科研事業單位基于內部控制的一體化信息系統建設研究

摘要：本文首先分析了科研事業單位基于內部控制建設一體化信息系統的必要性，然后詳細闡述了科研事業單位基于內部控制如何建設一體化信息系統，最后從整體層面內部控制、重點業務內部控制、其他業務系統三個維度，對科研事業單位基于內部控制的一體化信息系統建設提出措施建議。

關鍵詞：科研事業單位；內部控制；一體化信息系統；績效考核

DOI：10.12433/zgkjtz.20242830

科研事業單位是國家科技創新體系的重要組成部分，承擔著推動科技進步、促進經濟社會發展的重要使命。但在其快速發展的同時，其內部管理水平成為制約其進一步發展的關鍵因素之一，尤其在當前經濟全球化、數字化的背景下，傳統的管理方式已難以滿足管理需求。因此，加強內部控制，建設基于內部控制的一體化信息系統，成為提高科研事業單位管理水平的必然選擇。

一、科研事業單位建設基于內部控制的一體化信息系統的必要性

（一）科研事業單位當前面臨多種風險

1.財務風險

財務風險是科研事業單位面臨的主要風險之一。隨著科研資金的逐年增加，如何合理編制預算、有效監控科研資金使用情況、確?？蒲匈Y金合規使用成為科研事業單位財務管理的核心任務。然而，在實際操作中，由于信息不對稱、內部控制制度不健全、監管不到位等原因，導致財務信息的匯總、傳遞及審核等環節存在紕漏，造成財務信息的完整性、真實性得不到保證，致使財務風險時有發生。

2.項目風險

項目風險是科研項目執行過程中不可忽視的風險。科研項目往往周期長、投入大，科研項目的風險應對直接關系到科研項目的成敗。然而，在科研項目全生命周期管理過程中，項目申請、項目立項、項目執行、科研成果、項目績效、項目驗收等各環節缺少強有力的監管、風險應對不足等原因，導致科研項目既定目標無法順利完成。

3.廉潔風險

廉潔風險是科研事業單位在科研資金使用中面臨的風險。隨著科研資金“放管服”改革不斷深化，賦予科研人員的權力越來越大，同時由于技術研發、設備耗材等采購業務專業性強，存在虛構交易業務套取科研資金的風險，“揩油”“蹭飯”現象也時有發生。

（二）建設基于內部控制的一體化信息系統對風險防控的作用

建設基于內部控制的一體化信息系統，對于科研事業單位防控上述風險具有重要意義?；趦炔靠刂频囊惑w化信息系統通過集成各業務部門的信息系統，實現數據的集中管理和共享，提高了信息的透明度和準確性。同時，將內部控制流程嵌入到信息系統中，實現了業務流程的自動化和標準化，減少了人為干預和錯誤的發生[1]。此外，通過實時監控和數據分析功能，能及時發現潛在風險和問題，為管理層和業務管理部門提供預警信息，有助于制定富有針對性的防控措施。

二、科研事業單位基于內部控制的一體化信息系統的建設

（一）整體層面內部控制

1.完善內部控制制度

科研事業單位應根據相關法律法規及規章制度，并結合單位自身運營情況，完善并優化內部控制制度，明確內部控制的核心目標，以確保科研效率和資金安全，保證信息真實完整，防范舞弊及腐敗。與此同時，要遵守全面性、制衡性等原則。此外，通過細化內部控制方法，如風險評估、風險控制、信息與溝通及監督評價等手段，明確各業務環節的操作流程和管理要求，從而實現科研活動的全流程有效監督與高效管理。

2.建立風險評估機制

科研事業單位要制定定期風險評估機制，對科研項目從立項到結束的各環節面臨的潛在風險進行定期風險評估和識別。相關人員要深入剖析科研活動過程中的資金運作、技術實施、合同管理及成果保護等環節，精準識別潛在風險點，從而有針對性地制定風險防控措施，及時規避或減輕風險造成的影響，確保科研活動順利實施與資金安全。

3.強化監督與審計

科研事業單位要想確保內部控制制度順利實施，應建立獨立的內部審計機構或聘請外部審計機構對內部控制的實施情況進行定期檢查和評估，檢查范圍包括內部控制制度的執行情況、業務流程的規范性、科研資金使用的合規性等，從而及時發現并改正潛在的問題，優化內部控制流程，提高單位抗風險能力，為科研工作健康發展提供堅實保障。

（二）重點業務內部控制

根據內部控制制度，利用信息技術手段，以收入和支出為主線，以預算執行和控制為重點，以科研資金核算和監督為依托，將財務與業務緊密融合，建立一套科學的內部控制系統，實現對科研資金實時、有效的監管[2]。

1.預算子系統

預算子系統包括部門預算、項目預算兩個模塊。功能包括預算編制、審批、執行和考核。一是預算編制：根據部門預算及科研項目需求，編制科學合理的預算計劃。二是預算審批：對編制的預算計劃進行審批和確認，確保預算計劃的合規性和有效性。三是預算執行：在預算執行過程中實時監控預算執行情況，包括預算控制和預算調整。其中預算控制包括總額控制和明細科目控制，在使用科研資金時嚴禁超預算報銷。在預算執行有偏差時，可進行預算變更調整。四是預算考核：對預算執行情況進行考核和評價。通過考核可以評估預算計劃的執行情況和管理效果，為未來的預算編制提供參考依據。

2.收入子系統

收入子系統包括收入登記、發布到賬通知、到賬認領確認、收入制單。一是收入登記：根據實際到賬信息如付款單位、到賬時間、用途等登記收入信息。二是發布到賬通知：財務人員在系統上發布到賬通知。三是到賬認領確認：相關部門或課題組針對發布的到賬通知進行認領，認領方式包括已有項目和新增項目兩種方式，如項目未立項則發起項目立項流程，同時確認是否開具發票。四是收入制單：到賬認領后根據項目管理需求，可計提管理費，扣除相關稅費后自動生成憑證，并更新項目年度到賬收入信息。

3.支出管理子系統

支出管理子系統是控制資金支出的關鍵環節。一是報銷表單設置：根據不同類型業務設置不同類型報銷表單，如借款單、差旅報銷單、采購報銷單、咨詢勞務報銷單、普通報銷單等。提交報銷單時系統自動進行預算校驗，若存在事前申請事項則聯動其他業務系統單據，如已審批的采購申請單、人員外出申請單等。二是審批流程設置：根據內部控制制度設置多級審批節點，按照不同金額設置不同的審批權限，采用PC端及APP端兩種方式審批。三是報銷處理：審批完的報銷單根據政府會計制度，自動生成會計憑證，同時聯動銀企直聯系統，按照設置權限自動推送至銀行端付款。

4.合同子系統

合同子系統負責合同的簽訂、執行、變更和終止。一是合同簽訂：將合同的基本信息錄入系統，包括合同名稱、合同金額、簽訂日期等。審批結束后自動進行合同登記。二是執行跟蹤：合同收款/付款關聯其他業務子系統，對合同的執行情況進行實時監控和跟蹤。三是變更管理：當合同內容需要變更時，可提交變更申請，審批結束后自動歸檔。四是建立合同臺賬：分類統計各類合同的詳細信息，如是否已開發票等，同時設置收款/付款提醒。

5.資產子系統

資產子系統負責資產的采購、入庫、領用、折舊與處置、盤點。一是采購管理：根據科研項目需求制定采購計劃，并通過采購子系統進行采購申請的提交和審批。二是入庫管理：采購資產到貨后，通過系統驗收入庫，生成詳細的資產卡片信息，如名稱、規格、數量、單價等。三是領用管理：經辦人通過系統提交資產領用申請，并經過審批后領取所需資產。四是折舊與處置：系統自動計算折舊金額并更新資產價值。當資產需要處置時，提交處置申請，審批結束后處置。五是盤點：引入條形碼技術和RFID技術，可快速識別多個資產標簽，減少手工輸入和核對工作量，自動生成盤點報告。

6.采購子系統

采購子系統是管理科研設備、材料和服務采購的重要工具。一是采購計劃：各部門/課題組通過系統提交采購計劃，包括所需物品/服務的名稱、規格、數量等信息，形成年度采購計劃，根據需要也可調整采購計劃。二是采購申請：根據采購計劃提交采購申請，采購管理部門按采購類型執行政府采購、招投標、零星采購等不同采購方式。三是采購平臺管理：搭建線上采購商城，建立供應商和商品信息庫。經辦人可選擇系統內商城采購和系統外平臺采購兩種方式。四是采購結算管理：根據采購訂單信息，自動生成采購報銷單，并視情況聯動合同、支出管理、資產、預算等子系統。

（三）其他業務系統

以內部控制系統為核心，整合其他業務系統，包括科研項目系統、OA辦公系統、人事薪資系統、銀企直聯系統、財務核算系統、電子檔案系統等，形成數據互通互聯、相輔相成的一體化信息系統。一是科研項目系統：對項目進行全生命周期管理，包括立項申請、立項審批、項目執行監控、項目成果統計、項目驗收等功能模塊。二是OA辦公系統：開展協同辦公，包括收發文、用印申請、工作計劃、會議室預約、用車申請等功能模塊。三是人事薪資系統：對人事薪資進行管理，包括人員招聘、人員變動、績效考核、外出審批、工資績效發放等功能模塊。四是銀企直聯系統：與銀行端對接，自動獲取收入信息，根據審批完的報銷單將付款信息自動推送至銀行端，減少人工操作，提高資金管理效率。五是財務核算系統：采用B/S模式，集成在一體化信息系統中。六是電子檔案系統：配置檔案數據端口來源，自動收集各業務系統檔案數據，并根據國家標準生成檔案資料。

三、科研事業單位基于內部控制的一體化信息系統建設建議

（一）領導加強重視

為確保一體化信息系統的順利實施，一是領導要高度重視，并深刻認識到一體化信息系統對于提高管理效率、防控風險的重要性，并將其納入單位整體戰略規劃中，作為推動治理體系和治理能力現代化的關鍵舉措。二是成立由高層領導負總責的專項工作組，負責系統的整體規劃、設計、實施與監督，確保項目資源充足、推進有力。三是以內部會議、培訓講座等形式，提高全體員工的認識與參與度，形成上下一心、共同推進的良好氛圍[3]。

（二）加大技術支持力度

一是改善現行局域網現狀，優化局域網環境，確保網絡信息平臺的安全與穩定，實現內外部信息的無縫對接與高效暢通。二是實現各業務系統集成化管理，當前，多數科研事業單位存在系統碎片化現象，要加強業務與財務深度融合，全面梳理現有業務流程，打破“信息孤島”現象，進行流程再造，實現各業務系統數據互聯互通，才能更好地提高單位管理水平。三是加強與開發能力強的軟件公司合作，通過緊密溝通，讓優秀的系統工程師正確地理解用戶需求，并針對用戶需求快速做出合適的實施方案，提高系統開發的適應性，為科研工作長遠發展提供有力的信息化支撐。

（三）嚴格執行相關制度

建設良好的一體化信息系統，還需要完善的制度做支撐。一是結合信息系統建設，全面梳理和優化內部控制流程，同時制定和完善相關制度，明確權責分工，細化操作規范，確保內部控制制度的完整性和有效性。二是強化流程控制。將內部控制要求嵌入信息系統，并利用技術手段實現業務流程的自動化控制和實時監控，從而減少人為干預，降低操作風險[4]。三是持續監督信息系統的運行情況，并根據運行情況及時調整優化，確保內部控制措施與業務發展同步，從而為科研事業單位長遠發展奠定堅實的基礎。

（四）建立健全激勵機制

建立激勵機制是執行力的保障，當員工感覺業績與報酬相符時，就能受到正面激勵，否則就會產生負面情緒，甚至消極怠工。所以要建立績效考核體系，將信息系統使用情況、內部控制執行效果等納入到員工績效考核體系中，通過量化指標評估員工貢獻，激勵員工積極參與系統建設和內部控制工作[5]。另外，根據員工需求為其提供激勵措施，如物質、精神激勵等，為表現突出的員工提供晉升、培訓等職業發展機會，增強員工的歸屬感和忠誠度[5]。

四、結語

總之，科研事業單位基于內部控制的一體化信息系統在優化資源配置、提高管理效率、強化內部控制、促進科研創新等方面都有重要作用，是適應新時代科研管理要求、提高財務管理水平的必然選擇，但一體化信息系統建設并非一蹴而就，需要科研事業單位根據自身情況，科學規劃、分步實施，并持續進行系統的維護與優化。展望未來，相信隨著大數據、云計算、人工智能等先進技術的不斷融入，科研事業單位基于內部控制的一體化信息系統將更加智能化、個性化，為科研事業的高質量發展提供堅實的支撐。

參考文獻：

[1]邢瑞風.事業單位數字內控探索及預算管理一體化[J].市場周刊，2024，37（16）：147-150.

[2]魏詠涵.科研事業單位預算管理一體化系統應用實踐問題探析[J].中文科技期刊數據庫（全文版）經濟管理，2024（3）：81-84.

[3]邵宇.淺析行政事業單位內部控制存在的問題及對策[J].中國產經，2023（20）：125-127.

[4]衛星.行政事業單位財務管理信息化建設策略探析[J].財會學習，2024（14）：4-6.

[5]徐凡.現階段我國科研單位內部控制存在的問題及對策解析[J].質量與市場，2023（7）：61-63.