打造“智慧管檔”新模式

智慧背景下，檔案信息化系統應運而生，檔案數據成為目前檔案學研究的熱點問題。現從科技檔案數據化管理工作現狀出發，分析了科技檔案由傳統紙質版向電子檔案轉化過程中面臨的問題與挑戰，提出了科技檔案管理工作中可采取的措施，以期更好地發揮科技檔案的應用價值。

智慧背景下信息技術的飛躍式發展，使各個行業及領域的數據化業務量不斷增大，產生了數量龐大、分散的電子文件材料。而以往科技檔案的數字化大都基于將紙質檔案掃描整理為電子檔案，分散檔案的整合利用基本無法實現。隨著科學研究技術的不斷更新，數據信息資源大量形成，檔案資源的開發與利用進入瓶頸期。進一步強化檔案數據的挖掘研究，實現檔案資源由傳統的檔案載體開發到檔案本身內容開發的演變，有助于突破這一難題，在現代檔案管理體系的基礎上取得更好的檔案信息管理與服務效果，有效發揮科技檔案的應用價值。

檔案數據的范疇

檔案數據作為順應時代發展產生的新的熱點課題，其概念并未統一，學者們以探索研究為出發點，從不同角度、不同層次對其進行了科學闡述。從性質上看，檔案數據是具備檔案屬性的數據，既包括檔案內容、檔案實體本身，還包含檔案采集、處理、存儲、開發、利用等全過程所形成的原數據和生成的新數據。從形式上看，數據態檔案對象普遍存在于以數據為尺度的業務系統空間中，業務的原始記錄脫離了傳統介質的載體、解除了文件格式的“封裝”，可直接以離散的數據形式存在。從管理上看，檔案數據綜合考慮了檔案資源的數據化和數據資源的檔案屬性，凸顯了檔案管理的數據驅動和用戶導向。綜上所述，檔案數據由檔案自身的信息數據轉化而來，在這個認知范疇上，可以將檔案數據定義為數據化的檔案信息及具備檔案屬性的數據信息。檔案數據作為數據時代發展背景下衍生的新的研究領域，有著鮮明的時代特色，隨著數據時代的高速發展必將會對其作出新的詮釋。

檔案數據的產生背景

“數字中國”建設戰略目標的提出要求檔案部門緊跟國家發展的步伐及時轉變管理思維。在大數據背景下，數據信息的大量產生導致大多數類型的數據游離在檔案管理的范圍之外。新時代，為解決檔案業務邊緣化的問題，并實現檔案管理數字化的目標，檔案工作者對檔案工作的地位作用、目標任務、發展路徑、實際要求應有正確的認知，積極推進檔案數據管理。數字時代的思維是將文件轉化為數據，大數據時代則相反，是提取有效數據轉化為文件，電子文件結構的改變使數據時代的數據化管理思維重新形成。由此，檔案管理的焦點變成了構成文件的數據，而非文件本身。檔案數據是大數據時代數據思維轉變的體現，數據化將提取大量分散在檔案中的有效信息成為可能。無論是國家的宏觀政策還是微觀上對檔案管理對象的調控，都促使檔案部門以數據化思維適應大數據時代的發展。

檔案信息數據化為檔案數據價值的挖掘和利用提供了現實基礎，是實現檔案信息挖掘利用的客觀需要。檔案信息轉變為“數據”，具備了可供計算分析的屬性，才有發現其數據價值的可能。因此，檔案數據化是檔案查閱利用到挖掘利用思維轉變的具體體現。智慧背景下，檔案信息“數字化”到“數據化”的轉變較大程度滿足了檔案信息資源的深度開發，形成以利用需求為導向的檔案服務模式及檔案業務智慧化管理流程。

智慧背景下科技檔案數據化面臨的難點

當前，科技檔案數據化面臨諸多難點。智慧背景下，科技檔案數據化的主要矛盾體現在海量數據信息的產生與體制監管制度的不完善，導致檔案管理模式與大數據時代的高速發展極度不匹配。在具體的檔案歸檔移交工作環節，這一矛盾顯得尤為突出，只有充分認清這些痛點、難點，才能做好科技檔案的管理和服務利用工作。

科技檔案法規標準不完善，管理觀念滯后

我國的科技檔案工作始于20世紀50年代，然而，截至2022年，科技檔案的法律依據只有1980年頒布的《科學技術檔案工作條例》和1996年修訂的《中華人民共和國檔案法》，針對科技檔案管理的法規、行業標準相對陳舊且不完善。20世紀90年代，受市場經濟體制及現代企業制度影響，企業成為科技創新的主體，企業檔案的強化導致科技檔案逐漸弱化。專業主管機關轉制后，國家檔案局對企業科技檔案的管理監督進一步弱化，科技檔案的形成和管理也同步弱化。

以山西農業大學小麥研究所2016—2023年的檔案管理歸檔數據為例，檔案歸檔劃分了10個分類類目，每年按照檔案管理制度完成的歸檔材料以黨群工作、行政管理、后勤管理、會計檔案、科研管理為主，科研項目產生的數據性科技檔案歸檔數量在逐年減少（如表1）。科技檔案歸檔數量的減少有一部分原因是科研項目制度的改變，更大一部分原因是科技檔案歸檔制度及標準的弱化。檔案室的工作是將各科室移交的紙質材料按同一類目重新整理、裝訂成卷進行編號后歸檔，對成卷的檔案按檔號匯編全引目錄、分類目錄、總目錄，打印裝訂成冊，對于科技類檔案的歸檔沒有監督管理權限。

根據近年來本單位檔案查閱記錄，檔案的查閱功能以為黨政公文、人事公函及項目結題提供所需的會計憑證為主。由于科研項目類科技檔案歸檔制度的不完善，檔案室對檔案歸檔沒有監督權，導致科技檔案無法及時歸檔，科技檔案的查詢利用功能基本無法體現。隨著科研項目申請制度的調整以及科學技術的飛速發展，科研項目實驗數據分析軟件應運而生，較大程度地提高了數據處理的效率和準確性，科研項目數據結果的分析對相關軟件的依賴程度越來越深。數字化分析已基本替代傳統的數據分析，這就意味著科技檔案工作也必然向數字化、大數據化過渡轉型，這個過程中形成了大量具備電子檔案歸檔的電子文件材料，滯后的制度觀念已不適用于當前的大數據背景，需要更新制度為科技檔案的管理和利用提供保障。

科技檔案驗收制度不健全，無法有效監管

我國在科學研究領域尚未建立科研項目檔案驗收制度，通過查詢目前參照執行的《國家科技計劃管理暫行規定》和《國家科技計劃項目管理暫行辦法》可以看出，管理法規未對科技計劃類項目檔案的入檔提出明確、具體的要求。主要體現在，項目合同文本中沒有歸檔條款；在項目各階段的鑒定評估中，不涉及檔案監管；項目驗收環節沒有檔案的專項驗收，最終導致無法對科研項目的檔案進行有效監督和規范化管理。

科技檔案收集歸納難度大

現代企業制度下，科技、生產研發以項目立項制為依托進行科學研究，不同級別和類目的科研項目立項、驗收、結題評價標準都不同。

各個項目的年度計劃及結題時間有所不同，形成的材料分散。檔案材料的征集范圍廣、難度大，是科技檔案收集工作的一大難點。以本單位科研項目歸檔文件情況為例，移交給檔案室歸檔保管的科技檔案主要是每年度的科研工作總結、項目合同書、計劃任務書、結題驗收報告等過程性材料（如表2）。由于科研項目類別不同、執行年限不等，項目中申請獲得的發明專利、獲獎證書等結果性材料移交至檔案室存檔的較少，大多由課題項目負責人保管。在科研項目完成結題驗收之后，項目的核心技術材料大多數由科研項目負責人保留，而實驗數據、標準參數、相關的實驗田間數據記載本等可形成有效檔案的數據，則由項目負責人指定項目內成員保管，移交檔案室存檔的較少。

在項目研究過程中，科研、生產都基于其研究領域的計算機系統分析軟件，產生的電子數據檔案對其生成系統依賴性很強，涉及的軟件系統數量巨大，由于數字檔案館系統的技術局限性，多數電子檔案歸入數字檔案館系統后無法識讀與利用。項目結題之后，這些重要的、由專業技術軟件生成的電子檔案并未移交至檔案室，同樣會由項目完成單位的項目負責人指定項目參與人員保管。

科技檔案開發利用程度低

科技檔案由于其數據資源的涉密性需要涉密管理，定密管理的數據檔案由于解密程序繁雜，只有極少量涉密檔案啟動解密程序。檔案部門既沒有定密權也沒有解密權，檔案密級原則上是誰定密誰解密，檔案部門只能根據相關制度執行檔案的監管。科技檔案解密難是造成科技檔案不能深度開發利用的主要原因。檔案管理制度的缺失，科技檔案管理服務單一、落后，數字檔案系統沒有全面普及，檔案安全保障體系建設有待進一步加強，也使得科技檔案利用率低下。

科技檔案資源整合共享困難

科技檔案是圍繞一個項目或產品型號等形成的一套完整體系的檔案。在信息技術多元化背景下，跨學科、跨機構的合作研究模式成為科技創新發展的趨勢。

通常一個大型科研項目會被分成眾多子課題，科研項目分別由分屬不同系統的企業、科研機構、高校等單位承擔。根據本單位科研管理歸檔材料統計，承擔研究任務的項目有3大類，即國家級項目子課題、省級項目、校院級項目。由于負責同一項目的科技主管部門分屬不同的系統，既互不隸屬也不互通，使得科學研究生產活動中所形成的科技檔案由該部門獨立保管，而科技主管部門的檔案工作以保存科技項目立項合同、檢查驗收、評獎證書等管理性檔案為主。子項目、子系統工作過程中產生的工作進展報告、實驗數據、計算機數據、補充材料等過程性的技術檔案在項目完成之后保存于各承擔單位。級別不同的項目由于申請立項、檢查驗收、項目入檔的時間節點不同，對于項目研究形成的檔案數據入檔標準也不同，甚至對于檔案的保密等級的劃分亦不統一，科技檔案的分散保管導致資源整合比較困難，實現科技檔案資源共享還有很長的一段路要走。

智慧背景下科技檔案數據化應對策略

加強安全監管，促進檔案資源共享

智慧背景下數據的安全性成為當前科技檔案管理工作的重要關注點。首先，完善的檔案信息安全防護系統的建立可以從源頭有效避免信息泄露。其次，要完善科技檔案開放標準和保密制度，進一步避免信息泄露或信息盜用。最后，檔案管理可以借助云技術提供的海量數據處理能力，以及分布式文件系統對檔案信息資源進行整合、數據處理，實現對檔案信息的備份管理和集中管理，保證檔案信息的安全。云技術在提高資源利用率的同時，實現了檔案信息數據共享及高效利用。以檔案數據安全為前提實現檔案信息數據共享，從而形成現代化的科技檔案管理模式，更好地體現科技檔案的價值。

建立數據規范，整合檔案資源

智慧背景下行業領域精細劃分，不同行業、不同領域，乃至同行業的不同領域都有各自獨特的數據資源和管理方式，數據的分析、整理及統計使用的數據庫不統一，生成的數據格式不一致，導致數據管理效能低下。在檔案數據管理過程中，使用統一的數據庫進行行業標準化管理能有效改善這一問題。行業標準化體系的建立，將游離于檔案管理之外的數據合理整合、合并管理變為現實，讓使用大數據技術挖掘、分析海量數據成為可能。

創新管理體系，滿足利用需求

檔案部門要充分認清智慧背景下檔案管理標準的不斷提升，以及檔案工作要實現高質量發展的目標，創新管理理念，建立開放性的管理環境，拓寬管理途徑，創新檔案信息化服務形式，實現檔案管理的知識服務，全面推進檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系建設。以知識化管理理念為指導挖掘檔案信息的內容，形成信息資源優勢，提高檔案管理質量和檔案使用效率，促進檔案行業的創新發展，實現檔案工作服務社會、服務公眾的根本目的。

提高管理質量，注重培養專業人才，建立專業團隊

傳統的檔案管理工作模式不匹配大數據時代高速發展的現狀，迫使檔案管理工作組織架構不斷優化。智慧背景下的檔案管理工作者需要不斷提升專業水平，在完成檔案的收集、整理、鑒定、保管工作的基礎上，以大數據思維管理檔案。具體來說，檔案工作人員應定期學習，不斷提高自身專業素養，培養數據分析、建模和處理能力，緊跟時代步伐。通過檔案專業人才的引進和培養，建立專業的檔案管理團隊，將該團隊作為檔案管理工作的支撐和基礎。富有創新意識的管理團隊能滿足大數據時代的發展要求，從而提升科技檔案的應用價值，促進檔案數據化管理，推動檔案事業高質量發展。