《中華人民共和國檔案法實施條例》學習宣傳提綱（二）

編者按：《中華人民共和國檔案法實施條例》自 2024 年 3 月 1 日起施行，這是繼 2020 年《中華人民共和國檔案法》修訂后檔案法治建設又一新的重要里程碑，標志著檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化進入了一個新的階段。本期刊登國家檔案局辦公室發布的《< 中華人民共和國檔案法實施條例 > 學習宣傳提綱》，供大家學習貫徹。

四、關于檔案的管理

第三章完善檔案管理相關措施，細化檔案工作責任制，進一步明確歸檔責任、移交責任，統一歸檔和檔案移交接收進館有關要求，對檔案館通過接受捐獻、購買、代存、交換等方式收集檔案提出要求，細化檔案館保管措施，完善檔案鑒定銷毀制度，增加有關國有檔案目錄數據匯集的規定，對檔案復制件的贈送、交換、出售，檔案或者檔案復制件出境等作出明確規定，并明確檔案服務企業的條件，規范檔案服務外包。新增和修改的主要內容：

（一）細化檔案工作責任制。機關、團體、企業事業單位和其他組織是檔案的主要形成單位，是檔案資源建設的關鍵。建立檔案工作責任制是保障檔案工作開展的重要前提。《實施條例》對機關、團體、企業事業單位和其他組織建立檔案工作責任制提出具體要求。一是確定檔案工作組織結構、職責分工，即確定組織機構內與檔案工作相關的部門設置、職能規劃、流程運轉、職責分工等。二是落實檔案工作領導責任、管理責任、執行責任。領導責任是指組織機構負責人或檔案工作協調機制應當承擔的決策、協調檔案工作重大事務和重要事項的責任；管理責任是指檔案部門承擔的統一歸口、統籌推進檔案業務工作的責任；執行責任即直接責任，是指組織機構相關部門和人員承擔的相關材料的收集、整理、歸檔和檔案管理具體工作責任。三是健全單位主要負責人承擔檔案完整與安全第一責任人職責相關制度。

（二）明確歸檔責任、統一歸檔要求。《實施條例》規定應當歸檔的材料，由單位的各內設機構收集齊全、定期歸檔，任何機構或者個人不得拒絕歸檔或者據為己有，并且將歸檔工作中經實踐檢驗的成熟做法上升為法規制度，規定機關、群團組織、國有企業事業單位應當明確本單位的歸檔范圍和檔案保管期限，經同級檔案主管部門審核同意后施行，單位內設機構或者工作職能發生重大變化時要及時作出調整。

（三）明確移交責任、細化移交要求。《實施條例》規定檔案移交國家檔案館的義務、期限，完善有關提前移交、延期移交等具體規定。延期移交是一項行政許可，對專業性較強或者需要保密的檔案，立檔單位經同級檔案主管部門檢查和同意，可以延長向檔案館移交的期限，未經同意擅自決定本部門檔案不向國家檔案館移交的行為，屬于違法行為。已撤銷單位的檔案在未達到法定移交期限，可以提前向有關的國家檔案館移交，是法定移交的一種特殊情形。需要注意的是，由于單位保管條件不符合要求或者存在其他原因可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案，經協商可以提前交有關檔案館保管，但涉及政府信息公開的責任仍由原單位承擔。

（四）規范檔案館收集檔案工作。為進一步拓寬檔案收集范圍、增強國家檔案資源體系的完整性，《實施條例》明確了檔案館除按照國家有關規定接收移交的檔案外，還可以通過接受捐獻、購買、代存、交換等方式收集檔案，并要求檔案館通過上述方式收集檔案應當遵守國家有關規定，考慮檔案的珍稀程度、內容的重要性等，規范相關工作，明確相關方權利義務和檔案利用條件。

（五）完善國家檔案館館舍建設和使用有關規定。國家檔案館接收收集范圍內的檔案，是其法定的義務和責任，必須履行。檔案庫房是檔案保存的主要場所，設施設備是檔案安全保管必不可少的保障條件。針對現實中存在國家檔案館庫房容量無法承載現有應接收檔案、館庫條件無法保障檔案接收的情形，《實施條例》明確了同級人民政府應當采取措施，保障國家檔案館依法接收檔案所需的庫房及設施設備，并同時規定任何單位和個人不得侵占、挪用國家檔案館的館舍，不得擅自改變國家檔案館館舍的功能和用途。

（六）新增國有檔案目錄數據匯集規定。《實施條例》在總結近年來脫貧攻堅和疫情防控兩類檔案歸集工作有關實踐經驗基礎上，增加有關國有檔案目錄數據匯集的規定。明確縣級以上檔案主管部門可以依托國家檔案館，對屬于國家所有的檔案中具有永久保存價值的檔案分類別匯集有關目錄數據，以便摸清底數、掌握情況，更好維護國有檔案完整與安全、發揮國有檔案作用。

（七）完善檔案或者復制件的出境審批規定。《檔案法》規定，屬于國家所有的檔案及其復制件，以及非國有企業、社會服務機構等單位和個人形成的檔案及其復制件對國家和社會具有重要保存價值或者應當保密的，禁止擅自出境。《實施條例》修改不同等級檔案或者復制件的出境審批規定，增加國家檔案主管部門為有關檔案出境的審批主體。明確一級檔案原件嚴禁出境，二級檔案原件需要出境的，應當經國家檔案局審批。禁止擅自出境的檔案或者復制件，應當按照管理權限，經國家檔案局或者省、自治區、直轄市檔案主管部門審查批準，同時做好與法律法規銜接，明確檔案出境涉及數據出境時，應當符合國家關于數據出境的相關規定。

五、關于檔案的利用和公布

第四章進一步優化檔案利用和公布具體規定，對檔案開放、檔案開放審核、延期開放、檔案復制件的法律效力、檔案利用的形式和程序、檔案公布的概念和形式、檔案的公布權、館藏檔案的開發利用和公布等作出具體規定。新增和修改的主要內容：

一是完善檔案開放審核機制。檔案開放審核是確保檔案開放工作安全有序的重要前提。《實施條例》明確了國家檔案館，檔案形成單位、移交單位、保管單位，檔案主管部門各自的職責，推動國家檔案館館藏檔案依法、有序向社會開放。一是國家檔案館建立館藏檔案開放審核協同機制，會同檔案形成單位或者移交單位進行檔案開放審核。二是檔案形成單位或者保管單位負責尚未移交進館檔案的開放審核，并在移交進館時附具到期開放意見、政府信息公開情況、密級變更情況等。三是縣級以上檔案主管部門要加強對檔案開放審核工作的統籌協調。

二是明確檔案延期開放要求。《檔案法》規定，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于二十五年向社會開放。《實施條例》明確了申請延期開放的程序。此事項原為行政許可，根據《國務院辦公廳關于全面實行行政許可事項清單管理的通知》，轉為內部審批，并從實際出發優化審批層級，將延期向社會開放檔案的審批權下放給同級檔案主管部門，這樣也有利于同級檔案主管部門統籌和掌握本地區檔案開放工作情況，更好推動落實開放審核協同機制。

三是提升檔案利用服務水平。《檔案法》在擴大檔案開放方面邁出了重大步伐。為落實《檔案法》有關規定，進一步提高檔案開放利用水平，《實施條例》明確要求國家檔案館創新檔案利用服務形式，推進檔案查詢利用服務線上線下融合，不斷強化檔案館服務功能，積極為檔案的利用創造條件。

四是促進館藏檔案的開放利用和公布。國家檔案館作為集中管理國家檔案資源的機構，要積極促進館藏檔案的開發利用和公布，這是堅持以人民為中心的發展思想對檔案工作的必然要求。《實施條例》要求國家檔案館開展館藏檔案的開發利用和公布，促進檔案文獻出版物、檔案文化創意產品等的提供和傳播。同時，鼓勵其他各類檔案館向社會開放和公布館藏檔案。這一規定將引導檔案館主動作為，創新檔案開放共享與文化傳播機制，進一步彰顯檔案工作存史資政育人的功能作用。

六、關于檔案信息化建設

第五章強化檔案信息化建設重點內容，明確電子檔案管理信息系統建設要求以及電子檔案應當符合的條件，規范電子檔案移交、接收及保管相關措施，對重要電子檔案異地備份保管、災難備份系統建設、傳統載體檔案數字化和數字檔案館（室）建設工作等提出具體要求，明確檔案主管部門推進檔案信息資源共享職責等。主要內容有：

（一）明確電子檔案管理信息系統建設要求。電子檔案管理信息系統是各單位確保電子檔案安全保管和有效利用的必備條件，電子檔案管理信息系統應當與形成電子檔案的辦公自動化系統、業務系統相互銜接，以實現電子檔案在形成單位的全過程管理。實現電子文件規范歸檔，需要辦公自動化系統、業務系統具備歸檔功能。綜合考慮現實情況，《實施條例》對機關、群團組織、國有企業事業單位等作出“應當加強辦公自動化系統、業務系統歸檔功能建設”的原則規定。

（二）進一步明確電子檔案的合法要件。來源可靠、程序規范、要素合規是電子檔案的法定要求，滿足此法定要求的電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。《實施條例》進一步明確電子檔案合法要件的具體要求，使法律條款更具可操作性。一是來源可靠，要求“形成者、形成活動、形成時間可確認，形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統安全可靠”。二是程序規范，要求“全過程管理符合有關規定，并準確記錄、可追溯”。三是要素合規，要求“內容、結構、背景信息和管理過程信息等構成要素符合規范要求”。不同種類的電子檔案的構成要素，應符合其相應的標準規范的要求。

（三）規范電子檔案移交、接收以及保管。定期向檔案館移交檔案是機關、團體、企業事業單位和其他組織的法定職責。《實施條例》強化對電子檔案移交工作的規定，進一步強調電子檔案形成單位定期向檔案館移交電子檔案，檔案館接收電子檔案的法定職責。一是移交方式。可以根據各單位具體情況，在符合國家關于網絡安全、數據安全以及保密要求等規定的前提下，選擇在線或離線方式。二是“四性”檢測。電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性是電子檔案管理最基本的質量要求，在全過程管理的關鍵環節都要進行檢測。三是移交期限。《實施條例》明確的檔案移交期限，適用于包括電子檔案在內所有類型的檔案。考慮到在實踐中存在形成單位提前將電子檔案交檔案館的情況，規定經國家綜合檔案館同意提前將檔案交檔案館保管的，在國家規定的移交期限屆滿前，該檔案所涉及政府信息公開事項仍由原制作或者保存政府信息的單位辦理。

（四）明確數字檔案館（室）建設要求。數字檔案館建設對提升檔案信息化整體水平起著重要的促進作用，數字檔案館建設覆蓋了信息化基礎設施、檔案數字資源、制度規范、安全體系建設等方面。《實施條例》規定“檔案館應當積極創造條件，按照國家有關規定建設、運行維護數字檔案館，為不同網絡環境中的檔案數字資源的收集、長期安全保存和有效利用提供保障”，明確各檔案館應當以數字檔案館建設為抓手，全面推進檔案信息化建設。在數字檔案室建設方面，提出“國家鼓勵有條件的機關、團體、企業事業單位和其他組織開展數字檔案室建設”，以引導各單位全面提升檔案信息化水平，更好支撐數字時代各項業務工作轉型升級。

七、關于監督檢查

第六章對檔案監督檢查作出進一步規定，建立檔案工作情況定期報告制度，細化涉嫌檔案違法調查處理相關規定，明確行政執法隊伍建設要求。主要內容有：

（一）建立檔案工作定期報告制度。為加強對國家檔案館和機關、群團組織、國有企業事業單位的監督和指導，《實施條例》建立了檔案工作情況定期報告制度，具體明確了報告制度的義務主體、具體要求。國家檔案館和機關、群團組織、國有企業事業單位是各級檔案主管部門的重點監管對象，檔案工作情況定期報告制度將其作為義務主體，報告制度的接收主體為同級檔案主管部門，報告時間要求為定期，各級檔案主管部門可以結合本地實際情況靈活設置，既避免監管流于形式，也不強制增加相對人負擔。

（二）完善涉嫌檔案違法調查處理相關規定。檔案監督檢查是檔案行政管理的關鍵環節。《實施條例》明確了檔案主管部門在監督檢查工作中的調查權、處理權、建議權，連同《檔案法》明確的檢查權，組成了完整的檔案監督檢查的權限內容。一是檔案主管部門的調查權。《檔案法》賦予單位和個人對檔案館不按規定開放利用檔案、檔案違法行為的投訴、舉報權，以及檔案主管部門主動監督檢查職責，上述行為中發現的線索和案件，檔案主管部門應積極回應，及時依法組織調查。二是檔案主管部門的處理權、建議權。檔案主管部門發現有檔案違法行為，要根據違法情形追究責任。需要追究有關責任人責任的，檔案主管部門可以依法向其所在單位或者任免機關、單位提出處理建議。為避免有關機關、單位處分不當，要求其將處理結果書面告知提出處理建議的檔案主管部門。

（三）加強檔案行政執法隊伍建設。為了進一步提升檔案行政執法能力、確保檔案法律法規得到有效實施，《實施條例》明確要求檔案主管部門應當加強檔案行政執法隊伍建設，合理配備行政執法力量，并注重行政執法機構隊伍梯隊建設，定期對行政執法人員進行法律法規、檔案管理知識、執法程序和技巧等方面的教育培訓，提升執法人員的專業素質和執法水平。檔案主管部門工作人員要主動學習，自覺參加當地司法行政機關組織的執法資格考試，取得行政執法證件，增強行政執法的權威性和公信力。

八、關于法律責任

原實施辦法第五章罰則部分內容已由《檔案法》調整、規范，《實施條例》第七章進一步補充、細化法律責任，根據規范對象、行為性質和責任種類的不同，分別對國家檔案館有關違法行為，單位或者個人涉及歸檔、移交的違法行為，以及單位或者個人侵占、挪用國家檔案館館舍可能涉及刑事、民事責任的違法行為等作出規定。

此外，明確檔案服務企業的法律責任。隨著檔案外包服務需求快速增長，各類服務機構發展迅速，《實施條例》從防范化解風險出發，明確檔案主管部門發現檔案服務企業存在違法苗頭時，應提前介入，通過行政約談、責令限期改正等柔性執法形式，消除安全隱患和違法后果。同時，為促進主管部門公開公正依法行政，提供社會公眾對檔案服務企業有效監督，明確行政處罰信息依照有關法律、行政法規的規定予以公示。

九、關于附則

行政法規的施行時間，是行政法規的生效時間。《實施條例》于2023年12月29日經國務院常務會議審議通過，并于2024年1月12日由國務院總理李強簽署第772號國務院令公布，自2024年3月1日起施行。同時，為做好銜接工作，《實施條例》規定，《中華人民共和國檔案法實施辦法》自《實施條例》生效之日起廢止。

來源：國家檔案局網站