新形勢下國有企業(yè)辦公室管理效能提升的路徑探索

國有企業(yè)辦公室在企業(yè)運營中發(fā)揮的重要作用

橋梁般的承上啟下作用 辦公室是國有企業(yè)的關鍵部門，其工作具有綜合性和專業(yè)性的特點，肩負著聯(lián)系上下、協(xié)調內外、服務各方的重任，同時還承擔著辦文、辦事、辦會等各種具體的崗位工作。因此，為確保企業(yè)各部門、全員能夠全力以赴、齊心協(xié)力地有序開展各項工作，國有企業(yè)辦公室需要發(fā)揮出橋梁般承上啟下的作用。通過細致周密的組織安排、有效的協(xié)調溝通，讓企業(yè)不僅政令暢通，而且上下能夠步調一致，相互支持與合作。

參謀般的輔助決策作用 國有企業(yè)辦公室既要按照領導要求，負責企業(yè)政策制度、重要文件的起草工作并下發(fā)至各部門貫徹執(zhí)行，又要多方收集資料和信息，向領導真實準確地反映相關工作的執(zhí)行落實情況和完成進度，并協(xié)助做好領導決策部署的跟蹤、督辦、督查工作，當好領導的參謀，成為領導的得力助手，發(fā)揮輔助決策作用。其管理能力、工作水平的高低，事關企業(yè)方針、政策能否落到實處，甚至對企業(yè)全局工作產生影響。

窗口般的內外溝通作用 國有企業(yè)辦公室是企業(yè)的一個窗口，不僅對內要服務決策、服務落實、服務職工、服務發(fā)展，履行多種服務職能，而且對外要展示出良好的企業(yè)形象。辦公室事無巨細，都要綜合考慮、面面俱到，并協(xié)調處理好企業(yè)內外部各種問題，保證上傳下達、內外溝通的順暢有效、銜接的及時高效，發(fā)揮窗口般的內外溝通作用。

國有企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀

以經驗管理為主 缺乏科學管理的理念當前，一些國有企業(yè)辦公室部分管理者在開展各項管理工作的過程中，存在經驗主義傾向，往往憑借以往經驗來管理，對于先進科學的管理方法不能自覺主動地去學習。一些辦公室內部溝通不足，處于被動執(zhí)行的狀態(tài)，主動溝通的意識欠缺。同時，在辦公室定位上，有些管理者將其定位為二線服務部門，而非一線的生產銷售部門，辦公室主要起輔助作用，這種錯誤認知直接導致在辦公室的職責定位上不準。在新形勢下，企業(yè)無論是在管理理念、管理方式方法上還是工作流程上均需要與時代同步和接軌，通過科學管理來提高管理效能，充分發(fā)揮出辦公室的各種職能作用。

信息化管理手段應用不足 在信息化的時代，各行各業(yè)均在向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展。然而，有些國企辦公室的管理者尚未形成信息化管理的意識，仍然沿用傳統(tǒng)模式來開展工作，應用先進設備和信息化技術進行管理的意識不強，以致辦公室整體工作效率不高，職能未充分施展。以辦公室常見的督查督辦工作為例，仍有一些國企管理者采取人工逐一收集、分類、整理的傳統(tǒng)方式，不僅工作效率低，而且易出現(xiàn)遺漏，影響工作質量。

缺乏科學合理的考核評價體系 國企辦公室涉及的工作內容繁雜、瑣碎，無法對所有工作采用量化的形式來考核，因此多以定性評價為主，定量評價不足。由于量化指標要求及標準不清晰，在對辦公室人員進行崗位評價考核時存在一定的主觀性，令其缺乏明確工作目標，不僅難以調動人員的工作積極性，而且影響崗位工作質量和工作效率的提高。

新形勢下國有企業(yè)辦公室管理效能提升路徑

引入科學先進的管理理念 強化責任意識和協(xié)同意識 在新形勢下，要想提升國企辦公室管理效能，辦公室管理者首先應從思想上更新傳統(tǒng)管理理念，改變以往依賴經驗管理的思想觀念，引入科學先進的管理理念并貫穿各項工作的始終。具體可從以下幾方面來進行：

一是強化國企辦公室管理者責任意識。既要立足全局，走出以往對辦公室工作定位的錯誤認知，正確看待自身工作職責，以保證崗位工作在定位上的準確。同時又要清楚認識到辦公室管理在企業(yè)運轉中的重要性，明確自身崗位工作的價值，如此方可遵照工作要求嚴于律己、盡職盡責、保質保量地在規(guī)定時限內完成崗位工作任務。此外，面對繁雜瑣碎的工作，不可拖拖拉拉，而應雷厲風行、真抓實干，養(yǎng)成求真務實的工作作風與立即響應、快速執(zhí)行的良好工作習慣，確保每一個細節(jié)均能落實到位。

二是國企辦公室管理者協(xié)同意識的強化。協(xié)同除企業(yè)內部員工間、崗位間的協(xié)同外，還涉及部門間的協(xié)同。因此，作為國企辦公室的成員，要認識到部門就是一個小集體，這個集體內的每一名成員都要具備集體榮譽感和團隊協(xié)作意識。只有在部門內形成團結一致、相互支持與協(xié)作的工作氛圍，才能讓每名成員受到感染和積極影響，才有利于國企辦公室整體工作效率的提高，從而節(jié)約管理成本。對于工作中遇到的重難點問題，要集中辦公室全員的一切力量，多層面多角度地分析問題，集思廣益，聽取不同建議和意見。在綜合分析考慮后，選取最優(yōu)方案來解決問題，以避免因工作的片面、疏忽而出現(xiàn)失誤。此外，還要遵循以人為本的原則，清楚地認識到員工間的個體差異。為此，需要深入了解每名員工的優(yōu)缺點，知人善用，以發(fā)掘其潛能，將集體的效能和價值發(fā)揮到極致，實現(xiàn)人性化管理。

三是強化國企辦公室管理者精細化思維。要想提高國企辦公室的工作質量，就要改變粗放式管理模式。管理者不僅要形成精細化思維，還要堅持以精細化管理模式來開展管理工作。以服務企業(yè)員工為例，除了解和滿足其需求外，還要站在對方立場設身處地去考慮，并審視自我，不斷改進、總結和推廣成功經驗。同時，辦公室工作文化也要向精細化發(fā)展，使部門的管理由制度化約束實現(xiàn)向文化約束的轉化，讓部門員工在潛移默化中成為其工作模式，以助推辦公室管理質量的提升、管理水平質的飛躍。此外，在平時的工作中應融入創(chuàng)新意識、品質意識，讓工作標準和要求隨之提高，并在不斷完善辦公室管理的過程中提高管理效能和價值。

優(yōu)化崗位工作流程 完善考核管理評價機制 提升國企辦公室的管理效能及水平，首先就要明確崗位職責，并對崗位工作流程加以細化和優(yōu)化。圍繞定崗、定責、定標準這一主線，進一步優(yōu)化完善崗位說明書，從而明確各崗位職責及要求，避免由于職責要求不明晰而在部門內形成內耗。其次，對現(xiàn)有管理流程、工作流程進行優(yōu)化，并加以分解、細化，制定出標準化的各崗位作業(yè)程序，并繪制流程圖，讓辦事流程得以全面規(guī)范，打造一支專業(yè)化、標準化、國企辦公室管理團隊。最后，完善考核管理評價機制。為有效調動國企辦公室管理者工作積極性、主動性，不僅要完善現(xiàn)有考核管理評價機制，還要設置獎懲激勵機制。一方面，設計科學合理的量化指標，采用多種方法如調查問卷法、觀察法來展開綜合調研，對不同崗位不同工作的要求進行細致分析，以使關鍵的量化指標得以明確。對于非程序性工作需定性設計績效指標，通過績效考核來激發(fā)員工工作熱情。同時，結合考核結果的應用，確保制度化管理模式落實到位，以使管理效率得到顯著提升。另一方面，設置獎懲激勵機制。對于工作表現(xiàn)突出、取得成就的員工要給予物質獎勵和精神表彰，反之對消極怠工未完成本職工作者要給予相應處罰，以達到獎優(yōu)罰劣的目的，從而避免讓員工產生干好干壞一個樣的不良印象，在辦公室內部形成積極進取的氛圍，讓員工的工作熱情在緊張卻不乏人性化的工作環(huán)境中得以點燃，積極性、主動性得以提升，從而助推國企辦公室不斷提高管理水平。

加快推進信息化管理進程 國企辦公室管理效能的提升離不開信息化技術的應用，要通過加快推進信息化管理進程來改變以往粗放管理的局面。因此，國企辦公室自上而下、由內到外均應采用信息化管理手段，通過管理方式的優(yōu)化創(chuàng)新、先進信息技術在工作中的普及，確保各項工作流程有效銜接和無縫對接，從而避免因人為疏忽而出現(xiàn)管理漏洞。并且為保證企業(yè)領導層決策的準確及時，需對任務管理程序加以開發(fā)，通過系統(tǒng)整合信息的收集以及任務的督辦，提供給企業(yè)的領導者全面而完整的信息，作為其決策參考依據。此外，信息化管理的推進還涉及各種相關設備及工具的使用，如電腦設備、移動智能終端等，借助這些終端設備能很好地對管理工作進行在線溝通、回復、處置，從而提高信息傳遞的時效性，以及國企辦公室的辦事效率。

提升國企辦公室人員綜合能力 在新形勢下，國企辦公室管理效能的提升需要建立在辦公室成員整體工作能力提高的基礎上。因此，國企辦公室人員應從三個方面來提升自身的能力：一是文字書面表達能力的提升。材料撰寫是辦公室諸多工作中的內容之一，也是辦公室成員應具備的基本功。這就需要辦公室人員平時利用各種撰寫材料的機會苦練基本功，勤于練筆，勤于用腦，多看多觀察，從多個角度分析問題，不斷總結和反思，從而準確領會領導意圖及工作要求，快速組織語言形成文字材料，長此以往，必將熟能生巧。二是綜合協(xié)調能力的提升。國企辦公室對內對外均需要溝通協(xié)調。為此，首先要有顧全大局的意識，能夠服務好各方。三是要強化自身的溝通交流能力。本著以人為本的理念，虛心聽取他人意見與建議，學會換位思考，兼顧各方需求，才能提高溝通協(xié)調的有效性。最后，溝通方式方法應引起足夠重視，把握好溝通協(xié)調的最佳時機，以對方易于接受的方式與之交流，并注意態(tài)度的誠懇、語言表達的準確精練，能夠直接擊中問題的要害，促使雙方就關鍵事項達成一致，以提高溝通協(xié)調的成功率。

作者單位：中國生物技術股份有限公司