養老保險檔案信息化管理的難點與對策探析

隨著社會保險制度改革不斷深化，尤其是城鎮職工養老保險全國統籌后，社會保險覆蓋范圍不斷擴大，養老保險待遇持續提高，社保檔案管理工作發揮著越來越重要的作用，實現了讓“死檔案”變成“活信息”，將“舊檔案”變成“新故事”。秦皇島市企業養老保險中心作為社保經辦機構，遵循社會保險“記錄一生、保障一生、服務一生”宗旨，通過落實社保檔案管理辦法等規章制度，加大資金投入，購置軟硬件設施，依托社會保險業務檔案管理平臺，實現了養老保險業務檔案規范化、制度化、信息化管理，確保了檔案資料的完整性、安全性和有效利用。

一、養老保險檔案信息化管理的必要性

（一）養老保險檔案信息化是打通社保便民服務 “最后一公里”的迫切需要

近些年來，隨著人工智能、大數據、云存儲、區塊鏈、物聯網等新一代信息技術的廣泛應用，檔案工作的環境、對象、內容也隨之發生巨大變化，檔案載體變革、利用需求日益多樣化等現實動因推動著社保經辦機構轉型升級。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確了檔案事業高質量發展的主題主線，其中設立了“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化”專章，截至2018年12月底，秦皇島市、縣區社保經辦機構共記錄保存企業城鎮職工養老保險檔案已達74758卷，其中業務檔案28885卷、企業離退休人員社會化管理檔案45873卷。面對如此巨大數量的檔案，傳統檔案管理模式已經不能適應信息時代發展要求，各經辦機構多年來一直積極探索實踐，擁抱變化，迎接挑戰，購置了高清高拍儀、掃描儀等產品，對所有檔案掃描存檔，將掃描件錄入檔案管理系統，通過內部檔案管理系統，只需輸入參保人的有效信息就可以快捷地找到社保檔案。

（二）養老保險檔案信息化管理推進檔案管理規范化進程

養老保險檔案信息化管理，是將檔案實體以數字化的形式進行存儲和提供利用。檔案信息化設備的投入、目錄數據庫、全文數據庫的建設以及文檔一體化、利用便捷化和網絡化的好壞，是衡量檔案信息化管理的重要指標。秦皇島市社保經辦機構通過建立市級社保數字檔案數據庫，實現檔案資源信息化、信息資源數字化、數字資源社會化。業務經辦全程無紙化，電子材料遠程“秒蓋章”，電子檔案在線實時查詢，大力推進社保業務電子檔案單套制改革，實行申報材料單位端掃描上傳、辦理業務在線審核簽章、電子材料辦結自動歸檔、電子檔案安全存儲保管的模式，實現社保經辦“不見面”服務，不斷提升群眾滿意度和獲得感。通過開展養老保險檔案信息化管理，推動了檔案規范化管理工作更上一層樓。

（三）養老保險檔案信息化管理提高檔案利用率

養老保險檔案是一種重要的民生檔案，涉及千萬人民群眾的切身利益[1]。秦皇島市企業養老保險中心通過大數據技術和軟硬件平臺，開發研制了社保檔案管理系統。通過檔案管理系統，可以快速地查詢、檢索和利用檔案信息，增強了信息的查準率和查全率，檔案查詢實現“即時服務”，參保人員只需出示身份證，當場獲取查詢結果，實現了“立等可取”。截至目前，秦皇島市企業養老保險中心向各級各類單位提供檔案查詢借閱服務821人次，向服務對象個人提供檔案查詢借閱服務利用4732人次，依據檔案記載提供參保繳費證明、個人權益記錄單打印等相關養老保險證明查詢服務1809人次。

二、養老保險檔案信息化管理面臨的難點

（一）檔案信息化管理隊伍素質難以滿足新時代需要

目前，秦皇島市企業養老保險中心已經初步實現了檔案管理系統的應用，該系統基于先進的云計算技術，實現了檔案信息的數字化存儲、檢索和利用，檔案信息化管理取得了一定成效。檔案管理系統的運行，也對檔案管理人員的計算機應用能力、數據庫管理能力、檔案信息開發利用等方面的能力提出了更高的要求。因當前檔案管理人員相關能力不足，造成檔案管理系統運行達不到預期的效果，雖引進了養老保險檔案管理系統，搭建了信息平臺，但基層人員不會用、用不好的情況時有發生。原因有以下兩個方面：一是對檔案管理人員的培訓不到位。對檔案管理人員相關能力的培養缺乏系統性、長期性的謀劃，培訓方式以臨時突擊性的短期培訓為主；培訓內容局限于盡快學會檔案系統操作使用，缺乏對于計算機信息系統基礎知識、數據庫原理與應用、網絡安全、檔案開發利用等方面的培訓；政策規章講得多，技術層面講得少；培訓形式單一，缺少學術交流與進修機會；有些縣、區級經辦部門的檔案管理人員因為缺乏專業的培訓，造成部分經辦業務的收集、整理、立卷的質量不高，系統操作不熟，遇到問題不會解決，降低了檔案管理系統的使用效果。二是對檔案專職隊伍培養不到位。有些縣、區級經辦機構沒有設置專門的養老保險檔案管理部門，社會保險檔案管理人員以兼職人員居多，僅僅將檔案工作劃歸各級單位的行政辦公室或業務經辦部門的日常綜合管理工作之中，未落實專崗專責制度。由于人員流動性大，被臨時分配從事檔案管理的人員，對于占用自己大量時間、精力參與檔案信息化管理方面的學習培訓有抵觸和畏難情緒，在遇到檔案管理系統運行方面的問題時，往往不愿深入鉆研解決，容易相互推諉。以上這些情況，影響了養老保險檔案管理系統的運行效果，阻礙了養老保險信息化管理工作深入發展。

（二）檔案信息化管理流程不規范，開發利用率低

秦皇島市養老保險中心在推進檔案信息化管理達標驗收“回頭看”工作中發現，盡管過去開展的檔案信息化工作取得一定成效，但檔案業務工作流程規范性方面的問題仍然比較突出。在檢查中發現，業務科室涉及的檔案收集、審核、立卷、整理、歸檔工作環節，檔案錯漏率較高，歷年紙質檔案電子轉化工作滯后，影響了檔案管理系統的使用效果，檔案部門也存在二次審核、驗收、歸檔、轉化錄入與檔案管理系統查詢服務利用環節質量不高的問題，紙質檔案和電子檔案的安全管理存在漏洞等等。

社會保險檔案的信息開發利用，就是對檔案中蘊藏的有價值的信息進行開采和發掘，為參保人員提供優質服務，為領導決策提供有力的佐證。這些真實記錄了各級社會保險經辦機構從事社會保險管理工作的過程以及龐大參保人員各種基礎信息的社會保險檔案，本可以為當前社會保險制度改革提供大量參保繳費等信息和統計數據，但由于社會保險檔案管理方式目前仍停留在“初級”階段，只能簡單應付一些查詢，不能有效地綜合開發社會保險檔案的信息資源，檔案信息利用率低，沒有起到社會保險檔案的信息開發對推動社會保險改革所應發揮的重要作用。

（三）檔案信息平臺功能亟待完善

信息平臺是養老保險檔案管理信息化的重要支撐[2]，目前，秦皇島市養老保險檔案信息平臺已經在養老保險管理工作中全面推廣使用，平臺可以實現查看并提取養老保險信息、業務辦理部門線上辦理業務、檔案管理部門線上管理檔案。在檔案信息平臺推廣使用過程中，受多種因素的影響，信息平臺有些功能版塊效果不佳，甚至有些功能版塊無法運行。由于部分功能版塊操作較煩瑣、操作界面對非專業人員不友好，導致用戶對信息平臺的利用率不高，僅限于查詢和業務表格下載，平臺的總體服務水平無法滿足社保一體化建設的要求。群眾想要查詢自己的歷年繳費記錄、申請辦理業務時，不了解流程、不會操作的現象比較普遍。一些涉及跨主管局、跨單位部門的信息共享的功能版塊，由于訪問權限和各單位數據對接不到位的原因，仍然需要業務辦理人、經辦人多次持原始紙質材料奔波辦理，既不符合全省正在推進的“一件事一次辦”的要求，也給前臺業務經辦部門增加了工作負擔。

三、養老保險檔案信息化管理的優化策略

（一）打造專業的檔案信息化管理隊伍

隨著社會的發展和人口老齡化的加劇，養老保險成為人們關注的焦點[3]。企業養老保險檔案信息化建設對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員在具備專業知識和專業技能的基礎上，還要對信息技術進行了解和掌握，在實際工作中熟練應用。一要加強對檔案管理人員的培訓，為檔案管理人員提供更多的深造和晉升機會，努力提高檔案管理人員的綜合素質，提高檔案信息化管理的水平。強化全體工作人員的業務檔案培訓，通過定期舉辦培訓班，對工作人員的業務檔案整理的知識空白、經驗盲區開展精準化理論培訓、系統模塊培訓，提高從業人員信息化素養。二要鼓勵檔案管理人員參加學術交流和進修深造，了解最新的檔案信息化管理理念和技術動態。三要建立和完善養老保險檔案管理工作標準，規范各項管理制度，明確養老保險檔案工作全流程、各環節人員的責任歸屬，增強其責任心。做好退休離職檔案工作人員的新老交接與人才培養，并制定相應的管理規范與細則。

（二）規范檔案信息化管理流程

健全的檔案管理制度是提高檔案管理質量的基礎[4]。檔案管理系統的穩定運行，有賴于檔案管理工作流程的規范合理、嚴格執行。首先，必須從科學嚴謹的工作流程分析入手，可以通過“5W1H提問”診斷發現問題，通過“ECRS四技巧”改善現有流程不合理環節，優化業務流程，制定和完善從業務經辦部門到檔案管理部門全流程的工作標準、管理規范與細則。其次，完善從原始檔案的收集、整理、立卷、檢查、移交、電子化、上架保管、查詢、利用等全環節的管理規章制度，并加強檔案信息化管理的達標驗收工作。加強對檔案管理流程的監督和評估，對本單位和縣區單位的檔案信息化管理工作進行督導，承擔起監管指導的責任，及時發現和解決存在的問題，推動檔案信息化管理的不斷完善和發展。最后，健全的檔案管理制度，還應保證檔案信息安全，加強網絡安全防護。除采取有效的技術手段和管理措施防止黑客攻擊和病毒侵害以外，還需要制定檔案安全管理相關的制度規定。定期對電子檔案進行備份和異地存儲，確保檔案信息的安全可靠。工作人員嚴格落實網絡安全等級保密制度，加強網絡和系統綜合防護，確保電子檔案數據在安全可靠的環境下規范使用。統籌做好社保電子檔案的在線、離線及異地、異質備份工作，完善備份機制，定期做好安全檢測。各級人社部門要會同檔案主管部門，每年開展一次社保電子檔案安全專項檢查，對發現的問題隱患建立臺賬，逐項整改。

（三）提升信息平臺智能化水平

養老保險檔案信息化管理工作是一項長期的系統工程，制定科學的信息平臺發展方案，明確信息平臺建設的目標、任務、實施步驟和保障措施等，才能確保信息平臺建設有序推進。一是實行紙質和數字化副本雙套制并行。引入單機版檔案電子管理系統，在系統中通過檢索關鍵信息即可直接定位所查找紙質業務檔案位置，節約成本，提高檔案利用率。二是研發以業務經辦為核心，實現檔案管理與應用無（下轉64頁）（上接54頁）縫銜接的電子檔案管理系統，該系統應能高效實現業務經辦過程的事前、事中、事后三種模式相結合的檔案電子化，業務環節經辦與檔案管理環環相扣，確保檔案完整、準確，真正實現無紙化辦公，減少紙質檔案存檔量，減輕檔案庫房存檔壓力。三是進一步推進電子檔案單套制。在省人社一體化平臺上線后，積極推進電子檔案單套制管理，實現應用人社一體化平臺辦理的社保業務自動生成電子檔案歸檔。四是搭建信息平臺，實現檔案信息資源共享。進一步豐富完善信息平臺功能，實現操作界面友好、信息數據安全、跨部門業務信息共享。在信息系統平臺運行與功能拓展方面，協調對接縣、區級檔案服務網絡平臺[5]，在保證檔案安全的前提下，加強信息資源同步共享功能，實現檔案管理系統與市、縣、區的檔案管理系統之間的緊密連接，建立高效便捷、覆蓋城鎮職工基本養老保險的檔案管理系統與信息平臺，實現城鄉居民、企業職工銷戶、退休或轉移其他城市等業務跨區域通辦。