中小企業供應商應付賬款管理

摘要：中小企業是我國市場主體的重要組成部分，但其受限于多種客觀因素，往往存在風險管理缺失的問題，安全隱患較大。尤其是供應商應付管理方面，業務量大且頻度高，與每個企業都息息相關。近年來，由于部分供應商不重視合同管理和流程建設，應付賬款管理不到位導致付錯款的事件時有發生。特別是一些互聯網電商企業，因遭受黑客攻擊而遭受不可挽回的損失。這些問題都給企業帶來了巨大的安全隱患，有的企業甚至因此一蹶不振，最終走向破產清算。因此，對于供應商賬款的風險管理尤為關鍵，尤其是對于一些規模較小、業財一體化程度較低的企業。本文旨在建立供應商管理的基本風險管理邏輯和具體應對策略，以實現對公司供應商應付賬款的科學管理和有效決策。

關鍵詞：中小企業；供應商管理；應付賬款；風險管理；賬務核算

引言

近幾年，國內創業熱潮高漲，中小微企業如雨后春筍般蓬勃發展，為推進技術創新、增加就業和促進經濟發展發揮著重要作用，成為我國市場主體中不可或缺的組成部分。然而，中小微企業在發展過程中，由于資金和人才的緊缺，導致公司ERP系統建設滯后或安全等級較低。同時，財務人員經驗能力相對薄弱，對于供應商應付賬款的管理缺乏應有的流程和風險管理措施。特別是一些電商公司，由于發貨頻繁，且上游供應商中存在一些個體戶的組織形式，導致對供應商的應付賬款管理高度依賴業務系統。而業務系統一旦受到人為或黑客的攻擊，往往會導致付錯賬款，從而給企業帶來巨大的損失。因此，中小微企業，特別是電子商務類型的企業，如何有效管理應付賬款的付款流程和風險，對企業資金安全乃至企業的持續發展具有重要意義。

一、中小企業應付賬款管理的現狀與問題

（一）財務和業務相對獨立，付款流程不合理

中小微企業由于規模較小、資金有限、人員配置相對緊缺，其付款流程往往相對簡化。在很多中小企業中，付款由老板直接安排，缺乏有效的監督核驗機制。財務人員接到付款指令后，未與業務部門進行有效溝通，也未查詢合同、發票、入庫記錄，或未與供應商進行賬務核對，導致付款管理流程粗放。這種情況時有發生，企業可能會多付給供應商或提前付款，從而影響企業營運資金的安排和使用。

（二）財務核算不精確，應付賬款科目無對賬無解析

很多企業在初創期由于規模較小，往往采用代理記賬或僅聘用一兩個缺乏經驗的財務人員來處理賬務，這導致應付賬款核算不精確，有的甚至沒有設置輔助賬或明細科目。此外，很多中小企業賬務處理不及時，存在一個月集中處理賬務的情況，這使得無法清晰查看應付賬款的明細余額。同時，由于缺乏與供應商的定期對賬管理，以及長期不對往來科目進行解析，導致應付賬款管理混亂，未能發揮核算和監督的應有作用。

（三）供應商管理混亂，無有效的供應商檔案數據庫信息

很多企業在供應商檔案管理方面存在不合規現象，缺乏相應的供應商數據庫建設。特別是一些電商企業，由于供應商中存在大量個體經營者，如果沒有有效的供應商檔案數據庫和管理，很容易出現供應商付款信息與個體戶負責人不一致的情況，存在較大的安全隱患。例如，在2023年底某財務人員與財務同仁的交流過程中，發現部分企業由于供應商管理不健全，過分依賴業務訂單系統中的供應商信息，導致業務系統遭受黑客攻擊，供應商賬號被惡意修改，進而發生付錯款的現象。對此，該名財務進行了多方調研，發現包括一些大公司的電商平臺也曾遭受黑客攻擊，損失慘重。因此，有效的供應商檔案管理建設至關重要。特別是某企業的電商商城，所有付款信息完全依賴于商城訂單系統。又如，某公司在2024年1月2日的付款過程中，采用系統生成的打款列表進行打款，結果次日供應商未收到款項。經過排查，原因是該電商平臺商城系統賬號被黑客惡意攻擊，其中一個供應商賬號被惡意篡改，導致付款賬號錯誤，款項至今未能追回。這一事件的根本原因在于電商平臺沒有充分認識到供應商檔案管理的重要性，思維固化，認為供應商提供的賬號就是準確的賬號，應付賬款管理流程不夠科學和嚴謹。

（四）退貨流程不規范，缺少及時沖減應付賬款

企業在正常經營運轉過程中，難免會出現貨損貨差或不良品導致退貨的情況。此時，業務部門和財務部門需要及時、有效地溝通信息。貨物退回時，應及時沖減對供應商的應付賬款。然而，在實際業務中，常存在業務部門與財務部門溝通不及時，或財務部門未及時沖減應付賬款的情況，導致供應商的應付賬款余額失真，同時無法及時反映供應商貨品的質量問題。另外，很多企業退貨周期較長，退貨發票處理滯后。公司雖通過應付暫估科目來核算退貨情況，但同時也將正常商品入庫未核銷發票的情況納入應付暫估科目核算，導致應付暫估科目中隱藏了大量未及時處理的不良品退貨問題，形成了巨大的管理隱患。

（五）應付賬款管理無預算，增加公司資金壓力

企業的現金流狀況對其能否健康有序地發展至關重要，因此，健康的營運資金管理對企業的發展具有極其重要的意義。然而，很多企業的管理人員并未深刻意識到應付賬款管理的重要性，錯誤地認為拖欠供應商款項能體現企業的資金管理水平。企業沒有結合自身實際狀況，合理科學地安排付款計劃，往往是在供應商多次催款后，才安排財務進行付款。這種突發性的財務付款方式很容易打亂公司的資金計劃，增加公司的資金風險和壓力。長此以往，將損害企業在供應商中的信譽，為公司的長遠發展埋下隱患。

二、中小企業應付賬款管理的策略

（一）建立供應商檔案管理數據庫

公司在引入供應商時，必須詳細審核供應商的檔案信息，包括供應商的營業執照、銀行開戶許可證、是否為一般納稅人等信息，并建立供應商名稱、付款賬號以及收票信息的對照關系。如果供應商為個體戶，原則上應引導其開立對公賬戶；若確實存在障礙，則必須提供個體戶經營者的銀行卡信息，并出具個人賬號收款信息承諾函。同時，應通過全國工商管理信息系統查詢核驗供應商的資質和經營者的信息是否準確有效。對于中小微企業而言，由于系統安全等級較低，建議業務系統和財務系統同步建立供應商檔案，兩套系統獨立使用、定期核對并及時更新。此外，可以通過開通第三方渠道，如“企查查”“天眼查”等APP，來重點監管供應商是否存在變更法人或經營者、減資、注銷等信息。

（二）建立嚴格的合同管理機制

在會計學中，應付賬款的本質是企業的債務，它通常指的是買賣雙方在購買材料、商品或接受勞務過程中所形成的債務。這種債務的產生，本質上是因為企業獲取物資與支付貨款之間存在時間上的不一致性[1]。因此，應付賬款形成的主要依據是買賣雙方之間的契約關系，即合同。通常情況下，買賣雙方在合同中會明確約定應付賬款的付款金額、付款賬號、付款時間以及付款方式，這是我們進行應付賬款管理的前提。所以，在應付賬款管理中，合同的管理和審核尤為重要。特別是對于一些個體戶經營者的付款，如果發現企業變更法人或經營者導致與合同簽約時不一致，務必及時與供應商確認相關信息后再進行付款。

（三）賬務核算清晰準確及時

會計的兩大主要職能是核算與監督，而精準及時的核算是執行有效監督的重要基礎。財務應建立應付賬款的明細賬，包括供應商輔助賬或二級科目明細賬，根據合同、入庫單以及發票進行及時入賬，形成對供應商的應付賬款科目記錄。同時，針對退貨、貨損以及扣款等情況，應及時入賬并沖減供應商的應付賬款余額。應建立以合同為起點，以訂單為基礎，涵蓋入庫、退貨、發票核銷、付款等全流程的閉環供應商管理體系。同時，根據供應商發生額和余額的重要性程度，建立供應商管理的評價體系，并針對不同等級的供應商采取特定的付款管理流程。此外，應建立供應商往來核對機制，確保每個月至少核對一次余額，并在付款時與有條件的供應商再次互相確認余額。同時，建立供應商余額的科目解析機制，每個月對供應商賬齡進行風險分析，及時預警逾期風險，確保余額準確無誤，為供應商付款提供有效的數據支撐[2]。

（四）重點關注退貨管理

供應商的退貨不僅關乎采購質量的好壞，同時也是容易造成雙方賬務差異的主要原因之一。如果退貨涉及采購、質量等多個部門，特別容易導致財務在核算時疏漏。因此，公司必須建立質量管理體系，針對采購中的不良品、殘次貨損退貨狀況進行每周協同處理，及時登記退貨臺賬，并在賬務系統中對應付賬款進行沖減。同時，定期進行庫存盤點，確保退貨沒有少記或漏記。對于采用應付暫估沖減供應商往來余額的企業，務必區分正常的采購入庫形成的暫估和不良品退貨形成的暫估，避免使用同一會計科目而造成混淆。同時，對于發生頻次高、金額大的供應商，應及時進行預警，以確保采購到優質且價格合理的貨品。

（五）付款申請審批權責分明

供應商的付款準確性對企業營運資金的安全管理至關重要，尤其是惡意事件導致的付錯貨款情況，可能關乎企業的持續生存能力。因此，供應商的付款過程必須謹慎并確保安全。

針對供應商的付款，首先要確保付款金額的準確性，其次要確保付款賬號的準確性。原則上，付款的審批流程應由采購部門發起，經過采購主管、主管會計、財務經理、總經理依次審批。之后，由出納提交付款單據，財務經理進行復審。每個崗位必須權責分明，各司其職。

采購部應依據入庫情況、發票核驗情況以及合同條款提交付款申請。主管會計需核對采購提交的付款信息是否已登記入賬，付款金額是否小于或等于該供應商的應付賬款余額，以及是否存在未核銷的退貨情況。財務經理需根據合同和賬務進行綜合管控，并按照合同規定管理付款方式。總經理知悉付款申請并最終審批。

出納作為在網銀系統提交付款流水的直接責任人，必須仔細核對付款金額和賬號。前文提到財務和業務應分別建立供應商的賬號信息，在付款時進行核對。同時，出納應再次檢查付款金額和賬務系統余額。對于陌生的賬號，應與財務部門及供應商反復核對，確保付款準確無誤。

財務經理作為付款管理的最后一環，應保持高度的職業敏感，仔細核對每筆付款信息。對于金額特別巨大的付款，有必要要求供應商提前開具收據等，以把好資金安全的最后一道防線。

對于微型企業，如果公司只有一名財務和出納，也應保持應有的獨立性。至少應保證付款金額小于或等于供應商應付賬款的余額，并確保業務提交的賬號信息與財務所建立的檔案數據庫信息一致[3]。

（六）提高人員素質，加強風險管理

付款管理涉及多部門、多人員，即使在業財高度融合的大型企業，也時有發生付錯款項的案例。因此即使應付賬款管理實現了高度自動化，也不可能完全脫離人的參與、管理與控制[4]。人員素質的高低，對應付賬款管理有著關鍵性的影響。公司必須加強應付賬款相關案例的培訓，特別是前文提到的黑客攻擊、不良品隱匿等不易發現的風險，以增強財務人員對應付賬款風險的認識，確保他們不因領導簽字或老板指令而放松應有的原則和警惕。只有全員素質整體提高，才能有效地識別并規避風險的發生。同時，公司還應建立并提升相關人員特別是財務人員的道德修養和愛崗敬業精神，加強員工的自我約束，提升思想覺悟。在供應商應付賬款管理中，要堅決抵制不正之風，提高員工的抗誘惑能力，努力成為德才兼備的好員工。利用專業的知識和修養，在供應商應付管理上出謀劃策，實現自我價值與公司價值的完美融合[5]。

三、結束語

供應商應付賬款的管理對于中小微企業尤為關鍵，它涉及多部門、多人員、多環節，是一項系統的管理工程。財務人員在應付賬款管理中發揮著重要作用，是管理的關鍵環節。對于應付賬款的管理，我們應始終保持謹慎態度，如履薄冰。為此，應建立科學有效的管理體系，完善供應商數據庫管理，同時充分發揮財務的核算和監督作用，設立權責分明的付款審批流程，并堅守付款的最后一道防線。只要我們遵循上述供應商應付賬款管理原則，就一定能保證公司的應付賬款管理健康有序，確保企業風險控制安全有效，從而引領中小微企業在資金安全的庇護下健康成長。

參考文獻：

[1]李新娜.企業應付賬款對現金流的影響研究[J].商場現代化，2024（05）：186-188.

[2]楊春月 李乾杰.金萊特營運資金管理[J].合作經濟與科技，2022（19）：119-121.

[3]朱小嬌.管理會計視角下流通企業營運資金管理[J].現代商業，2022（11）：190-192.

[4]張麗.價值鏈視角下的企業運營資金管理探析[J].產業創新研究，2021（21）：114-116.

[5]修艷妮.企業應付賬款管理存在的問題及應對措施分析[J].營銷界，2024（06）：161-163.

（作者簡介：周帥，山東海智星智能科技有限公司會計師。）