建議，并及時(shí)改進(jìn)和優(yōu)化，不斷完善系統(tǒng)功能、提高用戶滿意度，保持信息化管理系統(tǒng)的有效性和適應(yīng)性，進(jìn)一步推動(dòng)高校的信息化建設(shè)，提高管理水平。

3.加強(qiáng)高校干部人事檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

為了加強(qiáng)高校干部人事檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，高校應(yīng)根據(jù)信息化管理的需求，制訂具體的培養(yǎng)計(jì)劃，明確培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)內(nèi)容和培養(yǎng)方式，積極組織員工培訓(xùn)，可以邀請(qǐng)專家講座，開展相關(guān)在線學(xué)習(xí)課程等，提高人才隊(duì)伍的信息化管理能力和技術(shù)水平。同時(shí)，設(shè)立專門的信息化管理崗位或部門，招聘和培養(yǎng)專業(yè)人才，負(fù)責(zé)人事檔案信息化管理工作，確保有專人負(fù)責(zé)人事檔案信息化的日常管理和維護(hù)，并提供專業(yè)的技術(shù)支持。在此基礎(chǔ)上，高校還要積極對(duì)外引進(jìn)人才或與其他高校合作，提高人才隊(duì)伍的知識(shí)和技術(shù)水平，并設(shè)立人才引進(jìn)計(jì)劃，招聘具有信息化管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)的人員，為其提供必要的培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會(huì)。為了吸引和激勵(lì)人才隊(duì)伍，高校還可以建立一套完善的激勵(lì)機(jī)制，如設(shè)立信息化管理能力和績效考核，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)和晉升機(jī)會(huì)，提高其積極性和工作動(dòng)力。信息化作為一個(gè)不斷發(fā)展和變化的領(lǐng)域，高校干部人事檔案管理信息化人才需要不斷學(xué)習(xí)和更新知識(shí)，高校要鼓勵(lì)員工參加培訓(xùn)、研討會(huì)和學(xué)術(shù)會(huì)議等活動(dòng)，與同行交流經(jīng)驗(yàn)和成果，不斷提高自身的專業(yè)能力和創(chuàng)新能力。此外，高校還可以與其他高校或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，共享資源和經(jīng)驗(yàn)，開展人才培養(yǎng)和交流項(xiàng)目，或者派遣人員到其他高校參加短期培訓(xùn)和交流，又或者邀請(qǐng)專家來高校培訓(xùn)，促進(jìn)人才隊(duì)伍的共同發(fā)展，不斷提高人才隊(duì)伍的專業(yè)能力和水平，以適應(yīng)信息化管理的需求，從而推動(dòng)高校人事檔案管理信息化工作的順利開展。

4.提高高校人事檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全性

第一，要提高高校人事檔案管理系統(tǒng)的安全性，應(yīng)建立合理的用戶權(quán)限管理機(jī)制，設(shè)置不同層級(jí)的權(quán)限，確保只有有權(quán)限的人員可以訪問、操作和修改系統(tǒng)，定期審查和更新用戶權(quán)限，確保權(quán)限與職務(wù)崗位、責(zé)任劃分相匹配。第二，對(duì)于系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)和敏感信息，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)保護(hù)，如采用加密算法對(duì)數(shù)據(jù)庫中的敏感數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密性和完整性；第三，高校人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)建立健全網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，包括安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)以及反病毒軟件等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒侵入等安全威脅；第四，定期對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方。同時(shí)，建立災(zāi)備恢復(fù)機(jī)制，確保系統(tǒng)在意外損壞或?yàn)?zāi)難發(fā)生時(shí)能快速恢復(fù)運(yùn)行；第五，定期組織開展員工的信息安全培訓(xùn)，提高員工對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊、釣魚郵件、社交工程等常見安全威脅的識(shí)別能力和防范意識(shí)，并組織開展安全審計(jì)工作，對(duì)系統(tǒng)漏洞掃描和評(píng)估，及時(shí)修復(fù)在系統(tǒng)中的安全漏洞和弱點(diǎn)，確保系統(tǒng)的安全性，有效保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的機(jī)密性、完整性和可用性，防范潛在的安全威脅和風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代給高校干部人事檔案信息化管理帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。針對(duì)目前高校干部人事檔案信息化管理存在的問題與不足，應(yīng)從完善信息化管理制度、加強(qiáng)人才培養(yǎng)和引進(jìn)、提高系統(tǒng)安全性、增強(qiáng)信息管理意識(shí)等方面，提高高校人事檔案信息化管理的水平和能力，提高工作效率和決策科學(xué)性。未來，針對(duì)高校檔案信息化管理的問題，還應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代化智能技術(shù)，進(jìn)一步創(chuàng)新高校干部人事檔案信息化管理工作。

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作者單位：陜西藝術(shù)職業(yè)學(xué)院

作者簡介：張靜茹（1985—），女，漢族，山東濰坊人，碩士研究生，館員，研究方向：人事檔案。