數字信息化賦能醫院人事檔案管理的路徑探索

摘 要：文章將數字信息技術融入到人事檔案管理工作中，圍繞數字信息化在醫院人事檔案管理工作中應用的重要意義，以及數字信息化在醫院人事檔案管理中應用的主要問題進行了分析，并提出了數字信息化賦能醫院人事檔案室管理的相關對策建議，為提高醫院的人事管理效率，促進醫院實現高質量發展提供參考。

關鍵詞：數字信息化 醫院 人事檔案管理

中圖分類號：F240

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）11-259-03

長期以來，我國醫院對于人事檔案的管理都是以傳統手段為主，管理效率較低，管理成效難以提升，綜合考慮當前醫院的人事管理工作要求，必須盡快引入現代化的信息技術手段，通過數據庫和電子信息技術對醫院檔案進行管理，一方面提高管理的時效性，保證檔案信息安全，另一方面也可以延長檔案信息的存儲年限，實現檔案管理的規范化和專業化，以網絡作為管理平臺，借助于信息技術手段分析、篩選、管理檔案，并根據實際提高調用檔案信息的效率，使醫院人事檔案發揮更大價值。

一、數字信息化在醫院人事檔案管理中應用的重要意義

（一）能夠實現醫院內部信息共享

人事檔案實現信息化、數字化，一個最大的好處就是實現了信息的快速、大范圍流通，醫院通過將數字信息化技術引入人事檔案管理，可以以更高效的方式對人事檔案資料進行整合和分析，規范各類繁雜的人事信息。通過對數字化技術的應用，將紙質形式的人事檔案變為無紙化檔案，這樣醫院各類信息就可以通過網絡平臺進行傳遞和共享，可以大大提升各部門信息交流效率，在一定程度上消除各部門之間的信息壁壘。因為互聯網信息的傳遞是實時的，在實行數字化升級后，醫院管理效率將得到明顯提升，當信息壁壘在一定程度上被消除，各部門之間的信息共享將變得更為方便，這對于醫院整體信息化建設是有積極作用的。

（二）顯著提高醫院人事檔案管理效率

長期以來，我國一直采用傳統的人事檔案管理模式，而人事檔案信息非常龐雜，進行信息的查詢、檢索，都需要較長的時間，效率很低，所以要對檔案數據進行系統化分析和應用是比較困難的。而通過對數字信息化技術的引入，可以很迅速地在電腦上對相關人員的人事信息進行查詢，這樣就可以很方便地對醫院的人力資源進行管理。

（三）有利于醫院人事檔案的持久保護

傳統的人事檔案管理方式，檔案都是通過館藏的方式來保存的，需要占用大量的空間，而且原始檔案每整理和查閱一次，都不可避免地要發生一次磨損，而通過數字化技術，將檔案以電子方式進行輸入，就可以實現無紙化存儲，而且儲存的時間也會更長。傳統的紙質形式的人事檔案，對于溫度、濕度、空間都有許多要求，存儲不便，采用數字化的管理方式，將紙質化的檔案一次性錄入到電腦，在系統中加以保存，云端的存儲空間接近無限，這樣在查詢的時候也非常方便，而且安全性更高，可有效避免人為因素對檔案的篡改。

二、數字信息化在醫院人事檔案管理應用中的問題分析

在當前信息技術時代，醫院要實現人事檔案的數字化管理，還需要重點解決以下幾個問題：

（一）檔案管理數字化意識薄弱

近幾年我國許多醫院都開始建設數字檔案室，也有的大型公立醫院開始引入電子檔案管理系統，建立電子檔案數據庫，通過設立的采集中心對檔案進行電子化采集，通過備份中心對電子檔案進行升級，從總體情況看，檔案的數字化管理取得了一定效果，但是相比投入的大量資金，現有的成效并不明顯，因此，醫院管理者對于建設數字化檔案的積極性并不太高。而且要實現人事檔案的信息化，不僅僅需要建立數字化的檔案室，還需要引入相關的信息系統，對軟件也有一定要求，例如，需要配備相應的操作系統、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，而這些軟件常常需要升級更新，因此，成本比較高，醫院管理者對于人事檔案信息化管理中可能出現的風險認識不足，對于信息保護缺乏有效措施，所以存在一定的管理漏洞。

（二）數字檔案缺乏統一標準

數字檔案是隨著數字信息化技術的不斷進步而出現的新生事物，目前由于我國對于數字化檔案技術的應用水平比較低，而且各醫院的病歷內容、格式都不夠統一，要將傳統的醫療檔案資源轉為數字資源，還沒有統一的執行標準。而且醫院建立數字化信息檔案，目的就是付出盡量少的成本，盡可能地提高檔案管理成效，使數字檔案資源可以在更大范圍內實現共享，達到信息集成的目的。但從實際情況看，我國醫療系統內部的協作性較差，各醫院對于數據的劃分標準不同，各種類別的醫療資源，都是以不同的方式進行存儲的，而且每家醫院的檔案管理模式都不一樣，這就很難通過數據形式對醫療檔案進行傳輸和共享。盡管有的醫院建設成了數字化檔案，但考慮到醫院自身的利益、技術保護和患者隱私等方面的要求，對于信息的共享和技術的共享也都比較抗拒。

（三）人事檔案資源利用率較低

從醫院管理的角度來說，醫務人員的所有工作情況都要記錄在人事檔案管理中，所以通過人事檔案，就可以對醫療機構醫務人員的工作情況和內部管理情況有比較清楚的認識。目前，我國許多醫院仍然采用傳統方式管理人事檔案，信息技術應用程度很低，所以人事檔案信息的作用沒有得到充分體現，大量的人事檔案信息只是被固定地保存在檔案室里，再利用的機會很少，人事檔案的價值并沒有被發揮出來。人事檔案對于醫院的人員管理具有重要的參考作用，不過我國的大部分醫院都沒有意識到這一點，既沒有發掘人事檔案信息的價值，也沒有通過對于人事檔案的管理來分析問題、總結經驗。之所以要將數字技術引入人事檔案管理中，目的就是可以更方便地對人事檔案信息進行查閱，進行規范管理，充分發揮人事檔案資料的最大價值。由于技術的制約，導致醫院人事檔案信息不能得到充分利用，這是我國醫院人事檔案管理中一個亟待解決的問題。

（四）相關員工數字素養不高

我國大部分醫院中從事檔案管理的都不是專業人才，有的甚至是其他部門人員兼任，或者是臨聘人員和返聘的退休人員，這些人不具備人事檔案管理的專業背景，缺乏專業知識，尤其是信息技術水平很低，對于人事檔案管理中的許多問題都無法應對。例如，我國目前醫院人事檔案的管理系統都是從第三方公司購進的，基本都不是醫院自行研發的軟件，而一旦在管理中遇到系統問題，管理人員的解決辦法就是把問題反饋給第三方公司，無法獨立進行簡單的處理。還有就是目前檔案管理人員的理念、認識，與數字檔案建設的要求存在滯后性，檔案管理人員思想保守，知識結構更新換代較慢，創新理念不足，對于用戶基本難以提供有效服務，所以檔案系統的功能開發難以達到客戶要求。

三、數字信息化賦能醫院人事檔案室管理的對策建議

檔案管理的信息化，可以進一步提高檔案資源的共享程度，提高信息利用率，而要建設具有現代化水準的數字化檔案室，需要醫院從專業人才、技術、安全、管理制度等各方面提供保障。

（一）增強人事檔案管理的數字化意識

醫院要從整體發展層面對數字檔案室的建設進行規劃，在資金方面予以保障，要從思想上重視數字化檔案的建設，引入現代化的信息技術，制定信息化檔案建設的具體方案。第一，要進行數字化改造，可以通過模板匹配和補償掃描相結合方式進行檔案信息的整理和收集，借助于預設區域的初始OCR識別、與模板比對獲取缺失信息、缺失部分補償掃描等各種技術手段，將紙質檔案轉換為數字格式，這樣如果出現了無法提取完整有效檔案信息的情況，也可以及時采取有效措施進行彌補。第二，要通過云存儲技術，把完成轉換的數字檔案存儲在云端，進行檔案的統計管理，實現從分散管理到集中管理的轉變，這樣之后要進行訪問和查閱都會更方便;第三，對于數字檔案的處理，要設定若干個模塊，按照數字檔案的內容進行有效信息的提取，從而進行智能化的篩選和分類，為之后的高效管理奠定基礎。

（二）加強數字檔案標準化建設

建立數字化的檔案室，目的就是在更大范圍內對醫院的檔案信息進行共享，實現信息的快速有效傳遞，強化溝通，為業務的有效協同提供參考。科學規范的檔案信息管理體系，對于檔案的管理規范和技術應用都有較高的要求。例如，標準化的數字化檔案室，要符合國家安全和法律法規要求的標準，要配備相應的管理人員，要有專業的管理設備，制定檔案管理和使用制度，并建立統一的檔案管理標準。在技術性方面，則要求必須具有符合要求的軟硬件設備，對于如何進行檔案信息的存儲、轉化、加密、訪問等，都有具體明確的規定。還有就是要注意數字化檔案室的安全性要求，要建立一個足夠安全的云計算環境，可以快速進行信息的追索，確保人員檔案信息的完整和安全，不會出現個人信息外泄問題。

（三）加強人事檔案數字信息化培訓

目前，我國很少有醫院會開展與人事檔案信息化管理相關的培訓活動，管理人員不具備人事檔案信息化管理所要求的能力，又很難通過有效的渠道實現個人能力的提升，要根據醫院人事檔案信息化管理的要求，對相關的管理人員進行培訓。第一，要特別關注檔案管理人員對于數字信息化技術的應用水平，要對管理人員進行專門的培訓，幫助其了解和適應人事檔案信息化管理的要求，可以通過對信息化技術的應用，勝任檔案管理工作，以免在實現人事檔案的信息化后，無法適應管理要求。第二，要注重檔案管理人員對于數字化技術的應用能力，當建立數字化人事檔案后，各項管理工作都要依托系統完成，所有管理人員要熟練掌握系統的使用技能，知道如何進行數據的錄入、轉化、查閱、存儲，如何對檔案信息進行維護，如何進行信息的共享和傳輸。第三，要對檔案管理人員開展風險培訓活動，當然與傳統的管理模式相比，數字化的管理方式，會使得人事檔案的風險大為降低，但是一旦出現系統故障、網絡故障等技術方面的問題，也會給檔案管理工作造成極大阻礙，因此，也要通過培訓讓檔案管理人員知道如何應對突發性系統風險。總而言之，就是要通過培訓活動的開展，推動檔案管理從傳統方式到現代化方式的轉變，進一步提升醫院人事檔案管理工作效能。

（四）提高數字信息化人事檔案資源利用率

無論是傳統的管理模式，還是現代化的信息管理模式，檔案管理的最終目的，就是發揮其最大價值，服務于人事管理工作，要不斷提升數字化人事檔案的利用率，才能發揮數字化檔案室的重要作用。在醫院的發展建設過程中會產生人事檔案信息，所以對于人事檔案的科學高效管理，也有助于醫院的發展建設。在對數字信息化人事檔案的應用過程中，第一，注意對檔案的保護，檔案管理人員要嚴格執行檔案室的管理制度要求，對檔案使用人員的行為進行監督，避免人事檔案數據被竊取和破壞。第二，如果要對人事檔案信息進行記錄，必須先進行審批，審批通過后方可進行記錄，以免人事檔案信息外泄，被不法分子利用。第三，為了進一步提高數字人事檔案的利用效率，保障檔案信息的科學安全利用，醫院應當針對檔案使用制定專門的管理制度，對檔案信息進行分類，通過科學方法進行建設，最大限度發揮數字信息化檔案價值，為醫院的人力資源管理和內部管理提供有效參考。

（五）健全醫院人事檔案數字化管理制度

數字信息化人事檔案管理模式是否能夠得到有效應用，關鍵在于數字信息技術是否能夠被成功使用，而要實現這一目標，醫院要根據數字信息化人事檔案的管理要求，出臺相應的管理制度，對人事檔案的信息收集、錄入、管理等各個環節作出具體規定，確保人事檔案信息完整、管理程序規范，也為檔案管理人員的管理工作提供指導。第一，醫院要按照檔案管理工作的具體情況和檔案實際，制定數字信息化人事檔案管理措施，要對檔案管理人員的職責作出具體規定，對于如何進行檔案的整理，如何完成檔案信息的收錄，如何進行檔案使用等，都要有明確的要求，這樣才能確保人事檔案管理信息系統的正常運行。第二，如果出現了違反檔案管理使用規定的行為，要有相應的懲處措施，因為人事檔案敏感程度較高，而且經常與人員的個人因素有關，而數字化的人事檔案如果使用不當，就有可能被泄露在網絡環境中，所以一方面要通過防火墻技術對檔案信息進行保護，另一方面也要制定相應的懲處措施，如果發生違規操作，就要按照規定追究相關人員責任。

四、結束語

本文從信息化建設的角度，分析了數字化人事檔案管理對于醫院發展的重要作用，總結了當前我國醫院在數字信息化人事檔案管理工作中存在的不足，對如何建立醫院數字信息化檔案作了進一步的闡述，希望本文的研究對我國醫院實現人事檔案管理的精細化、科學化具有一定參考，并通過人事檔案的科學高效管理，進一步規范醫院的內部管理，為醫院的持續發展提供支撐。

參考文獻：

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（責編：賈偉）