檔案收集過程中的溝通與協作

[摘 要]檔案資源收集溝通協作理論的產生，可以追溯到20世紀80年代檔案創新項目實踐得出的結論。新時代，檔案管理理論的進步、信息技術的普及和細化促使檔案資源的收集實踐開始興盛，再加上人工智能等新技術的飛速發展，使檔案資源收集溝通協作機制的優化實踐有了強大的技術基礎與市場基礎。檔案管理機構要想向公眾提供良好服務、促進文化傳播功能的全面發揮和實現檔案管理的進一步發展，則應當做好新時代檔案收集流程的優化升級，強化檔案溝通與協作的效能，在促進檔案資源應用于工作實踐普遍化，以及大眾對檔案資源更便捷獲取和接收的基礎上，促進相關檔案管理單位更好地利用和發揮檔案資源的價值。

[關鍵詞]檔案收集；溝通協作；檔案管理

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）17-0064-03

一、檔案收集與溝通協作的意義

檔案的收集與溝通協作，能夠為相關檔案管理單位更好地反映檔案記錄時期的歷史事件、物品、人物經歷及進行檔案內容教育和精神文明教育提供素材，能夠全面提升單位藏品的儲量，為單位開展更多展覽及檔案應用活動提供物質基礎，并充分發揮單位對黨的思想理論進行宣傳的功能，發揮單位對重要檔案進行儲存、收藏、研究、展覽、宣傳與活化的重要作用，可為新時代人們學習和感悟不同時期歷史的前輩英雄的精神境界提供更多契機，為社會主義精神文明建設提供強大動力[ 1 ]。檔案的收集和利用，還能夠將抽象的民族精神具象化為具體的檔案事件活動，為弘揚我國民族精神和傳統文化提供助力，對于文化遺產保護和歷史研究鑒證工作也大有裨益。

二、檔案收集與溝通協作中存在的問題

（一）檔案收集工作刻不容緩

隨著時間的流逝，很多歷史年代的前輩、參戰老兵、見證者及其近親逐漸去世或年邁，要從這些歷史時期當事人或知情人口中獲取歷史有效信息及檔案資源下落的概率將越來越低，很多與檔案所載歷史相關的第一手物證、材料出現大量流失的情況，相關地點和場所也伴隨著城市建設而發生巨大變化，因此，相關檔案管理單位的檔案收集工作迫在眉睫，檔案收集工作者被要求在短時間內在收集和利用檔案方面取得重大進展，檔案收集工作刻不容緩。

（二）檔案持有者的尋找和動員存在困難

由于多年來社會政治、經濟狀況的巨大變化，相關檔案管理單位需要尋找的檔案很可能輾轉多人之手而下落不明，社會狀況的改變、人口的遷徙、檔案持有者個人的思想覺悟程度等因素，都給檔案的收集和利用帶來了挑戰[ 2 ]。重要檔案的持有者目前遍布于全國各地，對于很多持有者來說，歷史檔案是其精神信仰的外化表現，對其有重大收藏價值，檔案持有者或許存在將檔案保留于家族內傳承給后人的想法，有時動員他們將檔案交予檔案管理單位會有一定的困難。

（三tcD0HS6wnq4rql5YpbF2E49YQCzRjtunMckhsTx/3Xc=）對檔案收集利用專項經費及資源投入不足

當前，很多檔案管理單位對于文化遺產的保護與收集重點傾向于歷史舊址、遺址、歷史類建筑物等不可移動檔案的保護、收集與修繕上，而對于可移動檔案的重視程度則稍顯不足，對于檔案收集利用方面專項經費的設置及其他資源的投入有所限制。單位還需要開展展覽、宣傳、教育、維護、數字化運營、自身運作管理等各項工作，都需要人力、物力與財力的支持，因此分配在檔案收集利用方面的資源就會顯得不夠，這是檔案收集與溝通協作工作開展的瓶頸之一。

（四）檔案收集利用專業人才隊伍建設滯后

部分檔案管理單位重視宣傳教育和檔案展覽工作，但對于檔案方面專業人才的招聘、培養和引進則重視程度不足，或是對于檔案人才的考核評價與團隊協作建設方面力度不夠，這將導致檔案收集利用專業人才隊伍建設滯后，勢必會給檔案收集利用工作帶來阻礙。

此外，相關檔案管理單位在實施檔案收集利用時，還需要聘請擅長發掘、保護、鑒定與研究檔案的專家，使其與本單位工作人員互相配合與協作，才能共同做好檔案收集各項明細工作，這也需要單位各級部門在人才建設過程中予以重視[ 3 ]。

三、檔案收集過程中的溝通與協作策略研究

（一）調整工作方針，明確收集方向

相關檔案管理單位在進行檔案收集與溝通協作時，應當全面調整工作方針，結合實際收集工作業務特點，做好典型性檔案的收集工作，收縮收集范圍，便于有針對性地收集各類檔案，減少隨意收集帶來的人力、物力資源浪費，并注重積極挖掘檔案精神內涵，使其在具體利用時能夠更好地發揮長處。應當在全社會營造一種重視和保護歷史檔案的良好氛圍，使人民大眾增強檔案保護、檔案上交和輔助檔案收集利用的意識，使檔案收集工作能夠獲得良好的線索指引和更多的有效情報。應當明確收集方向，以新民主主義歷史時期重要人物、事件和文化為輻射范圍，全力收集與該范圍相關的重要檔案、材料、現場遺址和線索，并對收集工作提供重要幫助的人員和組織給予獎勵。要提高思想認識，加大對單位歷史檔案收集利用工作的支持力度，持續投入專項經費，組織工作小組和檢查監督小組分別開展檔案收集的各項明細工作，并進行專業化的評價反饋，以便于及時提升檔案收集工作的效果。相關檔案管理單位要不斷落實歷史檔案收集利用相關的規章制度、法律法規和具體舉措，建立健全歷史檔案收集和保護機制，保證檔案收集工作有章可循。

（二）深入社會各地主動尋找檔案

相關檔案管理單位工作人員應當積極轉變檔案收集態度，從被動等待轉變為主動征尋線索，并深入社會各地收集檔案。例如，可以深入檔案所載歷史老區、偏遠山區去積極探寶，根據歷史文獻遺留下來的記錄以及知情者提供的路線，收集百姓生產生活留下來的老物件等，在檔案老區實地“淘寶”，使檔案獲取具有更高的溯源性和時效性[ 4 ]。

此外，還可以派遣專業工作人員深入檔案市場、舊貨市場和廢品揀選站點等地區尋找和發掘已被埋沒的檔案，防止收集的檔案只是單一反映戰斗歷史，使檔案類型更加齊全，既能反映改革與政策變更等政治方面的歷史狀況，又能夠反映民眾社會生活和文化傳播等狀況。應積極發掘舊貨市場、文玩市場中的優質精品，在經過篩選和鑒定后做好回收和收集等工作，以此為重要線索，找出遺失檔案有可能散落的明細地點，為做好專題性、系列性的檔案收集和利用工作打下良好的基礎。

（三）強化拓展檔案收集的廣度和深度

要努力拓展收集檔案信息的深度和廣度，借助新聞媒體和網絡傳播進行溝通、宣傳與合作，廣泛發布檔案收集信息，尋找有效線索，成立檔案保護與收集愛好者社群，發動廣大人民群眾的力量，依靠廣大人民群眾的智慧進行檔案收集。可以建立相關檔案管理單位的自媒體賬號，吸引對檔案相關內容感興趣的人群，促使大眾出謀劃策幫助尋找檔案；還可以以檔案收集為契機，開展線上線下檔案資訊交流活動，使檔案的收集和利用擁有更多的機會和渠道。單位要珍惜單位和個人提供的檔案實物、線索與相關信息，與檔案實物和信息供給人保持長期交流溝通，并從點滴線索中深挖檔案存在的各種可能性及檔案相關證據、地圖、資料等，深入推敲，請教相關專家進行頭腦風暴與邏輯推演，改進檔案收集計劃。要提高單位收集人員的業務能力，對收集工作者進行專業的培訓和考核，并要求相關人員寫好收集報告對收集的過程進行記錄和匯總，從而在收集過程中找出優化工作的方法，也便于領導者對收集過程進行評價反饋，促進檔案收集工作者能夠獲得更多改進工作的有效建議，進一步提高檔案收集的效能。

（四）尋求多方合作壯大收集隊伍，開展特色專題收集活動

相關檔案管理單位應當積極推動檔案建設宣傳工作，大力尋求多方合作收集檔案，不斷加強與部隊、科研單位、黨組織、高校、新聞傳媒單位的溝通合作，積極運用項目合作機制和多部門協同互助機制，不斷壯大檔案收集隊伍，提高檔案收集的效率和水平。應當通過單位內部提拔、外部招聘、成立合作組、加強收集工作崗位人員考核評價等方式，不斷提升檔案收集工作者的素質，采用合作方式和外聘模式，使更多相關工作人員加入檔案收集與溝通協作工作隊伍中。應定期舉行歷史史料捐贈儀式，開展“聽老兵講故事”活動，主動邀請老紅軍、參戰老兵、烈士家屬等相關檔案線索人參加豐富多彩的單位主題活動，做好軍烈屬的接待工作，并向包括他們在內的各界群眾提供熱情、周到的服務，鼓勵和支持儲藏有檔案、有檔案信息消息以及對檔案有較高研究水平的人主動參與檔案收集工作[ 5 ]。

相關檔案管理單位應當根據自身的特色定位，定期開展歷史紅色檔案、工農武裝發展史、優質歷史文化宣傳等相關專題收集活動，依靠活動的宣傳效應和文化傳播機制吸引更多掌握檔案實物與線索的相關人士主動聯系單位，推進檔案收集與溝通協作，形成良性循環。要抓住有利時機，利用多種途徑，把單位相對于其他單位所具有的獨特價值和號召力發揮出來，利用自身特點開展各項檔案收集主題活動，與此同時將檔案收集與檔案巡展、檔案宣傳片制作及文創產品開發結合起來，擴展檔案收集和利用的廣度，使單位的檔案收集有更多的途徑和渠道。應當用真誠贏得信任，用勤奮務實利他的行為來獲取更多的資源與合作機會，減少檔案收集過程的障礙，實現收集工作與其他工作的多方面成功，形成集成化優勢，讓其他項目、資源和單位都能夠在各種合作模式下向檔案資源專項工作靠攏。

（五）創新檔案收集方式，開展檔案搶救性收集保護工作

由于歷史原因和社會各方面變化原因，檔案散落于民間老百姓、檔案愛好者、檔案收藏紀念家等群體手中，只有將其完好地收集于相關檔案管理單位內，才能夠更好地對檔案進行保護和利用。所以，單位應當具體問題具體分析，不斷創新檔案收集方式方法，同時結合捐贈、政府采購、非正式溝通等方式進行檔案收集，并組織檔案專家定期對相關檔案收集計劃進行評價和改進，增加歷史檔案收集經費，重視檔案收集過程中的拓展研究，在確保有效檔案的真實性和價值性后，對與該檔案相關的其他物件進行深入研究，挖掘出更多潛在被確認的檔案。要深入挖掘歷史檔案的精神內涵，貫徹落實新時代國家與黨關于檔案收集保護的相關政策，開展檔案搶救性收集保護工作，激發廣大干部群眾的愛國熱情，壯大檔案收集利用的可動員人員力量，利用好、發展好檔案在黨史學習教育、歷史文化傳承及民族精神弘揚等多方面的不可替代的作用。應當把檔案搶救性收集工作與單位自身的業務特點相結合，與檔案利用方式方法及作用形式相結合，與黨和國家對于檔案應用趨勢的分析狀況相結合，要多結合檔案殘片實物、檔案所有人及親人供給線索、檔案史料、多人集體口述、回憶錄研究、檔案衍生物等第一手資料對檔案進行搶救性收集，并在利用過程中注重對于檔案的保護及檔案隱藏價值的全面深挖。

（六）通過拍賣途徑獲取有價值檔案，利用多途徑強化檔案利用效果

相關檔案管理單位應當充分利用好拍賣這一途徑獲取更多有價值的檔案，可以加強聯系，與民間的檔案收藏家取得聯系，與他們交流和分析檔案市場行情，在這一過程中向他們提出合作建議，通過與收藏家的溝通獲取更多在市面上無法直接獲取的隱藏檔案信息，將這些信息整合推理后，形成對檔案進行收集和利用方面的可執行性強的高級計劃。并參加拍賣會，加大對于價值性強的歷史檔案的競拍力度，并在財力資源允許的前提下，盡量體系化地收集各種歷史檔案。單位應當不斷提高檔案鑒定能力，認真查閱相關史料和實地采訪調查之后，再對檔案的真實性和價值性進行判斷，應通過對比核實、細節分析、邏輯推理、倒推分析等方式方法強化檔案的甄別和利用，并在確定好檔案真實性之后對檔案的各方面價值進行深挖，開展檔案應用主題活動，將檔案展覽、檔案信息數字化結合起來，應用于文旅結合項目策劃與施行、檔案歷史考古研究、檔案類科普專題片拍攝、檔案相關廣告宣傳、檔案介紹類自媒體制作、檔案元素融入影視劇創作等方方面面項目當中，利用多種途徑強化檔案的利用效果，與此同時對檔案所載事物相關的內涵文化和精神進行泛化宣傳，為后續檔案的集成利用及下一輪收集工作打下良好的基礎。

四、結語

檔案收集過程中的溝通與協作是一項系統工程，需要相關檔案管理單位全體工作人員的共同努力及國家相關部門的鼎力支持，還需要發動社會各界人士的力量進行檔案的尋找和收集。檔案管理工作者應當秉持良好的工作態度，重視檔案收集利用工作，改進收集方法，擴大收集渠道，通過良好的溝通協作，切實做好檔案藏品的調查、走訪、收集、篩選、鑒定、收藏和實踐應用等工作，為單位研究、展覽、宣傳和利用更多有價值的檔案提供基礎助力，為促進社會主義檔案事業的不斷發展作出貢獻。

參考文獻：

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[2]陳皎嬌，譚光月，劉子輝.巴蜀歷史文化名人文獻典籍檔案收集路徑與數字化利用研究[J].華章，2024（02）：33-35.

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[4]柴玉菲.“溝通”是做好檔案收集工作的關鍵[J].蘭臺世界（上旬），2014（S4）：95-96.

[5]任紅彬.論外資合作單位檔案的收集工作[J].城建檔案，2007（08）：54-55.