湖南省檔案館災害檔案信息服務發展研究

摘要：災害檔案在防災減災過程中發揮著越來越重要的作用，社會對災害檔案信息服務的需求隨之激增，檔案部門提高災害檔案信息服務能力刻不容緩。湖南省檔案館是湖南省內唯一的省級綜合檔案館，有豐富的災害檔案信息服務經驗。進入信息時代，災害檔案信息服務需求激增、用戶獲取信息途徑轉變，自助式災害檔案信息服務無疑是一個新方向。文章從湖南省檔案館自助式災害檔案信息服務建設動因出發，結合湖南省檔案館開展災害檔案自助式信息服務存在的問題，提出自助式信息服務實施建議，旨在推動災害檔案信息服務發展。

關鍵詞：災害檔案；檔案信息服務；自助式信息服務

中圖分類號：G279.2；D632.5文獻標志碼：A

0 引言

湖南省檔案館屬于省級綜合性國家檔案館，自建館以來，不斷征集散存于社會上對國家和社會具有保存價值的各種門類和載體的災害檔案，指導省內各黨政機關、團體、企事業單位和其他組織的災害檔案收集整理工作，開展各種形式的災害檔案信息服務，可以說是湖南省重要的“檔案利用服務中心”“記憶寶庫”“信息集散地”“愛國主義教育基地”。

自古以來，湖南省內災害頻發，災害種類多、危害大，形成的災害檔案文獻豐富且極具研究價值。步入信息時代，社會各界對災害檔案資源信息需求的激增，對信息服務能力要求越來越高。2021年6月，中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中指出建立重大活動、突發事件應對活動相關檔案利用調度機制，提高災害檔案信息服務能力建設刻不容緩。同時，用戶信息服務習慣及信息服務理念隨著網絡的迅速發展而改變，檔案館在人力物力有限的情況下很難滿足用戶多樣化的信息需求，用戶主動獲取信息成為趨勢。因此，檔案館應思考如何在有限條件下打破時空限制，高效便捷地向用戶提供災害檔案信息服務，滿足不同信息需求。

1 自助式災害檔案信息服務概述

自助式災害檔案信息服務是在我國防災減災進程不斷推進、社會對災害檔案需求增加的社會背景下所產生的以用戶需求為主的檔案服務。檔案部門依托計算機、網絡、通信技術，多途徑構建開放性、社會化的災害檔案信息服務平臺。用戶以自身需求為導向，借助計算機網絡在災害檔案信息服務平臺內自行在線完成災害檔案信息檢索、閱覽、復制、編研、咨詢、聚合等災害檔案利用活動［1］。該模式的原理簡單來說是檔案部門提供災害檔案信息與平臺，以數據處理技術、網絡通信技術、信息存儲技術、基礎設施設備支持用戶根據自身需求與偏好，在一定服務規則內選擇所需服務方式，參照平臺指示，自主地完成相關信息檢索、查詢、利用。

2 湖南省檔案館開展自助式災害檔案信息服務的動因

2.1 地方政府防災減災工作需要有效的災害檔案信息服務

災害檔案文獻是災害及其治理研究的文獻寶庫。海量的災害檔案信息資源是人們認識和把握災害發生發展規律的基礎資料，具有重要的情報價值，是地方政府防災減災工作中不可或缺的信息支撐。在災害預案、災情評估、災害救援、恢復重建等各個管理環節中，準確、及時、全面的災害檔案信息資源是各級各類黨委與政府災情研判和應急決策的重要依據。

隨著建設服務型政府步伐的加快和政務信息公開的深入，救災決策者、災害管理人員、減災救災部門對災害檔案信息服務的需求呈現出多元化、個性化的特點，表現出對檔案信息的及時性、準確性、有效性的關注與渴求［2］。自助式災害檔案信息服務可以打破檔案查詢、檢索、利用的門檻，使信息獲取更加開放、自由；拓寬信息服務渠道，推進檔案資源線上線下跨區域、跨部門共享利用。借助有效的災害檔案信息服務可以整合災害信息資源、吸取教訓、總結經驗，有助于地方政府提升災害防治能力，推動形成反應靈敏、上下聯動的中國特色應急管理體制。

2.2 相關政策的支持加快災害檔案信息服務方式創新

從宏觀來看，近年來，檔案在應對處置新冠疫情、自然災害事故過程中發揮了重要的作用。2020年，國家檔案局出臺了《重大活動和突發事件檔案管理辦法》，積極推進重特大事件檔案的收集、保管、利用。2022年9月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發《關于加強重特大事件檔案工作的通知》，提出要進一步重視重特大事件檔案工作，保障重特大事件檔案工作的經費投入，為重特大事件檔案工作營造良好的環境和條件。國家對災害檔案的重視是檔案館提升災害檔案信息服務能力的動力來源。

從微觀來看，湖南省大力支持檔案館“數字化”與“智慧化”。2021年12月，湖南省委網信辦、省發改委印發《湖南省“十四五”信息化發展規劃》，指出要“加快建設數字檔案館”“智慧檔案”，統籌規劃建設全省檔案信息資源共享平臺，促進各級國家綜合檔案館互聯互通，提高檔案服務數字化智能化水平［3］。政策的支持為檔案館創新災害檔案信息服務模式提供了堅實的后盾。

2.3 信息技術為災害檔案信息服務提供堅實保障

當前，快速發展的數據處理、網絡通信、信息存儲等技術為深入分析、充分利用災害檔案信息資源提供了強有力的技術保障。一方面，計算機軟件系統算法的不斷優化提高了災害檔案信息資源收集整理效率，有效整合數量龐大且分布零散的災害檔案，實現災害檔案數字化并形成專題數據庫。另一方面，安全可靠的信息存儲與數據分析技術加強了災害檔案信息資源綜合分析研究，通過特定算法對數量巨大、種類繁多的災害檔案信息資源進行分類、相關性研究分析。

同時，網絡通信技術的快速發展催生了各類“互聯網+”模式，災害檔案信息服務內容與服務方式發展也迎來了新契機。依托互聯網，構建“線上平臺+線下站點”災害檔案自助式信息服務可以打破傳統檔案管理模式下受到的時間與空間限制，自由獲取、智能管理，為用戶提供更全面、主動、增值性的服務，提高災害檔案信息服務的高效性、及時性與便捷性。

3 湖南省檔案館開展自助式災害檔案信息服務存在的問題

3.1 自助式信息服務內容拓展速度慢

湖南省內檔案館災害檔案信息服務內容更新速度慢的原因主要有2個：（1）災害檔案收集不力。湖南省內災害多發且時空分布不均，加上檔案本身涵蓋的領域豐富導致湖南省內所產生的災害檔案數量龐大，加大了收集難度；災害應急與治理需要多方協作，災害相關的檔案、資料散落于各部門，加大了災害檔案的收集難度。目前，湖南省內災害檔案仍分散于省委、水利廳、民政廳、氣象局、省政府辦公廳等地。（2）災害檔案開發利用不夠。災害檔案收集不力導致湖南省檔案館現存災害檔案仍未形成內容豐富、門類齊全、結構清晰的災害檔案體系。其館存災害檔案大多為零散的資料信息，檔案業務仍停留在傳統的收集、整理與保管上，也未形成深層次的災害檔案編研成果［4］。專業人員與相關技術不成熟使得湖南省檔案館缺乏資源數據的開發利用、檔案信息的知識挖掘、電子數據庫的建設、信息服務平臺的構建等。

3.2 自助式災害檔案信息服務形式較單一

在數字化高速發展的今天，湖南省檔案館目前災害檔案主要的信息服務方式還停留在檔案資料的收集與整理、提供檔案查閱服務等傳統層面上。災害檔案數字化僅體現在電子查檔和專題數據庫建設兩方面，其專題數據庫的建設數量很少，僅有兩個。這兩個專題數據庫都不是以災害檔案為主體進行建設的，可以說在檔案的信息服務數字化形式非常有限以及開拓困難的情況下，對于自助式災害檔案信息服務建設造成了很大的影響。這主要有兩部分原因：（1）檔案館資金受限，數字化信息服務的試錯成本高；（2）檔案館的主導性不夠，專業人員不足。這對于要實現基礎的數字化服務形式以及后期對檔案進行數據化處理，實現更智慧的信息服務形式都存在很大阻礙。

3.3 自助式災害檔案信息服務平臺建設不完善

自助式災害檔案信息服務離不開信息化平臺支撐。湖南省檔案館作為省內唯一的綜合性國家檔案館，近年來在信息服務平臺建設上取得了一些成效，線上建設“洞庭湖專題數據庫”，利用信息共享平臺推進檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用工作；“湖湘檔案”“湖南省檔案館開放檔案利用平臺”等平臺為用戶提供網上檔案查閱利用。線下利用信息技術不斷推進館藏檔案數字化建設，開發檔案管理系統，向有關單位與公眾提供便利的信息服務。但仍存在建設投入不足、開發不完善、系統分散、缺乏安全保障等問題。信息共享平臺的主要服務對象為涉檔機構部門工作人員，信息門檻高。面向普通群眾的檔案網站功能開發不完善，界面設計不夠簡潔，部分功能形同虛設。同時，部分已形成的數據庫、檔案網站、檔案管理系統也因缺乏資金、技術得不到相應的維護，信息服務效果無法保障。

4 湖南省檔案館構建自助式災害檔案信息服務的實施建議

4.1 加快災害檔案數字化進程

檔案信息自助服務的前提是檔案信息的數字化、聚合化［5］。目前，湖南省檔案館災害檔案數字化困難除受災害本身的突發性影響外，還受災害檔案基數龐大、缺乏專項資金、重視程度不足等原因影響，加快災害檔案數字化進程必須從這幾個方面入手。（1）加大災害檔案收集力度，提高資源整合效率，系統整理成災害專題檔案，挖掘災害檔案價值；（2）不斷拓寬資金來源渠道，積極爭取經費支持，大力宣傳災害檔案對社會發展的重要性，爭取經費投入，優先將經費投入與社會發展相關的災害檔案數字化開發中；（3）加大對災害檔案的宣傳，利用開展講座、與學校合作、布置展覽等提高群眾對災害檔案價值的認識。

4.2 拓展“自助式”災害檔案信息服務內容

實現信息服務優化需要拓展信息服務內容。第一，加強各類型災害檔案的收集，做到應收盡收，保證災害檔案齊全完整。第二，完善災害數據，包括災害的類別、等級、數量、頻次、造成的損失及災害基本信息等。第三，引入多類型檔案。照片、音視頻及口述檔案是災害應急管理過程中形成的特殊檔案，針對這些特殊載體檔案，可以利用新興技術進行內容呈現，如利用增強現實技術（AR）與虛擬現實技術（VR）為災害檔案信息服務提供交互式體驗。第四，拓寬災害檔案信息服務途徑。傳統檔案信息服務的主要途徑分為3類：以檔案原件向用戶提供；以檔案復制品向用戶提供；以提供檔案信息加工品向用戶提供。而信息化社會下，自助檔案信息服務不再拘束于實體檔案，檔案閱覽、檔案外借、出具檔案證明、檔案復制、檔案咨詢、舉辦檔案展覽等均可由用戶通過網絡遠程自主完成。

4.3 推進自助式災害檔案信息服務平臺建設

構建一個開放、獨立、面向社會的自助式災害檔案信息服務平臺是用戶在信息化社會中實現自主完成信息服務的基礎。檔案館需要強化門戶網站建設、特色檔案信息資源庫建設、檔案信息服務系統建設、檔案應用系統建設、檔案用戶教育等，拓寬用戶自主獲取信息服務途徑。在信息服務平臺建設上，一定要打破信息門檻，簡潔化界面設計，增加個性化信息服務選擇［6］，自動利用智能技術手段充分挖掘獲取檔案用戶的背景信息、活動軌跡等元數據，對獲取的元數據進行深入分析，了解用戶的習慣偏好，預測用戶的潛在需求，合理配置和集成館藏檔案資源［7］。做好安全維護，防止用戶信息外泄或被非法使用。

4.4 利用微信公眾平臺開展“自助式”災害檔案信息服務

湖南省檔案館傳統的信息自助服務是利用自助查詢及完成查詢與利用，但隨著移動設備的普及，社交媒體為檔案資源建設提供了一種全新的路徑［8］，微信公眾平臺將信息傳遞引向了一個更便捷的道路。利用微信公眾平臺進行自助信息服務主要有幾個優點：第一，覆蓋面極廣，可以服務更多潛在用戶；第二，對用戶的信息素養要求不高，用戶只需訂閱信息，就可以自行瀏覽一些及時性信息，而檔案館在這個過程中只需及時更新相關信息、定期維護網站；第三，信息服務成本低，減去了檔案館網站開發、系統維護成本，同時簡化了程序。

湖南省檔案館在利用微信公眾平臺提供檔案服務上具有一定經驗，但其開發的“湖湘檔案”公眾號欄目有功能設置不全面、信息互動與推送不及時等問題。微信公眾平臺災害檔案信息服務功能設計構想主要側重兩個方面：（1）對微信公眾平臺進行二次開發，額外提供一臺能被互聯網用戶訪問到的開發服務器，保證服務器的穩定、安全［9］；（2）對服務頁面的完善，用戶在關注微信公眾號之后，注冊并登錄賬號，可以使用檢索、咨詢、統計、推送等基礎功能，根據用戶的檢索習慣、信息記錄、個人偏好定制個性化服務。在基礎信息服務上，再開發實時的交流工具以及留言板、電子郵件等非實時交流工具，有效實現用戶與館員間的雙向溝通。

參考文獻

［1］張博.數字檔案館檔案信息自助服務模式的構建［J］.云南檔案，2014（1）：50-52.

［2］鄧嵐.民政災害檔案信息服務研究［J］.中國減災，2011（17）：42-43.

［3］湖南省人民政府.湖南省“十四五”信息化發展規劃［EB/OL］.（2021-09-06）［2023-12-19］.http：//www.hunan.gov.cn/topic/hnsswgh/ghwj/202111/t20211109_21026921.html.

［4］王超宇.長株潭地區洪澇災害檔案信息資源開發利用研究［D］.湘潭：湘潭大學，2022.

［5］陳曉暉，趙屹.新媒體環境下檔案信息自助服務的內容與實現［J］.中國檔案，2017（5）：69-71.

［6］唐艷芳.數字檔案館檔案信息服務平臺的構建［J］.檔案學研究，2006（5）：44-48.

［7］賀奕靜，楊智勇.智慧檔案館的智慧服務功能及其實現［J］.檔案與建設，2019（11）：28-32.

［8］周耀林，路江曼.論社交媒體下檔案服務的創新［J］.檔案學通訊，2014（6）：45-49.

［9］甘春梅，尹常笑.我國檔案館微信公眾平臺的應用現狀與優化建議研究［J］.山西檔案，2023（3）：117-123.

（編輯 姚 鑫編輯）

Research on the development of disaster archive information services in Hunan Provincial Archives

FENG? Yan

（School of Public Administration， Xiangtan University， Xiangtan 411100， China）

Abstract：? Disaster archives are playing an increasingly important role in the process of disaster prevention and reduction， and the demand for disaster archive information services in society is increasing rapidly. It is urgent for archive departments to improve their ability to provide disaster archive information services. The Hunan Provincial Archives is the only provincial-level comprehensive archives in Hunan province， with rich experience in disaster archive information services. Entering the information age， the demand for disaster archive information services has surged， and users have changed their ways of obtaining information. Self-service disaster archive information services are undoubtedly a new direction. The article starts from the motivation of the construction of self-service disaster archive information services in Hunan Provincial Archives， and combines with the problems existing in the development of disaster archive self-service information services in Hunan provincial archives. It proposes implementation suggestions for self-service information services， aiming to promote the development of disaster archive information services.

Key words： disaster archive; archival information service; self-service information service

作者簡介：馮妍（1999— ），女，碩士研究生；研究方向：電子政務與文件檔案管理。