企業物資招標采購風險及其防控措施

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.12.038

［摘 要］企業經營活動的正常開展離不開物資的支撐，因此保證物資采購流程順暢是企業內部控制與管理的關鍵。但物資招標采購工作會受到市場經濟形勢、定價、政策等因素的影響，導致物資招標采購工作面臨較大的不確定性。因此，企業在物資招標采購活動中，應將物資招標采購風險的識別與防范作為工作重點，保證采購質量。本文圍繞企業的中長期發展規劃闡述物資招標采購的優點，據此分析企業的物資招標風險，并提出相應的物資招標采購風險防控措施，以期通過完善的風險防控措施優化企業物資的科學配置，推動企業的健康有序發展。

［關鍵詞］企業采購；物資招標；采購風險

［中圖分類號］F20文獻標志碼：A

物資招標采購能促使各類供應商的公平競爭，在良性競爭環境中為企業獲取高質量的物資，還能加大企業對物資采購過程的監督力度，提高采購效率。利用物資招標采購模式將采購流程公開化、透明化，企業可針對不合理的招標采購環節進行調整，實現采購控制的前移，從事后審計變為事前預防，因此采用物資招標采購是企業首選，但在采購中應注意加強對采購風險的防范。

1 物資招標采購的優點

第一，具有公開性。參與物資采購投標的供應商能獲得公開透明的采購信息，所有個體、單位都能參與采購招標活動，這也有利于企業最大限度地挖掘市場潛力。第二，具有公平性。企業物資招標采購模式由多家供應商同時競爭，企業中物資的使用部門、財務部、技術部、質檢部等多個部門綜合考評投標方的綜合實力，最終公平地選取高性價比供應商。第三，促使企業加強合規建設。物資招標采購活動公開透明，避免企業傳統采購模式中的挪用資金、濫用采購資金等情況的發生。第四，降低供應成本。物資招標采購中每個供應商都面臨著競爭壓力，供應商可通過產品價格調整、質量控制、售后服務等方式增強自身的競爭力，企業能實現低成本拿貨，間接降低自身的經營成本［1］。

2 企業物資招標采購風險

2.1 外部風險

第一，自然風險。天氣、路況、交通運輸政策等都是企業物資招標采購的自然風險，尤其是供應商遭受地震、火災、疫情等不可抗的自然因素時，物資招標采購活動進展緩慢，會嚴重影響招標計劃的正常進行。第二，國家政策風險。企業若不能及時了解國家政策的變化，制訂的物資招標采購方案極易與政策發生沖突，物資采購招標容易中途停止。第三，產品質量風險、履約風險。若企業未在合同中注明質量問題、履約問題的賠償與處理方式，在招標工作后極易面臨上述風險問題。第四，供應商中標后若不按照約定簽訂采購合約，會給企業帶來較大的風險與損失。企業需要重新啟動一輪物資招標采購活動，這會導致企業物資招標采購成本增加，不利于企業的長久、有序發展。

2.2 內部風險

第一，企業物資招標采購活動中面臨制度風險，即目前還缺乏完善的物資招標采購管理制度。招標采購流程、計劃制訂、合同擬訂與簽署等工作缺乏準確的制度作為依據，現行的管理制度存在較多漏洞，導致企業招標采購標準與現行法律法規存在差異，采購招標活動無法正常開展。第二，物資招標采購計劃的風險較高。各部門采購計劃不合理、上報時間超期等情況都會影響企業物資招標采購的進展；如果采購計劃上報時間超期會迫使企業縮短招標周期，不利于企業在短時間內選出最優質的供應商，進而導致采購物資質量的下降。同時，若與實力不足的供應商合作則極易導致企業物資積壓，影響企業資金流動。第三，最高限價也是導致企業物資招標采購產生內部風險的主要原因。最高限價不合理會引發招標文件制作延遲、發售延遲、物資采購延遲等一系列問題，進而影響企業經營生產的正常運行，給企業帶來效益下降、資金鏈斷裂等風險［2］。第四，一些企業物資采購的范圍大、種類多、涉及面廣，各項技術要求和質量要求的確定存在一定困難。

3 企業物資招標采購風險防控措施

3.1 細化外部風險防范措施

3.1.1 防范自然風險和產品質量風險

物資招標采購活動中自然風險、產品質量風險是企業目前面臨的主要外部風險，因此在招標活動中應加強對這兩類風險的防范。招標期間要綜合考慮招標與中標企業的氣候、溫度、地理特征等情況，盡量避免與自然風險較高的中標企業合作。例如，酒店以招標方式選用食品類供應商，一般會更偏重考慮同城供應商。因為異地的長途貨運會帶來較多不確定因素，對于食品類物資來說，生產周期、包裝方式、貨運途中陰雨天氣等因素都可能影響到食品質量和食品安全，異地供應商的自然風險更大。

物資招標采購完成后，重點監測物資的質量和供貨周期，從耐用率、成交價、階段供應量等維度綜合分析采購物資的質量，若供應的物資不達標或不能按期供貨，可依據合同要求供應商承擔相應責任。物資運輸期間安全也由供應商負責，在運輸中出現的破損、擠壓等導致無法使用的物資，供應商應補足對應的物資數量。為減少運輸途中的物資損失，供應商必須確保產品運輸的安全。

3.1.2 準確解讀國家政策

企業物資招標采購工作必須在國家政策及法規允許范圍內進行，避免采購招標與國家法規政策沖突，影響自身物資采購活動的正常開展。當國家發布新的政策或法規后，企業應及時分析并解讀，通過咨詢法律顧問、構建法律咨詢團隊等方式提高對各項政策與法規的解讀準確率，從而制訂與之契合的物資招標采購方案［3］。

3.1.3 防范履約風險

企業應當在前期的招標需求中盡可能詳細列明對貨物參數、規格、外觀、質量標準等要求，并要求投標單位給予相應的承諾，以此減少中標方不按招標要求履約、降低產品質量和服務標準的情況。企業招標完成后與中標方簽訂招標采購合同，簽訂過程中要充分考慮市場價格的影響：第一，企業確定合理的競標價格，通過合理定價吸引更多優質投標方參與投標，幫助企業選擇性價比最高的供應商。第二，企業與中標單位的合同盡量在招標完成后及時簽訂，避免因合同簽訂時間延遲過長，造成供應商提出調價的情況。對于市場確實存在較大價格波動，可考慮在合同中注明“經過雙方供應商市場詢價，按照市場價格波動將物資單價上調/下調合同價格”，雙方確定調價范圍，保證雙方利益最大化。但調整合同價格屬于修改了招標關鍵內容，應當盡量避免。簽訂合同后，雙方必須嚴格執行合同內容，若企業發現供應商履約不及時或存在不履約行為應及時提醒，若有必要可采用法律手段維護自身權益。反之，物資供應商也有監督企業的權利，確保企業采購款項能夠及時匯入。第三，合同執行期間某一方出現違約行為，另一方可依據法律條款要求賠償，扣除履約保證金。

3.1.4 加強物資招標采購監督

企業物資招標采購活動中應構建“事前—事中—事后”監督體系，提高采購監督質量。首先，企業要做好物資招標采購前的準備與監督工作。成立專門的招標工作小組，物資招標采購前應羅列詳細的物資招標清單，包括技術類、服務類、設備類等需求明細表，以及與供貨或工程相關的各項服務要求等。對于招標控制價、投標人資格、供貨周期、付款方式、評分方式等關鍵內容必須采用小組討論通過的方式作出決定。其次，加強物資招標采購事中的監督，企業紀檢監察部門應當對采購流程、進場投標方、投標流程等做好監督，特別在評標環節，應當設置專門的監督員，負責事中監督工作，監督評標過程中打分、評定等環節，并做好全程錄像。最后，加強物資招標采購事后的監督。企業財務部門應當監督與中標方簽訂合同前的履約保證金及時繳納，監督項目經辦部門嚴格按照合同內容執行采購、付款等工作，保障采購合同執行效率，以及采購工作流轉期間各類信息的公開性與透明性。

3.2 優化內部風險防范措施

3.2.1 建立招標采購制度

企業物資招標采購工作期間，構建并完善招標采購制度是內部防范采購風險的重要措施，制度構建可從以下方面進行完善：第一，做好頂層設計，完善招標采購程序的管理制度。根據企業實際情況設置合理的招標采購金額起點。目前，國有企業常用的招標金額起點多數為10萬元到20萬元以上。并根據招標金額不同，設置不同的招標方式，如金額達到100萬以上，要求必須通過大型國有招標平臺；100萬元以下的，可以自行組織。第二，招標管理制度與企業預算制度相結合，一定金額以上的大宗采購、資產采購、工程改造等，必須先報預算審批，再報采購審批。第三，根據采購金額和采購內容設置不同的招標方式，包括公開招標、競爭性磋商、競爭性談判、比價等。招標方式的不同主要在于公告時間和評標方法，其中公開招標方式的公告期不得少于20天，一般采用綜合評分法，適用于重點、大型、要求較高的招標項目。例如，對于酒店行業來說，通常金額達到100萬元以上的可要求必須采用公開招標方式；20萬元以上的要求必須采用磋商、談判等方式；20萬元以下的項目較小，可采購簡單快捷的比價方式。第四，持續完善采購部門的管理制度。部門負責人按照物資招標采購的需求，合理分配招標文件、合同的擬訂、市場信息收集、標底編制、選擇供應商、評標辦法的制定等工作，各崗位工作人員嚴格遵守崗位制度完成相關工作［4］。每月底分析各崗位人員的物資招標采購工作情況，將物資招標采購工作完成度與員工績效掛鉤，提高員工的工作積極性。

3.2.2 提前準備，做好預判

第一，招標采購部門按照企業年度總計劃制訂年度采購計劃，將各項采購計劃落實到企業經營、行政、營銷等各個部門，在年初即制訂當年預計需要招標的項目清單。對于酒店行業來說，還應當根據酒店經營的淡旺季，合理安排招標工作，特別是工程改造類項目進度，應避免因工程影響到正常的客房、餐廳使用。對于一些大規模的改造項目，甚至提前一到兩年就要開始進行規劃。第二，采購或招標部門應嚴格按照采購制度完成物資招標采購計劃的編制，從市場調查、清單編制、招標條件等多方面入手編制招標采購方案，并在采購活動中根據實際情況合理調整采購方案。方案編制常常涉及多個部門，招標小組應充分發揮組織協調功能，及時溝通，合理安排。第三，招標項目的各項報批報審工作要盡可能提前完成，對于國有企業來說，大型項目往往還要上報主管單位審批，都需要提前預留出報批和審批的時間。

3.2.3 加強物資招標管理

企業物資招標采購風險防范過程中，加強物資招標管理能有效降低采購風險。物資招標管理的優化可從以下方面入手：第一，為企業物資招標采購營造良好、穩定的內外部環境。內部環境的構建從企業內控制度、管理制度、工作流程等方面入手，保證企業經營活動的各項工作有序開展。外部環境從法律、政策、市場等角度入手，企業合理利用法律與政策的優惠降低物資招標采購成本，企業根據市場經濟形勢制訂合理的物資招標采購方案，在招標采購過程中根據市場動態實時調整招標采購方案，進而降低企業物資招標采購的風險。第二，選擇規范化的物資招標平臺。通過規范化平臺保障物資招標采購的公開性、共享性，利用透明化的招標手段提高物資招標效率，進而實現企業的規范化管理。第三，做好企業物資招標采購過程中的自律管理，保障招標活動的合法性、合理性、合規性。

3.2.4 健全物資采購鏈條

企業在完成物資招標采購投標、合同簽訂等工作后，應快速構建系統化的物資采購鏈條，從而保證采購活動的順利開展。第一，明確采購特點、采購工作目標，以此為基礎開展供應商資質調查工作，從資產、信用、償債能力多方面入手綜合評估供應商的綜合實力，企業選擇優質供應商并與之達成合作。第二，企業與供應商簽訂合作合同后，應在合同中明確任一方未按約履行需要承擔的違約責任和補救措施，構建雙方都認可的管理機制，強化合同執行期間對供需雙方的約束。第三，企業可根據自身情況借助信息化平臺用于物資采購管理，信息平臺重點對采購管理的招標、投標、合同簽訂、物資運轉等重點環節進行監測，及時預警不合理的采購環節并進行調整、優化，提高采購管理效率。第四，企業設置單獨的物資招標采購管理部門，負責采購招標、市場調研、不定期抽查采購管理等工作，同時負責與供應商的接洽、談判等工作，實現供需雙方的良好銜接。

3.2.5 完善供應商管理機制

第一，構建市場化機制。在國家法規及政策允許的范圍通過公開透明的物資招標采購流程提高采購效率，尤其是在大型物資采購活動中，應嚴格執行規范性的流程，以建立更加穩定的市場機制。第二，企業選用統一化的招標信息平臺，采購物資招標透明化，面向社會擴大可選擇范圍，形成良性的供應商競爭環境。第三，加強對供應商的考核評價管理。企業通過單獨的物資招標采購部門考核供應商，包括對售后、產品質量、服務等的考核，約束供應商以提升其業務水平［5］。若企業發現供應商提供的物資不合格，有權依據合同要求供應商做出賠償。第四，企業應建立完善的付款信用機制，在與供應商協商階段，最大化爭取延遲付款帶來的收益，但是付款周期一旦雙方商定，應當共同遵守。良好的信用會給招標企業在市場上爭取到更多的優質供應商。

4 結語

物資招標采購作為現階段企業采購的新模式，能為企業篩選出優質供應商，但招標采購也存在較大風險，不做好招標采購的風險管控工作，會嚴重影響企業的正常運營。因此，本文從物資招標采購的風險點著手，論述物資招標采購的優點與風險點，通過內部、外部風險防范措施構建物資招標采購風險防控的雙重保障。通過多元化的物資招標采購措施，有效降低企業的物資招標采購風險，提高企業管理效率。

參考文獻

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［2］王瑋，張淑云，劉歸航. 企業物資招標采購的風險和防范辦法［J］. 中國物流與采購，2022（24）：58-59.

［3］官俊杰. 企業物資采購在生產經營中的合規有效性分析［J］. 中國產經，2023（3）：135-137.

［4］文江華. 企業招標采購存在的風險及防范策略［J］. 工程技術研究，2021，6（22）：261-262.

［5］洪偉. 企業物資招標采購管理漏洞與對策探討［J］. 中國物流與采購，2021（20）：55.

［作者簡介］范佳予，女，安徽合肥人，安徽天鵝湖大酒店，中級會計師，本科，研究方向：酒店財務管理、酒店內控管理。