學習先進經驗，推動首都檔案信息化工作向前發展

為進一步推進北京市檔案信息化建設，市檔案局、市檔案館成立聯合調研組，于5月27日至5月31日實地調研了浙江省檔案局、浙江省檔案館、浙江省財政廳、杭州市檔案館、紹興市檔案局（館）、嵊州市檔案局（館）、螞蟻集團，觀摩各類檔案信息化系統建設情況，并與省、市檔案部門有關負責同志進行深入交流座談。通過全面了解情況，認真學習經驗，積極謀劃發展，調研工作取得了豐碩成果。

一、浙江省檔案信息化工作的主要做法

（一）以新發展理念為指引，主動求變推進工作

浙江省各級檔案主管部門樹立主動識變應變求變的變革理念，積極和相關部門溝通，以數字檔案館（室）建設為抓手，把檔案工作積極融入各單位電子文件管理的全流程和業務發展的全過程當中。各級綜合檔案館樹牢服務大局服務群眾的服務理念，一方面，通過數智賦能積極探索檔案資源服務領導科學決策、服務部門研究的新舉措新模式；另一方面，深化檔案利用服務平臺建設，整合資源優化流程，真正做到“讓數據多跑路、群眾少跑腿”。浙江省檔案局變“被動等待”為“主動出擊”，積極融入數字政府、數字經濟、數字社會等發展規劃，在深度融合中借勢借力。

（二）以數字檔案館（室）建設為牽引，賦能檔案工作全面提升

浙江省檔案館堅持以“三個走向”為根本遵循，建成了存量數字化和增量電子化并重，資源豐富、數據優質，長久保存、安全為基，需求導向、利用為先的數字檔案館。在此基礎上迭代升級建設數智檔案館，把數字化、一體化、智慧化貫穿到檔案工作的各環節、全過程，全面提升檔案信息化建設水平。

杭州市檔案館以市域一體化數字檔案平臺為重要抓手，積極賦能檔案治理體系和資源、利用、安全體系建設，以信息化驅動檔案工作轉型升級，推進檔案工作現代化。

紹興市檔案局（館）建設了全市區域數字檔案管理服務一體化平臺，將檔案收管存用各環節有機銜接起來，實現市級局館室業務協同、省市縣三級平臺貫通。全市289個單位全部建成數字檔案室，其中98家為省級示范數字檔案室。

（三）以發展新質生產力為著眼點，積極探索檔案數智化應用

杭州市檔案館通過使用人工智能技術對出生證明檔案著錄工作進行智能核對，與中國人民大學共同研究基于大模型的檔案智能問答，針對疫情和工業遺存等特色檔案進行深入數據挖掘，建立知識圖譜。

紹興市檔案館積極推進檔案數據化，通過OCR技術識別，對檔案進行數據化轉換，形成標準化的檔案基礎數據。開展檔案數據治理，進行知識抽取，面向檔案服務需求，支持專題知識編研等應用。

嵊州市檔案館開展“個人全生命周期檔案”綜合智治應用項目。該項目將一體化公共平臺數據和檔案館館藏民生數據進行有效融合、治理、溯源，匯聚融合成個人數據資源庫，為各部門業務場景提供數據支撐和數據共享，全面推進“減證便民”“無證利民”增值式服務。

（四）以產業發展為引擎，反哺助推檔案工作高質量發展

浙江省檔案主管部門積極引導和扶持科技企業進入檔案行業，在人工智能應用、檔案數據存儲、檔案信息分析等領域培育一批新型檔案服務企業，同時鼓勵、支持、引導傳統檔案服務企業數字化轉型；積極探索檔案產業發展新模式，布局發展新空間，委托高校、智庫開展智慧檔案科創園規劃研究。各地政府持續優化營商環境，聚焦企業需求，強化政策供給和要素配套，扎實推進政務服務增值化改革，幫助企業降本減負。

二、浙江省檔案信息化工作的主要經驗

（一）開展頂層設計，整體推動工作

一是浙江省檔案部門主動將檔案信息化工作融入“數字中國”和“數字浙江”建設大框架中，統籌謀劃推進檔案信息化建設。二是制發全省檔案事業發展的指導性文件，持續完善檔案工作制度性安排。2023年省委辦公廳省政府辦公廳印發的《關于推進新時代檔案事業現代化先行的意見》（以下簡稱《意見》）對推進新時代檔案事業現代化先行作出全面部署，提出省域構建檔案事業現代化先行“1588”體系，明確了“建設社會主義現代化檔案強省”的工作目標以及5個重要標識、8項重點任務、8項重大舉措和組織保障措施。《意見》的出臺，厘清了推進思路，明確了責任體系，提供了科學指引。

（二）完善體制機制，高位推動工作

一是檔案工作責任制進一步加強。省、市檔案主管部門將檔案工作數字化轉型成效納入數字政府建設評價和年度績效考核體系；依托全省智能監管平臺，組織開展各地檔案工作指標評價工作。二是檔案工作協同機制進一步完善。浙江省財政廳與檔案、稅務、人民銀行、市場監管、國有資產管理6部門成立領導小組和工作專班，建立跨部門聯動協同機制，以專項督查或例會形式推動電子憑證數據標準改革。三是檔案工作保障機制進一步提升，省級財政加大對檔案工作數字化轉型的經費保障力度，有效保證了檔案工作的全省協同和檔案信息化建設的扎實開展。

（三）抓好項目建設，重點推動工作

浙江省檔案部門以需求為牽引全面推動檔案信息系統迭代升級，實現業務流程持續優化，先后推動四大工程落地實施。一是行政智能監管工程。由省檔案局梳理檔案行政核心業務，編制權力事項目錄和實施清單，通過“任務+清單”方式，實現各項業務數字化全流程閉環管理。二是檔案資源數字化轉型工程。通過加強數據治理，提升數據質量，推行電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理。三是區域數字檔案共享利用工程。推動省域內“異地查檔、跨館服務”，建成浙江檔案服務網，實現全省范圍內館際微信、“浙里辦”APP掌上查檔。四是數字檔案系統提升工程。由省檔案局修訂數字檔案館（室）測評辦法，并組織開展測評，推動數字檔案館（室）建設水平全面提升。截至2023年底，全省96家綜合檔案館全部建成數字檔案館，全省縣以上機關全部建成數字檔案室。

（四）加強數據治理，高質量推動工作

一是支持利用信息化、數字化、智能化等技術構建檔案行業知識服務與知識管理平臺，建立人工智能海量訓練資源庫、標準測試數據集。杭州市檔案館探索運用OCR、NLP等新興技術開展數據挖掘，構建知識抽取模型，形成重大活動和突發事件檔案專題知識庫。二是支持打造區域性、專業性檔案數據大腦，開發推廣電子檔案區塊鏈存證、“四性”檢測等組件。紹興市檔案館以公共組件形式開發城市建設電子檔案“四性”檢測平臺，適配線上線下多元業務場景需求。三是支持發展檔案數據可信存證、多模態大模型等數據治理新業態。

三、對北京市檔案信息化建設工作的啟示

大數據時代，檔案數字資源具有數據量大、真實權威、可持續性強等特點。截至目前，北京市檔案數字資源總量超過1PB，且數據量逐年增加；檔案數字資源來自各單位履職過程中產生的原始文件，具有法律憑證作用。調研組在分析浙江先進經驗做法的基礎上，結合北京市檔案工作實際與未來信息技術發展趨勢，認為有以下八點啟示及建議。

（一）充分解放思想，以新發展理念推動檔案工作適應新發展階段

一是更加全面、深入、發展地認識檔案工作，從被動接受轉變為主動出擊。堅決摒棄“等”和“躲”的被動局面，積極探索“闖”和“試”的主動格局，力爭我市檔案工作水平始終保持在全國第一梯隊。二是不能僅僅將檔案工作拘泥于“歷史和過去”，要在檔案的價值挖掘方面著眼于“現實和未來”。圍繞服務中心、服務大局，主動挖掘館藏，編制工作指南，服務領導決策。三是不能“甘于人后”，而是要“賦能前端”。主動靠前與相關部門深入溝通，以數字檔案館（室）建設為抓手，把檔案工作融入各單位電子文件管理的流程中，融入政務服務的業務中，融入為民服務的舉措中。四是不能局限“常規勻速發展”，要敢于實現跨越式發展。要有“獨辟蹊徑、彎道超車”的理念，在全國各省都在開展檔案數字化、數據化、智能化的背景下，率先在本市檔案信息化工作中建立首都智慧檔案戰略體系。

（二）發揮示范引領，推動數字檔案館（室）建設取得新突破

目前，北京市各級檔案部門已進入建設數字檔案館（室）快車道的關鍵時期，及時梳理、歸納總結全市已經建成“全國示范數字檔案館（室）”單位的成功經驗，充分發揮示范引領作用，對于加快推進全市數字檔案館（室）建設具有重要意義。市檔案局應跟進國家檔案局數字檔案館（室）系統評價辦法的修訂進程，及時制定符合本市情況的實施細則，并組織宣貫培訓和開展評價工作；要總結成功經驗，樹立標桿典型，通過組織開展實地觀摩、系統演示、會議座談等方式，交流數字檔案館（室）建設的經驗，進一步營造積極爭創數字檔案館（室）氛圍，持續推進本市創建工作的全面發展。

（三）堅持數智賦能，助力檔案工作再上新臺階

人工智能技術和檔案傳統業務需求的創新融合，是適應新一輪科技革命和產業變革、實現檔案事業高質量發展的時代選擇。要緊跟理論和技術前沿成果，充分發揮首都企業、高校智庫專家支撐作用，聚焦前沿技術，創新工作思路，發揮數據優勢，充分突出檔案數字化、數據化應用特色。應進一步深化與高等院校、科研機構、科技企業的溝通合作，引入社會力量成立聯合實驗室，共同探索檔案領域垂直大模型開發與應用，著力打造智能著錄、智能編研、智能輔助決策等典型應用場景，以點帶面，牽引檔案工作逐步邁向智能化，努力推動首都檔案事業現代化不斷取得新成效。

（四）加強行業融合，促進檔案信息服務產業新發展

全市各級檔案部門應根據不同檔案信息化任務需求，精準篩選在戰略上、布局上相契合的戰略合作伙伴，牽手對接有技術實力、有業界擔當、有強烈意愿的市場主體，瞄準產品和服務，積極探索融合路徑，著力推進檔案工作賦能生效、轉型升級；應積極與產業園區合作，匯聚全行業上下游企業共建產業園中園，打造良好的營商環境，促進檔案產業健康發展。

（五）強化頂層設計，擘畫全市檔案工作新藍圖

頂層設計是戰略性思維和整體性規劃，為實踐探索提供科學理念引領、設定實踐活動的宏觀目標和行動方向。市級檔案主管部門應與有關部門聯合組建工作團隊，借力各類專家智庫，深入開展調研，做好頂層設計。要把檔案工作放在首都“四個中心”功能建設、“兩區”“三平臺”建設、京津冀協同發展、北京城市副中心建設等重大戰略部署的大背景下進行統籌謀劃，把握首都檔案事業發展面臨的新形勢、新要求，明確檔案工作在新發展階段的目標任務、戰略方向、重大規劃、戰略步驟和實施路徑，積極擁抱大模型、大數據等新質生產力帶來的發展機遇，打造具有首都特色的檔案信息化建設標桿品牌。

（六）實現高位推動，打造檔案工作新發展格局

高位推動是檔案事業高質量發展的基礎和關鍵。建議組建由市領導掛帥，市檔案局、市檔案館牽頭，聯合市發展改革委、市經濟和信息化局、市財政局、市政務服務和數據管理局、市保密局、市委機要局等有關職能部門參與的北京市檔案信息化建設議事協調機構，統籌調度、協調推進全市檔案信息化工作，更好發揮“黨管檔案”的體制優勢，有效推動重點工作開展和難點問題解決，推動跨地區跨部門業務協同和數字資源共享利用。

（七）推進項目建設，積蓄檔案事業發展新動能

信息化項目建設是推動信息化發展的核心手段。應站在“全市一盤棋”角度，探索市區兩級統籌規劃機制。通過重點謀劃建設一批檔案信息化項目，以“項目化管理、責任制推進、清單式落實”的方式，推動檔案信息化建設實現新突破。

（八）加快數字轉型，通過數據挖掘體現檔案新價值

全市各級檔案部門要按照“存量數字化、增量電子化”的工作要求繼續推進以檔案數字資源為主導的檔案資源建設。各級綜合檔案館應在開展電子檔案收集的同時，借助OCR、ASR等技術對館藏歷史檔案圖像、音視頻中的數字內容進行全文識別、標注等數據化工作，加強檔案數據治理，提升檔案數據質量；探索應用人工智能、大數據等技術，深度挖掘海量的檔案數據，從中提取有價值的信息和知識，為政府決策、行業發展等提供有力的數據支持，為社會公眾提供更加個性化和精準化的檔案信息服務。

作者單位：北京市檔案館