行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理策略探析

[摘 要]行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的有效推進(jìn)與落實是保證行政執(zhí)法工作高效完成的重要手段之一，不僅可以規(guī)范執(zhí)法工作行為，而且能為其提供關(guān)鍵的信息參考。為有效提升行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理效果與質(zhì)量，相關(guān)工作人員要對其予以高度重視，積極革新檔案管理理念與模式，根據(jù)行政綜合執(zhí)法工作的特性制定檔案管理方案，保證該方案的高效實施，加大行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理力度。文章針對行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理展開研究，詳細(xì)分析和闡述行政綜合執(zhí)法檔案的特性，提出合理有效的規(guī)范化管理策略，以期為相關(guān)工作人員提供價值參考。

[關(guān)鍵詞]行政綜合執(zhí)法；檔案管理；規(guī)范化管理

中圖分類號：D92 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）17-0030-03

行政綜合執(zhí)法檔案管理是指整理具備初始記錄價值的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，在具體的行政執(zhí)法工作中發(fā)揮其合法性及規(guī)范性的應(yīng)用價值，使行政執(zhí)法工作更具強制性與時效性。行政綜合執(zhí)法檔案與普通檔案存在一定差異性，其不僅具有普通檔案的文化價值及信息化的特點，而且兼?zhèn)涓袷交奶攸c與法律特征。由此可見，行政綜合執(zhí)法檔案的實際應(yīng)用能夠充分體現(xiàn)出管理價值，可助力行政執(zhí)法工作的有序開展。基于此，高效完善行政綜合執(zhí)法檔案管理工作、提升和保證其規(guī)范便至關(guān)重要且勢在必行。

一、行政綜合執(zhí)法檔案的特性

（一）專業(yè)性

行政綜合執(zhí)法檔案是相關(guān)工作人員在日常行政執(zhí)法工作期間產(chǎn)生的特殊信息內(nèi)容，是執(zhí)法活動的真實寫照及呈現(xiàn)。在差異性的專業(yè)行政執(zhí)法工作中，無論是執(zhí)法工作內(nèi)容，還是涉及的人物、地點，均存在一定的區(qū)別，這也使行政綜合執(zhí)法工作具備獨特的性質(zhì)，屬于特定的法律法規(guī)范圍。因此，行政綜合執(zhí)法檔案的編制、整理等管理工作也存在一定的差異性，使得行政綜合執(zhí)法檔案管理具備極強的專業(yè)性特點[ 1 ]。

（二）成套性

在非群體且專項的行政綜合執(zhí)法工作期間，自執(zhí)法案件的發(fā)生立案，到最后的實施懲罰，該過程中涉及的全部信息內(nèi)容均是編制行政綜合執(zhí)法檔案的目標(biāo)，更是后續(xù)相關(guān)工作的參考。因行政綜合執(zhí)法檔案包含的數(shù)據(jù)信息均屬于一個整體，具有高度的一致性及完整性，無法拆分處理，該檔案絕不可與其他執(zhí)法案件相混淆，加之在提交行政綜合執(zhí)法檔案時應(yīng)將其相關(guān)信息內(nèi)容一并交出，一旦拆分，便會嚴(yán)重影響其準(zhǔn)確性，所以行政綜合執(zhí)法檔案具有成套性的特點[ 2 ]。

（三）存儲性

行政綜合執(zhí)法檔案的信息內(nèi)容也是相關(guān)專業(yè)執(zhí)法工作成果的呈現(xiàn)，能夠?qū)ο鄳?yīng)的專業(yè)執(zhí)法活動實現(xiàn)全過程記錄，例如案件相關(guān)人員和違法行為分別觸犯的法律法規(guī)條例類別，以及依照怎樣的標(biāo)準(zhǔn)實施懲罰，如何調(diào)查取證等，均屬于行政綜合執(zhí)法檔案的核心信息。對行政綜合執(zhí)法檔案進(jìn)行科學(xué)、全面、安全的存儲，可以在日后的行政執(zhí)法工作期間發(fā)揮其應(yīng)用價值，準(zhǔn)確呈現(xiàn)執(zhí)法案件的相關(guān)工作流程。

二、行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理策略

（一）統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理制度

在開展行政綜合執(zhí)法檔案管理的工作中，應(yīng)積極與其他相關(guān)部門建立良好的協(xié)作交流關(guān)系，共同建立一致性的檔案管理制度，將聯(lián)席會議制度科學(xué)運用到行政綜合執(zhí)法檔案管理中，清楚劃分各個服務(wù)部門及相關(guān)崗位的職能責(zé)任，對全部工作內(nèi)容實施精細(xì)化管理，科學(xué)配置人力、物力、資金等各種資源，科學(xué)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。

具體來講，應(yīng)根據(jù)實際情況，建立資源整合、資源共享等行政綜合執(zhí)法檔案管理體系，強化行政綜合執(zhí)法檔案的格式填寫、數(shù)據(jù)分類整合、卷宗編制等相關(guān)工作，加大項目的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)管理力度，確保行政綜合執(zhí)法檔案的歸檔、儲存、鑒定、應(yīng)用、保密、銷毀與移交等多個工作項目的一致性管控，助力行政綜合執(zhí)法檔案管理規(guī)范化目標(biāo)的實現(xiàn)。

此外，相關(guān)單位還應(yīng)定期組織行政綜合執(zhí)法檔案管理人員參與社會實踐活動，持續(xù)延伸檔案信息編制的深度及廣度，豐富相關(guān)工作人員的研究內(nèi)容，完善檔案規(guī)范管理機制，使其在符合行政服務(wù)中心基礎(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上建立網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)據(jù)庫，深度探索行政執(zhí)法過程中各類信息內(nèi)容的建檔價值，提升檔案管理質(zhì)量與效率[ 3 ]。

（二）制定規(guī)范化的檔案整編流程

行政綜合執(zhí)法檔案管理與普通檔案管理存在較大的差別，因其具備極強的真實性及法律性，整編要求及標(biāo)準(zhǔn)也相對較高，相關(guān)人員務(wù)必嚴(yán)格遵照整編原則及流程標(biāo)準(zhǔn)落實整編工作，保證行政綜合執(zhí)法檔案資料的可靠性。在傳統(tǒng)的行政綜合執(zhí)法檔案管理工作中，采用的檔案整編方式存在一定的滯后性，未有效跟上時代的發(fā)展腳步，不僅無法滿足現(xiàn)代社會對行政綜合執(zhí)法檔案的需求，而且會在一定程度上降低檔案資料信息的準(zhǔn)確性及真實性，對相關(guān)執(zhí)法工作造成不利影響。

基于此，針對行政綜合執(zhí)法檔案的整編工作，具體可以從以下幾點入手。

1.建檔

建檔工作的開展主要是基于我國內(nèi)部的相關(guān)執(zhí)法步驟，以及行政單位事務(wù)處理體系的真實情況，執(zhí)法工作順利結(jié)束完成結(jié)案的第六十天左右開展行政綜合執(zhí)法檔案的整合編制及歸納工作。在行政綜合執(zhí)法檔案的整合編制與存儲過程中，應(yīng)提供相應(yīng)的卷宗代碼信息，保證其真實性與準(zhǔn)確性，如果該信息內(nèi)容屬于國家極為重要的文件，便應(yīng)通過設(shè)立副卷的形式，完成將檔案存儲于多個卷目中的保管工作。

另外，應(yīng)根據(jù)行政綜合執(zhí)法檔案的實際編制信息、存儲特點，科學(xué)劃分檔案的類別，把劃分完成的檔案資料全部按照標(biāo)準(zhǔn)歸檔至檔案庫。完成檔案歸置工作后，還應(yīng)按照時間順序，整編劃分檔案，為后續(xù)相關(guān)調(diào)取查閱工作提供便利，保證行政執(zhí)法的順利進(jìn)行[ 4 ]。

2.確定關(guān)鍵詞

針對行政綜合執(zhí)法檔案封面的編制，應(yīng)利用具備不可擦特性的筆書寫，可以利用計算機打印等手段完成，封面內(nèi)容應(yīng)言簡意賅，清楚注明和介紹卷宗檔案信息，如時間、地點、事件、主要人物姓名等。完成行政綜合執(zhí)法檔案封面的編制工作后，便需要根據(jù)封面提供的信息內(nèi)容，合理且針對性地設(shè)計檔案的關(guān)鍵詞索引，制定精準(zhǔn)有效的行政綜合執(zhí)法檔案管理調(diào)取與查閱制度[ 5 ]。

3.借閱

順利完成行政綜合執(zhí)法檔案的編制及歸檔工作后，便會有相關(guān)工作需要檔案資源的援助。申請調(diào)取和查閱行政綜合執(zhí)法檔案資料的工作人員應(yīng)先填寫檔案借閱申請書，只有在申請書通過審核后，才可完成資料的借閱。在行政綜合執(zhí)法檔案的借閱過程中，相關(guān)人員絕不可對檔案原件進(jìn)行肆意更改、涂抹、勾畫與標(biāo)記等，務(wù)必保證檔案資料的初始性及準(zhǔn)確性。如果借閱行為存在于網(wǎng)絡(luò)層面，便應(yīng)對借閱人員設(shè)置相關(guān)權(quán)限，只允許其在固定期限內(nèi)反復(fù)審閱電子檔案。普遍來講，電子檔案的借閱時間均在兩個月左右[ 6 ]。

4.銷毀

針對不再具備任何借閱及應(yīng)用價值的行政綜合執(zhí)法檔案資料，為保證檔案庫的資源儲存空間，需要由專門的資料審核部門對此類檔案信息的留存價值予以再次審核，通過專業(yè)審查步驟對該類資源予以專門處理。同樣，行政綜合執(zhí)法檔案的銷毀也需要先申請，申請通過后可由兩名或兩名以上專門的工作人員于特定地點，通過公開的方式對行政綜合執(zhí)法檔案原件、電子件、備份件等予以統(tǒng)一銷毀[ 7 ]。

（三）加強行政綜合執(zhí)法檔案的信息化建設(shè)，提高檔案管理水平

在行政綜合執(zhí)法檔案管理的規(guī)范化建設(shè)期間，應(yīng)根據(jù)實際情況，積極配置信息化專業(yè)設(shè)施，在數(shù)字化技術(shù)的基礎(chǔ)上科學(xué)創(chuàng)設(shè)行政綜合執(zhí)法檔案管理系統(tǒng)，保證數(shù)字化與信息化檔案庫的規(guī)范建設(shè)。同時，要加強檔案管理人員的專業(yè)化培養(yǎng)，提升工作人員的專業(yè)水平及職業(yè)素養(yǎng)，保證行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的規(guī)范化開展。不僅如此，建設(shè)期間還應(yīng)對行政綜合執(zhí)法檔案信息的備份、處理、查驗、歸檔、掃描、傳輸、儲存、登記等管理項目進(jìn)行規(guī)范化革新建設(shè)，強化檔案管理的安全性、智能性及時效性等特點[ 8 ]。

在行政綜合執(zhí)法檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作具體落實階段，應(yīng)利用信息化檔案管理理念及模式，將以往紙質(zhì)版的檔案適當(dāng)轉(zhuǎn)變成數(shù)字化電子檔案，提升檔案管理效率。針對數(shù)字化電子檔案，要妥善完成其他銜接工作，主動且規(guī)范地完成檔案備份，做好檔案的基礎(chǔ)管控，防止檔案丟失，為檔案后期的調(diào)取借閱提供保障。在落實電子檔案轉(zhuǎn)化工作期間，要確保紙質(zhì)版檔案與電子版檔案的統(tǒng)一，相關(guān)數(shù)據(jù)信息內(nèi)容絕不可出現(xiàn)任何偏差，保證電子化檔案的真實性及溯源性。

（四）完善檔案管理考核制度，健全檔案監(jiān)管體系

從組織管理層面分析，應(yīng)高度重視檔案管理考核體系的科學(xué)完善及優(yōu)化工作，保證其推進(jìn)落實效率和質(zhì)量，根據(jù)實際工作情況，協(xié)調(diào)資料的獲取、登記、核對及借調(diào)工作，清楚掌握檔案管理人員的職責(zé)范圍及應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)，有效制定一致性、協(xié)調(diào)性的檔案管理考核機制，這是高效促進(jìn)行政綜合執(zhí)法檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要途徑，可為行政執(zhí)法工作的順利開展奠定基礎(chǔ)[ 9 ]。

將行政執(zhí)法單位的內(nèi)控管理體系總體目標(biāo)視為行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化建設(shè)的核心目標(biāo)之一，加大檔案管理監(jiān)督工作力度，建立相應(yīng)的實時監(jiān)督體系及科學(xué)合理的內(nèi)部協(xié)調(diào)管理通道，加快行政綜合執(zhí)法服務(wù)機構(gòu)的現(xiàn)代化革新進(jìn)展，助力行政綜合執(zhí)法檔案管理的規(guī)范化落實。不僅如此，基于行政綜合執(zhí)法檔案管理考核結(jié)果的審查評估，還能精準(zhǔn)找到尚未解決的問題，為檔案管理體系的持續(xù)建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)[ 1 0 ]。

因行政綜合執(zhí)法檔案具備較強的法律特性及公信力，在其規(guī)范化建設(shè)期間，務(wù)必清楚掌握一切觸犯法律法規(guī)的行為以及相應(yīng)需要承擔(dān)的法律后果，建立健全行政綜合執(zhí)法檔案管理責(zé)任追究制度，提升檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)質(zhì)量，保證檔案管理部門及崗位的執(zhí)行效果，創(chuàng)設(shè)出權(quán)責(zé)分明、權(quán)責(zé)對等、失職問責(zé)的全面監(jiān)督管控體系。

（五）提升檔案資源安全性

因行政綜合執(zhí)法檔案具備極強的法律性、機密性與嚴(yán)肅性等特點，針對行政綜合執(zhí)法檔案管理的規(guī)范化建設(shè)工作，要嚴(yán)格依照相關(guān)原則標(biāo)準(zhǔn)展開，一旦行政綜合執(zhí)法檔案管理出現(xiàn)問題，便極易造成機密文件信息的泄露和丟失，這不僅會嚴(yán)重影響行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的效率和質(zhì)量，而且會給相關(guān)的執(zhí)法工作開展造成層層阻礙。

行政執(zhí)法單位的檔案管理部門應(yīng)積極設(shè)置針對行政綜合執(zhí)法檔案資料的專門檔案室，將全部檔案資料妥善存儲至該檔案室內(nèi)，安裝防碰撞、防磁化等相關(guān)安全設(shè)備。此外，要針對防水、防火、防盜、防蟲等現(xiàn)象制定合理有效的保護(hù)機制，規(guī)避檔案室內(nèi)的紙質(zhì)檔案在長時間儲存過程中受到外力破壞及自然損壞，全面提升行政綜合執(zhí)法檔案室的保護(hù)水平。

針對數(shù)字化行政綜合執(zhí)法檔案，要妥善開展日常的安全保護(hù)工作，積極引進(jìn)并科學(xué)應(yīng)用適合的安全技術(shù)軟件，例如安裝殺毒App；啟用防火墻、密鑰技術(shù)、生物識別技術(shù)及設(shè)置相關(guān)權(quán)限等，保證數(shù)字化電子檔案資料的安全儲存。不僅如此，因行政綜合執(zhí)法檔案具備極強的特殊性及法律性，還應(yīng)采取相應(yīng)的防黑客手段，一旦檢測到存在外部入侵及惡意損壞等風(fēng)險因素，便應(yīng)第一時間開啟識別和相應(yīng)的檢驗查殺；還應(yīng)對全部檔案資料予以備份處理，保證檔案資料不流失、不泄露[ 1 1 ]。

三、結(jié)語

行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的有效推進(jìn)與落實是保證行政執(zhí)法工作高效完成的重要手段之一，不僅可以規(guī)范執(zhí)法工作行為，而且能在極大程度上為其提供關(guān)鍵的信息參考。基于此，為加強行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，要從統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范建設(shè)檔案整編流程、落實檔案信息化建設(shè)、健全檔案監(jiān)管體系、提升檔案資源安全性等角度出發(fā)，提升行政綜合執(zhí)法檔案管理的規(guī)范性，提高行政綜合執(zhí)法檔案管理工作的落實與推進(jìn)效率，為行政執(zhí)法工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]宮桂敏.淺談新時期如何做好檔案管理工作[J].百科論壇電子雜志，2020（10）：76-77.

[2]周穎.行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略探析[J].中文信息，2023（01）：94-96.

[3]叢生.淺談交通運輸行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理[J].科學(xué)與財富，2021（16）：386.

[4]孫陽.基于交通行政綜合執(zhí)法檔案的規(guī)范化管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2023（06）：132-134.

[5]李曉梅.交通行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理探析[J].黑龍江檔案，2022（02）：169-171.

[6]付紅.行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理策略實踐思考[J].數(shù)字化用戶，2021（20）：75-76.

[7]鄭小平.以規(guī)范化檔案管理提升畜牧獸醫(yī)綜合執(zhí)法水平[J].河南畜牧獸醫(yī)，2022（19）：27-29.

[8]李一.淺析文化行政執(zhí)法檔案管理規(guī)范化的對策[J].法制博覽，2017（24）：282-283.

[9]李國榮.試論文化市場綜合執(zhí)法檔案行政處罰的規(guī)范化管理[J].蘭臺內(nèi)外，2017（01）：69-69.

[10]周穎.行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略探析[J].中文信息，2023（01）：94-96.

[11]韓青芮.交通運輸行政綜合執(zhí)法檔案管理存在的問題及對策[J].魅力中國，2021（52）：120-121.