智慧醫院建設視域下電子文件歸檔和電子檔案管理規范化研究

張寧　宋燕　王爽　郝夢晴

摘 要：隨著信息技術的快速發展，智慧醫院建設已成為現代醫療行業的發展趨勢，電子文件歸檔和電子檔案管理是智慧醫院建設中不可或缺的一部分。文章從智慧醫院建設的視域出發，對電子文件歸檔和電子檔案管理規范化開展深入研究，為智慧醫院的信息化建設提供理論指導和實踐參考。

關鍵詞：智慧醫院；電子文件歸檔；電子檔案管理；規范化

引言

《公立醫院高質量發展促進行動（2021-2025年）》中明確指出，要將信息化建設作為醫院基本建設的優先領域，并提出建設電子病歷、智慧服務和智慧管理“三位一體”的智慧醫院信息系統，逐步提高醫療服務的智慧化水平，推進醫院信息化建設的標準化和規范化。同時該文件還指出，到2025年要建成一批具有示范引領作用的智慧醫院，形成線上、線下一體化的醫療服務模式，增強醫療服務的區域均衡性。電子文件歸檔和電子檔案管理作為一種高效、安全、可持續的信息管理方式，對于促進醫療信息化、提高醫療服務質量和效率在智慧醫院建設中具有重要意義。然而在實際應用中，電子文件歸檔和檔案管理存在一系列規范化問題，亟須解決。

一、推動檔案數字化規范管理的重要意義

1.提高檔案管理工作的效率

在智慧醫院建設背景下，醫院檔案資料逐漸從傳統紙質媒介轉變為電子形式，紙質檔案資料的保護方式得以優化，信息技術的應用提高了檔案形成速度，數字化檔案可以快速檢索、共享和傳遞，減少了查找和整理檔案的時間和成本。通過信息系統實現自動化操作，檔案管理人員可以從煩瑣的工作中解放出來，在降低檔案錯誤發生率的同時，極大地提高了檔案管理的效率。

2.提高醫療服務效率的重要手段

智慧醫院建設信息化系統間需要實行數據共享，提升檔案數字化規范有利于形成更加互聯的檔案信息庫，通過文本搜索、數據挖掘等技術手段實施信息提取和分析，為研究、決策和公共服務等領域提供有價值的信息資源，更好地實現跨領域、跨機構醫療信息資源共享，促進醫療服務的效率和質量的提升。

3.檔案管理數字化改革的必然要求

檔案數字化建設依靠計算機、OCR、數字攝影和數據庫等信息技術，改變了檔案管理的固有模式，是一種新型檔案信息形態，網絡存儲快捷方便、存儲空間更小的特點讓其應用空間更大。隨著智慧醫院建設的發展，進一步推動檔案數字化規范管理是信息化時代檔案數字化變革的必然要求。

4.促進醫療科研的進步

在智慧醫院建設的過程中，醫院采用了先進的電子文件管理系統，不僅為醫療實踐提供了便捷和高效的工具，更為醫療科研注入了強大的動力。科研人員通過使用規范性管理的電子文件對大量的醫療數據展開分析和挖掘，發現隱藏在數據中的規律和趨勢，為醫療科研提供有力的數據支持。同時，可以幫助科研人員快速獲取和整理相關的文獻資料和研究成果，提高科研工作的效率和質量，推動醫療科研的不斷進步。

二、電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的問題

1.重視程度不夠

一是缺乏數字化管理思維。目前，很多醫院普遍認為檔案管理只是簡單的文件整理、存檔等事務性工作，對檔案管理作為從屬性工作的管理思維仍占主導，數字化管理思維未建立起來。二是對創新重視不夠。目前，很多醫院檔案數字化管理工作中仍然會存在憑經驗管理的做法，未能充分認識到數字技術對檔案管理基礎工作的重要性，加之對人工智能、大數據和區塊鏈等信息技術缺乏足夠了解，主動開展信息技術研發、實施技術創新相對較慢，從而導致檔案數字化發展空間較為狹窄。三是對單套和雙套制的問題解決重視不夠。目前，仍有大部分醫院在電子文件存檔過程中存在紙質與電子化存檔雙套制并行的情況，不僅增加了檔案管理人員的工作量和醫院管理成本，而且較為保守的雙套制很大程度上限制了醫院檔案數字化建設的進程。

2.電子檔案規范化管理體系建設不健全

一是電子檔案規范化管理配套制度不完善。檔案數字化轉型需要依靠國家政策和法規的支持，國家檔案局先后出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《紙質檔案數字化規范》等。然而，目前很多醫院配套制度還不夠完善，有些醫院的制度規范行為的作用較差；二是檔案數字化管理職責分工制度尚不明確。目前，部分醫院對電子檔案管理缺乏明確的分工制度，通常粗暴地將電子檔案管理的職責劃歸檔案管理部門，忽視了作為電子檔案源頭的業務科室的職責，從而導致部門間各自為戰，降低了檔案管理的效率，也容易造成電子檔案管理工作流程失控。

3.管理實務仍然存在不足

（1）電子文件歸檔實務工作存在的問題。電子文件歸檔實務中存在諸多問題：一是在收集處理過程中存在的不足。由于醫院業務流程多種多樣，因此就容易出現電子文件存儲格式不規范、不統一的問題，WORD、PDF、OFD、CAJ、EXCEL和GIS等文檔使用較為混亂；電子文件缺乏背景信息和元數據；電子文件的原始性、真實性和完整性無法保證的問題。二是在移交歸檔過程中存在的不足。電子文件在移交和歸檔過程中的難點主要反映在流程的控制上，很多醫院存在著對制度規范執行不到位的問題，如電子文件移交缺乏科學的技術方法；歸檔電子文件整理未嚴格按照《歸檔文件整理規則》要求實施；缺乏相應的電子文件檔案管理系統等問題，這些問題的存在對規范電子文件歸檔工作極為不利。

（2）電子檔案管理實務工作存在的問題。電子檔案管理與電子文件歸檔工作是承上啟下的關系，實務中焦點問題主要集中在：一是檔案信息采集難度較大。醫院的特殊性導致醫院電子文件異常多，加之醫院各職能部門電子文件歸檔基礎工作不扎實，造成檔案數據信息采集難度大。特別是一線診療科室的電子文件檔案信息，如果對應職能部門沒有及時有效完成前期工作，就會極大增加檔案收集工作的難度；二是檔案信息利用與共享價值未充分發揮。檔案數字化建設基本目的是要提高檔案數據的使用效率，實現檔案資料的共享。然而，受到醫院數字化建設標準不統一的影響，不同醫院臨床信息系統、圖像存儲與傳輸系統、檢驗信息系統和電子病歷系統等不能相互兼容，數據量龐大，導致電子檔案的分類與檢索工作受到一定的限制，數字化檔案資料的共享和利用率不高。

（3）電子檔案安全與隱私保護還存在薄弱環節。與傳統檔案管理模式相比，檔案數字化建設大幅提高了檔案管理效率，極大降低了檔案管理成本。但同時，也給檔案安全與隱私保護提出了挑戰。檔案數字化建設依賴信息網絡，數據被泄露問題較為突出，如未經授權的數據訪問、系統漏洞、病毒入侵和網絡攻擊等，導致數據流失，數字化檔案管理中的信息安全問題逐漸凸顯。

（4）檔案數字化基礎設備設施配套不足。檔案電子化基礎設備設施配套不足的問題，主要反映在數字化硬件設備設施和軟件配備上。目前，很多醫院在基礎設備設施保障上的資金投入不夠，必要的計算機硬件和軟件基礎還比較薄弱，如在計算機設備、網絡服務器、打印設備設施等硬件和軟件上的配置還存在不足。管理者更傾向于將資金投入醫療業務、教學和科研工作中，認為檔案管理不需要耗費大量的人力、物力成本。

4.電子檔案規范化管理人才保障不足

電子文件歸檔是檔案數字化建設的基石，電子檔案管理需要具備較強的專業素養，需要配備專業的檔案人才。然而，目前很多醫院對檔案管理人才隊伍建設不夠重視，“新人進不來、舊人起不來”的人才管理現狀制約著檔案數字化建設進程，專業人才供需矛盾很難解決，檔案數字化復合型管理人才極度缺乏。

三、電子文件歸檔和電子檔案管理規范化對策研究

1.提高對檔案數字化建設的重視程度

一是要增強對檔案數字化管理思維的認識。思想是問題解決的根源，醫院管理層和員工都要正確認識檔案數字化轉型的重大意義，要徹底轉變傳統觀念；二是要培養數字化創新思維。醫院管理層要充分認識創新的重要性，積極推動檔案數字化技術創新，培育新技術、引進新方法，積極開發與電子檔案相關的信息系統和軟件工具，在文件的上傳、下載、管理和共享等功能上實現技術突破；三是重視經費保障能力。檔案管理數字化發展需要相應的資金投入作為保障，醫院需要在經費保障層面給予檔案數字化轉型工作傾斜，加大對設備設施的投入，持續更新硬件和軟件，為檔案數字化管理提供強大的后勤保障。

2.不斷完善規范化管理體系建設

一是建立健全檔案數字化管理制度。醫院應在制度框架內，結合自身實際情況建立健全檔案數字化管理制度體系，明確管理目標和具體要求，確保檔案數字化管理過程規范，以此滿足智慧醫院檔案數字化轉型；二是進一步優化標準化規范建設。醫院要從全生命周期的視角出發，以閉環管理思維來推進電子文件歸檔和電子檔案管理工作規范制度建設，要從電子文件的產生、使用、保存和銷毀的角度推動細節規范的建立，如通過制度建立統一的電子文件分類、命名和編號方法，確保電子文件存儲有序，檢索方便。同時，加強電子檔案流程管理，規范實施電子檔案的鑒定、整理、著錄、編目、存儲、檢索和銷毀等操作，確保電子檔案的合規性和可追溯性；三是建立制度的動態調整機制。醫院在完善檔案數字化管理體系的過程中需要結合新形勢和新變化，逐步修訂和完善檔案管理制度，更好地適應智慧醫院的建設需要。

3.提高管理實務工作效率

（1）充分應用數字技術，推動歸檔及電子檔案管理規范化。醫院應進一步強化實務規范工作。一是要推進文件格式標準化建設。實務中要通過規范電子文檔存檔統一格式，提高電子文件的可讀性和操作性，如規定通用電子文檔格式只包括OFD、PDF、DOC和XLS等類型；二是加強元數據管理。醫院應該加強元數據管理，規定每個電子文件需要定義和記錄相應的元數據信息，包括文件名稱、創建者、創建日期、文件大小和文件所屬類別等，以達到更好地檢索和服務功能，確保電子文件的真實性和有效性。

（2）完善電子檔案安全性與隱私保護工作。醫院應在檔案數字化管理中加強安全與隱私保護工作。一是要優化電子檔案存儲環境。數字化使檔案的存儲介質和載體發生了明顯變化，要積極做好網絡環境安全維護工作，防止電子檔案數據被篡改、盜取和非法訪問，推進計算機防火墻、文件加密、權限控制、密鑰或其他加密技術的使用；二是要采取分布式存儲管理策略。針對大量的電子文件存儲需求，智慧醫院要建立高效的存儲系統，包括網絡存儲設備設施、云存儲等，并將那些非必需電子文件由系統實施分布式存儲，避免造成管理混亂；三是數據備份和容災備份。為降低數據丟失和業務中斷的風險，智慧醫院應及時采取數據備份和容災措施，防止網絡不穩定等意外情況導致的安全事故。

（3）加強檔案信息整合與共享服務。智慧醫院的建設使命在于實現數據信息的整合與共享。一是要推動行業間協作共享機制的建立。政府應協調醫療行業之間的關系，促進各醫療機構之間信息的共享和合作，通過建立共享與合作機制，更好地服務于基礎醫療事業；二是縮小數字化建設標準差異，打通信息壁壘。智慧醫院建設中要進一步縮小數字化檔案建設標準差距，減少醫療機構之間數據互通難度，實現檔案數據的共享；三是促進各方共建共享。建立一個統一的醫院核心業務數據系統，一個系統多模塊設計，檔案管理系統可以劃分為不同的模塊，每個模塊負責處理特定的功能和任務。檔案數據可以參考其他信息系統的數據，與其他醫院核心業務系統開展數據交換和共享，實現檔案的數據自主補充和更新。

4.夯實管理人才隊伍基礎

智慧醫院要堅持“人才強院”戰略，努力培養與智慧醫院建設相一致的復合型檔案管理人才。一是堅持人才引進，把好人才入口關。醫院可以通過專業人才引進、定向培養等方式引入復合型檔案管理人才，并在薪酬待遇、科研待遇等方面給予政策傾斜，做到“吸引人才、留住人才”；二是加大對檔案專業人才培養力度。醫院應強力推進存量檔案管理人才數字化專業培訓，建立專門培訓體系，通過課堂教學、案例分析、講座報告、外出實地考察以及專業培訓等方式，由外部檔案管理專家、相關機構或專業人士來授課，鼓勵工作人員參加繼續教育、規范化業務培訓和專業技能評定，持續提高檔案室人員的專業素養和業務能力；三是積累經驗與分享。醫院可以建立檔案管理經驗庫，記錄和總結實際操作中的問題與解決方案，為其他成員提供參考和借鑒，促進隊伍整體能力的提高。

四、結語

隨著互聯網信息技術的深度應用，智慧醫院建設視域下的電子文件歸檔和電子檔案規范化工作仍將處于不斷變革當中，醫院應充分利用云計算、物聯網和大數據等先進技術，實現醫療資源的優化配置、醫療流程的智能化改造以及醫療服務的個性化提升，并基于全生命周期的管理視角，逐步解決電子文件歸檔和電子檔案規范化工作中存在的問題。充分發揮智慧檔案管理成效，助推醫療服務質量和效率的提高，促進醫院整體運營水平的提高，更好地應對醫療領域的挑戰和機遇，實現醫療事業的可持續發展。

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[3]張 曄.電子文件歸檔格式研究[D].遼寧大學，2021.

作者單位：山東省婦幼保健院

基金項目：本文系2023年度山東省檔案科技項目《智慧醫院建設視域下電子文件歸檔和電子檔案管理規范化研究》（項目編號：2023-01）的研究成果。

作者簡介：張寧（1985—），女，漢族，山東濟南人，碩士研究生，館員，研究方向：醫院檔案管理；宋燕（1987—），女，漢族，山東濟南人，本科，館員，研究方向：醫院檔案管理；王爽（1974—），女，漢族，山東濟南人，?？?，助理館員，研究方向：醫院檔案管理；郝夢晴（1991—），女，漢族，山東濟南人，碩士研究生，館員，研究方向：醫院檔案管理。