檔案數字化保存與智慧應用

摘 要：【目的】探討檔案數字化保存的技術方法及其在智慧應用中的實踐效果，分析如何提高檔案管理的效率和質量，促進文化遺產的保護與傳承。【方法】首先，通過文獻分析法，回顧梳理了檔案數字化保存的相關理論和技術進展；其次，運用案例分析法，選取了中國國家博物館、故宮博物院的檔案數字化項目作為案例，對其實施過程、技術路線及成果進行了深入分析。【結果】檔案數字化保存不僅顯著提升了檔案管理的效率，還通過智能化技術的應用，對檔案資源價值進行深度挖掘、應用和共享。【結論】隨著技術的不斷發展，檔案數字化保存與智慧應用將進一步拓展其應用場景，成為一種新型的文化傳承方式，助力解決現代社會中的各種問題，如產權糾紛、歷史研究等，為社會發展和進步提供有力的信息支撐。

關鍵詞：數字檔案；數字化保存；智慧應用

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1003-5168（2024）17-0155-04

DOI：10.19968/j.cnki.hnkj.1003-5168.2024.17.032

Digital Preservation and Intelligent Application of Archives

WANG Jing1 CHU Ju2 SHEN Jitao3

（1.Nanang Earthquake Prevenlion and Disaster Reducion Center， Nanyang 473000， China; 2.Henan Science and Technology Innovation Promotion Center，Zhengzhou 454003， China; 3.Nanyang Medical College，

Nanyang 473000， China）

Abstract： [Purposes] The purpose of this paper is to explore the technical method of digital preservation of archives and its practical effect in the application of wisdom， and analyze how to improve the efficiency and quality of archives management and promote the protection and inheritance of cultural heritage. [Methods] Through literature analysis， this paper reviews and combs the relevant theoretical and technical progress of digital preservation of archives. Secondly， using the case analysis method， the archives digitization projects of National Museum of China and the Palace Museum are selected as cases， and their implementation process， technical route and achievements are deeply analyzed. [Findings] The study found that the digital preservation of archives not only significantly improved the efficiency of archives management， but also deeply explored， applied and shared the value of archives resources through the application of intelligent technology. [Conclusions] In the future， with the continuous progress of technology， digital preservation and intelligent application of archives will further expand its application scenarios and become a new way of cultural inheritance. It can also help solve various problems in modern society， such as property rights disputes and historical research， and provide strong information support for social development and progress.

Keywords： digital archives; digital preservation; intelligent application

0 引言

隨著大數據、AI、云計算等信息技術的迅猛發展，檔案管理工作也迎來了前所未有的變革。檔案數字化在提高存取效率、節省存儲空間、保護原件、促進信息共享、提高安全性、支持遠程工作以及教育和研究等方面發揮著重要作用。中國檔案數字化市場規模自2019年的26.2億元擴大至2023年的40億元，呈現穩定增長趨勢。數字檔案館建設成交數量持續攀升，成為市場亮點，顯示出行業強勁的發展潛力和數字化轉型的持續深化。然而，檔案的數字化保存仍面臨著一系列挑戰，如數據質量與完成性保證、版權和隱私保護、標準化與互操作性、數據安全等問題。如何采用AI圖像修復、區塊鏈存證、3D掃描、云計算存儲等先進的技術手段解決這些問題是當前檔案管理領域研究的重點［1］。本文探討檔案的數字化保存和智慧應用，以期為檔案管理工作的高質量發展提供參考。

1 檔案數字化保存的意義

1.1 數字化時代的背景

檔案數字化是在信息技術迅速發展的背景下興起的一種趨勢，它涉及將傳統的紙質檔案轉換成電子形式的過程。云計算、大數據、人工智能等新興技術的發展為檔案數字化帶來了技術支持和挑戰。現代社會信息化程度的提高使人們對信息的需求不斷增加，檔案數字化能夠更好地滿足公眾和組織對信息的快速獲取和便捷使用的需要，提高檔案管理的效率和質量，例如通過電子檢索系統快速定位檔案，提高信息檢索速度。此外，檔案數字化還可以改善檔案的保存條件，減少對原件的直接接觸，從而延長檔案的使用壽命。當前，許多國家和地區出臺了關于檔案管理的法律法規，鼓勵或要求將重要檔案數字化，以確保信息的安全性和可訪問性［2］。對于珍貴的歷史文獻和文化遺產來說，數字化是一種有效的保護手段，能夠確保這些寶貴資源得以長期保存和廣泛傳播。檔案數字化還能夠為學術研究提供豐富的資料，促進文化交流和歷史研究。總之，檔案數字化是信息技術、社會發展和法律法規等多個因素共同作用下的產物。它不僅改變了傳統檔案管理的方式，還推動著社會信息化進程向前發展。

1.2 數字檔案的重要性

1.2.1 提高檔案管理效率。數字檔案可以通過計算機網絡快速檢索和獲取，大大縮短了信息查找的時間，提高了工作效率。電子化的索引系統使得用戶能夠根據關鍵詞、日期等多種方式快速定位所需的信息。數字檔案不需要實體存儲空間，減少了對物理空間的需求，降低了存儲成本。對于大型組織而言，這意味著可以釋放出更多的空間用于其他用途。

1.2.2 長期完整地保護原始資料。紙質檔案容易受到潮濕、蟲蛀、火災等自然環境以及天災人禍等因素的損壞、侵蝕甚至毀滅，原始珍貴資料被破壞甚至消失。紙質檔案的數字化保存，可以通過數字技術將這些稀缺的、珍貴的資料實現多重備份或加密保護，即便是原始紙質檔案受到損毀，也會有數字化的備份資料，從而保障檔案信息的完整性和連續性，這對于歷史文獻和文化遺產的保護、傳承和利用具有極其重要的意義。由此可見，紙質檔案的數字化保存維護了檔案信息的安全性，實現檔案的長久保存，避免受到歲月和環境的侵襲。因此，越來越多的機構和企業通過數字化的形式轉換和保存重要的紙質檔案，以保障核心資料的安全性和穩定性。

1.2.3 促進信息共享與交流。數字檔案易于復制和分發，便于不同機構之間共享信息，促進了知識的傳播和交流。在教育、科研等領域，數字檔案能夠為更多人提供學習和研究的機會。數字檔案使遠程辦公成為可能，員工可以在任何地方訪問所需的文件，提高了靈活性和便利性。云存儲和協作工具使得團隊成員能夠實時共享信息，增強了團隊合作的能力。

1.2.4 文化遺產保護與傳承。對于珍貴的歷史文獻和文化遺產，數字化是一種有效的保護手段，能夠確保這些珍貴資源得以長期保存和廣泛傳播。數字檔案還能夠為學術研究提供豐富的資料，促進文化交流和歷史研究。通過對數字檔案的整理和分析，可以挖掘出潛在的商業價值和社會價值。

2 數字檔案保存面臨的挑戰

2.1 數據安全性

數據的安全性是數字檔案保存面臨的重要問題。隨著網絡攻擊事件頻發，如何確保數字檔案的安全成了檔案管理部門必須面對的難題。為此，加密技術、多重備份和訪問控制機制成為必要的措施。網絡安全是影響檔案數字資源長久保存與備份的重要因素之一，檔案數字資源保存主要依靠互聯網展開，若網絡安全無法得到保障，就會對檔案數字信息的安全性造成影響。在互聯網技術飛速發展的當下，病毒、網絡漏洞等問題會給檔案數字資源的保存與備份造成巨大損害。若不對檔案數字資源進行安全保護與加密，將給不法分子可乘之機，造成檔案數字信息丟失或損壞等問題，甚至對企業或單位的信息系統帶來重大安全威脅，因此加強對檔案數字化建設中的信息網絡安全環境治理至關重要［3］。

2.2 長期保存策略

實施多層次的備份策略，確保至少有三個副本存放在不同的地理位置。使用可靠的存儲介質，如磁盤陣列、磁帶庫、云存儲等，以確保數據的安全性和持久性。采用如PDF/A、TIFF等開放標準格式，確保文件在未來仍然可讀。隨著新技術的發展，原有的保存技術可能需要升級或替換，因此需要創建并維護詳細的元數據，記錄檔案的來源、格式、轉換歷史等信息，以便于未來管理和使用，確保檔案能夠及時遷移到更先進的技術平臺上。利用區塊鏈技術進行數據存證，確保數據的不可篡改性和可追溯性［4］。通過實施上述策略，可以有效地確保數字檔案的長期保存和可訪問性。需要注意的是，數字檔案長期保存是一個持續的過程，需要不斷地評估和改進。隨著技術的發展，這些策略也需要適時調整以適應新的挑戰。

2.3 標準化與互操作性

若要長久保存檔案數字資源，首先要確保數字資源格式的統一，選擇開放和穩定的文件格式，如PDF/A、TIFF、MARC XML等，這些格式被廣泛接受并且適合長期保存。定期檢查文件格式是否過時，并考慮遷移至更新的標準。為了保證檔案數字資源的安全性與有效性，相關部門必須完善檔案數字資源儲存管理體系，嚴格依照相關體系開展檔案數字資源管理工作［5］。當前，我國相關部門已經針對檔案數字資源管理制定了有效的管理制度，但在相關制度落實過程中依然存在一定問題。部分單位在展開檔案數字資源管理時，無法根據自身實際情況進行管理制度的調整與優化，導致檔案數字資源管理體系的價值無法發揮、檔案損壞無法恢復等問題頻繁發生，嚴重影響了檔案數字資源的長久保存與備份。

3 案例研究

3.1 文化遺產保護中的數字檔案

文化遺產保護中的檔案數字化是將傳統形式的文化遺產轉化為數字格式的過程。它可以避免物理材料的進一步損壞，使這些珍貴資料可以被更廣泛地訪問和研究，對于保護和傳播文化遺產至關重要，主要包括以下步驟。

[①]數字化前的準備。確定哪些檔案最需要被數字化，這通常涉及對檔案的歷史價值、稀有性以及物理狀況等因素進行評估。制定詳細的數字化項目計劃，包括目標設定、預算編制、時間表安排等。確保所有必要的版權或許可都已獲得，以便合法地進行數字化工作。

[②]數字化過程。清潔和修復原始檔案，確保它們適合數字化。使用適當的設備和技術（如高分辨率掃描儀、專業相機等）對檔案進行掃描或拍攝。記錄關于每份檔案的詳細信息，包括來源、作者、日期、類型等元數據。

[③]后處理與管理。檢查數字化文件的質量，確保圖像清晰且準確反映原始檔案。將數字化文件存儲在安全的地方，并定期進行備份以防數據丟失。為每個文件創建詳細的元數據，便于管理和檢索。將數字化檔案整合到一個統一的數字檔案管理系統中。

[④]分享與利用。通過網站、數據庫或應用程序等形式提供對數字化檔案的在線訪問。設計友好的用戶界面，便于用戶查找和使用檔案資料。利用數字化檔案進行教育活動，提高公眾的文化遺產保護意識。采用開放標準和格式來存儲文件，以確保長期的可訪問性和兼容性。定期更新軟件和硬件，確保數字化檔案能夠適應技術的發展。

[⑤]遷移與轉碼。隨著時間推移，將文件從舊格式遷移到新格式，以避免過時問題。使用OCR（光學字符識別）、語音識別等技術自動提取檔案中的信息。通過對大量檔案數據進行分析，揭示歷史趨勢和模式。利用虛擬現實/增強現實等技術打造沉浸式體驗，讓用戶更深入地了解文化遺產。

[⑥]國際合作。與其他國家和機構共享數字化檔案資源，促進全球文化遺產的保護。提供多語言版本的檔案信息，便于國際用戶訪問。通過這些步驟和方法，檔案數字化能夠有效地保護文化遺產并將其推向更廣闊的利用范疇［6］。隨著技術的進步，未來的檔案數字化工作會呈現更加多樣化和個性化的發展趨勢。

3.2 中國國家博物館館藏金文檔案數據采集與整理

全國6 000余家博物館借助數字技術，正火熱邁向數字化的新征程。館藏文物可以幫助人們了解古代社會的各方面，如青銅器銘文的字體叫“金文”，體現了古代文化和藝術的特點，是了解我國書法流源和藝術形態的重要資料；中國國家博物館里的“盂克雙鼎”，大克鼎銘文28行，共計290字，這些銘文鑄在大克鼎的內壁。但采集這些數據給從事文物保護和研究的相關人員增加了工作難度，為此，中國國家博物館采用了高精度三維數據，結合人工智能技術，自動提取青銅器上的紋樣生成線畫圖，同時對于帶有銘文的青銅器，在三維數據的基礎上采用網格變形算法對文物曲面ROI區提取參考平面，計算文物表面與參考平面的距離、曲率等特征參數，最后使用交互式方法對計算出的特征參數進行可視化表達，從而形成文物的數字化拓片［7］。數字拓片技術的不斷成熟，將為無損獲取銘刻于青銅器上銘文的信息提供了重要途徑，具有十分重要的現實意義。

3.3 故宮博物院館藏資源數字化

故宮博物院目前已有約92萬件套文物實現了數字化采集，占比接近故宮藏品總數的50%，并計劃每年完成7至8萬件文物的基礎數字采集工作。故宮通過打造“數字文庫”平臺，公開了超過10萬件文物的高清影像，每年至少還會增加1.5萬到2萬件。還利用可移動文物知識圖譜技術開發了智能搜索引擎。在該技術加持下，觀眾能夠方便快捷地查找數字文物庫里的文物，且搜索某一件文物時，搜索引擎還會智能化地推薦其他類似文物，便于相關人員了解、研究和鑒賞。通過對文物數字資源采集、加工、管eaafc3d49478c62d278565845d61163457e36c826f3d6b5eacc224bae51f272d理、利用的全流程智慧化管理，可以幫助文物留存“數字身份”，并深度挖掘其利用價值，轉化為高質量的公共服務數據，使這座古老的宮殿煥發出新的生機［8］。

4 結論

未來，隨著信息化建設的加速和無紙化辦公的普及，檔案數字化需求日益增長，政府、企業及學校等機構對檔案信息化建設的重視，將進一步推動紙質檔案向電子化檔案轉化，以提高查詢和利用效率。同時，人工智能、大數據、云計算等先進技術的不斷成熟與應用，將進一步推動檔案數字化行業的技術革新，提升檔案數字化處理的效率和質量，實現檔案信息的智能化管理和利用。此外，檔案數字化服務也將滲透到更多行業和領域，通過與圖書館、博物館、文化館等機構的合作，拓展至更廣泛的文化傳承與利用領域，為公眾提供更加多元、豐富的檔案信息資源。

參考文獻：

［1］金凡.《紙質檔案搶救與修復規范》解讀與思考［J］.北京檔案，2024（3）：33-36.

［2］盧毅.紙質檔案數字化加工現狀及建議［J］.機電兵船檔案，2024（1）：95-96，108.

［3］何麗霞.數字化技術在檔案管理中的應用研究［J］.信息記錄材料，2024，25（1）：47-49.

［4］劉贊，魏菲.關于加強檔案數字化管理的幾點思考 ［J］.黑龍江檔案，2023（6）：45-47.

［5］史金.檔案數字資源長期安全存儲的對策建議［J］.北京檔案，2022（7）：38-40.

［6］鐘聲.檔案數字資源長久保存和備份技術與策略［J］.蘭臺內外，2021（31）：10-12.

［7］張建明，龍凌云，楊安榮.數字膠片技術及其在檔案數字資源長期保存中的應用［J］.中國檔案，2023（2）：64-66.

［8］倪代川.數字檔案資源生態服務探析［J］.山西檔案，2020（5）：35-44.

收稿日期：2024-08-07

作者簡介：王靜（1980—），女，本科，檔案專業館員，研究方向：防災減災類檔案管理；楚莒（1991—），男，本科，助理工程師，研究方向：科技管理、科技成果轉移轉化、科技成果評價；沈繼濤（1978—），男，碩士，高級工程師，研究方向：信息化建設。