國有集團公司費用報銷系統建設探析

摘要：本文探討了國有集團公司費用報銷系統建設的必要性、原則和關鍵技術，以及實施策略。指出費用報銷系統對于優化資源配置、強化內部控制和加快數字化轉型具有重要意義。系統建設應遵循實用性、集成性、可擴展性和安全性原則，關鍵技術包括云計算、大數據、人工智能、移動互聯和區塊鏈等。在實施策略上，企業需進行需求分析與規劃，合理選擇并集成技術，優化與再造報銷流程，同時加強數據安全與隱私保護。通過科學建設和有效運用費用報銷系統，國有企業可顯著提升財務管理效率和管理現代化水平。

關鍵詞：國有集團；公司費用；報銷系統建設

引言

在當今快速變化的商業環境中，國有集團公司面臨著資源優化配置、內部控制強化及數字化轉型等多重挑戰。費用報銷作為企業財務管理的關鍵環節，其效率和準確性直接影響著企業的運營成本和決策質量。傳統紙質報銷方式已難以滿足現代企業對高效、透明、合規的財務管理需求，因此，構建一套科學、完善的費用報銷系統顯得尤為重要。文章深入探討了國有集團公司費用報銷系統建設的必要性、原則、關鍵技術及實施策略，以期為國有企業提供理論指導和實踐參考。通過剖析費用報銷系統如何促進資源優化配置、加強內部控制，并加速企業數字化轉型，本文將揭示該系統在提升企業財務管理效率和管理現代化水平中的核心作用，進而為國有企業實現可持續發展奠定堅實基礎。

一、國有集團公司費用報銷系統建設的必要性

（一）優化資源配置

現代企業日常運營管理過程中，費用報銷是一個頻繁且耗時的工作，傳統紙質報銷方式包括填寫、審核、審批等多個環節，以線下為主，效率低且極易出錯，加強費用報銷系統建設工作是優化國有企業內部資源配置的重要路徑。從員工角度來看，系統采用自動化流程設計方案，為財務人員及其他各部門人員提供了便利。員工只需在系統中提交報銷申請，并按照規定附帶相應的電子發票或紙質憑證的圖片，系統即可自動開展初步審核，驗證發票真偽、核對報銷金額等，對于異常數據或者信息，轉由財務人員審核，將極大減少人工審核的工作量，還能縮短報銷周期，提高員工的滿意度和工作效率。從企業管理層角度來看，費用報銷系統的實時數據分析功能可為其提供強有力的決策支持。通過自動生成的部門費用分布、項目費用構成、員工報銷記錄等各類報表，管理層能全面掌握企業內部費用支出情況，精準評估各項費用開支的合理性，提高資金、設備、人員等資源調整的針對性[1]。

（二）強化內部控制

費用報銷是企業內部控制的重要環節，也是防范財務風險的關鍵領域，費用報銷系統建設將有效規范企業報銷的流程，提高風險防范的有效性。一方面，系統可通過預設審批流程和設置權限，為企業費用報銷建立一套嚴謹而有序的操作規范。員工能清晰地看到報銷所需的各項信息和步驟，并實時查看費用報銷的進程。系統可自動記錄每一個審批環節的操作時間和審批意見，支持報銷流程可追溯，確保在出現問題時，能以最快的速度找到責任人并制定針對性的解決方案，增強費用報銷的公正性和透明度。另一方面，費用報銷系統具備風險防范這一保障性功能，對費用支出實時監控，一旦出現異常情況，可立即向財務人員發出預警，避免潛在的財務損失，同時自動對報銷憑證真偽進行查驗，包括發票代碼、號碼、金額等，進一步避免虛假發票問題，降低企業的財務風險。

（三）加快數字化轉型

在信息技術快速更新換代的背景下，數字化轉型已經成為現代企業發展的不可逆趨勢。對于國有企業而言，加強費用報銷系統的建設是推進現代化和智能化進程的關鍵步驟，對企業的可持續發展具有顯著的正面影響。同時，費用報銷系統作為財務管理體系的關鍵組成部分，通過整合企業資源計劃（ERP）、辦公自動化（OA）、人力資源管理系統等，實現了數據共享和業務流程的無縫對接。這不僅有助于將國有企業內部各部門緊密聯系起來，形成一個協調一致的整體，而且推動了企業財務管理向精細化方向的持續進步。面對外部發展環境，數字化轉型的加速為國有企業帶來了諸多競爭優勢。企業不僅能夠依靠高效的數字化系統提升內部運營效率，降低管理成本，還能有效提升企業的透明度、合規性和信譽度，從而在激烈的市場競爭中脫穎而出[2]。

二、國有集團公司費用報銷系統建設的原則和關鍵技術

（一）原則

國有企業在搭建費用報銷系統時，應遵循一定的原則，具體如下。一是實用性。這是系統建設應遵循的首要原則，即滿足國有企業的實際業務需求，確保系統能解決企業當前所面臨的費用報銷工作問題，且高效便捷、易于操作。二是集成性。國有企業各部門屬于一個有機整體，所搭建的費用報銷系統應同財務核算、預算管理、ERP、OA等系統集成，實現費用報銷數據與財務數據自動同步，避免數據重復錄入和信息孤島問題。三是可擴展性。需全面考量國有企業未來的發展趨勢，采用模塊化設計以及松耦合架構，為系統功能的擴展與升級奠定堅實基礎，以保障系統能夠持續展現出優異的性能及便于維護的特性。四是安全性。費用報銷系統中涉及大量的財務數據和員工個人信息，數據安全至關重要，國有企業需從人員意識、權限管理、登錄認證等多個維度出發，確保系統運行的安全穩定性。同時，開發過程中嚴格遵循國家相關法律法規和企業內部的規章制度，提高合規性[3]。

（二）關鍵技術

1.云計算與大數據。云計算屬于一種以互聯網為基礎的計算模式，主要通過互聯網連接遠程服務器為企業提供計算資源和服務。將該技術引入到費用報銷管理系統中，企業只需按照使用量支付云服務費用，無須投入大量的資金購買和維護本地服務器等硬件設備，成本較低，其可根據國有企業實際需求動態分配計算資源、存儲資源和網絡資源，確保系統在業務高峰階段也能平穩運行[4]。

2.人工智能與自動化。人工智能是一種模擬人類智能的科學技術，能根據不同場景和任務開展適當的行動。在國有企業的費用報銷系統建設過程中，依托光學字符識別（OCR）、自然語言處理（NLP）、機器學習等技術，可有效實現發票的智能審核，并支持智能問答和預測分析為員工提供個性化服務，具體見圖1。

3.移動互聯技術。移動互聯技術的主要作用是打破報銷環節的時間空間限制，增強企業費用報銷的靈活性。通常依托企業開發的移動軟件或小程序實現，員工通過移動設備可以隨時隨地提交費用報銷申請，不受辦公地點的限制，還可以實時查看報銷申請的審批進度和狀態，一旦報銷審批通過，員工將收到具體結果的信息通知。移動互聯技術與企業其他移動辦公軟件集成，能將具體的費用數據直接關聯到報銷申請中，可減少煩瑣的操作流程[5]。

4.區塊鏈技術。區塊鏈技術具有去中心化、不可篡改等特征，為企業的費用報銷管理提供了新的可能性。在費用報銷系統中，所有的費用報銷申請、審批記錄、財務處理等數據都可被存儲到區塊鏈上，一旦記錄將無法被修改，有助于降低費用報銷中欺詐行為、數據造假等問題出現的風險。同時，該技術采用去中心化的分布式賬本，支持國有企業內部的員工、審批人員、財務人員等各參與方直接進行交互和驗證，減少中間環節，也能降低信任成本。

三、國有集團公司費用報銷系統建設的實施策略

（一）需求分析與規劃

需求分析是國有企業開展費用報銷系統建設的前提和基礎。企業應同財務部門、業務部門等進行深入溝通和交流，明確其對于費用報銷環節的具體需求和意見。例如，財務部門作為費用報銷的核心管理部門，相關人員對數據準確性和合規性的關注度要求較高，而業務部門則更加關注費用報銷的便捷性和及時性；企業應立足不同部門對費用報銷系統建設展開規劃，旨在充分發揮其價值，滿足各部門員工的要求，形成合力促進企業可持續發展。與此同時，企業還應廣泛收集現有費用報銷環節中存在的問題，包括審批周期長、票據管理混亂、費用超支等，將其作為新系統建設的依據，盡可能避免問題再出現。

（二）技術選型與集成

技術選型與系統集成是費用報銷系統建設的關鍵環節，直接影響著系統運行的效率。企業應基于發展需求和發展趨勢分析結果，考量云計算、大數據、人工智能、移動互聯、區塊鏈等技術優勢，并選擇具備強大處理能力和快速響應速度的技術平臺作為技術價值發揮的重要支撐，確保費用報銷系統在不同的環境下均具有良好的性能表現，提升其運行穩定性。采用標準化的接口和數據格式，將費用報銷系統與企業現有系統無縫集成，提高數據傳輸的完整性和準確性。以H集團公司為例，在建設費用報銷系統時，為提高集成的可靠性，相關技術人員采用了企業服務總線（ESB）技術，其優勢在于可以將不同系統的集成邏輯集中管理，為后期維護和升級提供便利。采用松耦合架構，不同系統之間可以通過服務調用完成交互，若某個系統發生變化，也不會對其他系統造成較大的不良影響，根據業務需求進行消息路由和轉換，實現不同系統之間數據格式和協議的轉換。

（三）流程優化與再造

引入現代化信息技術用于建設費用報銷系統，將打破現有費用報銷流程的限制，企業需對現有的費用報銷流程進行全面梳理，去除其中煩瑣的、不必要的手續，為流程再造和功能明確提供參考。H集團公司自動化費用報銷系統流程詳見圖2。

該國有企業所建設的費用報銷系統具備報銷申請、審批流程、預算管理、財務處理、系統管理等多個模塊。其中，報銷申請模塊中可錄入各種費用信息，包括費用類型、費用金額、費用日期、費用說明等，可提供下拉菜單、自動填充等功能，降低信息錯誤概率；對于電子發票，系統可以直接從第三方發票平臺上獲取，減少員工手動上傳的工作量。財務處理模塊具備費用核算、付款管理功能，根據費用類型和會計科目自動分類和記賬，對于涉及多個項目或部門的費用報銷情況，采用費用分攤工具，輔助財務人員快速且準確地完成費用核算工作。

（四）數據安全與隱私保護

數據安全與隱私保護是至關重要的。在構建費用報銷系統的過程中，企業必須運用高級加密技術對系統內的敏感信息進行保護，這包括但不限于員工的身份證號碼、銀行賬戶信息以及家庭背景等。例如，H集團公司通過實施數據庫加密技術，顯著提升了數據存儲的安全級別，并采用了SSL/TLS加密協議來確保數據在傳輸過程中的安全。此外，建立訪問控制系統是確保只有經過授權的人員才能訪問費用報銷系統的有效手段，這可以通過用戶名和密碼、數字證書等多種身份驗證技術來實現。定期進行數據備份和恢復演練同樣不可或缺，將數據備份至異地服務器或云存儲設施，以便在本地數據發生丟失或被非法篡改時，能夠迅速恢復，從而保障費用報銷流程的持續運作。

四、結語

數字化轉型進程不斷加快背景下，越來越多的企業提高了財務管理信息化建設的重視度，費用報銷系統作為財務管理體系中的重要組成部分，加快其建設步伐，將有效提升企業財務管理效率。具體實踐過程中，企業應立足自身發展需求和發展趨勢，科學引入云計算、大數據、人工智能、移動互聯、區塊鏈等現代化技術，提高系統的穩定性，并切實做好技術選型與集成、流程優化與再造、安全保障系統建設等工作，推動費用報銷系統優化成為國有企業提高現代化管理水平的重要工具。

參考文獻：

[1]曹湘翎.國有企業建設商旅平臺的應用效果與要點分析[J].中國信息化，2023（01）：56-58.

[2]張洪玉.費用報銷自動化系統對企業現金管理的影響研究[J].商業2.0，2023（24）：16-18.

[3]張甜.煤炭企業財務共享模式下費用報銷管理研究[J].商業2.0，2024（21）：114-116.

[4]郭靜.信息化模式下企業財務費用報銷的優化策略探討[J].企業改革與管理，2022（17）：137-139.

[5]吳亞平.國有企業智能報銷財務體系研究[J].經濟師，2023（05）：97-98.

（作者簡介：郜浩然，河南日報報業集團有限公司中級會計師。）