國家地震烈度速報與預警工程檔案管理工作思考

[摘 要]本文立足于國家地震烈度速報與預警工程檔案工作，分析了檔案管理對于國家地震烈度速報與預警工程的意義，介紹了預警工程檔案管理的主要內容及基本要求，闡述了預警工程項目給地震系統檔案管理帶來的啟示。

[關鍵詞]預警工程；項目檔案；檔案管理

國家地震烈度速報與預警工程（以下簡稱“預警工程”）建設的目的是提高我國地震預警和烈度速報能力，為我國經濟社會高質量發展提供有力保障。預警工程是落實《中華人民共和國防震減災法》和《國家防震減災規劃（2016—2020年）》、推動防震減災全面發展、實現國家新時期防震減災目標的重大項目，是“十三五”時期實施的一項公共服務工程，主要內容是建設國家地震烈度速報與預警觀測網絡，實現全國分鐘級儀器地震烈度速報與重點地區秒級地震預警，為公眾防災避險、重大工程應急處置提供服務，為廣大居民的生命財產安全保駕護航。預警工程檔案是指在預警工程建設過程中，經鑒定、整理、歸檔后形成的具有利用價值的工程檔案資料。

一、檔案管理對于預警工程的重要意義

預警工程檔案管理工作在項目啟動、結算、維護階段都具有重要的作用。該工作主要記錄工程建設從開工到最后結算全過程的必要細節，涵蓋預警工程建設過程中產生的各類文件、記錄和資料。預警工程檔案管理工作有效組織、保存、檢索和利用項目檔案提供了基礎保障，為工程結束后查閱工程數據、核對工程進行過程中的信息提供信息依據。此外，預警工程檔案在工程竣工之后的維護過程中能夠發揮重要作用，其記錄的基本信息能夠提高工程維護效率、保障維護效果。

預警工程檔案記錄了工程的計劃、執行、監控和收尾等各個階段的信息和數據。通過對工程信息的管理，可以實現對工程進展、資源分配、成本控制、風險管理等方面的有效監控和控制。同時，工程檔案也為工程評估、績效分析和經驗總結提供了重要的依據。

預警工程檔案中的信息和數據可以為該工程決策提供支持。通過對檔案的整理和分析，可以了解預警工程的歷史記錄、問題和風險，為工程管理者提供參考和依據。同時，檔案中的數據也可以用于工程評估、決策分析和績效評價等方面，提升管理決策的科學性和準確性。

預警工程檔案記錄了工程執行過程中的各種問題、變更和決策，可以作為解決問題和處理糾紛的依據。當工程出現爭議或糾紛時，通過查閱工程檔案，可以了解當初的合同約定、溝通記錄和決策依據，幫助解決糾紛和維護各方的權益。

預警工程檔案能夠保存工程團隊在解決問題、應對挑戰和取得成果過程中的經驗和教訓。這些檔案資料作為寶貴的知識資產，可供今后開展的同類課題借鑒。通過預警檔案管理，提高預警工程的質量和效益。

預警工程檔案的完整性、準確性和可追溯性對于審計工作至關重要。通過規范的檔案管理，可以確保工程符合法律法規和合同約定，并滿足審計和監管的要求。

二、預警工程檔案管理的主要內容

預警工程檔案管理的主要內容是對地震烈度速報和地震預警工程建設過程形成的檔案資料進行全面管理，以確保相關檔案資料的準確、可靠和完整。具體包括：

（一）歸檔材料的鑒定和分揀

預警工程歸檔材料在歸檔之前要對其進行檢查鑒定，以確保其完整性、真實性、準確性、可靠性等方面符合要求。根據歸檔范圍，結合項目建設實際情況確定其是否歸檔。首先，對材料進行外形檢查、載體質地檢查、規格標準檢查、清晰程度檢查等；其次，進行實體把關，做到歸檔材料滿足立卷標準、內容符合立卷要求、附件無缺失。然后，根據文件材料隸屬關系、文件內容、形成時間等要素，按照內容統一的原則對材料進行整理。

（二）不合格和缺失材料的補正

預警工程檔案在先期檢查和分揀過程中發現必歸文件材料損毀、缺頁、不符合裝訂要求、附件缺失等問題，及時向項目組進行反饋，要求在具體時限內補正和充實合乎質量要求的材料。尤其注意對相關驗收資料、試運行報告、監理資料等材料的簽字蓋章頁進行審核，發現缺漏環節及時彌補。

（三）文件材料的歸類

對不同類型的文件，按照文件材料形成的邏輯關系和時間順序，分別歸類、整理、存放。主要按照臺站觀測系統、通信網絡系統、數據處理系統、緊急地震信息服務系統、技術支持與保障系統5個子系統對項目材料進行分類，每一子系統按合同組卷，并按材料形成時間劃分為招投標、實施、試運行、驗收等階段的順序進行組卷，保持卷內文件的有機聯系以便保管和利用。通常大部分建設單位將子項目分為立項文件、管理文件、臺站觀測系統、通信網絡系統、數據處理系統、緊急地震信息服務系統、技術支持與保障系統、單位工程驗收、試運行文件、改擴建文件、竣工驗收文件以及其他文件等類別組卷。其中臺站觀測系統檔案包含一般站建設項目材料、基本站設備采購與集成服務項目材料和基準站設備采購與安裝集成服務項目材料；通信網絡系統檔案包含通信網絡系統采購材料、網絡安全保障分系統項目采購材料和通信信道租用服務項目材料；數據處理系統檔案包含預警中心建設項目材料和預警中心裝修改造項目材料；緊急地震信息服務系統檔案包含終端設備采購與集成服務采購項目材料和市級信息服務平臺建設設備采購與安裝服務項目材料；技術支持與保障系統檔案主要包含省級保障中心分項通用設備采購項目材料；其他檔案包含臺站勘選報告、臺站工程地質勘察項目材料、征租地材料、工程設計服務項目材料、工程造價咨詢項目材料和工程監理服務項目材料。

（四）歸檔材料的載體加工

歸檔材料的載體加工是指在歸檔文件材料之前，對其進行加工處理，以保證其耐久性、可靠性和滿足長期保存需求。預警工程檔案整理常常需要進行紙質加工、照片標注、電子文檔標識、U盤資料轉存等工作，以利于延長檔案的保管期限和使用壽命。

（五）檔案文件材料的編號裝訂

依據《預警工程項目檔案管理細則》對歸檔材料按照組卷邏輯關系進行頁碼的排列和編號。采用符合檔案保護要求的裝訂材料，以件為單位，將完成組件的紙質歸檔文件固定在一起。

三、預警工程檔案管理的基本要求

完整性、準確性、規范性、安全性和持久性是預警工程檔案管理的基本要求。這些要求旨在確保預警工程檔案滿足項目建設、管理、監督需要，支持工程項目的運行、維護、管理和歷史回顧，提高檔案可靠性和可利用性。

完整性要求指的是檔案材料的信息完整，包括涵蓋工程項目的各個階段和環節的相關文件、記錄和資料。檔案需要包含工程的規劃、設計、招投標、施工、監理、審計、驗收等各個環節的信息，確保檔案的完整性。根據國家發改委對預警工程項目初步設計方案和投資概算的批復，預警工程建設內容主要包括5個子系統：臺站觀測系統、通信網絡系統、數據處理系統、緊急地震信息服務系統、技術支持與保障系統。各子項目按照5個子系統對項目材料進行分類，每一子系統下按合同組卷，并按材料形成時間劃分為招投標、實施、試運行、驗收等階段，即按照子系統—合同—階段的順序進行組卷，保持卷內文件的有機聯系以便保管和利用。

準確性要求指的是檔案內的信息準確，即記錄的數據、圖紙、報告等內容應與實際工程情況相符。準確的檔案可以提供可靠的參考和依據，支持預警工程將來的運行、維護和升級改造。

規范性要求指的是對檔案管理工作進行規范化、標準化的要求，確保檔案管理的質量。目前，執行的相關規范和標準主要有：《建設項目檔案管理規范》（DA/T28）、《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發〔2006〕2號）、《中國地震局基本建設項目檔案管理辦法》（中震辦〔2019〕1號）、《預警工程項目管理辦法》（中震測發〔2017〕55號）以及《國家地震烈度速報與預警工程項目檔案管理細則》（震臺網函〔2019〕304號）。

安全性要求指的是歸檔的信息安全。檔案應采取適當的措施保護信息的機密性、完整性和可用性，防止檔案的丟失、損壞、泄露或非法篡改。

持久性要求指的是檔案內的信息具有持久性，即能夠長期保存和保持可讀性。檔案應采用合適的保存介質和存儲條件，以確保檔案的長期保存和傳承。

四、預警工程項目給地震系統檔案管理帶來的啟示

（一）提高檔案管理工作重視程度

預警工程項目管理人員需要加強對檔案資料質量重要性的認識，重視檔案管理工作的細節規劃。項目負責人尤其需要高度重視檔案管理工作，必須具備檔案責任意識，提升檔案質量，積極引導預警工程項目參建人員把檔案管理工作作為一項重要工作來抓，盡可能為檔案管理配備固定的專職檔案員。讓檔案員全過程參與工程的建設實施，了解工程進展，及時收集歸檔相應的材料，確保檔案收集的及時性、同步性和完整性。

（二）加大人才培養力度

要靠檔案管理人員的辛勤付出才能確保檔案收集加工處理工作保質保量地完成。地震預警工程直接關系著我國防震減災事業的發展，具有建設周期長、涉及范圍廣、參與單位多、專業性強等特點[1]，在建設過程中不可避免地需要兼職檔案員和專職檔案員共同協作。而項目檔案人員的專業素養的高低和操作能力的強弱很大程度上決定了預警工程檔案管理工作質量的高低，因此，需要加強檔案管理人員的崗位技能培訓。可以定期組織檔案管理人員學習檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎知識等。此外，還可以針對預警工程項目檔案的管理規范、制成材料、整編要求、竣工檔案驗收等內容集中組織內部業務培訓或者外訓，也可通過委培、進修、培訓的方式，拓寬知識面，優化知識結構，使其既具備專業理論知識，又具備實操能力。在工作緊、任務急、人手少、資金許可的情況下也可以考慮用服務外包的形式，引入市場上的專業力量協助完成工作，以適應新時期檔案工作的需要。

（三）完善管理制度

詳細的檔案管理制度是指導檔案產生、收集、整理、驗收的最基本指導性制度，是檔案管理人員開展工作的重要依據[2]。中國地震局臺網中心已制定《預警工程項目檔案管理細則》，各項目實施單位應在此基礎上完善工程檔案管理制度，明確預警工程檔案的歸檔范圍和質量要求。明確工程檔案的歸檔范圍應該包括工程建設有關的各項活動，如工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等。同時，檔案的質量要求也要明確，如原件齊全、內容真實準確、格式規范、簽批手續完備等。還應建立完善的檔案收集、整理、立卷、歸檔制度，確保工程檔案收集全面、整理規范、立卷科學，歸檔能妥善保管，確保檔案管理與工程建設同步。同時，建立相應的檔案借閱制度，規范檔案的借閱流程和歸還手續，保證檔案的安全性和保密性。

（四）提高信息化管理水平

2021年1月1日實施的新檔案法表明了國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。目前，大部分子項目建設單位尚未有專門的項目檔案管理系統，項目檔案管理還是以紙質文件收集整理為主。項目中的電子文件和數碼照片的收集整理歸檔也未做到及時準確地反映工程建設進度，工作效率亟須提高。作為國家重大項目的預警工程在檔案信息化建設上有待加強，需要有一套完備可靠的檔案信息化管理系統實現項目檔案信息處理規范化、電子化、自動化，實現預警項目檔案準確高效的動態管理。

（五）加大檔案管理投入

可在預警工程檔案管理過程中完善檔案管理設施設備，以滿足現代化檔案管理的需求，保證檔案的安全和保管質量。應積極接受新技術，在進行檔案管理的過程中要充分加強現代化數字化檔案管理技術的應用[3]。投入適當的技術設備，包括計算機、服務器、網絡設備等，用于存儲、管理和檢索工程檔案。此外，還可以考慮提升檔案管理信息化水平，建立數字化檔案管理體系，早日實現網絡化管理和共享應用，提高知識的利用率，幫助科研人員快速獲取課題或者項目研究所需的最新資料[4]，全面掌握研究課題的知識發展脈絡，實現檔案的電子化和數字化管理，提高檔案管理便利性和科研創新效率。

結束語

通過預警工程項目建設工作的深入開展，預警工程檔案管理取得了重要成果。入庫的檔案不僅方便了地震監測和預警工作的各個部門之間共享檔案信息，還保存了地震監測和預警工程項目工作的重要歷史資料。預警工程檔案管理工作還鍛煉出了一支有經驗的檔案管理團隊，增強地震科技工作者的檔案意識，完善相關管理制度和軟硬件設施，補齊日常檔案管理工作中的短板，提高地震工程檔案管理水平。通過預警工程檔案管理工作也暴露了地震系統重大項目建設工程檔案管理的一些短板。這些正反兩方面的經驗教訓能夠為今后的地震科技項目檔案管理工作再上新臺階奠定更加堅實的基礎。

參考文獻

[1]黃清.淺析國家地震烈度速報與預警工程湖北子項目的檔案管理研究[J].機電兵船檔案，2023（2）：70-72.

[2]龔自祿.以“國家地震烈度速報與預警工程：某省子項目”為例談基建檔案管理[J].內蒙古科技與經濟，2021（19）：29-30.

[3]韓軍，劉月成.科研單位基建項目檔案管理的若干思考：以“國家地震烈度速報與預警工程：新疆子項目”為例[J].城建檔案，2020（5）：65-66.

[4]吳楠楠.福建地震知識閱覽服務數字化轉型探索[J].地震科學進展，2021，51（9）：421-424.

作者簡介：吳楠楠（1979— ），男，漢族，福建泉州人，福建省地震局，高級工程師，本科。

研究方向：科技資料信息化管理。