高校學籍“閉環式”管理的探索與研究

摘要：高校學籍管理的規范性和科學性是保障高校教學運行的重要基礎，隨著數智教育的提出，高校需要建立更加精細化、系統化、智能化的學籍管理體系作為保障。本文結合學籍管理工作特點，探究云南民族大學提出的“閉環式”學籍管理體系建設路徑，并對存在的問題提出解決策略。

關鍵詞：高等教育；“閉環式”；學籍管理

引言

學籍管理工作在高校教育管理體系中占據舉足輕重的地位，是培養高水平人才的重要環節。但隨著近年來多起冒名頂替上大學事件的被曝出，國家對于高校學籍管理的規范性給予了前所未有的重視，每年通過召開高校學籍學歷注冊與管理工作視頻會議，推動各高校構建和完善規范化的管理制度體系與機制。本文以云南民族大學為例，深入探究其學籍“閉環式”管理模式，旨在為同類高校提供有益的參考與借鑒，共同推動我國高等教育管理水平的提升。

一、目前高校學籍管理的特點

（一）工作內容復雜

學籍管理工作涉及了從新生入學到畢業生離校的各個環節，工作內容極為復雜。管理人員不僅要處理大量的學生基本信息，還需要實時監控學生的學籍狀態，如注冊、休學、復學、轉專業等變動。同時，學生的選課、考試、成績錄入等也是學籍管理工作的納入范圍[1]。

（二）數據量大

學籍管理工作中需要儲存的數據量大，主要是由于學生群體的龐大，需要記錄的數據多樣化，除個人的基本信息外還涉及學習過程的數據記錄，例如選課數據、成績數據，這些數據都需要被準確地儲存和管理。

（三）規范性要求高

學籍管理工作對于規范性的高要求，不僅是為了保障學校教學秩序的穩定，更是為了維護學生的合法權益。2017年2月公布的教育部41號令《普通高校學籍管理規定》和2014年印發的高等學校學生學籍學歷電子注冊辦法對高校學籍、學歷管理提出了嚴格的規定，高校管理人員必須嚴格遵循國家教育法規、學校的教學管理制度以及學籍管理規定。

（四）保密要求高

學籍信息的保密性不僅關乎學生的個人隱私權，也影響學校的聲譽和信譽。因此，學籍管理工作對于保密性的要求極為嚴格。管理人員在處理學生信息時，必須時刻保持警惕，防止信息泄露或被不當使用。學籍管理部門需要建立完善的信息安全保密機制，包括數據加密、訪問控制等多項措施[2]。

二、云南民族大學學籍“閉環式”管理的構建與實施

（一）學籍閉環式管理模式的構建目標

云南民族大學通過依托教務管理綜合服務平臺力爭實現“五位一體”學籍“閉環式”建設目標：為學生成長描繪一幅生動形象的成長路線圖；為學籍管理工作構建一個高效安全的工作環境；為學籍管理和學生成長筑牢一條“防洪堤”，培養方案的整體導入，學業警示工作、學生學習過程監測機制的建立等為學校教學質量保障提供堅實基礎；數據的互聯互通為反映學校教學狀態和服務學校科學決策提供一份詳實的數據；信息化建設和全鏈條管理為學校建立和形成一份全面真實的學生成長及學籍管理檔案[3]。

1.從“部門工作”到“校級統籌”，加強頂層設計

學籍“閉環式”管理體系構建以提升數據治理、績效管理能力、學生滿意度3個視角構建頂層設計，以信息化促規范化，圍繞深化學分制改革工作，構建學籍管理生態體系。在傳統的教務管理中，各部門之間往往存在信息壁壘，導致數據孤島和重復勞動[4]。而通過校級統籌，可以加強頂層設計，實現教務數據、學工數據、財務數據等的互聯互通，通過“閉環式”建設形成數據增量式循環。

2.從“經驗驅動”向“數據驅動”轉變，構建管理規范

隨著信息化時代的到來，高校管理正逐步從依賴個人經驗轉向以數據為依據的科學決策。通過建立課程、專業、學籍等統一數據標準，并利用學校教務平臺整合財務數據、學工信息等，學校可以實現數據的規范化使用和高效共享。通過對學籍管理流程的梳理和優化，學校形成了一套標準化的業務操作規范，進而構建了一個高效、精準的“閉環式”管理系統。

3.從“業務管理”向“服務學生”轉變，拓寬服務渠道

隨著教育理念的不斷進步，學籍管理qY0cDhktrsBA1cuxaZ9cPnaoF99f5NMaLiqsRQrFdvg=正在從傳統的“業務管理”向“服務學生”轉變。這種轉變的核心在于突出“以學生為中心”，既要有管理又要有服務[5]，堅持“以學生為中心”，簡化學生辦事流程，確立二級學院在學籍管理中的主體地位，更好地滿足學生需求。此外，學校緊緊圍繞深化學分制改革、學籍管理績效提升以及學生的實際需求，搭建個性化功能，為學生提供更加便捷、高效的服務。

4.從“模塊管理”向“全鏈條管理”轉變，堵塞管理漏洞

隨著教育信息化的不斷推進，學籍管理的規范性、有效性和個性化需求日益凸顯。以“信息化促規范化，規范化促有效化、兼顧個性化”為基本原則，對學籍管理進行全鏈條梳理，從新生入學時的圖像采集和身份核驗，到每一學年學期的學籍注冊，再到定期的學籍專項清查、畢業資格審核、學歷學位人像比對等關鍵環節，打造“閉環式”管理模式，更加有效地堵塞了可能的管理漏洞，為保障教育質量和學生權益提供了堅實的基礎。

（二）學籍“閉環式”管理體系建設成效

1.完善機制，促進學籍管理規范化

圍繞杜絕冒名頂替上大學的中心任務，學校不斷健全完善體制機制，制定《云南民族大學關于建立健全防范冒名頂替上大學問題長效機制實施細則》，依托教務管理綜合服務平臺，開發了學籍異動在線辦理模塊，實行“自主化、清單化、流程化”管理，學生可以通過教務系統學生端口進行在線申請，依次通過輔導員、教學秘書、學院、教務處逐級審核。在省內首次將人臉識別技術用于學籍學歷復核，把住入口，出口關，筑牢“長效化”基礎。

2.業務辦理實現線上流程化

努力實現線上業務辦理全覆蓋，業務辦理實現線上流程化，是高校教務管理現代化轉型的重要體現。學校秉持“讓數據多跑路，讓學生少跑路”理念，積極推動線上業務辦理全覆蓋，簡化學生辦事流程，進一步提升了辦事效率。目前，畢業資格審核模塊、創新學分管理模塊、轉專業管理模塊、考試管理模塊等15項與學生密切相關業務實現在線辦理，顯著提升了教務管理工作效率和管理水平。

3.學習過程監測實現立體化

學校依托先進的教務管理綜合服務平臺，成功地構建了一個全方位、立體化監控機制。學校專門研發了學業預警模塊和培養方案完成情況管理模塊，這兩個模塊能夠實時進行數據分析和預警，從而讓學生更加清晰地認識到自己的學習進度和狀態，有效地提升了他們的自我管理、學習能力和自律性。此外，學校還建立了家校聯動機制，鼓勵家長積極參與到學生的管理中來。這一機制的建立，不僅完整記錄了學生的成長軌跡，也為學院提供了深入了解學生學業進展的窗口。

4.實現一鍵式畢業資格審核

依托信息化手段，學校在學生學習的各個環節均設有監測點，實現學生教學計劃、教學任務、學生成績、學業預警、畢業資格審核等數據的實時更新。2021年學校首次實現畢業生一鍵式畢業資格審核工作，極大地降低了人工審核耗費的人力和時間，與以往人工審核需要長達4周的時間相比，現在僅需3天即可完成整個審核流程。這一改進不僅大幅提升了畢業資格審核的效率，還顯著提高了審核的準確率，為學生順利畢業提供了有力保障。

三、存在的問題

（一）學籍管理人員隊伍不穩定，信息化素養不高

學籍管理隊伍的穩定性對于打造“閉環式”學籍管理模式至關重要。然而，目前學校基層學籍管理人員更迭頻繁，且多為預聘制員工，他們面臨的發展空間有限，加之學籍管理工作本身事務繁多、環節復雜，這些因素共同導致了隊伍的不穩定。此外，學籍管理人員缺乏進修、學習和調研的機會，這不僅影響了他們個人職業素養的提升，也制約了學校教學管理水平的提升[6]。

（二）學籍管理信息化建設起點低，基礎薄弱

學籍“閉環式”管理的建設涉及龐大且復雜的數據處理，亟需高效工具的支持。然而，當前學校的學籍管理系統僅限于部分業務應用，數據缺乏規范性，系統間的互聯互通性不足，難以實現數據的有效共享。此外，由于現有信息化管理專業人才匱乏，導致學籍管理的信息化進程緩慢，嚴重影響了整體信息化建設的步伐。這種起點低、基礎薄弱的現狀亟待改善，以推動學籍管理向更高效、更便捷的方向發展。

（三）管理平臺硬件支撐不足，需要快速提升

平臺設備的穩定高效工作是保障學籍管理系統運行的前提，隨著教務管理綜合服務平臺功能不斷增多，師生的使用量逐步增大，對設備運行能力的需求也迅速加大。目前，教務管理系統設備陳舊，較省內外高校信息化硬件更新滯后，部分新上線的個性化功能速度體驗差，導致排課選課出現宕機。

（四）管理平臺互聯互通不足，系統隔斷現象仍然存在

學籍管理中的相關數據仍未完全實現實時互通。例如，財務、學工等關鍵數據尚未與教務管理綜合服務平臺完全對接，這一現象導致部分學籍管理工作仍處于“半自動化”狀態。各部門間缺乏有效的聯動機制，不僅管理效率低下，而且存在大量的重復勞動和數據誤差，學籍管理數據的可對接性、可擴展性和可持續性尚未實現。

四、對策建議

（一）加大對學籍管理人員信息化培訓

為了穩定學籍管理團隊并提高學籍管理崗位的社會認可度，學校必須采取切實有效的措施。其中，加強對學籍管理人員的專業培訓，提升管理團隊專業度至關重要[7]。通過有計劃、有組織的培訓活動，如積極參加教育部、中國高等教育協會、各教育運營服務提供商等組織的線上線下培訓學習活動，到各高等院校進行相關工作的學習調研，以提升管理人員的專業素質、職業素養以及信息化水平，使管理人員能更好地適應現代學籍管理工作的需求。

（二）加強部門協作，搭建互聯互通“立交橋”

加強學校各部門間的協作，實現互聯互通是確保學生學籍信息準確、完整、及時的關鍵，也是實現“閉環式”學籍管理的關鍵。學校可以從以下兩方面來解決這一問題：（1）由學校統籌，聯合教務處、財務處和學工部等部門將現有數據進行完整梳理并制定數據采集規范，制定統一的數據采集標準，明確各類數據的錄入格式和質量要求；（2）構建互聯互通平臺，依托當前的教務管理綜合服務平臺，將前期整理后統一規范的數據進行實時共享并定期對數據進行清理和整理，實現數據的統一管理和及時調用。

（三）建設數據分析平臺，深入全面挖掘有效數據

為更精準地把握學生的學習狀況與成長軌跡，學校可以以教務管理綜合服務平臺為基礎，構建一個專門的學生數據分析平臺。此平臺旨在實現數據的廣泛共享與高效交換，從而極大地豐富數據來源，確保數據的全面性和實時性。通過整合與聯動學生專業選擇、課程設置、學業成績等各類數據，搭建起一個大數據分析框架。這一框架能夠客觀地反映出學生在校期間的真實學習狀況與生活狀態，進而揭示其背后的學習模式與偏好。

（四）系統做好科學規劃，持續加強硬件設施升級

在學籍管理建設過程中，通過對現有設備的盤點和性能評估，充分利用學校現有硬件資源，確保每一臺設備均可發揮出其最大的效用。同時，持續加大資源投入，引進更先進的硬件設備，以提升平臺的整體性能。在實現資源有效整合的過程中，關注新舊設備的兼容性。這涉及數據傳輸的穩定性和準確性。為此，組織專業的技術團隊，對新舊設備的接口、數據傳輸協議等進行深入研究，確保設備之間的無縫對接。并對每臺設備的使用情況進行實時監控，及時調整和優化資源配置。這樣不僅能提高設備的使用效率，還能延長設備的使用壽命，從而降低運營成本。

結語

云南民族大學通過實施學籍“閉環式”管理，顯著提升了管理效率與學生滿意度。盡管如此，仍存在人員流動性大、信息化基礎不足等挑戰。未來，學校計劃通過增強培訓、促進部門合作及硬件更新，進一步提升管理水平。

本文系云南民族大學2023年審核評估教育教學研究與實踐項目《高校學籍閉環式管理的探索與研究——以云南民族大學為例》（項目編號：SHPG2023Y09）的研究成果。

參考文獻：

[1]普通高等學校學生管理規定[J].中華人民共和國國務院公報，2017，（24）：25-33.

[2]呂豐秀.高校學籍電子化管理的應用及問題分析[J].福建電腦，2021，37（03）：128-130.

[3]宋永磊.大數據賦能高校學籍管理研究[J].江蘇科技信息，2024，41（03）：110-113.

[4]孟曉梅，王維.高校學籍管理政策落實機制研究[J].現代職業教育，2023，（35）：137-140.

[5]袁棟.新定位新思路新作為淺談高校學籍管理工作的發展[J].成才與就業，2023，（S1）：108-110.

[6]湯志松，于洪杰，徐春棟.淺談高校學籍異動管理現狀及思考[J].教育教學論壇，2019，（44）：231-232.

[7]李媛媛.“以學生為本”理念下的高校學籍管理工作的研究和思考[J].當代教育實踐與教學研究，2019，（12）：113-114.

（作者單位：云南民族大學）

（責任編輯：豆瑞超）