構建高校文書檔案管理信息系統

摘要：隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為社會經濟和人們活動的重要戰略資源。檔案信息化建設是國家整體信息化建設的重要組成部分。文書檔案是高校檔案資料的重要內容，提升高校的文書檔案管理工作質量，與信息化發展要求相適應成為高校檔案工作的重要課題。現就高校文書檔案管理系統的構建展開探究，對信息系統構建的要點進行闡述，以期助力系統的完善與構建。

文書檔案管理信息系統是指高校檔案管理部門為適應教學、管理等日益增長學校文書檔案信息資源管理、利用需求，運用便捷高效的信息技術對檔案信息進行收集、管理、存儲和共享利用的檔案信息集成管理系統。隨著教學管理數字化、電子政務等高校管理模式的建立和發展，信息化業務產生大量的電子文件，安全地接收、保管和利用好這些數字化檔案，以及服務信息化發展是檔案工作的必然任務。為保障文書檔案管理信息系統的構建，需要和實際管理工作需求緊密結合，整體提升文書檔案管理工作的質量水平，為實現既定的管理工作目標奠定基礎。文書檔案管理信息系統涉及的功能模塊比較豐富，在構建時要抓住要點，保障各功能模塊在實踐應用中發揮積極作用。

文書檔案管理信息系統的建設是一項系統工程，需要依托長遠規劃、逐步建設，經過調研、論證、開放、構建、保障條件、運行維護等全面建設，具備完整、標準的檔案業務功能，使用國家部門或行業規定的規范詞匯、表格、數據等，保障系統的合規、安全、有效運行，全面推進高校文書檔案信息資源的數字化、信息服務網絡化、資源利用簡易化，使檔案資源成為學校各部門和全體師生可實時共享、隨時利用的有益資源，為高校發展提供決策依據，發揮信息系統作用。

文書檔案管理信息系統構建需求及總設計

系統構建需求分析

文書檔案管理信息系統有利于提升高校文書檔案管理工作的效率和現代化水平、有利于具有保存價值的重要檔案資源的長久存儲和安全保管、有利于提高高校整體服務能力和信息化水平，實現信息資源的局域和社EGfnXLic+5Mi8Sk8xcW+8Q==會共享，滿足高校師生對現代化檔案信息服務的現實需求[1]。在高校文書檔案的信息化管理過程中，部分紙質檔案已完成電子化。部分高校已經配備了檔案專業的管理系統和數據庫，但一般只有常規的功能模塊，如檔案檢索和查閱，功能比較單一，并沒有覆蓋檔案從搜集到整理、分類、排序等全過程，部分環節只能在線下進行，檔案信息管理系統的應用存在局限性。檔案管理體系中的文書規范、電子檔案標準、檔案數據整理、運行和數據安全規范還有待完善提升。為了實現文書檔案全過程信息化自動化管理，充分發揮檔案信息管理系統的作用，需要進一步深度完善管理信息系統的構建，滿足實際工作中檔案管理的需求。文書檔案管理工作比較復雜，涉及的工作內容較多，而專業檔案管理人員較少，對實際檔案工作的順利開展造成一定程度的影響，對工作數字化發展也會產生很大阻礙。構建完善文書檔案管理信息系統是提高文書檔案管理工作質量和效率的必然要求和必要保障，也是高校不斷推進檔案信息化建設發展，加快高等教育數字化轉型的必然趨勢。

系統總設計

文書檔案管理信息系統的設計為實現對文書檔案信息的集成管理，一般注重開放性、靈活性、可靠性。系統架構具備開放性，可完成與其他校園業務管理系統的數據交換、對接和共享。具備適度開放的應用接口，如OCR識別引擎。支持與其他系統的數據歸集、兼容和遷移。系統構建可采用適應現代網絡技術發展的B/S架構，該架構是通過客戶端瀏覽器以及Web服務器和數據庫服務器部分構成，沒有用戶數量的限制，涵蓋用戶層、業務層、數據層和支撐層，安裝、維護和用戶使用相對簡易便捷。系統配置應具備靈活性，能夠靈活簡便地選擇和切換不同功能模式、工作流程等?？煽啃詫ξ臅鴻n案管理系統至關重要，需要采取相應的技術手段，防止非授權訪問，保障信息數據安全，確保信息不被泄露、篡改和丟失。軟件配置從數據庫，以及操作系統的合理選擇方面加強重視，和系統要求緊密結合；硬件配置從系統的穩定，以及維護層面出發，滿足管理信息系統的應用需要。

文書檔案管理信息系統構建

數據庫設計

文書檔案管理信息系統的構建對關鍵技術要加強重視，數據庫的設計環節要和檔案管理信息系統的需求相符，結合數據庫設計流程，在選定的數據庫上構建相應數據表，定義其中的字段，并做好備份以及恢復管理的相應設計。數據庫的設計要按照相應原則，和系統運行中大量數據處理要求相滿足，保障數據庫方便管理以及維護升級，設計維護數據庫過程中保障數據正確分布到數據庫表中，采用正確數據結構，保障數據查詢以及存儲的便利，這對簡化應用程序處理過程有著積極意義。構建數據庫要結合高校文書檔案管理規范進行統一編碼以及分類，保證便利的信息交換以及共享資源。例如，根據年度、組織機構，或問題、保管期限等對文書檔案進行分類，遵循文書檔案形成的邏輯規則，按要求對類目進行分類標識，包括檔號、全宗號、類別號、案卷號、文件號等。

功能模塊設計

文書檔案管理系統應根據檔案資料的收集、管理、保存、利用等檔案工作的具體要求，以及其所需要依賴的網絡環境，建立并完善相應功能模塊。符合國家、行業歸檔的針對不同門類檔案數據的規范標準，確保檔案信息的可靠和可用。不同的文書檔案管理系統可根據需求的側重點不同，強化突出某方面功能，并不斷完善拓展。文書檔案管理信息系統的構建要注重關鍵性功能模塊的設計，保障各功能模塊在實踐中能夠實現良好應用。

1.檔案收集模塊的設計

系統接收文書檔案電子數據的過程，需要從源頭進行完善設計，保障數字化信息的真實、完整、可使用。支持各類型數據資料的錄入、導入、歸集功能，支持豐富的文件格式，能夠批量導出或導入數據，保證數據傳輸過程的穩定和可控，具備多格式信息的接收功能。文書檔案系統的數據來源主要是紙質檔案的數字化和業務工作中的原生電子文件資料。

原生檔案數據的在線歸檔一直是檔案信息化發展探索實踐的重要課題。傳統的紙質文書檔案保管和傳遞的模式，依賴各層級文書資料管理人員的重視和水平，較難保證每一份重要的紙質檔案都能得到長期有效地交接，很多文書檔案都散落在不同的部門或個人手中，部分十分重要的珍貴檔案可能會由于相關人員的疏忽或崗位調動而遺失，文書檔案的連續性和完整性較難保證。作為重要的不可再生資源，檔案一旦遺失就無法彌補。隨著信息技術的飛速發展，計算機的信息處理功能日益強大，大容量、高速度的計算機能夠穩定快速地對文字和圖片信息進行檢索、識別和處理，實現文書檔案的安全規范在線歸檔，可以提高文書檔案信息化管理的效率，減少工作量和耗時，也可以減少檔案在移交信息化整理過程中的損耗。在檔案信息化管理中，線上完成電子檔案的分類、歸檔、蓋歸檔章、編目、分類保存等流程，一次輸入、多樣化輸出，減輕人員負擔，減少錯誤發生，極大地提高了工作效率。在檔案管理中，要不斷研究和探索檔案信息化管理系統和其他高校校園信息管理系統的可行性對接，如辦公OA系統、教務管理系統等。

2.檔案管理模塊的設計

文書檔案信息系統的管理模塊，一般應具備對系統中各類檔案數據信息進行收集、整理、移交、比對、接收、分類、入庫、著錄、掛接、保管、鑒定、檢索、統計、編研等操作，具有完善的檔案利用模塊，含利用登記、業務受理、處理事件、利用統計等功能，實現各門類多字段檢索，具備業務所需的檢索速度、查全率和查準率，使原始無序的檔案基礎數據通過一系統規范操作，成為有序的數據。例如，用戶管理功能模塊對準入用戶進行管理，增刪改查用戶，對用戶權限、模塊權限進行設置和調整；備份功能模塊對系統數據庫進行全庫備份，并能安全下載存儲，刪除的文件恢復；檔案統計模塊對在庫檔案條碼數據進行多維度統計，分析統計結果；平臺設計模塊可設計展示檔案政策法規供用戶閱覽參考，展示系統內各業務模塊的分布和操作等；目錄編制生成功能在文書檔案管理信息系統構建中是比較重要的模塊。全宗內，文書檔案的構成復雜，采用單一分類方式劃分類別較少，通常采用兩種以上的方式。檔案管理系統采用年度、機構、保管期限的標準，三級目錄如同每條記錄的某個分類屬性。檔案檢索查詢功能在對這一模塊的設計應用方面，主要是提供綜合查詢以及表內查詢方式，檢索時驗證身份，通過后即可輸入查詢條件，判斷是否為表內用戶查詢，若是，則會執行表內查詢處理的流程，輸出報表；否則會依照綜合查詢的流程執行。

3.檔案存儲模塊的設計

選擇符合國家標準的存儲格式，根據數據的格式和重要程度選擇讀取、測試方式；根據數據重要程度，以及管理和使用的需要，選擇在線、離線、異地、異質、分級等存儲方式和手段。安全性和穩定性是存儲構架建設的首要因素，根據文書檔案的數據規模和用戶數選擇合適的存儲容量和傳輸設備。當前，在確保數據安全的基礎上探索和優化基于云計算技術的托管服務，將應用程序和數據存儲于云服務器，是提高存儲容量和管理能力的有效探索。

4.檔案利用模塊的設計

文書檔案管理系統應當根據檔案數據的利用需求和網絡條件，建立通過互聯網、局域網或政務網等平臺，實現檔案查詢、資源發布、信息共享、統計分析等功能，使高校師生能夠方便快捷地運用可操作的檢索方法查詢所需檔案信息數據，確保檢索獲得的信息數據盡可能全面、完整和準確。利用館藏文書檔案資源進行全過程管理，并通過對檔案數字資源的在線檢索、借閱、負值，提高檔案利用工作效率，提升檔案利用服務水平。同時，協助工作人員對系統的訪問量、需求分布等進行分析，從而不斷改善系統功能。

文書檔案管理系統的保障體系

安全保障體系

安全保障體系是文書檔案管理系統建設的基礎工作，包括檔案信息數據安全、信息系統安全和網絡平臺安全。一是要確保軟硬件系統和運行平臺的穩定、可靠；二是要保障檔案數據信息的保密、可用，不被篡改和竊取，解決如何有效進行介入控制、如何保證數據傳輸的安全性等問題[2]；三是建設有安全保障的庫房?，F代化智能控制庫房能實現所有環控設備包括空調、凈化除酸一體機等，智能監測漏水、煙霧和防盜等，便捷實現庫房八防。檔案信息作為重要的具有憑證價值的信息資源，必須采取相應完善的安全保障技術，加之配套的軟硬件設備設施，對檔案信息系統建設單位或企業要求相應的保密資質，建立相應的安全保密制度體系和制訂應急預案。有針對性地對檔案信息系統可能發生的數據竊取、電力中斷、載體損壞、病毒入侵、權限不清、信息竄改等安全隱患，采取相應的信息技術手段和信息系統管理制度進行制約和防范。

制度規范體系

嚴格遵照檔案管理和信息化規范管理法規和標準開展檔案信息化管理，是實現文書檔案管理系統有效運行的前提條件[3]。圍繞文書檔案的信息化全過程管理，研究和建立與之相匹配的管理制度、操作規程；圍繞高校文書檔案規范管理要求中的各項指標，細化具體措施，堅持把標準落實、落細，改進工作思路和工作方法。滿足文書檔案信息化管理的需求，滿足高效、便捷、電子化管理的需求，建立健全基于信息化管理的全新歸檔制度，是長期、高效的檔案儲存和使用基礎，對確保信息化發展下的檔案信息資源和網絡安全具有重大意義。

人才隊伍建設

信息化、數字化檔案館建設，規范化文書檔案信息系統管理，離不開專業技術人才，尤其是兼具檔案管理專業知識和計算機專業知識的復合型人才。大力培養和挖掘信息化檔案建設方面的人才，即不僅掌握專業熟練的文書檔案管理知識，還掌握網絡技術、數據庫管理技術、網站建設和維護技術、檔案數字化技術等信息化專業技術，能夠根據工作需要規范專業地開展文書檔案的信息化管理工作。學校檔案館應有計劃、有針對性地對各級（類）檔案管理人員常態化開展檔案信息化教育培訓。培養和挖掘兼具檔案管理專業知識和計算機網絡專業知識的復合型技術人才是教育培訓的目的。使從業人員掌握網絡應用技能、檔案管理系統操作技能，隨業務需求和信息技術的升級迭代，不斷更新業務知識。

系統建設項目管理

根據國家和行業有關歸檔，開展文書檔案信息管理系統需由具備信息系統工程施工資質和檔案管理專業資質的企業進行施工建設，并全程對建設環節進行監督檢查，對施工工程的安全性、規范性、保密性等進行管理，并組織具備資質的人員對檔案管理系統和軟件平臺，以及數據安全管理進行專業驗收。

檔案管理工作是一項持續性、長期性的系統工作，也是學校規范化管理的基礎。為有效保障文書檔案管理工作有效開展，應通過設計相應的管理信息系統，使之能夠和具體的文書檔案管理工作相適應，滿足實際檔案管理工作的要求，有效提升檔案管理工作質量，為實現高效率的檔案管理工作目標起到促進作用。

（作者單位：湖北開放大學）

[1]張海東.高職院校文書檔案管理工作的現狀及對策研究[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2019（07）：43-44+57.

[2]徐茵.高校學生檔案管理信息系統的構建[J].城建檔案，2020（05）：33-34.

[3]高玲俐.高職院校檔案管理工作研究[J].黑龍江檔案，2020（06）：60.