大數據時代下的人防檔案管理新方案分析

作者簡介： 蔡尚云，女，漢族，福建泉州人，本科，助理館員，研究方向：大數據時代下的人防檔案管理新方案分析。

摘要：在大數據時代背景下，人防檔案管理工作向著標準化、人性化、便捷化的方向發展。基于大數據時代的發展背景，本文主要對大數據時代人防檔案管理過程中的情況進行研究和探討，以期能夠給人們一定的啟示和借鑒。

關鍵詞：大數據時代；人民防空；人防檔案；檔案管理

隨著信息技術的飛速發展，大數據技術的重要性也日益凸顯，如何對其進行有效利用也已逐漸成為當前智能化發展領域的一個重要問題。大數據的本質就是通過對海量數據進行有效的挖掘和分析，從而獲取所需要的數據資料。其中，對人防檔案進行管理具有十分重要的意義。

一、人防檔案管理的瓶頸

當前，伴隨著時代的不斷發展，互聯網已逐漸滲透到人們的日常工作與生活中，各行各業之間都在以互聯網技術的發展為基礎，不斷地進行變革與創新。各地人民防空單位都在利用互聯網技術來研究如何對人防檔案部門的檔案內容進行有效管理，并逐漸實現人防檔案的數字化管理。然而，當前在人防檔案管理部門還缺乏一個完整有效的數字化檔案管理系統，使目前的檔案管理工作還不完善，檔案管理工作的效率和質量也沒有得到明顯提升，許多檔案管理工作還停留在常規的線下紙質管理模式上，沒有充分地發揮出數字化和智能化的檔案管理作用。為此，必須對目前我國人防檔案數字化管理工作中出現的問題進行深入剖析，并針對出現的問題尋找解決對策。問題主要表現在以下幾個方面：一是原始紙質檔案的數字化轉換工作較為繁重。以前在對人防檔案進行管理時，主要采用的是線下紙質檔案的管理方法，而在剛開始進行人防檔案的數字化管理時，就需要工作人員把原來的紙質檔案全部輸入計算機數據庫中，將其轉化為電子檔案。然而，我國存在著大量的人防檔案數據資料，工作人員沒有辦法及時將紙質檔案進行全部轉換，從而造成目前已有的數字化檔案內容并不完整。二是對人防檔案信息化管理系統的設備有很大的需求。為了使檔案管理工作更加有效，就必須建立一個比較完備的數字化檔案管理系統，同時還要有完善的設備來支持檔案管理系統的運行。但是，我國大多數地區人防部門都存在人防檔案管理經費不足的問題，導致沒有足夠的資金來支持人防檔案管理部門采購相應的設備，從而制約了人防檔案信息化管理工作的開展。三是部分地區人防檔案管理隊伍整體水平不高。要想使人防檔案管理向數字化、智能化的方向發展，就要求所有檔案管理單位的工作人員具有一定的信息技術知識，從而順暢、有效地利用大數據技術進行人防檔案管理工作。目前，我國人防部門的檔案管理工作隊伍還普遍存在工作人員計算機操作水平偏低的問題，不能很好地適應新形勢的發展需求，從而影響了檔案管理工作的完善和創新。[1]

二、大數據對人防檔案管理的影響

（一）順應當前行業發展大勢所趨

在以互聯網信息技術的創新為動力的今天，大數據技術得到了快速發展與進步。我國政府提倡各行各業都要充分地運用大數據技術和大數據資源，在自己領域的發展中取得重要的突破。其中，智慧檔案就是智慧政務中的一個重要組成部分，它是推動我國政務部門向信息化、智能化方向轉型的一個重要方面。2014年，我國檔案管理局啟動了加快檔案數據信息化建設的專項工程，提出新時代的檔案管理工作要具備信息化的思想，充分發揮互聯網在檔案管理功能和資源上的作用，主動做好檔案的網上歸檔和發布工作。因此，對人防檔案的建設和管理主動地研究，不僅是國家檔案局對檔案管理工作的回應，也是當前大數據時代社會發展的必然要求。

（二）有益于提升檔案管理利用效率

當前，由于各種實際原因，大部分人防檔案管理還采用傳統的紙質檔案管理模式。但是，隨著人防工程施工工作數量和規模的不斷增加，紙質檔案的數量和種類也越來越多，這給人防檔案的歸檔、分析和檢索工作帶來了一定的難度，一些紙質檔案在重復查詢的過程中，很可能會出現損壞、丟失等嚴重問題，并且還會因為保存時間過長和環境的改變而出現模糊和損壞的情況。而在大數據時代，對人防檔案進行數據庫和智能管理系統的建設，可以極大地緩解目前人防檔案管理工作中存在大量紙質檔案資料的問題，使各種檔案信息能夠在數據庫中得到良好保存。它不但解決了傳統紙質檔案難以保存和檢索困難的問題，而且還可以通過大數據技術的幫助，最大限度地實現人防檔案管理資源的共建共享，哪怕是不同層次的人防部門，只要有足夠的權限，就可以在任何時間、任何地點登錄人防檔案管理數據庫，查詢、分析和下載檔案資源，最大限度地提高人防檔案的管理和使用效能。[2]

（三）安全性與保密性存在的漏洞能夠得到全面填補

數據信息管理最大的特征是對信息的篩選、存儲和使用更加便捷和快速，但對系統的安全性需求也更高，這也是人防檔案管理工作實現數字化保存的關鍵。所以，在大數據的環境下，人防檔案的綜合管理需要通過數據流和存儲的方式來實現，用高度的安全性和保密性來杜絕檔案信息泄露隱患。很明顯，這是大數據時代帶給人防檔案管理工作的新契機，也是最直接的表現，其能夠使人防檔案管理工作再上一個新臺階。

三、大數據時代下的人防檔案管理方案

（一）更新檔案管理理念

在大數據時代，需要對人防檔案管理理念進行更新，建立現代化的管理理念，更好地發揮檔案管理功能。要想達到人防檔案管理的現代化，就必須轉變過去的檔案管理方式，轉變 “手寫圖描，裝訂成冊，放盒入柜”的管理方法，以大數據技術的檔案管理理念為基礎，對檔案管理方式進行優化。此外，人防檔案管理人員還需要具有專業的檔案管理技巧，可以將信息技術、大數據技術等應用到人防檔案管理工作中去，從而使其能夠更加高效地進行人防檔案的應用和管理。

除此之外，還需要加強對人防檔案的信息采集、存檔等方面的研究，并對人防檔案管理工作進行持續優化。要按照國家檔案局等檔案管理的有關規定，根據人防單位的具體條件，對其進行分類、驗收，并對不合格的檔案進行審核，確保檔案的采集和入庫驗收工作的品質。在人防檔案管理過程中，要使檔案信息采集與管理工作相結合。人防檔案管理人員在檔案管理過程中，都要有專業的工作人員來監管，同時也要搜集并匯總在檔案管理中所生成的數據，根據檔案存檔的規范來組織檔案數據，讓人防項目施工中生成的各種報告、圖紙等檔案材料，根據檔案的類別進行歸類，達到人防檔案的現代化管理目的。[3]

（二）加快技術設施建設

為了提高人防管理部門檔案管理工作的效率與品質，必須強化其技術設施建設工作，如建立信息化、智能化檔案管理系統、管理設備等。因此，要建立一個數字化的檔案管理體系，例如，在與外界進行系統對接時，將人防檔案管理系統和外界的信息系統進行對接，其他有關人員只需經人防檔案管理部門的授權，有相應的賬號密碼即可登錄，并根據特定的數據形式，將所要提交的檔案上傳至檔案管理系統。這種檔案上傳方式可以在同一時間內完成，使更多的管理人員參與到檔案的數字化轉化工作中來，解決當前存在的問題。通過光盤系統的構建，可以完成檔案數據脫機、自動備份的功能。通過將檔案信息瞬時輸入光盤中，使制成的光盤能夠從人防檔案管理系統中獨立出來，進行檔案備份、查找工作等，管理員只需登錄自己的賬戶，就能看到自己想要的檔案數據。同時，也可以構建一套人防檔案掃描與辨識系統，利用掃描的方式，將檔案信息數據一鍵輸入，從而提高檔案管理工作的效能。此外，還需要建立一個完善而有效的檔案檢索體系，利用關鍵詞的邏輯檢索和逐步檢索，提高檔案信息檢索的速度，從而更好地適應人防工作的需要。同時，要做好技術設施建設工作。如果為每位檔案管理人員都配置一臺功能完備、性能較好的計算機，則可使檔案管理人員的工作更為順暢；也可建立專門檔案信息化管理室、檔案保管室等；為營造有利的硬件環境，還必須裝備好打印機、掃描儀和復印機等數字

化設備。[4]

（三）建立健全管理機制

隨著我國人防項目的逐步增加，國家對其檔案管理工作也日益重視。要想做好人防項目的檔案管理工作，就必須有一套行之有效的管理機制。檔案管理系統的管理機制，是指在建立起一個基本的檔案管理系統以后，管理人員要相應建立起一套管理機制，使管理系統可以正常運行。第一，要增強工作人員對數字化檔案的管理意識。主要內容有學習意識、服務意識、安全意識等，使其對自己的工作有一個準確地認知，從而提高自身的綜合能力和專業素質。通過增強檔案管理意識，可以使檔案管理人員在平時的工作中更多地注意到檔案保管的安全性和使用者的服務等，以此來提高檔案管理的工作效率與品質。第二，要建立完善的監管機制與評價機制。通過建立健全、嚴密、系統的監督機制與評價機制，可以使檔案管理人員能更好地重視人防檔案的數字化管理。第三，要把人防檔案管理工作列入人防項目的管理流程，正確掌握人防檔案管理規范，制定并完善人防檔案管理的相關規定和操作規程。同時，要使檔案管理工作向網絡化的方向發展，明確黨政領導責任制及有關部門的工作責任。第四，在開展每一項工作之前，都要通過雙方的談判達成一份清晰的規范和要求，這對于檔案管理工作的成功開展起到很大的促進作用。要加強對檔案管理工作的關注，使檔案資料的完整性、系統性和準確性得到充分發揮。第五，要強化對人防檔案生成的全流程控制與評價。人防工程的建設是一個漫長而又煩瑣的過程，從項目可行性報告的分析研究到最終的完工驗收，這些檔案資料具有時間長、種類多的特點，從某種意義上講，這些都給人防檔案資料的搜集和管理帶來了很大的困難，因此，需要對人防檔案的管理工作進行嚴格的監管。[5]

（四）打造信息防護系統

人防檔案管理工作是一個非常龐大的系統工程，工作范圍很廣，主要包括人防文書檔案、人防工程檔案、人防審批檔案等，因此，對每個人防檔案都要進行標準化的管理，包括制訂管理工作計劃、劃分檔案、對檔案中的信息進行分類和立卷、將檔案信息進行儲存和使用等，其信息承載能力非常強。在大數據環境下，對海量數據進行標準化、規范化的管理，使其充分利用，已是當前亟待解決的難題。第一，要建立一個信息化檔案管理體系，這是保證人防檔案工作即時化、便捷化、標準化的一個關鍵平臺。從整體管理的目的來看，最主要的就是各個模塊可以互相連接。由于人防檔案的管理工作涵蓋很多領域，因此，在對各種類型的信息進行處理時，一定要做到互相配合，其中最主要的就是各個信息模塊的互相兼容，這也是凸顯檔案信息管理便利性和標準化的基本條件。第二，要明確信息系統的基礎職能是分享和服務。要體現便利快速的信息系統，先要具有便捷快速的服務和使用能力，這兩種功能都要通過各個模塊的協同配合來進行保障，即在編程時要下很大功夫，這也是建立信息管理系統的困

難所在。

四、結束語

人防檔案數據庫建設和智能化管理是目前檔案工作的一個重大發展方向，它是智慧政務的一個主要組成部分，不但可以極大地減輕檔案管理工作的困難，而且還可以在保證人防檔案資源內容完整、高效、準確的基礎上，推動整個社會檔案管理功能的發揮。各級人防部門應根據自己的工作實際，持續提高人防檔案智能化管理體系的建設和維護水平，建立起一個功能完善的人防檔案數字化管理體系，為大數據時代人防檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1] 張巧艷.大數據時代的人防檔案管理新方案[J].辦公室業務， 2020（15）：147-148.

[2] 王忠亮.大數據時代的人民防空檔案工作[J].蘭臺世界， 2020（S2）：54.

[3] 張曉琳.人民防空檔案數字化管理體系建設探析[J].城建檔案， 2021（5）：17-18.

[4] 石鳳麗.新時期如何做好人防工程檔案現代化管理工作[J].蘭臺內外，2022（12）：52-54+39.

[5] 董偉偉.新時期人防工程檔案管理現代化途徑探究[J].城建檔案，2021（7）：63-64.