新時代高校輔導員兼職學生檔案管理工作的困境與對策

2023年3月10日印發的《河南省大中專畢業生檔案管理辦法》中明確指出“學生檔案是畢業生檔案的重要基礎，也是人事檔案形成的前提。學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生政治思想、品德作風、學習經歷、學業表現、綜合素質以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料，是學校教育培養、管理監督、考察評鑒學生的重要信息資源，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據[1]”。由此可知，學生檔案是個體成長和發展的重要見證，有助于學生形成清晰的自我認知，制定科學的個人規劃，為未來繼續教育深造或求職就業提供有力支持。因此，高校學生檔案管理工作的質量，事關學生未來的成長和發展，我們應當重視大學生檔案的管理和完善。

一、新時代高校學生檔案管理工作精專化程度提高

檔案管理作為一種專業化的管理工作，對從業人員的綜合素質和專業化能力要求是十分高的。隨著新時代各項事業的蓬勃發展，對檔案管理工作人員的標準也日臻完備。《河南省大中專畢業生檔案管理辦法》第二章第六條規定“學校學生檔案工作人員應政治堅定、堅持原則、忠于職守、愛崗敬業，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能[1]”。顯而易見，一名合格的大學生檔案管理工作人員必須具備全面且卓越的素質與能力。

首先，他們應具備高度的政治素養和職業道德。秉持高度的責任心，樹立堅定的工作信念，對待每一份學生檔案都認真負責，確保檔案的真實性和完整性。同時，他們還應具備高度的組織紀律性和法律觀念，嚴格遵守檔案管理規定和流程，嚴格遵守檔案保密制度。其次，還需要有過硬的業務素質，具備扎實的專業知識和技能。包括檔案管理的基本理論、基本技能和基本方法，熟練掌握檔案的分類、整理、保管、利用，以確保對學生檔案管理工作有全面深入地了解。再次，要有與時俱進學習掌握現代化檔案管理手段的能力，需要有較強的學習能力和創新思維，能夠將檔案管理工作與學校的發展和學生的需求相結合，運用新技術、新方法創造檔案管理新范式，以便能提高學生檔案管理工作的效率和質量。最后，基于高校的工作環境和學生檔案管理工作的特點，檔案管理人員還需要展現出卓越的溝通能力和服務意識。教師們應與各地人社局檔案部門、學校各部門、學生、家長以及其他相關人員建立起高效的溝通渠道，以保持緊密聯系，并能及時準確地協調各方的工作。

然而，從2015年至2020年，各種形式的高等教育在學總規模從3647萬人增長到4183萬人[2]，2022年更是達到了4655萬人，比2021年增加225萬人[3]。學生人數的急劇增加也就意味著學生檔案工作日漸繁重，這對大學生檔案管理提出了新的挑戰。但事實上，高校專職檔案員人數明顯不足。基于此，眾多直接從事學生管理工作且與學生聯系緊密的輔導員老師，則不可避免地成了兼職學生檔案管理工作的重要群體。高校輔導員兼職檔案管理可以減輕高校專職檔案員的壓力，同時也便于對學生在校期間的獎懲情況有更全面地了解，對于日常學生工作的開展也是大有裨益的。但是，面對龐大的學生檔案管理工作和新時代高校學生檔案管理工作不斷精細化的要求，輔導員老師們亦面臨著一些亟待解決的困境。

二、新時代高校輔導員兼職學生檔案管理工作的困境分析

（一）缺乏檔案學相關學科背景，專業的檔案管理知識和技能不足

高校學生檔案工作的復雜性勢必需要有一支精專化的檔案管理隊伍，然而輔導員老師們學科背景復雜，檔案學相關專業人員較少。基于大學輔導員的工作性質，大多數教師是思政或教育學等人文社科專業出身。近年來，隨著國家要求“高等學校應當按總體上師生比不低于1：200的比例設置專職輔導員崗位”[4]，許多高校在招聘輔導員崗位時在公告上甚至直接標注“不限專業”，這就使得他們學科背景更加多樣，檔案學相關專業背景的更是少之又少。再加上有些學校包括崗位培訓在內針對輔導員舉辦的相關培訓班，很少有涉及檔案培訓的，這就使得因為高校檔案管理人手不足和自身從事學生工作的緣故而必須走上學生檔案管理工作崗位的輔導員們，不可避免地陷入缺乏專業的檔案管理知識和技能的困境，對于在新時代建設高校精專化學生檔案管理人員隊伍是不利的。

（二）學生工作和教學任務繁重，難以全方位兼顧檔案管理工作

輔導員老師們的工作內容極為繁雜，由于可以“雙線”晉升，他們的工作任務包括學生工作和教學科研兩個方面。首先，學生工作內容大致包括但不限于大學生的思想政治教育、心理健康教育、學業指導和學風建設、黨團和班級建設、學生職業規劃和就業指導、校園危機和學生突發性事件的處理，以及學生日常的各項事務如入學教育、軍訓、獎助貸工作、請銷假等。這些學生工作無一不需要輔導員們傾注心血、親力親為，方能扛下這千斤重擔，通過細致入微的工作為黨和國家培育優秀人才。其次，輔導員們大多還承擔著教學科研工作，需要在學生工作之余，繼續勤勉學習，認真備課，學習相關理論知識，不斷提高教學水平和科研能力。再次，高校學生檔案的整理和轉接工作集中在新生報到和學生畢業兩個時間節點，輔導員老師們一般只在新生報到時負責審核整理檔案，在畢業生離校時將學生四年來形成的相關資料進行集中歸檔。除此之外，他們很少會根據實際情況實時更新學生檔案，再考慮到日常工作的繁冗和個人精力所限，很難面面俱到。

（三）相關部門對學生檔案管理工作不重視，信息化手段運用不足，管理手段陳舊，平添輔導員兼職檔案管理工作的難度

相關法律并沒有明確規定學生檔案管理部門，不同學校的學生檔案管理部門不盡相同，有的是學生處、有的是教務處、有的是人事處。最終造成學校沒有專門的機構、檔案員來管理學生檔案，形成混亂的局面。這一切的根源在于學生檔案管理工作相較于學校的全局工作而言是微不足道的，相關部門對這項工作的重視程度低。而輔導員考核也與檔案管理工作沒有直接的關系，并不能對其職業的發展和薪資的高低具有直接影響，也會出現怠惰的情況。隨著網絡信息技術的發展，檔案的電子化、科學化、信息化成為普遍的趨勢，然而高校依舊是應用紙質化、手工等陳舊傳統手段來管理學生檔案，信息技術的應用還停留在簡單的檢索查詢階段，沒有形成完備的學生電子檔案管理體系，這就會造成歸檔的不科學和查檔的不便捷，甚至可能會出現丟檔時難補足的情況，平添了工作的難度。

三、解決高校輔導員兼職檔案管理所遇困境的對策分析

針對高校輔導員在兼職學生檔案管理工作中遇到的一些困境，我們應該采取行之有效的對策不斷優化學生檔案管理工作，以期在新時代打造一支精專化、科學化、制度化的高校學生檔案管理專兼職隊伍。

（一）將強化培訓與監督評估相結合，提升輔導員隊伍的檔案管理技能

針對輔導員隊伍檔案管理知識和技能不足的困境，可以通過強化培訓與監督評估來解決。首先，在崗前培訓中，增添涉及高校學生檔案管理工作相關法規、本單位的學生檔案管理規范和流程，包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面，幫助輔導員老師學習和掌握檔案管理的基本知識和技能，并且確保他們在從事檔案管理工作時有章可循、有法可依。同時，還可邀請專職檔案人員開設一學期兩次的專題講座或聘請校外專家進行學術交流。學校也應積極鼓勵輔導員參加檔案行政管理機構舉辦的業務培訓，以便及時更新檔案管理工作理念和方法。其次，建立由上到下的學校檔案管理部門、學生、輔導員三級監督和考核機制，采取學校專項檢查、學生意見反饋調查、輔導員隊伍定期自查相結合的形式，發現問題及時整改，以確保輔導員檔案管理工作的規范有序。

（二）將學生檔案管理工作納入輔導員晉升考核的關鍵環節，組建以優秀學生為主體的檔案管理團隊

針對輔導員老師們面臨日常工作量大，難以全方位兼及檔案管理工作的困境。第一，學校和院系可以設置“檔案先進工作者”等榮譽，并且還要增加學生檔案管理工作對輔導員在職務職稱晉升時的影響，同時還要為老師提供一定的檔案工作專項補貼。如此，學生檔案管理便成為一項無法忽視的工作。第二，輔導員可以邀請專業檔案管理人員、優秀學生共同組建一支專門的檔案管理團隊。團隊成員的職責應該明確，專業檔案員發揮指導作用，優秀學生協助進行檔案的收集整理及日常維護。此外，還應為團隊成員開設一學期至少一次的檔案工作專門培訓和指導。相信通過組建以優秀學生為主體的檔案管理團隊，既可減輕輔導員隊伍的工作壓力，又能使學生在畢業之時不至于因為調檔問題而慌不擇路、手忙腳亂。

（三）將學生檔案管理納入學校日常工作中，利用現代信息技術手段實現大學生檔案的電子化管理

針對學校相關部門不重視，檔案管理手段陳舊，平添輔導員工作的難度這一困境。第一，學校層面應制定相關政策和規定，加強對學生檔案管理的指導和監督，建立完善的檔案管理網絡，定期開展檔案工作會議，提高檔案工作的地位和影響力。第二，學校撥出專項經費用于信息化技術的投入，建立學生檔案管理系統，實現學生檔案的數字化、信息化和網絡化管理。首先，需要建立一個具備安全、可靠、易用等特點的電子檔案管理系統。其次，整合學生信息，將學生的個人信息、學籍信息、成績信息、獎懲信息等整合到一個數據庫中，實現對學生檔案的全面管理。最后要持續維護和管理電子檔案管理系統，確保其正常運行和使用，包括定期備份數據、更新系統、解決用戶反饋等。此外，還可以利用云計算、大數據等技術手段，對學生檔案進行分析和預測，為學生提供更加精準的服務。這樣一來，輔導員只要參與電子檔案管理系統的相關學習，掌握使用方法和操作流程，就能擺脫陳舊手段帶來的諸多不便，提高工作效率。

總之，學生檔案管理工作是時代賦予輔導員隊伍的一項艱巨的任務，事關學校的發展和學生的未來。雖然面臨需要克服的諸多困境，但是相信隨著對學生檔案管理工作日漸重視，在檔案電子化體系亟待建立的形勢下，作為兼職檔案員的輔導員群體會在不斷提升檔案管理技能的過程中，守護好學生們第一份“人生履歷”，服務于學校檔案管理事業的發展。

參考文獻：

[1] 河南省教育廳. 河南省檔案局關于印發《河南省大中專畢業生檔案管理辦法》的通知[EB/OL].（2023-03-10）[2023-12-06].https：//jyt.henan.gov.cn/2023/03-10/2704955.html.

[2] 教育部發展規劃司.2020年全國教育事業統計主要結果[EB/OL].（2021-03-01）[2023-12-06].http：//www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/gzdt_gzdt/s5987/202103/t20210301_516062.html.

[3] 教育部.2022年全國教育事業發展統計公報[EB/OL].（2023-07-05）[2023-12-06].http：//www.moe.gov.cn/jyb_sjzl/sjzl_fztjgb/202307/t20230705_1067278.html.

[4] 中華人民共和國教育部.普通高等學校輔導員隊伍建設規定：中華人民共和國教育部令[2017]43號[EB/OL].（2017-09-29）[2023-12-06].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A02/s5911/moe_621/201709/t20170929_315781.html.

作者單位：河南科技學院馬克思主義學院 河南科技學院經濟與管理學院