電子發(fā)票對機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)報銷的影響

[摘 要]為解決機關(guān)事業(yè)單位電子發(fā)票財務(wù)報銷存在的問題，降低工作風(fēng)險，提高工作成效，文章聚焦機關(guān)事業(yè)單位，分析了電子發(fā)票在日常財務(wù)報銷工作中產(chǎn)生的影響，簡要闡述了電子發(fā)票的應(yīng)用，闡釋了報銷的具體影響，提出提升其積極影響的路徑。就實際情況而言，電子發(fā)票改變了傳統(tǒng)的報銷形式，一定程度上增加了報銷風(fēng)險。為此，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)秉持積極報銷的理念，強化制度規(guī)范建設(shè)，優(yōu)化報銷審批流程，以提高財務(wù)報銷工作質(zhì)量，為電子發(fā)票的推廣普及奠定基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]電子發(fā)票；機關(guān)事業(yè)單位；財務(wù)報銷；影響分析

中圖分類號：F234.4 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）16-0091-03

當(dāng)前，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”及多種技術(shù)形式的出現(xiàn)，機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)報銷受外在因素的影響，在報銷中采用電子發(fā)票報銷，這雖然提高了財務(wù)處理工作的便捷性，但是可能引發(fā)各類費用問題及財務(wù)風(fēng)險。因此，圍繞電子發(fā)票對機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)報銷的影響展開研究具有重要意義，有助于事業(yè)單位規(guī)避風(fēng)險、降低成本、提高效率，可為依法高效實施財務(wù)內(nèi)部控制創(chuàng)造有利條件。

一、電子發(fā)票運用分析

（一）運用價值

第一，可減少成本費用支出。在當(dāng)前商品流通速度加快的背景下，流通模式不斷更改，很多支付載體成為財務(wù)工作中的新形式，尤其是支付寶和微信平臺，強化了電子貨幣體系的建設(shè)。在此種環(huán)境影響下，電子發(fā)票應(yīng)運而生。電子發(fā)票在使用過程中，可以有效減少紙質(zhì)發(fā)票的印刷，降低成本損耗和成本支出。

第二，可強化資源整合利用。電子發(fā)票可借助手機顯示交易信息，通過強化發(fā)票管控標(biāo)準(zhǔn)，可實現(xiàn)數(shù)字化與交易過程高度融合。在新技術(shù)的影響下，發(fā)票的查詢和運用均可借助手機完成，既提高了發(fā)票處理的便捷度，又提升了相關(guān)資源整合利用成效。

第三，可節(jié)約內(nèi)控時間成本。對于傳統(tǒng)發(fā)票的內(nèi)控管理，財務(wù)報銷人員核實發(fā)票時往往需要多方求證、耗時耗力；而基于關(guān)聯(lián)稅務(wù)平臺生成的電子發(fā)票可實現(xiàn)自助驗真和按需下載，有利于提高財務(wù)效率。

第四，可提升稅務(wù)監(jiān)管安全。電子發(fā)票信息自動錄入稅務(wù)系統(tǒng)，可有效防控虛假發(fā)票的產(chǎn)生和流通，相對于傳統(tǒng)發(fā)票安全性更高，有利于發(fā)票的稅務(wù)監(jiān)管和降低財務(wù)人員的工作風(fēng)險。

（二）特點分析

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票具有可有效強化資源利用、減少成本浪費、突顯綠色環(huán)保、提高流通效率、滿足稅收監(jiān)管要求等共性優(yōu)點，但同時也存在一些共性不足。

一是成本轉(zhuǎn)嫁問題，商家的逐利特性容易隱性地將發(fā)票打印和管理成本轉(zhuǎn)嫁給消費主體。

二是防偽鑒別壓力，電子發(fā)票因打印紙張和效果存在差異可能影響防偽性能，增加了財務(wù)人員的鑒別壓力。

三是重復(fù)報銷風(fēng)險，電子發(fā)票可以重復(fù)打印，如財務(wù)制度不健全、財務(wù)人員把關(guān)不嚴(yán)，會有較高重復(fù)報銷風(fēng)險。

四是推廣普及難題，電子發(fā)票在老年消費群體中的推廣使用率不高，當(dāng)前普及方面依舊有發(fā)展空間[ 1 ]。

二、電子發(fā)票對機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)報銷的具體影響

（一）促進財務(wù)報銷流程的轉(zhuǎn)變

結(jié)合當(dāng)前財務(wù)報銷情況來看，機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)工作者通常會基于紙質(zhì)發(fā)票進行費用審核，然后研究其是否達到國家報銷要求及單位報銷標(biāo)準(zhǔn)，在明確發(fā)票真實性的基礎(chǔ)上再實施報銷流程，主要審核過程為：審核發(fā)票真?zhèn)危藢嵕唧w費用發(fā)生狀況，審核責(zé)任人和審批人簽字簽章，精準(zhǔn)核實相關(guān)信息后，完成后續(xù)報銷工作。

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式相比，電子發(fā)票的精準(zhǔn)度、可追溯和可讀取性、可轉(zhuǎn)化度更高，能夠全面展現(xiàn)費用產(chǎn)生的相關(guān)情況和方便分析資金使用效率，一方面，財務(wù)人員可通過統(tǒng)一處理等手段完成線上接收和直接打印，報銷前置流程更為便捷；另一方面，因為此類電子發(fā)票無打印次數(shù)限制規(guī)范，為重復(fù)報銷留下了隱患，這對基層機關(guān)事業(yè)單位而言十分不利。由于通常情況下這類單位財務(wù)人員多為兼職，專業(yè)化程度不及企業(yè)財務(wù)人員，這無疑會增加工作人員的審核壓力，要求他們在實施日常財務(wù)報銷處理時，必須加大對以上內(nèi)容的關(guān)注力度，才能最大限度地規(guī)避其不利影響。

（二）提高發(fā)票報銷風(fēng)險概率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票由稅務(wù)機關(guān)通過印刷、開具等形式統(tǒng)一制發(fā)再行流通，每一環(huán)節(jié)均有相應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn)，打印環(huán)節(jié)需要專門工作人員完成，紙張以及設(shè)備均有專門要求。因此，機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)人員可通過發(fā)票紙張標(biāo)準(zhǔn)手感和印章質(zhì)感辨別發(fā)票真?zhèn)巍ｋ娮影l(fā)票則是自行下載和打印，基于數(shù)字化技術(shù)產(chǎn)生，可以通過軟件修改，且不會出現(xiàn)編碼變化，財務(wù)人員即使運用平臺查驗，也很難了解細節(jié)問題。現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)平臺雖然能夠進行發(fā)票查詢，但部分查詢平臺由于權(quán)威性不足，很難發(fā)揮預(yù)期作用，也加大了財務(wù)報銷的風(fēng)險及難度[ 2 ]。

（三）增加會計檔案工作內(nèi)容

當(dāng)前，我國不斷推進電子發(fā)票宣傳工作，以此強化財務(wù)管理系統(tǒng)升級，但報銷時仍需紙質(zhì)化的現(xiàn)象還很常見。在此過程中，會計檔案工作也會受其影響，最明顯的便是此類工作量的相應(yīng)增加。在報銷電子發(fā)票時，大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)人員仍借助手工處理登記信息，了解發(fā)票信息，審核發(fā)票編號，明確報銷審批，防止重復(fù)操作。受條件限制，此流程未能實現(xiàn)發(fā)票報銷的全過程電子化，仍需財務(wù)人員精準(zhǔn)分析會計信息，由于手續(xù)步驟的增加，會計檔案工作內(nèi)容也相應(yīng)增多，這會變相加大財務(wù)人員的工作任務(wù)和壓力。

（四）促進財務(wù)報銷電子流轉(zhuǎn)

傳統(tǒng)的報銷體系存在信息不對稱等情況，容易影響工作效率，難以滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需求，電子發(fā)票的使用有利于促進財務(wù)報銷電子流轉(zhuǎn)體系的創(chuàng)新。

首先，電子發(fā)票作為互聯(lián)網(wǎng)時代的衍生產(chǎn)物之一，票據(jù)存儲等方面的電子化升級必然會推進票據(jù)管理過程的電子化。

其次，電子發(fā)票受大數(shù)據(jù)信息共享機制和技術(shù)的影響，為報銷電子化創(chuàng)造了良好條件，所有關(guān)鍵報銷數(shù)據(jù)都可存儲到電子系統(tǒng)，提升了交易信息和電子發(fā)票流轉(zhuǎn)的透明度和安全度。

最后，普通電子發(fā)票到全電子發(fā)票的發(fā)展，加之合思、每時每刻、悅報銷等報銷系統(tǒng)或費控網(wǎng)絡(luò)平臺的開發(fā)使用，引入先進的技術(shù)形式，可按照我國當(dāng)前營改增具體要求完成發(fā)票一體化處理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)發(fā)票安全存儲、有效防偽識別，而且能夠推進財務(wù)信息流轉(zhuǎn)鏈條的數(shù)字化、智能化改造，有利于將報銷人員和財務(wù)人員從傳統(tǒng)流程困境里解放出來，有助于實現(xiàn)財務(wù)報銷電子化以及企事業(yè)單位的費控統(tǒng)籌管理和分析預(yù)判決策。

（五）強化財務(wù)報銷降本增效

“互聯(lián)網(wǎng)+”是當(dāng)前社會發(fā)展的重要技術(shù)體現(xiàn)，以網(wǎng)銀、微信與支付寶為主的支付模式，為電子貨幣市場的發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。電子發(fā)票主要是基于“互聯(lián)網(wǎng)+”完成發(fā)票信息的傳遞，不需要購買紙質(zhì)發(fā)票，可減少打印機等設(shè)備的操作，減少費用支出和成本浪費，防止管理混亂，降低報銷成本。除此之外，過往財務(wù)人員在處理紙質(zhì)發(fā)票時，如果要達到報銷要求，則需要進行復(fù)雜而煩瑣的處理，影響審核效率。

相比之下，自動生成的電子發(fā)票在信息傳遞方面具有較高的便捷性，加之財務(wù)科技的發(fā)展積極賦能企事業(yè)單位降本增效，一些報賬系統(tǒng)和費控平臺能較好做到“一掃”（智能識別錄入發(fā)票信息）、“二驗”（便捷驗證確定發(fā)票真?zhèn)危ⅰ叭椤保ㄗ詣尤コ貜?fù)報銷發(fā)票）、“四報”（實時呈現(xiàn)發(fā)票報銷進程），尤其是在異地報銷方面，可相應(yīng)做到實時報銷和費用管控，有利于強化報銷質(zhì)量，提升報銷效率[ 3 ]。

三、提升電子發(fā)票對機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)報銷積極影響的路徑

（一）優(yōu)化電子發(fā)票報銷理念

在信息社會大環(huán)境下，電子發(fā)票數(shù)據(jù)內(nèi)容不斷增加，數(shù)據(jù)處理難度逐漸升級，機關(guān)事業(yè)單位也要學(xué)習(xí)建立發(fā)票報銷信息化體系，基于電子發(fā)票使用需求進行思維模式轉(zhuǎn)型，強化財務(wù)報銷的積極理念。在此背景下，機關(guān)事業(yè)單位必須充分認(rèn)識到電子發(fā)票使用的重要意義，強化對電子發(fā)票的積極認(rèn)可、主動使用和廣泛宣傳。機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)人員要深入關(guān)注和解析電子發(fā)票，尤其是要針對財務(wù)報銷相關(guān)細節(jié)開展深入研究，分析報銷過程中的潛在問題，探索形成滿足電子發(fā)票流轉(zhuǎn)需求的新型報銷體系，為后續(xù)工作落實提供助力[ 4 ]。

（二）完善財務(wù)監(jiān)督管理制度

從制度角度出發(fā)，要進行內(nèi)容完善，明確報銷標(biāo)準(zhǔn)與范圍、審簽標(biāo)準(zhǔn)與流程等細節(jié)規(guī)范要求，提升精細化管理水平，使工作人員能在電子發(fā)票報銷的具體操作中，按照明確的流程制度作出合理選擇。對涉及金額較大的發(fā)票報銷，還需要將其他資料，例如會議記錄、協(xié)議合同以及相關(guān)清單等內(nèi)容納入審核，保障制度內(nèi)容的全面性。在制度設(shè)計的過程中，要明確責(zé)任內(nèi)容和獎懲后果，使工作人員知曉自身職責(zé)以及履責(zé)到位的預(yù)期獎勵和履職不力的責(zé)任后果，使工作職責(zé)和獎勵追責(zé)清晰可見。在監(jiān)督制度設(shè)計和執(zhí)行環(huán)節(jié)上，要注意與國家有關(guān)的內(nèi)部控制和外部審計的法律法規(guī)相銜接，嚴(yán)格制定和執(zhí)行內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，自覺遵守和接受外部審計監(jiān)督，堅持落實支出預(yù)算、財務(wù)公開等制度。通過完善制度和落實執(zhí)行，有效強化工作人員的主觀能動性和責(zé)任意識，不斷推進機關(guān)事業(yè)單位財務(wù)報銷及其相關(guān)工作的順利進行。

（三）規(guī)范電子發(fā)票報銷流程

為提升電子發(fā)票報銷標(biāo)準(zhǔn)化成效，需要明確工作流程。在大多數(shù)基層機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)報銷流程方面，工作人員在收到電子發(fā)票之后仍需要打印輸出，還要收集相關(guān)信息，例如要經(jīng)由國家稅務(wù)總局平臺核查發(fā)票，為后續(xù)審核報銷提供初步參考。在具體報銷時，要確認(rèn)發(fā)票打印次數(shù)，審核排除重復(fù)報銷，登記發(fā)票相關(guān)信息，做好源文件科學(xué)存儲。在發(fā)票審核時，一般有驗真與查重兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。驗真是指利用網(wǎng)站查閱信息，利用Excel表格查重，需要耗費較高的時間成本。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，工具審核被廣泛應(yīng)用于一線報銷體系中，可以通過引入報銷系統(tǒng)使用二維碼掃描完成自動審查。報銷時還要確保所有發(fā)票傳輸環(huán)節(jié)的安全性，具體需針對不同工作環(huán)節(jié)以及審批流程做好信息記錄，防止出現(xiàn)后續(xù)數(shù)據(jù)修改的問題，保障報銷過程的真實、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。

（四）統(tǒng)一管控發(fā)票信息資源

電子發(fā)票報銷涉及大量的數(shù)據(jù)及信息，如果數(shù)據(jù)無法及時共享，則會導(dǎo)致報銷因為數(shù)據(jù)不明而難以推進。從宏觀角度來看，要求統(tǒng)一管控發(fā)票信息資源，確保及時更新數(shù)據(jù)，及時完成部門工作對接，減少內(nèi)耗問題產(chǎn)生，強化管控整體質(zhì)量。首先，統(tǒng)一管控應(yīng)用系統(tǒng)。財務(wù)報銷可能會涉及多個系統(tǒng)，系統(tǒng)之間的授權(quán)及認(rèn)證會直接影響工作質(zhì)量和成效。為此，對于機關(guān)事業(yè)單位而言，在日常工作中需要加強統(tǒng)一系統(tǒng)開發(fā)，強化系統(tǒng)之間的兼容性，為資源整合提供有利的環(huán)境，確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)在接收、核對與傳輸?shù)倪^程中能夠得到有效的技術(shù)支持。其次，統(tǒng)一管控業(yè)務(wù)過程。業(yè)務(wù)過程的統(tǒng)一管理是指對各個環(huán)節(jié)的有效監(jiān)督與完善，確保不會出現(xiàn)重復(fù)、混淆的業(yè)務(wù)問題，通過強化流程的方式，合并不必要的內(nèi)容，提高報銷操作的便捷度和工作效率。最后，統(tǒng)一人員管控體系。財務(wù)人員是報銷工作的核心部分，其工作質(zhì)量直接影響報銷工作的科學(xué)性與安全性。為確保電子發(fā)票報銷體系的良好運行，必須重視財務(wù)人員隊伍建設(shè)，重視法紀(jì)教育、強化專業(yè)素質(zhì)、提升職業(yè)素養(yǎng)、加強財務(wù)監(jiān)管、注重獎罰并舉、限制隨意調(diào)用、穩(wěn)定人員隊伍，在源頭上統(tǒng)一和加強財務(wù)人員體系建設(shè)，降低報銷過程中的人為因素風(fēng)險，為機關(guān)事業(yè)單位報銷工作的落實提供有力的人才支撐。

（五）持續(xù)引入電子信息技術(shù)

當(dāng)前，雖然在電子發(fā)票報銷的過程中，財務(wù)報銷系統(tǒng)已經(jīng)融入了多種信息化技術(shù)形式，實現(xiàn)了數(shù)字化改革，但是在技術(shù)運用方面，為滿足時代發(fā)展需求，仍需不斷進行系統(tǒng)完善。例如可以引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，此技術(shù)具有安全、可追溯、不可篡改的數(shù)據(jù)交換和傳輸特性，將它引入報銷系統(tǒng)，可確保發(fā)票信息不會因為外在因素介入而出現(xiàn)篡改等問題，借助多層加密強化發(fā)票唯一性，有效規(guī)避虛假報賬或重復(fù)混淆等問題。此外，還要探索建立基于大數(shù)據(jù)、云計算等搭建具有高度權(quán)威的新型報銷監(jiān)管平臺。當(dāng)前很多相關(guān)信息化平臺的權(quán)威性相對較弱，甚至?xí)哟蟀l(fā)票審核風(fēng)險。為促進財務(wù)科技賦能經(jīng)濟社會發(fā)展，建議政府財政部門聯(lián)合相關(guān)科技企業(yè)建立標(biāo)準(zhǔn)相對統(tǒng)一、高權(quán)威度的云平臺，專門開展發(fā)票及相關(guān)交易數(shù)據(jù)信息的識別，在平臺運行過程中可自動完成查詢、監(jiān)管等工作。

四、結(jié)語

機關(guān)事業(yè)單位作為我國國民經(jīng)濟發(fā)展的重要主體，其財務(wù)報銷水準(zhǔn)直接影響行業(yè)發(fā)展質(zhì)量。為此，在日常工作中要進一步堅持引入先進技術(shù)，統(tǒng)一規(guī)范工作內(nèi)容，科學(xué)設(shè)置報銷流程，加強有效監(jiān)督管控，以先進的工作理念完成發(fā)票報銷等相關(guān)工作，為機關(guān)事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展提供有力的保障。

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