高校OA電子文件在線歸檔策略研究

[摘 要]信息技術飛速發展，檔案信息化建設加快推進，電子文件歸檔管理成為高校檔案館數字資源建設的重點內容。高校OA系統中產生的電子公文是文書檔案重要組成部分之一，如何將這些電子公文進行在線歸檔是本研究討論的重點。本文結合武漢城市職業學院OA系統電子文件在線歸檔實踐，分析了當前高校電子文件在線歸檔現狀及問題，并提出了實施OA系統電子文件歸檔的具體對策，為高校檔案館探索電子檔案單套制管理提供了新的思路。

[關鍵詞]電子文件；在線歸檔；單套制

OA系統是高校信息化建設的一部分，也是高校進行管理決策、行政辦公的核心管理平臺。電子文件是各機關、團體、企事業單位和其他組織通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的文字、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。在線歸檔是將信息系統中辦理完畢、具有保存價值的電子文件及元數據，通過網絡直接傳輸至檔案管理部門的過程。隨著新興技術的飛速發展，檔案管理工作基本實現了數字化轉型，但高校文書檔案電子化建設仍面臨著挑戰與機

遇[1]。高校在OA系統上從事公務活動的過程中形成了大量的電子文件，這些電子文件是高校文書檔案的重要組成部分，高校檔案館有必要將這些具有保存價值的電子文件進行在線歸檔，進一步豐富檔案館館藏數字資源。

一、高校OA電子文件在線歸檔的現狀及問題

（一）在線歸檔應用系統建設不協調

OA電子文件在線歸檔是將OA系統與檔案管理系統進行集成，從而實現OA系統中電子文件轉化為電子檔案的過程。當前，很多高校在建設OA系統和檔案系統時，由于建設主體部門、建設時間不同等原因，各部門之間不能進行有效的協調工作，造成OA系統與檔案系統分頭建設、互不聯通，進一步影響了OA系統電子文件在線歸檔的進程。此外，很多高校檔案館出于檔案數據的安全性和保密性，只在其局域網上使用檔案管理系統，導致檔案管理系統使用相對獨立，無法與其他業務系統進行數據的互聯互通。隨著高校加快數字校園建設，OA系統、教務系統、科研系統、人事系統、資產系統等多個業務系統相繼建成，在這些業務系統處理辦公活動的過程中產生大量的、具有保存價值的原生的電子文件，高校檔案館有必要將一些核心業務系統與檔案管理系統進行集成，進一步提高檔案管理的工作效率。

（二）在線歸檔管理程序不規范

首先，歸檔電子文件收集不規范。在收集過程中，高校在OA系統中由各部門、各學院形成的電子文件及其元數據，并沒有按照檔案收集的要求和歸檔范圍進行應交盡交，出現歸檔要件不全或者錯歸漏歸的情況。其次，歸檔電子文件整理不規范。各高校在進行部門立卷歸檔時，存在兼職檔案員頻繁更換的問題，導致兼職檔案員檔案業務不熟悉，在對電子文件進行分類、組件時，不能把握電子文件之間的有機聯系，整理的檔案不科學、不合理，不便于后期利用查考。第三，在線歸檔的管理力度不足。各立卷歸檔部門很多分管檔案工作的領導對檔案工作重視程度不足，加之兼職檔案員同時兼任多份工作且流動性大，很難保障在線歸檔工作在管理過程中穩步實施。

（三）OA系統在線歸檔全流程電子化條件不足

OA系統在線歸檔全流程電子化，是指OA系統中的電子文件及其元數據，僅通過系統對接方式實施線上移交檔案館的過程。在高校實施OA系統在線歸檔全流程電子化時，存在信息技術、人員素質等方面的障礙。一是信息技術障礙。隨著OA系統的深化應用，電子文件數量日益增多，如何確保在線歸檔時這些電子文件的真實性、有效性和可靠性驗證顯得非常重要。電子簽名技術是一種基于密碼學原理，在電子文件上生成一個帶有數字證書和時間戳信息的唯一數字簽名，確保文檔在傳輸或存儲過程的完整性、真實性和不可抵賴性的技術手段。目前，電子簽名技術廣泛應用于高校電子證照、內部辦公、合同簽署等場景，能夠保障文檔傳輸過程中的真實性、完整性和不可否認性[2]。電子簽章系統是基于電子簽名技術實現，用于管理實體印章和電子印章的線上平臺。很多高校建設OA系統時間早于電子簽名系統的建設時間，未實現與電子簽章系統的集成對接，導致在辦理電子公文時不能確保文檔的合法性、安全性和電子簽名的真實有效性。二是缺少計算機專業人員。很多高校檔案館人員編制緊張，普遍缺少計算機專業的專職檔案人員，在進行檔案信息化和建設數字檔案館時，不能較好地將新技術應用于檔案管理工作中。

二、高校OA電子文件在線歸檔的意義

（一）提高檔案移交的及時性

在傳統的檔案管理方式下，高校紙質檔案要求在文件辦理完畢的第二年上半年進行歸檔移交，但由于傳統載體檔案在收集端存在手工整理效率低、線下打印易出錯等問題，往往滯后歸檔移交的時間。OA電子文件在線歸檔是將檔案整理歸檔做在平時，實現OA系統中電子文件及元數據實時、在線移交檔案館，為檔案管理工作人員大大節約了檔案收集和整理的時間。高校實施OA在線歸檔能夠充分利用現代信息技術，實現電子文件自動、實時地收集、整理、編目、歸檔等功能，將檔案工作最大限度線上化，提高了歸檔的時效性。

（二）豐富檔案數字資源

近年來，檔案工作積極順應信息技術改革潮流，檔案管理逐步朝數字化、智能化、知識化方向發展。從2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》新增第五章“檔案信息化建設”，賦予“電子檔案與傳統載體具有同等效力”，到2021年《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出，要“加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收”，再到2024年3月1日正式實施的《中華人民共和國檔案法實施條例》新增第五章“檔案信息化建設”，強調“加強辦公自動化系統、業務系統歸檔功能建設，并與電子檔案管理信息系統相互銜接，實現對電子檔案的全過程管理”，可以看出，檔案信息化建設是高校檔案館實現檔案現代化管理的必要路徑。

（三）加強檔案收集的完整性

大多數高校檔案館存在專職人員數量少、兼職檔案員工作變更頻繁等現象，在每年檔案移交時，很多檔案不能做到“應收盡收、應歸盡歸”，檔案員只能被動收集本單位檔案，無法全面完整地了解本單位產生的所有檔案情況，往往造成檔案收集不完整、錯歸漏歸重歸等問題。因此，在OA上實施線上歸檔，能夠將業務部門在OA上處理的所有收發文等具有保存價值的文書檔案，在辦理完畢時進行實時的歸檔，極大提升了文書檔案收集的完整性。

（四）節約檔案管理成本

隨著傳統載體檔案數量的增多，檔案館庫房也需要考慮增量檔案存儲和管理的空間。在存儲和管理傳統載體檔案時，檔案館需要配備庫房、密集架等，還需要考慮庫房輔助設備如溫濕度、漏水、入侵檢測、防盜報警等環境配置，這些配備及基本建設的投入產生了不少的經濟成本。而相比于傳統載體檔案，電子檔案具有存儲信息密度高、存儲空間小等特點，大大節約了庫房存儲空間和管理成本。

三、高校OA電子文件在線歸檔的具體路徑

（一）制定完善的電子文件在線歸檔制度

完善的電子文件在線歸檔制度是開展OA系統在線歸檔的必要前提[3]。為實現電子文件轉換為電子檔案，在檔案管理系統中被準確順利地利用，根據《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）《湖北省省直機關電子文件在線歸檔管理規范（試行）》（鄂檔規〔2016〕4號）等文件，武漢城市職業學院結合檔案工作實際情況，制定了《武漢城市職業學院電子文件在線歸檔實施細則》。首先，細則對電子文件在線歸檔的有關術語和定義做了詳細解釋，包括電子文件、元數據、在線歸檔、電子檔案等。其次，明確了在線歸檔的對象、范圍、格式和電子文件歸檔步驟、節點、要件，對電子文件歸檔流程進行了具體說明，包括歸檔文件的質量、檔案收集、鑒定、整理、移交過程。明確了應用系統建設，包括在線歸檔的主要功能、電子檔案管理系統主要功能、歸檔接口設計標準等。最后，明確了管理職責，包括檔案館職責、檔案系統技術管理部門職責、立卷歸檔部門職責、校保密委員會職責、校檔案工作委員會職責等。

（二）部署在線歸檔網絡平臺

依據數字檔案館建設指南和國家檔案信息化建設實施要求，武漢城市職業學院結合檔案業務實際需要，搭建了局域網、校園網、互聯網三個網絡平臺，配備國產化實體服務器、磁盤陣列和容災備份一體機，建立了數據存儲與數據備份系統，部署了多套檔案信息系統。在校園網上，開發了在線歸檔管理系統，實現檔案的歸檔、整理、保管、銷毀等全生命周期管理，滿足全校電子檔案的在線共享利用。當接收到OA系統推送的電子文件及元數據后，兼職檔案員需要進入歸檔管理系統，進行電子文件的整理，包括完善檔案著錄信息、整理電子文件、生成電子歸檔章等。

（三）搭建智慧協同辦公系統

武漢城市職業學院依托OA系統升級改造，實現電子文件擬稿、審修、編號、套紅、用印全程線上化，集成了電子簽章平臺，解決全程業務電子化，將檔案與業務充分融合，實現電子資源統一領導、集中管理、分級分權、資源共享。OA系統基于檔案的歸檔范圍、保管期限表及相關的元數據要求，進行電子文件及元數據的自動收集，收集后利用電子簽名技術、電子文件格式轉化以及四性檢測，保證前端電子檔案的合規以及不可被篡改。

在OA系統收發文流程中，增加兼職檔案員歸檔節點，各單位兼職檔案員直接參與公文流轉，公文流程流轉結束后，由兼職檔案員自動觸發在線歸檔，即通過線上將公文流程中電子文件及其元數據通過校園網直接傳輸給檔案數據庫。收發文流程歸檔設計也有區別，體現在所有的發文產生的電子文件均需要歸檔，而收文僅需要部分具有保存價值的電子文件進行歸檔，因此，在收發文流程歸檔時，需要對收文流程進行歸檔鑒定，將具有保存價值的歸檔文件由各單位的兼職檔案員進行線上歸檔。

（四）開發個性化歸檔接口

根據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）、《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46）、《基于XML的電子文件封裝規范》（DA/T48）等文件，依托學校信息化建設成果，武漢城市職業學院將OA系統、校園網歸檔管理系統與智慧校園門戶進行單點集成，并深度融合OA系統和歸檔管理系統，開發了在線歸檔、組織機構與用戶同步等多個接口，實現了OA系統電子文件在線歸檔。

實施電子文件在線歸檔的過程是由檔案管理系統提供中間庫接口，OA系統將需要歸檔的電子文件按照要求進行封裝并推送至中間庫接口，檔案管理系統對OA電子文件封裝數據包進行完整性、真實性、安全性、可用性檢測接收歸檔。

在數據接口設計上，采用webservice+ftp的方式進行數據交互，即OA系統將歸檔的文件信息及原文封裝為歸檔信息包，并生成一個批次的歸檔信息，通過調用接口平臺提供的webservice服務去推送至中間關系型數據庫。其中，歸檔信息包包含說明文件.XML、文件目錄XML、文件夾、歸檔文件元數據.XML、電子文件等。歸檔信息包通過FTP協議傳輸到中間的文件存儲系統中，統一接口平臺根據中間表、歸檔批次信息表及歸檔信息包進行歸檔文件的“四性”檢測，并將通過“四性”檢測的歸檔批次數據，進行歸檔文件元數據XML及原文解析后，推送至歸檔管理系統中。對于“四性”檢測不通過的，會將狀態值寫入中間庫，OA系統接口開發webservice客戶端調用ETL接口平臺提供的四性檢測結果查詢接口，并重新推送該批次數據。

（五）設計智能化歸檔流程

為便于前后端電子文件的歸檔管理，武漢城市職業學院在OA系統和校園網歸檔管理系統上分別設計了智能化在線歸檔流程。在前端OA系統上，開發了電子檔案流程和檔案在線移交流程。電子檔案流程是基于OA系統公文管理流程建立的，當公文審批流轉結束后自動觸發電子檔案歸檔業務流，在電子檔案歸檔業務流中自動采集公文流程的電子文件及元數據并封裝成歸檔信息包。在后端校園網在線歸檔管理系統上，設計了歸檔審核流程，用于檔案管理人員按照檔案工作規范和要求對電子文件進行整理、著錄及審核等操作。同時，依據學校《檔案接收移交制度》《檔案利用制度》等規章制度，在OA系統中設置了檔案材料移交申請流程，實現申請、審批、用印、移交全程線上化，從而極大程度地減少了紙質申請單等文件的使用，提高了審批效率。

（六）定義檔案分權管理

為滿足各類檔案利用人員差異化的數據需求，依據武漢城市職業學院檔案管理三級網絡圖，在校園網在線歸檔管理系統和OA系統上建立權限管理機制，根據用戶角色和權限自動分配檔案管理權限，確保檔案數據利用的安全性和合規性。

結束語

隨著數字校園建設不斷深化，OA系統及其他業務系統逐漸普及，電子文件的增長速度日益提高，推動OA系統及其他業務和檔案管理系統深度融合是大勢所趨，能夠大大提升檔案整理歸檔的完整性和及時性。當前高校檔案館必須加快電子文件的歸檔與管理，推動OA系統及其他業務系統與檔案管理系統的集成對接，為進一步實現檔案單套制管理、在線編研和知識化利用等奠定

基礎。

參考文獻

[1]趙一榮，梁媚.大數據時代高校文書檔案電子化建設研究[J].山西檔案，2019（4）：109-113.

[2]黃騰輝，高超航，寇建波，等.基于PKI技術的PDF簽名簽章文檔驗證方案研究與設計[J].信息安全與通信保密，2024（2）：80-92.

[3]吳乃萍，張文元，夏芳，等.高校電子文件歸檔管理中的制度建設[J].檔案與建設，2005（7）：35-37.

作者簡介：危艷華（1989— ），女，漢族，湖北仙桃人，武漢城市職業學院，碩士。

研究方向：檔案信息化、檔案學基礎研究。