學校檔案管理信息化建設邁上新臺階

學校管理工作中，檔案管理的信息化和科學化是必須認真對待的問題。學校檔案管理的信息化非常重要，它涉及會計、教學資源、學生電子檔案以及日常的信息管理，關系學校的教育水平以及學生的學習環境。學校檔案管理工作的信息化、科學化、專業化，對學校的進步具有不可替代的重要意義。隨著網絡時代的到來，學校必須根據新時代的發展特征，制訂切實可行的措施，實現檔案工作的信息化、科學化，為學校的全面發展奠定牢固的基礎。基于此，現對學校檔案管理信息化建設進行分析，并提出措施以供參考。

在大數據背景下，學校檔案工作的信息化程度越來越高，大數據具有快速處理信息的特性，能夠極大地提高學校檔案管理的效率，大數據的海量數據存儲、分類和統計等功能，有助于實現檔案管理的智能化。學校檔案管理信息化建設，能夠對各種數據信息進行有效管理，最大程度地將各種數據信息進行集成，利用信息管理系統進行管理，利用網絡技術實現資源共享。學校是培養人才的重要場所，一定要與時俱進，緊跟新時期步伐，做好信息化規劃，要在管理方式、核心思想方面進行改革和自主創新。在現代計算機技術和網絡平臺的支持下，利用大數據加強學校檔案管理，學校要根據大數據的巨大優勢，對文字和非文字的檔案進行適當的調整，從而實現學校檔案szXvygQEr5u+ZArB4rnoc/bj1Cp2ebz81WiuH6nK4zk=工作的信息化和科學化，提高辦學質量，優化人才培養。

學校檔案管理信息化建設的重要性

學校檔案是從建校至今，所有重大事項的數據和信息存儲，還涉及一些學科類的科研成果、師生的學習和生活等。在檔案收集過程中，因為檔案要由多個單位進行審閱、批改和傳遞。所以，檔案管理工作的成效與質量都不高，并且所牽涉的單位較多，在操作中會發生一些失誤，檔案的質量無法獲得切實保證。教師與學生在進行相關查閱時，除了要履行相應的手續外，還需要多次檢索、對比，才能查到自己想要的資料，過程煩瑣且耗時。學校檔案是一種非常有價值的資源，為了適應新時期科學信息技術的進步和發展，給師生提供更方便快捷的查詢閱覽環境，學校檔案管理信息化建設勢在必行。

信息技術在學校檔案管理工作中的有效運用，能使檔案信息的交流與共享得到提高，只有這樣，才能在教育教學方式和教學管理上，更好地發揮檔案的功能，提高檔案的處理和使用效率。數字背景下，大數據技術不僅能充實學校的檔案資源，而且能保障檔案的安全。在大數據時代，檔案不僅是對資料進行整理，更要從電子文檔中查找最有價值的信息。管理員可以通過電腦連接云端科技中心，存取相關檔案資料的內容，并能查詢檔案存放的時間和地點，便于備份重要資料。大數據對于檔案管理具有不可替代的重要作用，運用信息化和現代化管理方法，能夠有助于檔案工作者對信息資源進行二次開發，并且針對不同類型的文件，設計結構化的文件模板，為檔案管理創造更大的操作空間。這需要及時更新信息設備，也要對管理軟件進行適時更新。通過大數據的分類與開發，能夠將各類材料進行匯總，確保檔案管理工作的有序進行。學校的檔案管理信息化可以增強檔案平臺的安全，也可以利用相關軟件對檔案進行管理，定期對檔案進行審核和監管，并根據需要傳送或公布檔案。

學校檔案管理信息化建設中存在的問題

雖然，部分學校積極開展了檔案信息化的工作，但還有部分學校的檔案信息化工作進展較慢，缺乏長期計劃，僅對必要的計算機、打印機等硬件設備進行了補充和升級，并將最新的檔案管理軟件和信息系統進行了升級，卻沒有對檔案管理的長期可持續發展進行有效規劃，沒有形成一個完整體系，這導致部分學校檔案管理工作出現斷層。另外，紙質文件的數字化程度相對落后，將紙質文件轉換為數字文件是一個重要且基本的工作。學校里，很多有重大歷史價值的檔案，因為年代久遠，所以部分是紙質檔案。因此，要想更好地保存它們，就必須把它們轉換成數字文件。然而，由于工作繁重、檔案管理員稀缺、人才隊伍不夠專業等因素，導致由傳統紙質文件向數字文件轉換極為緩慢。與此同時，由于對檔案信息化的重視程度不夠，部分學校的檔案信息化建設流于形式，且在管理上存在一定的滯后性，沒有得到及時更新和改進。檔案管理體系的不健全導致出現文檔數據的搜集、歸檔范圍不統一等問題。此外，部分學校缺少專業化的人才培養，檔案管理方法落后，無法適應信息化時代下的改革和創新。

學校檔案管理信息化建設策略

提高學校的重視程度

社會經濟飛速發展，學校檔案數據必須要保存較長時間，然而，在長時間的保存過程中，學校檔案很可能會發生丟失情況，這導致學校的檔案管理工作無法正常開展。在此情況下，要保證學校檔案管理的穩定發展，就需要建立檔案管理信息系統，重視檔案信息化工作，從而推動學校的全面發展。一般而言，加強學校檔案管理信息化建設的重要認知，主要有兩方面。一方面，由教育部門組織各學校領導開會，在會上介紹學校的檔案信息化管理工作，使學校領導認識到檔案管理信息化的重要意義，為信息化建設打下堅實的基礎。另一方面，校方要在資金、設備、人員等方面加大投資力度，引入大批先進的信息設備，為實現檔案工作的信息化建設奠定良好基礎。

健全信息化管理體系

為了更好地開展學校檔案管理工作，就必須從信息化的發展方式出發，探討并分析目前學校檔案管理工作的具體做法。與此同時，與國家出臺的有關政策和制度相結合，對其進行有效解讀，從而在今后的學校檔案管理工作中，提高信息化服務水平。在此情況下，學校必須建立符合實際條件和學校發展背景的信息化檔案管理體系。例如，學校要建立健全監督管理系統來改進和優化檔案管理工作，并對不遵守規定的工作人員進行處罰。通過運用這一方法，可以給員工設定一條底線，從而使員工更加注重檔案工作的開展。在此基礎上，建立適合學校發展的電子檔案管理工作方式，可以高效地保存和維護有關的電子文件，并促進電子文件管理體系的構建和發展。此外，學校也要持續對檔案中的信息資源使用方式進行優化，采用收集編目的方式規范查詢信息，從而方便后續工作的開展。

構建信息化檔案管控平臺

在數字時代的大背景下，網絡技術在社會各領域的發展過程中獲得廣泛應用。學校要充分利用相關數字技術，通過對檔案管理工作的分析，構建檔案管理信息平臺，運用現代科學技術手段構建檔案信息系統。首先，對學校檔案管理工作現狀有一個整體認識，對其工作內容、工作進行中存在的問題與不足進行詳細梳理，以及深入分析類別劃分等，為建立信息平臺奠定基礎。其次，學校管理者必須意識到，在學校管理以及未來發展中，建設信息化檔案管理平臺，將會發揮巨大的功能和價值，學校要在人力、物力和財政資源上給予適當支持，檔案管理員還應對平臺上的資料信息進行高效整理。例如，文檔的種類、數量等，為構建信息化平臺給予可靠的數據保障。最后，把檔案管理信息化平臺與學校校園網相結合，使老師和學生能夠更加方便地使用檔案資料，并對其進行查詢。值得注意的是，必須確保檔案平臺的安全性和檔案管理工作的隱私保護，這樣，檔案管理信息化工作平臺建設的價值才能得到真正體現。

完善電子檔案收集

在以往的學校檔案管理工作中，紙質檔案是重要的途徑。在倡導科學、智能化的檔案管理工作的大背景下，檔案管理工作者需要完善電子檔案收集流程。首先，主動建立檔案管理信息資源庫，根據檔案資料的種類和內容等完善和充實數據資源庫，在對紙質檔案資料進行電子化的同時，也要對相關圖片等資源信息進行全面的搜集和整理，完善電子檔案的類型。在此基礎上，加強紙質文件與電子文件的結合，找出其缺陷與不合理之處，對電子文件進行改進與補缺，確保對電子文件的整體管控。其次，對電子文件的控制要與信息化管理平臺相適應，這樣才能更好地促進對電子文件的檢索和利用。

完善檔案數據庫建設

一般來說，學校要健全檔案數據庫的建設，主要有四個步驟。首先，在學校檔案管理信息化建設過程中，制訂和完善相關制度，以保證高校檔案工作的順利開展。其次，學校要對各部門的系統數據結構進行集成，確保信息資源能夠在網絡平臺上共享，以減輕檔案錄入人員的負擔，節約人力物力，也為學校的工作人員提供便利。再次，學校應增加對基礎設施的投入，建立完善的信息化建設基礎設施，并為其配置相應的硬件設施，保證學校檔案信息化建設的順利開展。加強基礎設施建設，是做好檔案信息化管理工作的基礎和保障。例如，配備充足的現代計算機、掃描器、打印機等。最后，在學校開展檔案管理工作過程中，必須定期維護檔案管理的信息化設備，加強網絡保護，確保學校檔案信息免受侵權，完善保護措施，強化管理，構建完善的管理體系。通過對各類管理手段的綜合運用，減少工作中的弊端，提高工作質量。

重視人才培養

在學校檔案工作的信息化進程中，要充分意識到高質量人才對信息化建設的作用和必要性。所以，要積極制訂相關福利政策，以吸引具備穩健的信息化能力并掌握相關技術的高質量人才。首先，學校要主動引進優秀的檔案管理人才，以實現可持續發展的目標。管理人員不僅要具備過硬的工作技能，還要有很強的信息管控能力，能夠熟練掌握和運用相關技術，對相關數據進行有效的分析和處理，更好地適應檔案管理信息化建設和科學建設的需求。其次，加強對在職員工的信息技術訓練，不同的學校可以根據自身檔案管理系統建設的進展情況和完善度，對培訓計劃進行設計和規劃，并對普遍存在的問題，提出有針對性的對策。學校還要經過相關培訓，讓檔案管理人員更好地掌握相關知識，并提高其對相關軟件的運用能力。

完善共享平臺建設

學校檔案管理信息化建設要緊跟時代的步伐，以線上平臺為依托，建立專用的共享平臺，促進檔案管理向信息化和網絡化方向發展。同時，充分發掘其內部價值，對其進行合理開發，以更好地發揮其作用。另外，也可以根據學校自身的特點與優勢，開發檔案微信小程序等，發布檔案管理方面的最新資訊，并通過在線查詢或網絡預約等方式，提高檔案信息資源的利用率。不同類型的文件可以配備同一個作為身份標識的二維碼，用戶只需掃一掃即可在手機上查看該類型文件的內容，節省大量的時間。隨著網絡信息的迅猛進步，數據安全性也日益受到重視。在構建檔案信息共享平臺過程中，必須確保數據的保密性。首先，檔案管理者可以在電腦上安裝防火墻及反病毒軟件，這是最基本的保護措施。安裝防火墻是一種可以有效阻斷外來用戶的非法訪問、監測和控制的方法，可以有效防范惡意程序的入侵與數據泄露。而反病毒軟件能檢測、隔離、清除病毒，避免被入侵或盜取機密資料。其次，對數據進行備份是一個重要戰略，以避免數據損失。對檔案資料進行周期性備份，當資料遭到破壞或出現系統失效時，可快速將檔案資料還原至最新備份，以保證檔案資料的連續性與完整性，大幅提升檔案信息的安全性，確保檔案的保密性和完整性。

定期評估與改進

在信息化時代，學校檔案管理工作的信息化是一種有效手段。但是，要使信息化建設取得長遠平穩的發展，必須對其進行定期的評價與改進。首先，在學校檔案管理信息化建設中，必須進行定期評估。通過定期評估，可以對信息化建設的現狀有一個整體認識，進而進行改善。評價內容主要有系統的運行狀況、系統的功能與性能、數據的安全完整性、用戶的滿意度等。通過綜合評價，可以找出存在的問題與缺點，從而指導下一步的工作。其次，學校要在評估的基礎上，有針對性地制訂改進方案，并確定改進的目的與措施。這些措施可以是硬件設備的升級、軟件功能的優化、數據的備份與恢復以及對使用者的訓練。與此同時，構建有效的反饋機制，對用戶提出的意見和建議進行及時搜集，并將這些意見融入改進方案，以保證改進工作的針對性和實效性。為保證定期評估及改進工作的順利進行，可采取下列策略。第一，設立專業的評估及改進小組，負責組織及實施評估，并督導改進措施的落實。第二，構建科學、合理的評估指標，以保證評估的客觀、公正。第三，加強與相關部門及人員之間的交流協作，以實現協同效應。第四，融入學校日常管理，使之持續發展。為了滿足企業信息化的要求，領導干部要不斷學習新的信息技術，掌握先進的管理手段。在持續的評價與改進中，學校信息化建設才能滿足發展的需要，更好地為學校的教學、科研與管理工作提供支持與服務。

總之，將信息化發展理念應用于學校檔案管理工作，能有效促進檔案管理工作的開展，確保各類檔案的有效恢復與維護。學校檔案管理信息化能有效推動整個學校管理系統的開發和建設，通過重視人才培養，健全信息化管理體系，構建信息化檔案管控平臺，完善檔案管理工作和檔案數據庫建設，從而更好地推動學校檔案管理信息化建設的步伐，有效促進學校教育教學工作的全面發展。

（作者單位：牡丹江醫科大學）