智慧校園與高校檔案管理數字化

智慧校園建設不斷推進，高校檔案管理面臨數字化轉型的需求。現探討智慧校園背景下，高校檔案管理數字化的優勢以及面臨的挑戰，并提出相應的優化路徑。數字化檔案管理對于提高管理效率、實現資源共享以及創造深層價值具有重要意義，但在實施過程中，高校面臨設備設施配置不足、開發利用水平較低、信息安全保障欠缺，以及人員素質有待提高等挑戰。針對這些問題，應當采取加大資金投入、注重開發利用、加強安全管理、加強人員培訓，以及推動跨部門合作等優化路徑，以期推動高校檔案管理數字化的全面發展，為智慧校園建設提供有力支持。

智慧校園作為高校“十四五”信息化建設的重要組成部分，其建設不僅關乎學校教育的現代化水平，更直接影響高校管理效率和服務質量的提升。《智慧校園總體框架》《教育管理信息化數據標準體系框架》等國家政策文件，不僅為智慧校園建設提供了科學指導和規范，也預示著高校信息化建設將步入一個更加科學、規范、高效的新階段。在這一背景下，傳統的檔案管理方式已難以適應智慧校園建設的需求，數字化檔案管理不僅可以大幅提高管理效率，還能更好地實現資源共享，挖掘檔案的深層價值。因此，高校檔案管理的數字化轉型顯得尤為必要。

智慧校園：檔案管理數字化的優勢

提高管理效率

傳統的高校檔案管理方式一般依賴紙質檔案，不僅限制檔案的流轉速度，還增加了管理者的勞動強度。紙質檔案的歸類、整理上架工作耗時且煩瑣，容易出現工作失誤。相比之下，數字化檔案管理通過系統自動識別和匯總，極大地節省了人力、物力，提高了檔案管理的準確性和工作效率。數字化手段還能借助網絡和計算機技術，實現檔案信息的迅速互聯和互通，從而提高對檔案的查詢、借閱和下載速度。

實現資源共享

在智慧校園的建設框架下，高校檔案的數字化管理進一步推動了檔案信息的流通與共享。通過二維碼、物聯網及遠程控制平臺等先進技術的應用，檔案信息可以實現即時共享，并通過網絡進行數據交換，打破了校園內外的信息壁壘。此外，結合大數據技術構建的“檔案云”，能夠整合和開發資源，推動檔案的數字化轉換，從而建立一個數字化的檔案交換平臺，不僅能加強檔案信息的有效連接和升級，還能為師生提供更為智能和精準的信息共享服務。

創造深層價值

高校檔案具有極高的數據、科研、歷史、社會和人文價值，這些價值在數字化管理過程中將得到更深層次地挖掘和利用。數字化檔案管理正在逐漸改變傳統的檔案管理觀念，這不僅是對檔案的存儲和保管，更是對檔案價值的深度開發和利用。借助數字化手段，可以更好地記錄學校的發展歷程、學術成果和辦學特色，構建一個持久的投資機制和價值體系，有助于引導高校的決策和教學改革，還能推動信息化管理的深入發展，實現檔案價值的最大化。

智慧校園：檔案管理數字化面臨的挑戰

設備設施配置不足

高校檔案數字化管理對設備設施的依賴程度極高，而現實中則面臨配置不足的難題。一方面，隨著技術的快速發展，軟、硬件的更新速度日益加快，但高校在資金和資源分配上或無法與更新速度相匹配。老舊的數據采集設備、落后的輸出設備以及存儲容量和服務器的空間限制，都嚴重制約了檔案數字化的效率和質量。例如，部分高校仍在使用老舊的掃描儀和存儲設備，不僅影響了檔案數字化的速度，還可能因設備故障導致數據丟失。另一方面，檔案信息化軟件方面的問題同樣突出，系統升級維護困難、數據加密技術有限等問題屢見不鮮。由于高校檔案管理系統與其他校園管理系統相互關聯，因此，一旦檔案管理系統出現問題，則會影響到整個智慧校園的穩定運行。

開發利用水平較低

受傳統思維觀念和技術水平的限制，部分高校的檔案資源開發利用處于較低水平。盡管高校已經開始嘗試各種開發手段，但大量檔案資源仍然處于“沉睡”狀態，未能有效轉化為對高校各項工作有價值的信息。例如，在人事檔案方面，通過深入挖掘和分析，本可以優化人力資源配置，提高教職工的工作效率。但由于缺乏有效的開發手段和技術支持，這類檔案的潛在價值往往被忽視。此外，部分高校在檔案開發利用上存在重藏輕用的現象，過于注重檔案的保密性和安全性，而忽視了其作為信息資源的開發利用價值。

信息安全保障欠缺

由于高校檔案管理部門通常不具備獨立研發能力，因此，其信息安全維護往往依賴于外部供應商，而這種依賴一旦形成，也會帶來潛在的風險。當系統受到黑客攻擊或破壞，會導致整個智慧校園系統的癱瘓，數據資源可能面臨被篡改、刪除的風險。此外，網絡攻擊還會導致檔案重要資料的泄露，對高校造成重大損失。例如，一些黑客可能會利用系統漏洞竊取學生的個人信息或學校的敏感數據，進而進行非法活動。同時，數字化檔案的公開共享與保密設置之間也存在一定的矛盾，如何在保障信息安全的前提下實現檔案的合理利用和共享，是高校檔案管理數字化進程中需要解決的重要問題。

人員素質有待提高

檔案管理信息系統的引入對檔案管理人員的素質提出新的要求，不僅需要檔案管理人員熟悉檔案管理的流程和制度，還需要其具備較高的信息素養和信息技術操作能力。然而，部分高校檔案管理人員雖然經驗豐富，但在新技術接受和學習方面卻往往存在不足，體現在技術、思維方式、工作習慣等方面。部分檔案管理人員固守傳統思維方式，對新技術的接受程度和學習的意愿不高，即使引進了先進的智慧檔案管理系統，也存在操作不當或不會操作的情況，不僅影響檔案管理信息化的推進效率，還可能出現因操作失誤導致數據丟失或損壞等嚴重后果。

智慧校園：檔案管理數字化的優化路徑

加大資金投入，完善智慧系統平臺

在智慧校園建設背景下，高校檔案管理數字化的推進離不開穩定且持續的資金投入。資金是完善智慧系統平臺的關鍵要素，它不僅關系檔案管理數字化的基礎設施建設，還影響著后續技術更新和服務升級。

為實現檔案管理數字化目標，高校需要構建一個長期穩定的投入機制，確保有足夠的資金支持檔案管理的持續信息化進程。高校財務部門應與檔案管理部門緊密合作，根據信息化建設的藍圖進行合理預算，并分配專項資金用于檔案管理的數字化建設，主要用于購置和更新高性能的服務器、存儲設備、網絡設備等硬件設備，以及采購或開發適合高校檔案管理需求的軟件系統。在資金得到保障的前提下，高校可以著手建立和完善智慧檔案管理系統，該系統應具備數字檔案的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、鑒定、利用和移交等全方位的功能，滿足檔案管理的日常需求。同時，為了提高系統的易用性和便捷性，可以開發一些特色功能，如語音檔案查詢、自助查詢、離線下載和遠程傳閱等，極大地提升全校師生使用檔案的體驗。為進一步延伸服務觸角，檔案管理部門還可以考慮推出移動應用，如“掌上檔案館”，使師生能夠隨時隨地通過手機或其他移動設備訪問智慧檔案管理系統，為師生提供更加便捷的服務，還能促進檔案管理的數字化轉型，推動智慧校園建設深入發展。

注重開發利用，挖掘檔案潛在價值

智慧校園建設背景下，高校檔案管理數字化不僅要關注檔案的存儲與保管，更要著眼于檔案的開發利用，從而充分挖掘檔案的潛在價值。

一方面，深化檔案編研與學術研究。高校檔案包含歷史、文化和科研信息，是學術研究的重要資源。為有效挖掘檔案資源的價值，檔案管理部門可以采取以下措施。一是組織專題編研項目。針對學校發展歷史、重要事件、知名人物等主題，組織專門的編研團隊進行深入研究。通過梳理相關檔案資料，編寫校史、年鑒、大事記等編研成果，借助書籍、文章、展覽等多種形式向社會和學術界展示。二是開展跨學科合作項目。檔案管理部門可以主動尋求與其他學科的合作，共同開展基于檔案資料的學術研究。例如，與歷史學、社會學、文化學等學科的研究人員合作，利用檔案資料探討相關學術問題，推動產生新的學術成果。三是建立學術研究數據庫。將檔案資料進行數字化處理，建立專門的學術研究數據庫，增加關鍵詞搜索、數據分析等功能，為研究人員提供便捷的查詢和分析工具。

另一方面，推進檔案信息化服務與應用。在智慧校園框架下，面向全校師生、社會，開發檔案查詢與利用平臺，提供多樣化的查詢方式（如關鍵詞搜索、時間軸瀏覽等），并支持在線預覽、下載和打印等功能，以便用戶能夠方便快捷地獲取所需檔案資料。同時，檔案管理部門可以利用大數據和人工智能技術，對檔案資料進行深入挖掘和分析，為用戶提供個性化的知識服務。例如，根據用戶的研究方向和興趣偏好，推送相關的檔案資料和研究動態，幫助用戶更好地進行學術研究或開展教學工作。此外，檔案管理部門可以定期舉辦檔案知識講座、展覽等活動，向全校師生和社會公眾普及檔案知識，提高大家對檔案工作的認識和重視程度，也可以邀請校內外專家進行學術交流，推動檔案領域的創新發展。

加強安全管理，保障檔案隱私安全

為全面提升數字化檔案的安全性，必須構建堅固的信息安全防護體系，從技術防護、數據加密、用戶身份驗證、系統監控和日志審計等方面，多維度確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。

首先，安裝防火墻，阻止外部非法訪問。防火墻能夠監控和控制進出網絡的數據流，從而有效抵御外部的網絡攻擊。同時，入侵檢測系統（IDS）能夠實時監控網絡傳輸，及時發現并報告任何可疑活動，為檔案管理人員提供預警。除了網絡層面的防護，還應在每臺服務器和終端上安裝防病毒軟件，確保系統和數據不被惡意軟件感染和破壞。

其次，數據加密。這是保護檔案數據不被竊取或篡改的關鍵技術，所有存儲在服務器或傳輸中的數字化檔案都應采用高強度的加密算法進行加密，如此一來，即使數據在傳輸過程中被截獲，攻擊者也難以解密其中的內容。同時，為了防止數據丟失或損壞，必須實施數據定期備份的策略，備份數據不僅要存儲在本地，還應考慮使用遠程數據中心或云存儲平臺進行異地備份。

最后，嚴格用戶身份驗證與訪問控制。除了傳統的用戶名和密碼驗證方式外，還應引入更安全的動態口令、生物識別身份驗證技術，有效防止密碼被盜用或暴力破解。在訪問控制方面，應根據用戶的角色和職責來設定不同的訪問權限。例如，檔案管理員可以擁有對檔案的完全訪問權限，而普通用戶則只能查看和下載自己權限范圍內的檔案。實施細粒度的訪問控制策略，最大限度地減少數據泄露風險。

加強人員培訓，提升管理人員素養

在智慧校園建設的大背景下，高校檔案管理數字化的推進不僅需要先進的技術和設備，更需要一支具備專業素養和技能的管理團隊。

一方面，開展專業技能培訓。由于數字化檔案管理涉及計算機技術、信息技術、數據庫管理等多個領域。因此，需要為管理人員提供專業的技能培訓，包括但不限于檔案數字化處理技術、電子檔案管理系統操作、數據安全與備份策略等。高校可以定期組織內部培訓或邀請行業專家進行授課，確保管理人員能夠熟練掌握相關技能。同時，為了適應技術發展的快速變化，高校還可以與相關技術提供商建立合作關系，定期安排管理人員參與外部培訓或研討會，以便及時了解并掌握最新的技術和行業動態。

另一方面，加強培養信息化意識和創新思維。在培訓過程中，應強調信息化對檔案管理工作的重要性，引導管理人員樹立信息化意識，學會利用信息技術提高工作效率和服務質量。此外，還應鼓勵管理人員培養創新思維，勇于嘗試新的管理方法和技術手段。高校可以設立創新獎勵機制，對在檔案管理工作中做出創新嘗試并取得成效的管理人員給予表彰和獎勵，從而激發整個管理團隊的創新活力。

跨部門合作，實現檔案資源的整合與共享

當前，高校內部各個部門之間存在信息孤島現象，導致檔案資源分散、重復建設，以及利用效率低下。為解決這一問題，檔案管理部門應積極與其他部門展開合作，打破部門壁壘，實現檔案資源的整合與共享。具體而言，可以建立跨部門的檔案管理協作機制，明確各部門的職責與分工，共同推進檔案數字化的進程。借助智慧校園平臺，構建統一的檔案管理系統，將各個部門的檔案資源進行集中存儲和管理，確保檔案信息的準確性和完整性。制訂開放的檔案數據接口標準，實現與其他校園管理系統的無縫對接，進一步提高檔案資源的利用效率和共享程度。

跨部門合作不僅能夠減少重復勞動和資源浪費，還能夠為高校師生提供更加便捷、高效的檔案服務，推動智慧校園建設的深入發展。例如，通過與教學、科研、學生管理等部門的緊密合作，檔案管理部門可以及時了解并掌握學校各項工作的最新動態，主動收集并歸檔相關檔案資料，確保檔案信息的實時性和全面性。同時，其他部門也可以利用檔案管理系統查詢和獲取所需的檔案資料，為教學、科研和學生管理等工作提供有力的信息支持。

綜上所述，智慧校園建設背景下，高校檔案管理數字化轉型的重要性日益凸顯，然而，在轉型過程中也面臨著設備配置、開發利用、信息安全和人員素質等方面的諸多挑戰。為此，本文提出一系列切實可行的優化路徑，旨在全面提升高校檔案管理的數字化水平，為高校的教育教學和管理工作提供更加堅實的支持。

（作者單位：朔州師范高等專科學校）