做好檔案數字化副本接收工作的思考

檔案數字化副本是指將紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等傳統載體檔案，采用掃描儀或數碼相機等數碼設備進行數字加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字化圖像或數字文本。本文討論的檔案數字化副本僅指紙質檔案經過數字化處理后形成的電子副本。縣級檔案館推進紙質檔案與數字化成果同步接收進館工作是指紙質檔案進館前應該進行數字化掃描處理，其數字化副本必須與檔案實體一同移交進館。

一、推進縣級檔案館檔案數字化副本接收工作的必要性

檔案數字化副本的接收不僅能推進基層數字檔案室建設進程，減輕縣級檔案館數字化工作量，同時還能促進檔案館（室）檔案工作轉型升級。

（一）檔案數字化副本移交推動了基層數字檔案室建設

基層數字檔案室建設是指在檔案管理中，對室藏檔案進行數字化處理、數字化管理和網絡化應用的過程。在數字檔案室建設過程中，數字資源是數字檔案室形成和建設的基礎。基層檔案室要建立目錄數據庫、全文數據庫等，對存量傳統載體檔案數字化是其中重要內容，也是數字檔案室建設的核心。多年來縣級檔案館以接收紙質檔案為主，在很大程度上致使基層檔案室一直沒有開展檔案數字化工作，數字檔案室也基本停留在目錄數據庫建設原地踏步走的階段。建設數字檔案室是推進檔案信息化的有效載體，是檔案事業發展的必由之路。縣級檔案館啟動紙質檔案和數字化成果同步接收，倒逼基層檔案室開展檔案數字化掃描工作，因此檔案數字化副本移交和接收，對于基層數字檔案室建設又起到了促進作用，加快推動了數字檔案室建設的步伐。

（二）檔案數字化副本移交緩解了檔案館數字化壓力

為了進一步豐富館藏檔案資源，我國正在不斷推進“存量數字化，增量電子化”行動，實現檔案館數字化年增長率10%以上的目標任務。加強數字檔案資源建設，加大檔案館對檔案數字化副本、電子檔案以及其他數字資源檔案的接收，是檔案館融入我國數字化轉型，實現自身工作現代化的需要。目前縣級檔案館對于到期檔案的接收，基本采用的是到期后集中接收的模式，檔案積累到一定數量后集中接收進館，再由檔案館統一進行數字化處理。如果今后進館檔案都需要檔案館進行數字化，那么就造成檔案館陷入無休無止的掃描工作中，影響其他工作的正常開展。雙套制接收是今后縣級檔案館必須完成的任務，是必須邁出的一步，也是檔案接收的一個嶄新課題。基層單位檔案數字化是縣級檔案館數字化的基礎，把數字化工作關口前移到形成檔案的各單位，接收數字化副本進館是減輕檔案館數字化工作壓力的有效途徑。

（三）檔案數字化副本移交提高了檔案利用水平

檔案是歷史的見證，伴隨著機關、團體、企事業單位和人民群眾對檔案重要性的認識進一步提高，檔案的憑證作用日益凸顯，檔案的查詢利用需求與日俱增，同時傳統手工查詢利用方式費時費力。在內外兩方面的壓力下，倒逼檔案管理部門順應時代發展要求，加快進行檔案數字化建設。基層數字檔案室的建設實踐證明，數字檔案的查閱不但能縮短檔案查詢時間，而且檔案數字化副本替代了原件使用，有效地保護了檔案原件，實現檔案資源利用的最大化，深受廣大群眾好評。數字化副本既減少了辦公用房的占用，又提高了檔案利用效率。

二、縣級檔案館數字化副本接收存在的問題

盧龍縣檔案館從2023年開始嘗試檔案數字化副本接收工作，通過參觀學習，制定接收細則，并深入基層開展業務指導，基層單位已經對這項工作有了一定程度的了解并開始數字化掃描，檔案館也接收了幾家單位的雙套制檔案。但畢竟是新模式的開啟，還在不斷實踐和摸索中，在實施過程中存在一些問題。

（一）思想認識不到位

數字化檔案副本的接收，不單是檔案館的事，需要各部門、各單位的配合。通過深入各單位指導，發現有些單位主管領導對檔案數字化移交工作重視不夠，在思想上還停留在傳統紙質檔案保管和利用的階段，認為只要保管好紙質檔案就可以了，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力進行數字化。有些領導雖然對檔案數字化有一定的認識，但是以檔案數字化副本的制作會增加檔案移交的工作量，以單位人手少為由不愿配合，更有的單位以沒有掃描設備為理由推脫，對此項工作具有抵觸心理。而有些檔案員也習慣于傳統檔案工作模式，固守成規，也造成了數字化副本移交接收工作很難推動。同時也有一部分檔案員，因為自身年齡較大、對數字化加工技術不甚了解等原因，積極性不高，更有的以不會推脫。

（二）經費短缺

經費不足是目前檔案館室數字化遇到的最大難題。進行數字化必須購置相應的掃描設備等硬件，原來的平板掃描儀由于速度慢已經不能滿足現在數字化工作的需要。高速掃描儀掃描速度快，對紙張要求較高，非常適合現在檔案數字化掃描，但是價格比較高。因此對于基層檔案室來說，購買一套掃描設備和軟件，也是單位的一大筆開銷。雖然縣委縣政府也很重視檔案數字化工作，將縣檔案館檔案數字化經費列入每年的政府財政預算，保證了數字化工作的延續性，但是撥款有限，只能完成館藏利用率高的檔案數字化工作。

（三）專業人才不足

檔案數字化工作是一項專業性較強的工作，它需要一支專業技術人才隊伍，尤其是需要維護局域網、數據庫、軟件系統等，確保系統安全穩定運行。目前縣級檔案部門這樣的人才匱乏，多數工作人員都是半路出家，只能靠聘請外來人員進行掃描、加工、數據庫建設與運行、數據維護和管理。但這只是短期能為，如果不是數字化副本的接收，可能檔案工作者信息化素養永遠得不到提高。通過開展此項工作，迫使工作人員熟悉軟硬件應用，短期內迅速提升數字化能力。而相比各基層檔案室檔案員，只要具有檔案專業知識，同時有對檔案工作的責任心，做好檔案的原文掃描應該不是難事。

（四）沒有統一軟件

目前我縣基層檔案室基本普及安裝了檔案軟件單機版，但是隨著信息化的快速發展，此軟件仍停留在對紙質檔案目錄數據和其數字化副本的輔助管理，以目錄檢索為主。目前一些開展數字化掃描的單位，用的都是掃描儀自帶的軟件，可以設置分辨率、圖像格式等，但對掃描圖像的命名功能不完善，不能連續自動批量命名，因此還需要增加重命名帶來的工作量。另外掃描儀自帶軟件圖像處理功能有限，一般只能對掃描圖像進行簡單的旋轉，至于糾偏、去污、去黑等基本操作無法完成，還需借助其他圖像處理軟件。但是絕大多數掃描人員不會使用圖像處理軟件，造成了掃描后有質量問題的圖像不能得到處理。檔案數字化加工軟件，不但能夠輕松解決圖像處理問題，而且還能減輕數字化的工作量，安裝一套室藏檔案數字化加工系統軟件或者電子檔案管理系統顯得尤為必要。

三、加快縣級檔案館檔案數字化副本接收工作的對策

做好檔案數字化副本移交接收是貫徹落實習近平總書記關于檔案工作重要批示和國家檔案信息化戰略總體安排部署的需要。針對縣級檔案館在數字化副本接收工作中出現的問題，要充分認識檔案數字化副本移交與接收工作重要性，進一步增強責任感和使命感，加快推進檔案數字化副本移交與接收工作。

（一）做好謀劃安排，明確接收標準

數字化副本移交接收，是關系到全縣檔案事業發展的一件大事。因此要建立局、館協商聯動機制，高起點謀劃和高標準進行，共同推動工作落實。局、館要聯合開展業務指導，共同督導檔案數字化副本規范移交進館進度。縣檔案館要對檔案接收范圍、接收流程、數字化副本的格式等進行細化，做到任務明確、流程清晰，確保雙套制接收工作規范有序，有法可依。為避免進館檔案數字化副本標準不一、格式各異等不規范問題以及無法兼容館內檔案管理軟件而帶來重復數字化問題，要制定紙質檔案數字化加工流程及技術要求，包括檔案數字化前處理、目錄數據庫建立核對、檔案掃描加工、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。為確保接收進館工作規范有序、保質保量，縣檔案館要堅持關口前移，提前介入前期工作，對擬接收進館檔案先行摸底、全程跟蹤服務，全方位指導前期檔案整理及數字化副本加工工作。

（二）選擇適合方案，完成掃描工作

目前數字化加工形式分兩種，一種是選擇外包形式，一種是自行加工形式。采用何種加工形式，要考慮數字化設備及數字化檔案的數量再決定。通常選擇外包形式更專業，而且速度快，效率高，但費用比較高。自行加工是單位人員自己進行數字化，速度慢，但比較節約費用。因為經費比較緊張，加上也沒有那么大的數字化量，我縣絕大多數單位還是采用自行加工的形式。檔案數字化掃描需要運用專業的掃描設備和軟件，以及一定的操作技術。考慮檔案數字化加工對加工人員的專業技術要求并不算太高，基本上是單調、重復性的工作，只要工作人員能夠認真，完全可以勝任此項工作。綜合考慮經費和人員的實際情況，也為了減少數字化工作阻力問題，可以因地制宜采取三種方案進行：一是購買設備進行數字化，二是租用設備進行數字化，三是利用檔案館數字化設備，采用集中辦公形式開展數字化。租用設備以及到縣檔案館集中辦公進行數字化的形式，解決了短期內購買數字化設備資金缺口問題，緩解了各單位資金壓力，同時也為掃描工作的順利開展奠定了一定的基礎。

（三）做好審核把關，確保接收質量

檔案雙套制移交和接收工作量大，對質量要求高，因此要嚴格移交接收程序，嚴把進館質量關。數字化副本形成單位在移交紙質檔案及其數字化副本前，應逐張檢查圖像質量，包括圖像排列順序與檔案原件是否一致，有無漏掃、重張等情況，圖像有無黑邊、污點、折角以及圖像偏斜度、清晰度、失真度等，發現不符合圖像質量要求時及時進行調整改正，確保進館檔案質量，減少進館后檔案檢查的工作量。縣檔案館更要克服人手少任務重的困難，盡快熟悉雙套制接收技能，認真做好對數字化副本核對質檢工作，發現錯誤及時反饋給移交單位改正，并對數據進行掛接與備份，堅持“合格一家、接收一家”原則，保證數據進館后的安全管理和有效利用。檢查包括條目和圖像兩個方面：一是條目數量及其著錄項目內容的準確性要進行逐條檢查。二是圖像應符合規定的分辨率、文件格式及色彩模式。圖像文件的命名必須與條目檔號相一致，一致率VaGvRtxxGnfjErFbBvgxLQ==要100％；掃描圖像完整性要求100％正確，完整性包括不準缺頁、漏頁，圖像的傾斜度、清晰度、整潔度等技術指標，要求抽檢合格率達到100％。

（四）完善軟硬件配套，逐步形成機制

基層檔案室數字化需要使用掃描設備、檔案數字化加工、電子檔案管理系統以及安全備份與存儲設備等軟硬件。檔案數字化和數字檔案室建設不是一蹴而就的，是一項長期的工作任務，因此要將室藏檔案數字化和檔案信息系統的運維及升級費用納入年度部門預算，逐步配套完善，最終完成數字檔案室建設任務。目前大多數單位現有的檔案管理軟件多停留在目錄數據的錄入、檢索上，還不能對數字化副本進行管理，更不具備管理電子文件、電子檔案的能力，已經不能適應檔案信息化的需要，因此迫切需要升級。另需考慮數字檔案室建設與縣域電子政務和信息化建設銜接，實現電子文件的歸檔和有效管理問題。有了信息化檔案管理平臺系統，有了信息化的相關設備，檔案的自主數字化將是現在或今后檔案人員的常規工作。室藏檔案數字化項目的持續開展，將推動檔案信息化建設進程，夯實檔案服務民生的基礎。在開展室藏存量檔案數字化的同時，檔案管理部門還要積極推進機關數字檔案室建設，為全縣建成數字檔案館奠定堅實的基礎。從源頭上做好增量檔案電子化工作，促使存量數字化推進與增量電子化雙套制接收同步展開、同步進行，使雙套制移交成為檔案接收的常態化工作。

參考文獻：

[1] 浙江省省直單位紙質檔案數字化實施細則[J].浙江檔案，2007（2）：22.

作者單位：盧龍縣檔案館