河北省民生類檔案跨館查詢利用實踐探索

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，“扎實推進各級國家綜合檔案館開展互聯網和移動端查詢利用服務，將檔案查詢利用服務融入區域內‘一網通辦’服務體系，推動檔案查詢利用服務延伸到村、社區基層一線，促進檔案公共服務均等化、便捷化。”隨著人民生活水平的顯著提高，公眾迫切要求加快檔案開放、擴大檔案利用、提供優質高效服務。為落實國家檔案局加大跨區域檔案信息資源共享平臺建設力度的要求，實現河北省內區域間檔案信息資源共享，充分發揮檔案服務民生、服務社會的作用，滿足人民群眾日益增長的檔案信息、檔案文化需求，河北省檔案館（省方志辦）積極探索服務大局、服務人民群眾的新途徑、新方式，以民生檔案“搭橋鋪路”，通過建立河北省民生類檔案異地跨館查詢利用機制，開展“異地查檔、跨館服務”，積極拓展民生檔案利用服務領域，持續推進檔案利用服務提質增效。

一、民生類檔案跨館查詢利用服務方式初嘗試

2021年7月6日，習近平總書記對檔案工作作出重要批示，提出了“四個好”“兩個服務”的目標要求，為做好新時代檔案工作指明了方向。為貫徹落實習近平總書記重要指示批示精神，全面提升檔案工作服務水平，2021年，河北省檔案館（省方志辦）牽頭倡議創新為民服務機制和方式，在全省范圍內建立河北省民生類檔案異地跨館查詢利用體系。省內各級綜合檔案館積極響應，通過簽訂省、市、縣三級跨館利用合作協議，共建民生檔案跨館利用服務機制，實現了全省各地區之間線下民生檔案資源的共享。

全省簽訂的175個綜合檔案館民生類檔案跨館利用合作協議中，省級綜合檔案館1個、市級綜合檔案館11個、縣級綜合檔案館163個，內容包括學籍檔案、婚姻檔案、人事調動檔案、職稱檔案、軍轉及復退軍人安置檔案、土地流轉承包檔案等20余種民生類檔案。2021年10月14日，河北省內民生類檔案異地跨館查詢利用服務工作正式開啟，開通省、市、縣三級綜合檔案館共建共享利用平臺。至此，全省民生類檔案異地跨館查詢利用工作取得突破性進展，初步實現了河北省內區域間檔案信息資源的共享。

二、試點先行，探索省域跨館利用觸角縱伸到底

自2021年10月河北省民生類檔案跨館利用平臺運行以來，得到了全省各級綜合檔案館的支持。為滿足社會民眾不同方面的檔案利用需求，將檔案利用為民服務縱向推進，2022年，根據各市縣綜合檔案館跨館利用工作進展情況，經過充分調研并征求各方面意見綜合考量，確定邯鄲市、唐山市、張家口市、正定縣、沽源縣五個綜合檔案館為試點，實施民生類檔案跨館利用試點工作。三個市級試點通過精心策劃媒體宣傳，科學調整數據庫，提升群眾認知度和體驗感；兩個縣級試點在試點范圍內嘗試民生檔案跨館利用機制建設縱深到底，探索基層鄉鎮、行政村跨館利用空白地區的民生檔案利用途徑，豐富完善跨館利用機制。經過一年的努力探索，各單位圓滿完成試點工作任務，實現省市縣鄉村五級檔案資源互通共享，擴大了跨館利用的社會影響力和知名度，綜合檔案館服務社會造福于民的使命感和創新力得以釋放和展示。正定縣檔案館、沽源縣檔案館、豐南區檔案館積極與11個鄉、鎮、街道辦事處、村簽訂跨館利用協議。

各級綜合檔案館試點摸索總結的跨館利用經驗價值：一是探索了基層鄉鎮、行政村跨館利用空白地區的民生檔案利用途徑，豐富完善了跨館利用機制，打通了省市縣鄉村五級之間互通跨館利用通道，擴大了跨館利用范圍及檔案利用種類，改變了基層地區檔案利用的局限性以及不便捷現實。二是探索建立了方便查閱的檔案專題數據庫，將民生檔案進行梳理、篩查、分類，有效提高了利用效率。三是探索了擴大跨館利用影響力的多種宣傳模式，有效服務帶動和提升了檔案利用體驗感和群眾對檔案館的認可度。

三、跨館利用實現省市縣三級向省市縣鄉村五級跨越式推進

黨的二十大報告提出，全面推進鄉村振興。與城市居民相比，農村居民享受的基本公共服務的數量和質量明顯不夠，為推進檔案部門更廣泛更深入地服務社會、服務民生，民生類檔案異地跨館利用服務助推鄉村振興，將檔案資源向服務人民群眾的薄弱地區下沉，讓更多基層群眾了解并享受到異地跨館利用服務的便利和實惠。2023年，河北省檔案館（省方志辦）全面貫徹落實習近平總書記提出的關于檔案工作“三個走向”的重要指示，以民生需求為導向，以“異地查檔、跨館服務”為抓手，繼續牽頭深化河北省民生類檔案異地跨館利用工作。通過示范引領、典型推介等方式，多措并舉廣泛推廣試點成果，全面推進民生類檔案異地跨館利用在基層鄉鎮及行政村落地。一是就跨館利用工作開展走訪調研，以第一手實踐成果助推發展。制定《河北省民生類檔案跨館查詢利用實踐探索調研工作方案》，印發《關于調研民生檔案跨館利用工作的函》。2023年6月，赴唐山市檔案館、邯鄲市檔案館調研，設計和發放《河北省民生檔案跨館利用工作情況問卷調查表》，撰寫《河北省民生類檔案跨館查詢利用實踐探索調研報告》。二是借助全省館長聯席會攜手推進工作，落地實施。2023年7月，河北省檔案館（省方志辦）主持召開全省各級國家綜合檔案館館長聯席會，制定印發《關于深化河北省民生類檔案異地跨館利用工作的函》，全面推進省內民生類檔案異地跨館利用平臺建設向基層鄉鎮及行政村延伸。會后，13個市綜合檔案館（含定州、辛集）積極響應，按照文件要求，認真謀劃，加強溝通，組織召開現場推進會，印發相關通知和實施方案，推進此項工作落地。三是做好工作的指導和總結，全省覆蓋率實現跨越式增長。2023年，河北省內新增跨館利用縣區級協議館6個，跨館利用協議館增至180個（不含省檔案館）。全省181個市縣級綜合檔案館除一個縣級館外，實現了省市縣三級綜合檔案館跨館利用的全覆蓋。全省704個鄉鎮、4552個行政村與檔案館簽訂了《河北省民生類檔案異地跨館利用協議》，輻射13個市，74個縣（市、區），其中14個縣實現轄區內鄉鎮及行政村跨館利用全覆蓋。檔案利用者欲查閱省內181個綜合檔案館（含省檔案館）保管的民生檔案，不僅可以向所在城市的市縣級綜合檔案館提出申請，也可以就近向簽約鄉鎮（街道）、村（社區）提出申請，可同等享受異地查檔、跨館服務的便捷。深化跨館利用工作全面擴大了省市縣鄉村五級民生檔案資源互通聯查，各級綜合檔案館檔案服務民生邁上一個新的臺階。

三年來，通過省內跨館利用，解決人民群眾實際問題的實例非常多。河北省檔案館（省方志辦）第一例跨館利用是2021年10月21日一位滄州青縣利用者欲查找1996年抗洪救災省級表彰決定。省館（辦）工作人員接到青縣綜合檔案館的利用申請后立即進行查找，很快找到這份檔案并通過傳真的方式將復制件發往青縣綜合檔案館，不到半天時間，遠在滄州青縣的利用者就拿到了省館的檔案復制件。節約成本、免去奔波、提高了效率，“讓檔案多跑路，群眾少跑腿”成為現實，被利用者連連稱贊！

2022年4月，河北省檔案館（省方志辦）接到承德市隆化縣檔案館的電話，稱有兩位利用者想要查詢省級表彰決定，分別是1994年第三產業普查優秀表彰和1990年省標準計量系統先進。隨后隆化縣檔案館發送了電子查檔申請表，依據申請表上的信息，最終找到這兩份表彰決定，復制并傳真至隆化縣檔案館。跨館利用切實打造出民生檔案查詢“直通車”，實實在在為百姓謀福利，提升群眾查檔幸福感。

2023年8月1日，黑龍江省檔案館聯系河北省檔案館（省方志辦），提到一位河北省唐山市冀東監獄的利用者，需要查閱黑龍江省檔案館的兩份檔案，但由于天氣原因，買不到到黑龍江的車票。為解決利用者的困難，黑龍江省檔案館提出和河北省檔案館（省方志辦）進行跨館利用，利用者再到石家莊拿取所需要的民生檔案。由于河北省檔案館（省方志辦）已經獲得各市檔案館的授權，告知黑龍江省檔案館可以直接與唐山市檔案館聯系，最終，利用者在家門口的唐山市檔案館就拿到了自己需要查找的檔案。

四、省外跨館利用協議簽訂提速增效

除與河北省內各市縣綜合檔案館建立跨館利用合作關系以外，省內、省外雙管齊下，在跨省利用方面也進行諸多探索。2020年，與北京市檔案館、天津市檔案館簽署的跨館利用合作協議，是貫徹落實習近平總書記“努力使京津冀成為中國式現代化建設的先行區、示范區”重要指示，京津冀檔案方志協同發展的具體實踐，構建起的三地跨館服務使群眾享受到更多協同發展的紅利和成果。繼此之后，河北省檔案館（省方志辦）加快與省外綜合檔案館的合作步伐，擴大省內群眾異地跨館利用范圍。2022—2024年，河北省檔案館（省方志辦）突破京津冀地區，向人口流動密集地區擴展。先后與上海市浦東新區檔案館、重慶市檔案館、山東省檔案館、黑龍江省檔案館、北京市豐臺區檔案館、遼寧省檔案館、江西省檔案館、成都市檔案館、福建省檔案館等簽訂了跨館利用協議。跨館利用服務觸角延伸至華東、東北、華北和西南地區，實現了省外跨館利用的新突破。

五、創新省內省外聯合跨館利用模式

為將縱向延伸到底、橫向向外拓展兩方面優勢機制發揮更大效應，河北省檔案館（省方志辦）建立授權機制創新全省聯動方式。省內180個市縣檔案館自愿簽訂《民生類檔案跨館利用授權書》，授權后的180個檔案館可直接與河北省檔案館（省方志辦）的省外協議館進行跨館利用，避免了跨省域檔案利用工作的重復推進，是三方共贏的合作。授權機制快速、高效地打通了河北省各級綜合檔案館跨省際民生檔案資源共享的通道，創造了河北省各級國家綜合檔案館民生檔案跨省互通資源共享的新格局，省域跨省際利用更加高效便捷，范圍更加拓展。

隨著社會的進步和發展，檔案服務向縱深發展的條件更加成熟，創新體制機制，提高服務水平，增強自主能力，將成為檔案工作的重點任務。從“十四五”開局之年，河北省各級國家綜合檔案館團結攜手，謀求共同發展，建立河北省民生類檔案異地跨館利用體系，到2023年，全面擴大“一網查檔、異地出證”惠民服務覆蓋范圍，推進檔案服務體系建設邁向更廣泛區域、惠及更多民眾，河北省檔案館（省方志辦）從民生類檔案異地跨館查詢利用工作入手，逐步完善方便人民群眾的檔案利用體系，打破地域限制，轉變服務方式，切實把為民服務做到群眾心坎上。

今后一個時期，河北省檔案館（省方志辦）將繼續完善和優化跨館利用機制，擴大異地跨館查詢利用范圍，充分發揮國家綜合檔案館作為信息資源基地的作用，搭建更方便、更快捷、更高效的檔案利用服務通道，提高廣大人民群眾對跨館利用的認可度與滿意度，打造成河北省各級檔案部門融匯檔案力量、服務人民群眾的重要平臺紐帶，切實把習近平總書記的“兩個服務”理念做深做細做到實處，在實現中國式現代化河北場景中貢獻檔案方志力量。

作者單位：河北省檔案館（省方志辦）