檔案信息化建設的新思路

李雪英?蔡秀梅

信息時代下，檔案信息化建設已成為檔案事業發展的有效途徑。檔案信息化建設不僅能提升檔案管理效能，還能提供更便利的檔案服務。然而，在這一過程中也存在一些潛在問題。現闡述檔案信息化的定義和應用價值，分析當前檔案信息化建設中存在的不足，并提出相應的應對策略。

檔案信息化建設有助于提升檔案管理水平。過去，檔案管理工作主要依賴人工管理，這種模式效率不高且無法確保準確性，這嚴重阻礙了檔案管理工作的長期發展。為推動檔案管理工作的持續進步，有必要全面審視檔案管理工作中存在的問題，緊跟時代發展步伐，提升檔案管理的信息化水平。

檔案信息化的定義和應用價值

定義

檔案信息化是指將信息技術應用于檔案管理工作的全流程，包括檔案的數字化轉換、網絡化傳播、智能化管控及高效利用等環節。此過程涉及檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用和研究等多方面，目的在于實現檔案資源的數字化、網絡化和智能化。檔案信息化的核心內容包括以下四方面。第一，數字化轉換。將傳統紙質檔案轉換為數字化格式，包括圖像、文本、音頻、視頻等，以適應存儲、傳播和檢索的需求。第二，網絡化傳播。借助計算機網絡，實現檔案信息的快速、廣泛傳播，提升檔案資源的利用率。第三，智能化管控。運用人工智能技術，實現檔案的自動分類、檢索和推薦等功能，提升檔案管理效能。第四，高效利用。依托現代信息技術，深入挖掘檔案信息的價值，為社會各領域提供豐富、及時、準確的服務。

應用價值

1.提升檔案管理效率

檔案信息化能夠提升檔案管理效率，實現檔案的快速檢索、方便查詢和高效利用。這不僅大幅縮短了檔案管理人員與用戶所需的時間，也促使檔案的管理和利用變得更加簡便。此外，檔案信息化還有助于推動檔案的規范化、標準化，進一步提高管理檔案的效率。在此過程中，檔案管理人員能夠更專注于挖掘和保護檔案的價值，為用戶提供更專業和高效的服務。

2.推動檔案資源共享

檔案信息化為檔案資源共享提供了堅實的技術保障，通過構建檔案信息資源共享平臺，實現各類檔案資源的整合與互聯互通，使得用戶可以跨地區、跨部門、跨層級獲取所需檔案信息，既提升了檔案資源的利用率，也充分發揮了檔案的價值。在此基礎上，各級檔案行政管理部門可開展合作，共同推進檔案資源的開發與利用，為用戶提供更為多樣化的檔案服務。

3.保障檔案安全

信息時代下，檔案安全的重要性日益凸顯，檔案信息化有助于確保檔案的安全性，通過利用信息技術，如數據加密、防火墻、入侵檢測等，對檔案數據泄露、篡改等安全風險形成有效防控。此外，通過定期備份和存儲數據，確保檔案信息的完整性和可靠性。在此基礎上，還需加大對檔案信息化設施的維護和管理力度，保障檔案信息化建設的可持續發展。

4.推動檔案學術研究

檔案信息化為檔案學研究提供了豐富的數據資源。通過深入挖掘和分析龐大數據庫中的檔案信息，專家和學者能夠洞察檔案所承載的歷史規律和社會現象，為檔案學及相關領域的研究提供依據。此外，檔案信息化還有助于推動檔案學科與其他學科的交融互鑒，激發檔案學研究人員的創新活力。在此過程中，培養一支兼具專業素養和跨學科視野的檔案學術研究團隊，對于提升檔案管理水平具有深遠影響。

檔案信息化建設中存在的問題

信息化技術應用不足

在檔案信息化建設過程中，有些單位對現代信息技術的應用尚不充分，從而阻礙了檔案數字化、網絡化、智能化的進程。具體表現在兩個方面。第一，數字化設備落后。部分單位的數字化設備陳舊，無法滿足檔案數字化處理的需求。這不僅影響了檔案數字化工作的效率，也降低了檔案數字化成果的質量。第二，缺乏專業軟件支持。部分單位未采用專業檔案管理軟件，導致檔案信息化管理效率偏低。

檔案管理流程不夠規范

檔案管理流程的規范性在檔案信息化建設中非常重要。嚴謹的檔案管理流程可以確保檔案資源的完整和準確。但部分單位在檔案管理流程上存在不規范現象，具體包括兩方面。第一，檔案收集不齊全。在檔案收集環節存在疏漏，導致檔案資料不完整，降低了檔案的利用率，為后續的檔案管理工作造成不便。第二，檔案分類不明確。檔案分類混亂，導致檔案查詢及管理工作較為困難。

信息化人才培養不足

檔案信息化建設是當前檔案管理領域的重要任務，其核心在于培育一支既掌握檔案管理基礎理論和技術，又熟悉信息化建設各個環節的專業隊伍。然而，現實情況中，部分單位在信息化人才培養方面存在不足，嚴重阻礙了檔案信息化建設的步伐。首先，專業人才短缺，這是制約檔案信息化建設的主要因素。信息時代下，復合型人才資源嚴重匱乏，具備豐富的檔案管理知識和信息技術技能的專業人才較少，阻礙了檔案信息化建設的推進。然而，檔案管理人才市場供求失衡，面臨招聘不到合適人才的困境。其次，培訓機制不完善也是阻礙檔案管理人員信息技術水平提升的重要原因。許多單位在信息技術方面的培訓不足，這使得檔案管理人員在信息技術方面難以提升自身能力，進而阻礙檔案信息化建設進程。此外，缺乏有針對性的培訓機制，這使得檔案管理人員在面對新技術和新政策時，難以迅速適應和掌握，從而降低了整體的工作效率。

信息化安全保障不足

在檔案信息化建設的過程中，信息安全問題日益凸顯。信息安全問題不僅對檔案數據的完整性、保密性構成威脅，也會對檔案事業發展造成嚴重影響，部分單位在信息安全方面存在不足，亟須引起高度關注。首先，安全意識相對薄弱。在檔案信息化建設過程中，對信息安全的重要性認識不足，僅關注檔案數據的采集、整理和存儲，忽視了信息安全的重要性，加大了檔案數據泄露的風險，一旦遭受網絡攻擊，檔案數據可能遭受嚴重損失。其次，安全保障措施不夠完善。在信息化建設過程中，未能構建健全的信息安全防護體系，信息安全防護能力較弱，檔案數據更容易受到網絡攻擊。一旦被攻擊，檔案數據有可能會被竊取、篡改或泄露，給檔案工作造成難以估算的損失。

檔案信息化建設的對策

信息時代下，傳統的檔案管理模式已經無法滿足時代發展的需求，檔案信息化建設勢在必行，具體對策如下。

加強信息化技術應用

1.更新設備

檔案信息化建設需要投入大量資金，以滿足現代化管理的需求。為了提升檔案數字化處理的效能，需要采取一系列積極措施。例如，升級檔案管理設備，通過這種方式，能夠確保檔案管理工作高效完成，以適應日益發展的信息時代。可以引入檔案管理多功能一體機，該設備集掃描、打印、復印等多種功能于一體，能夠提供“一站式”服務，從而降低人力和時間成本，提高檔案管理效率，提升檔案工作管理的現代化水平，確保檔案管理工作順利進行。

2.引入專業軟件

信息時代下，檔案管理現代化的重要性不言而喻，為了提升管理效率和質量，引入專業的檔案管理軟件至關重要。檔案種類趨于多樣化，包括數據、資料、政策文件等方面。檔案管理軟件應具備自動收集、整合、分類等功能，為檔案管理人員制定決策提供有力支持。

規范檔案管理流程

1.完善檔案收集制度

建立完善的檔案收集制度對檔案資料的管理與保護具有重大意義，不僅有助于確保檔案資料的完整性、精確性與時效性，同時也能提升檔案管理工作的效率。因此，需要制定嚴格的規章制度，明確檔案資料的范疇、標準及時間節點，確保檔案管理工作的針對性和準確性。強化與各職能部門的溝通與協作，并對檔案收集工作進行監督與引導，促使檔案管理人員全面、精確地獲取所需信息，避免遺漏和失誤，從而提高檔案資料的質量，確保檔案管理工作順利進行。

2.明確檔案分類標準

制定科學合理的檔案分類標準同樣具有重大意義。實用且可操作性強的檔案分類標準不僅能夠確保檔案分類的科學性，還能提升檔案管理工作的效率。檔案分類標準的關鍵內容在于明確各類檔案的歸檔范圍、保管期限及存儲要求。這有助于實現檔案的有序管理，確保檔案的完整性與易查性。同時，還需關注檔案分類標準的實時性與靈活性，以便根據實際情況進行調整與優化。

加強信息化人才培養

1.引進專業人才

推進檔案信息化建設是當前各領域重要的發展任務之一，迫切需要引進更為專業的檔案管理人才。擁有豐富經驗和信息化技能的專業人才能夠顯著提升檔案管理水平。在選拔這類人才時，應重點關注以下幾個方面。首先，檔案管理人才應具備較高的專業素養和扎實的檔案管理理論知識。其次，檔案管理人才應具備實際操作能力，熟練運用各類信息化工具，高效處理檔案數據。最后，檔案管理人才應具備創新能力，在檔案信息化建設過程中，不斷探索新方法，推動檔案管理工作高質量發展。為吸引并留住專業人才，相關單位應當提供舒適的工作環境和合理的薪資待遇。一方面，舒適的工作環境有助于專業人才充分發揮個人潛能，提高工作效率；另一方面，合理的薪資待遇能激發人才的工作積極性，促使其投身于檔案信息化建設事業中。

2.建立培訓機制

第一，在職培訓。針對檔案工作人員開展有針對性的在職培訓，旨在提升檔案管理人員的信息化素養以及檔案管理能力。培訓內容可涵蓋檔案管理理論、信息化技術、信息安全知識等。通過定期舉辦培訓活動，促使檔案管理人員不斷更新知識體系，提升個人綜合素質。

第二，制訂人才培養方案。鼓勵檔案管理人員前往國內外相關機構深造，學習先進的檔案管理理念與技術。同時，實施青年人才培養項目，激發青年檔案管理人員的創新潛能，為檔案信息化建設注入新的活力，提升檔案管理和服務水平。

加強信息安全保障

1.增強安全意識

在檔案信息化建設過程中，信息安全至關重要。因此，應當增強檔案管理人員的信息安全意識，使其明確信息安全的重要性，針對不同工作崗位，開設相應的信息安全培訓課程，使檔案管理人員了解信息安全的基本知識和防范措施。

2.建立防護體系

第一，完善制度。為了確保檔案信息安全，必須制定完善的檔案管理制度，明確信息安全責任人并定期信息安全管理制度，以適應信息時代發展，信息安全管理制度應當涵蓋資產、系統、人員和活動的管理等各方面。要制訂有針對性的制度，完善組織架構，明確各部門職責，建立激勵機制，加強培訓和交流。要制定嚴格的標準和流程，確保檔案資源的安全性。要實施有效的防護措施，包括網絡安全、數據備份等。要制訂應急預案和演練方案，提高檔案管理人員的應對能力。要緊跟國內外發展趨勢，開展風險評估，加強跨部門協作和溝通，確保制度更具針對性和可操作性。

第二，技術防護。在數字化時代，檔案管理信息系統的安全至關重要。為保護檔案數據，需采用先進的網絡安全技術，通過引入防火墻、入侵檢測系統等，定期進行安全檢查和漏洞修復，確保系統的安全穩定運行。

首先，需認識到網絡安全在檔案管理工作中的重要性。數據是一種寶貴的資產，數據受損或被篡改將造成重大損失。因此，需采用先進的技術加固系統，防范外部攻擊。部署防火墻是保障網絡安全的重要手段，能阻止未經授權的訪問和惡意攻擊，確保內部數據安全。入侵檢測系統能夠實時監測日志和網絡流量，可以及時發現可疑行為并發出警報。

其次，定期進行安全檢查和漏洞修復也是必要的措施。發現漏洞后應及時修復，確保系統穩定運行。同時，加強用戶安全教育，增強用戶的網絡安全意識，避免因人為因素導致的安全事故，為檔案管理工作提供更可靠、安全的保障。

第三，數據保護。要建立完善的數據安全防護體系，實施全方位、多層次的防護措施，對重要檔案數據進行加密存儲和傳輸，以防止數據泄露。同時，定期備份關鍵數據以防丟失，并加強對敏感數據的訪問控制，只有授權人員有查看和操作的權限，從而有效防止數據泄露，確保數據的安全和可靠。此外，需要密切關注數據安全領域的最新發展，不斷調整和優化安全策略，以應對日益嚴峻的數據安全挑戰。

檔案信息化建設是現代檔案事業發展的必然趨勢。針對檔案信息化建設存在的問題，應當采取有力措施，加強信息化技術應用、規范檔案管理流程、加強信息化人才培養和信息安全保障，助力檔案信息化建設更好發展。

（作者單位：吉林省白城市農業科學院）