推動(dòng)企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的策略

[摘 要]隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，檔案工作逐漸顯示出其舉足輕重的地位。安徽省交通控股集團(tuán)有限公司作為安徽省內(nèi)交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的關(guān)鍵力量，一直秉承“強(qiáng)基礎(chǔ)、抓管理、促轉(zhuǎn)型”的理念，推動(dòng)公司檔案工作的更高質(zhì)量發(fā)展。文章深入研究集團(tuán)公司的檔案管理工作，詳細(xì)剖析其策略執(zhí)行的效果，希望能為行業(yè)內(nèi)部的檔案管理提供有價(jià)值的參考和啟示。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；策略分析；高質(zhì)量發(fā)展

中圖分類號：F426 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1674-1722（2024）17-0052-03

檔案管理在企業(yè)管理中占據(jù)著不可或缺的地位，它為企業(yè)的穩(wěn)健、持續(xù)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的支撐。近年來，安徽省交通控股集團(tuán)有限公司（下文簡稱“集團(tuán)公司”）深入學(xué)習(xí)并實(shí)踐習(xí)近平總書記在檔案工作方面的深刻見解，嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》和《“十四五”安徽省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的指導(dǎo)原則。集團(tuán)公司以“強(qiáng)基礎(chǔ)、抓管理、促轉(zhuǎn)型”為戰(zhàn)略導(dǎo)向，持續(xù)筑牢檔案工作的基石，勇于探索檔案管理的新路徑，力求推動(dòng)企業(yè)檔案工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

一、研究背景

集團(tuán)公司檔案部門在近幾年的發(fā)展過程中，以對黨和國家檔案事業(yè)的高度責(zé)任感，認(rèn)真落實(shí)習(xí)近平總書記有關(guān)文件工作的重要論述，把這一重要思想轉(zhuǎn)化為具體實(shí)踐。全面學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，并按照《“十四五”安徽省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的要求，推動(dòng)檔案工作的規(guī)范化和制度化。集團(tuán)公司以“為美好安徽鋪路，讓幸福生活提速”為宗旨，將檔案工作與公司的戰(zhàn)略目標(biāo)緊密結(jié)合起來。檔案部門把創(chuàng)建精品項(xiàng)目、打造一流檔案工作隊(duì)伍作為工作的起點(diǎn)和歸宿，不斷加深對新時(shí)期檔案工作的理解與認(rèn)識(shí)，通過創(chuàng)新思路、改進(jìn)方法與優(yōu)化措施，勇于承擔(dān)責(zé)任，積極尋求突破，努力把企業(yè)檔案工作推上新臺(tái)階。目前，檔案室已建立起一套完善的管理體系，集中保管涵蓋文書、科技、聲像、實(shí)物、會(huì)計(jì)、人事六個(gè)門類的約7 0萬卷（件）檔案；特別是在庫存管理方面，項(xiàng)目檔案的數(shù)量達(dá)到3 8 5 1 8 5卷。這不僅體現(xiàn)了集團(tuán)公司對檔案管理的重視，而且彰顯出其高效的資源利用和信息整合能力。

二、集團(tuán)公司檔案高質(zhì)量管理策略分析

（一）強(qiáng)基礎(chǔ)：夯實(shí)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

集團(tuán)公司深知，穩(wěn)固的基礎(chǔ)是事業(yè)成功的關(guān)鍵。正因如此，集團(tuán)公司著重從最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)入手，努力構(gòu)建并優(yōu)化一個(gè)全面且精細(xì)的檔案工作系統(tǒng)。借助這一系統(tǒng)，持續(xù)推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與系統(tǒng)化，旨在確保每一份文件資料都得到精心保存和高效利用。

1.建立健全檔案工作體制機(jī)制

集團(tuán)公司堅(jiān)持黨管檔案的方針，積極地執(zhí)行一些關(guān)鍵性的決定和措施，以保證黨對檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，夯實(shí)檔案工作的基礎(chǔ)[ 1 ]。

為此，集團(tuán)公司認(rèn)真研究和實(shí)施《關(guān)于推動(dòng)集團(tuán)檔案工作提檔升級的意見》，對其進(jìn)行了深入細(xì)致的研究。這個(gè)文件既對黨的領(lǐng)導(dǎo)地位進(jìn)行了深入的論述，也為黨在檔案工作中的重要指導(dǎo)思想指明了方向。為了提高檔案管理的規(guī)范化和效率，集團(tuán)公司制定了7個(gè)方面的2 1條具體措施，從檔案的組織體系、學(xué)習(xí)教育、基礎(chǔ)管理、安全保密及隊(duì)伍建設(shè)等多個(gè)方面，均提出了明確的規(guī)定和要求。這些措施使檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化程度大為提高，服務(wù)質(zhì)量和工作效率得到明顯改善。

集團(tuán)公司一直以來都以黨委為中心，加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)督與引導(dǎo)。公司黨委每年聽取檔案工作專題匯報(bào)，對工作中出現(xiàn)的各類問題進(jìn)行分析和解決，保證檔案工作與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營發(fā)展需要相適應(yīng)。為了更好地推動(dòng)企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展，集團(tuán)公司已將其列入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃之中。該制度的確立，將有助于構(gòu)建一套長效的檔案管理制度，確保企業(yè)內(nèi)部檔案工作健康有序、可持續(xù)發(fā)展，從人員配備、物料供應(yīng)到資金投入，集團(tuán)公司都為檔案工作提供了全方位的支持。

2.加強(qiáng)檔案宣傳與培訓(xùn)

在新時(shí)代背景下，集團(tuán)公司積極探索新的工作方式，努力建設(shè)“融匯古今”的對外宣傳陣地。在“6·9”這一特殊節(jié)日，集團(tuán)公司精心籌備、組織了一系列“檔案宣傳周”活動(dòng)，主要目的是增進(jìn)公眾對檔案工作的了解，增強(qiáng)公眾對檔案工作的認(rèn)同感及檔案工作的影響力。集團(tuán)公司根據(jù)工程文件的重點(diǎn)和難點(diǎn)，以及在驗(yàn)收過程中經(jīng)常會(huì)碰到的一些問題，對其進(jìn)行深入研究，設(shè)計(jì)和制作了一套工程檔案微課程。該系列微課程不僅涵蓋了檔案管理方面的專門知識(shí)，而且提供了一些實(shí)際操作的技能與對策，使檔案工作者能夠更快地掌握和應(yīng)用所學(xué)知識(shí)。在此基礎(chǔ)上，采用云課堂的教學(xué)模式，搭建教學(xué)資源共享平臺(tái)，此舉打破了時(shí)空的局限，可對檔案工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化的訓(xùn)練[ 2 ]。

（二）抓管理：促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化

堅(jiān)持“管理為本”的管理思想，不斷規(guī)范檔案管理工作，輔以技術(shù)手段，持續(xù)提高檔案工作質(zhì)量，在實(shí)際管理中，既注重檔案的整理、分類與保管，同時(shí)也注意電子檔案的管理，在管理過程中保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與及時(shí)。

1.完善檔案規(guī)章制度

對企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要進(jìn)行了深度的探索和剖析，經(jīng)過充分的討論和精心準(zhǔn)備，《檔案管理辦法》和《檔案工作規(guī)則》等一批重要文件已起草完畢，并逐漸加以完善。對文件從收集、整理到保管的每一個(gè)環(huán)節(jié)都做了詳盡的規(guī)定，并對各崗位的職責(zé)進(jìn)行了劃分，確保了工作的嚴(yán)謹(jǐn)與高效。

此外，還專門出臺(tái)了《檔案查閱工作規(guī)則》，制定了更明確、更高效的工作流程，以便更好地進(jìn)行檢索，提高檢索質(zhì)量。通過這些制度的建立與完善，集團(tuán)公司將檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都做到了標(biāo)準(zhǔn)化，讓公司的內(nèi)部工作流程變得更流暢，這為公司檔案工作的良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[ 3 ]。

2.堅(jiān)持典型引路促提升

針對集團(tuán)公司經(jīng)營模式多樣、分支機(jī)構(gòu)眾多等特點(diǎn)，文章采用了一種全新的戰(zhàn)略。這一戰(zhàn)略的核心理念就是以創(chuàng)建模范單位推動(dòng)全企業(yè)的檔案管理工作。具體而言，就是在北片區(qū)、南片區(qū)附近各選取2—3個(gè)檔案管理工作成效突出的單位，以其為基準(zhǔn)。這些單位不但在檔案工作中取得了突出的成績，而且為其他單位推動(dòng)檔案管理工作提供了成功經(jīng)驗(yàn)和做法。這種互相學(xué)習(xí)、互相促進(jìn)的方式，會(huì)像波紋一樣傳播開來，促進(jìn)各地各部門檔案管理水平的提高，促進(jìn)集團(tuán)的綜合管理。透過多個(gè)層面的行動(dòng)，監(jiān)督及評價(jià)各個(gè)部門的檔案工作進(jìn)度，以確保戰(zhàn)略實(shí)施。對各地各單位的檔案工作實(shí)際情況進(jìn)行了全面的調(diào)查，全面了解檔案的整理、保管及利用等方面。通過共享一套規(guī)范的作業(yè)程序與最佳做法指引，幫助有關(guān)部門建立更規(guī)范、更有效的檔案管理體系[ 4 ]。

另外，還會(huì)定期對檔案管理部門進(jìn)行全方位督導(dǎo)，保證檔案的高水準(zhǔn)運(yùn)作，以及強(qiáng)化整改機(jī)制，確保問題不會(huì)重復(fù)出現(xiàn)。

（三）促轉(zhuǎn)型：推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作創(chuàng)新發(fā)展

按照國家檔案局“四個(gè)轉(zhuǎn)變”的重要思想，不斷地研究、探索適合新時(shí)期建設(shè)工程檔案工作的新路子，從而促進(jìn)建設(shè)工程檔案工作朝更科學(xué)、更高效、更規(guī)范的方向轉(zhuǎn)變和提升，使其更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和變化，為建立現(xiàn)代的檔案管理制度做出自己的貢獻(xiàn)。

1.堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行，強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)

集團(tuán)公司深入了解和積極響應(yīng)國家對公路和高速公路建設(shè)的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，認(rèn)真編制《公路建設(shè)項(xiàng)目檔案暫行辦法》和《高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理手冊》，以確保工程質(zhì)量。這兩個(gè)制度文件，既在管理層次上界定了工程檔案工作的明確責(zé)任范圍和工作過程，又從技術(shù)層次上細(xì)化了檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，保證了檔案工作的科學(xué)性和規(guī)范性。

集團(tuán)公司通過全面推廣《高速公路建設(shè)項(xiàng)目工程施工管理及現(xiàn)場質(zhì)量控制檢驗(yàn)用表》，提高工作效率和質(zhì)量。在工程施工中，《規(guī)范表格》的廣泛應(yīng)用，能夠提高各參建單位的配合程度，成為集團(tuán)公司重要的質(zhì)量監(jiān)控手段[ 5 ]。

2.強(qiáng)化過程管控，規(guī)范檔案管理

在工程檔案管理方面，采用“事前管理”與“事后管理”相結(jié)合的思路，提高工程檔案管理的效率與可靠性。在工程確定以后，第一時(shí)間建立檔案，并隨著工程進(jìn)度的推進(jìn)，同步檔案的更新，這種模式能夠確保在工程完成后，檔案也隨之完成。同時(shí)，還采用了嚴(yán)格的監(jiān)控程序，根據(jù)流程管理系統(tǒng)地進(jìn)行檔案內(nèi)容指導(dǎo)，在確保檔案記錄的同步性后，反饋工程的缺項(xiàng)部分，充分發(fā)揮檔案管理的輔助決策功能，幫助管理人員全面了解項(xiàng)目的整體進(jìn)度，并據(jù)此進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化。

集團(tuán)公司的檔案管理搭建了集文檔管理、資料分析、報(bào)表制作于一體的綜合性工程管理平臺(tái)，以進(jìn)一步提高企業(yè)運(yùn)作效率，適應(yīng)信息化發(fā)展的需要，以此為基礎(chǔ)，開展了一系列的檔案管理工作，完善了各工程的檔案。數(shù)字化歸檔平臺(tái)作為集團(tuán)公司信息化建設(shè)的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化存儲(chǔ)、查詢與檢索等功能，為企業(yè)與檔案系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合提供了強(qiáng)有力的保證，為今后類似工程、管理等運(yùn)行建立了可參考的資料庫，能夠第一時(shí)間查找類似的工作資料，提高了信息共享的水平和集團(tuán)整體工作效率[ 6 ]。集團(tuán)公司在管理上的革新，既保證了檔案工作的專業(yè)性和規(guī)范化，又體現(xiàn)出對現(xiàn)代科技的敏銳洞察力。通過這種方法，集團(tuán)公司可以保證在每一個(gè)工程上都能開展高質(zhì)量的文件管理，并在市場競爭中確立自己的領(lǐng)導(dǎo)地位。

三、成效分析

近年來，集團(tuán)公司始終堅(jiān)持“強(qiáng)基礎(chǔ)、抓管理、促轉(zhuǎn)型”的工作方針，一直以強(qiáng)化檔案管理為根本，從嚴(yán)落實(shí)各項(xiàng)管理措施，積極推動(dòng)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。經(jīng)過不懈的努力，以及一系列卓有成效的戰(zhàn)略執(zhí)行，公司已在檔案管理方面取得顯著成績。

（一）檔案工作水平顯著提升

在集團(tuán)公司的不懈努力下，在“強(qiáng)基礎(chǔ)、抓管理、促轉(zhuǎn)型”的工作思路下，檔案工作已有明顯進(jìn)展。這些成績，既反映出集團(tuán)對檔案工作的高度重視，又反映出集團(tuán)在標(biāo)準(zhǔn)化、制度化管理上的長足進(jìn)步。

尤其值得驕傲的是，集團(tuán)公司的檔案工作者在近幾年的培訓(xùn)學(xué)習(xí)中，專業(yè)素質(zhì)和整體工作能力有了顯著的提高，能夠快速準(zhǔn)確地處理各種文件，確保檔案的妥善保管和有效利用，多年來不斷完善檔案管理工作，為同類公司建立了高效、優(yōu)質(zhì)的檔案庫，確保了各類工程按照原有項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)際，以最快速度完成。這使得集團(tuán)公司在安徽省乃至全國都樹立了良好的信譽(yù)，連續(xù)多年獲得安徽省優(yōu)秀單位稱號。

（二）檔案信息資源價(jià)值充分發(fā)揮

集團(tuán)建立的檔案資料，以其全面、準(zhǔn)確和系統(tǒng)的特點(diǎn)，成為許多大公司申請國際大獎(jiǎng)的重要參考資料，也為集團(tuán)今后的審計(jì)工作打下了良好的基礎(chǔ)。這些珍貴的檔案資料為企業(yè)和群眾解決了實(shí)際問題，受到了社會(huì)各界的一致好評。

隨著集團(tuán)所轄的合寧高速、合安高速、蕪合高速等重要交通項(xiàng)目逐步進(jìn)入改擴(kuò)建的新階段，集團(tuán)公司巧妙利用原有建設(shè)項(xiàng)目檔案中的珍貴信息，有效降低了前期勘探成本。這些節(jié)省的材料費(fèi)用累計(jì)超過2億元，對集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)狀況產(chǎn)生了積極影響。

此外，通過對歷史數(shù)據(jù)的深入挖掘和利用，集團(tuán)公司還成功推動(dòng)了多個(gè)建設(shè)項(xiàng)目獲得行業(yè)的高度評價(jià)和榮譽(yù)，例如，池州長江大橋和合安高速改擴(kuò)建工程榮獲“李春獎(jiǎng)”，蕪湖長江二橋則摘得“詹天佑獎(jiǎng)”，以上榮譽(yù)能夠充分展現(xiàn)集團(tuán)公司在行業(yè)中的成就，也間接肯定了集團(tuán)公司的檔案管理工作。

集團(tuán)不但致力于檔案管理工作的精益求精，而且把檔案管理作為提升企業(yè)形象和品牌價(jià)值的重要手段。通過不斷優(yōu)化文件管理流程，保證了文件資料的時(shí)效性、完整性，使每一份文件和每一份記錄都能真實(shí)準(zhǔn)確地反映出公司的發(fā)展過程和經(jīng)營情況，獲得市場及社會(huì)的信賴和尊重。在今后的發(fā)展中，集團(tuán)公司將秉承這一優(yōu)良傳統(tǒng)，以更嚴(yán)格的工作作風(fēng)，為集團(tuán)公司的可持續(xù)、健康發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語

集團(tuán)公司以“夯實(shí)基礎(chǔ)，精細(xì)管理，加快轉(zhuǎn)型”為核心，為集團(tuán)公司的整體運(yùn)行注入了強(qiáng)大的動(dòng)力，實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展。檔案管理工作作為集團(tuán)運(yùn)行的基礎(chǔ)，其深入開展不僅使集團(tuán)公司的項(xiàng)目管理質(zhì)量和效率有了顯著提升，而且充分發(fā)揮了檔案的深層價(jià)值，夯實(shí)了企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。今后，集團(tuán)公司將再接再厲，開拓創(chuàng)新，進(jìn)一步深挖檔案管理的實(shí)用價(jià)值。最后希望文章的研究與實(shí)踐，能為行業(yè)內(nèi)的檔案管理工作提供一些參考。

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