信息化時代檔案管理工作的發展方向分析

[摘 要]在信息化時代，大數據、云計算等新興技術重塑了檔案管理的技術環境。本文分析了新技術對檔案管理工作的影響，指出信息化帶來的新形勢和新任務，包括提升數據處理能力、保障信息安全、實現資源共享與優化服務。針對信息化進程中檔案管理工作面臨發展不平衡、檔案收集不齊全和信息管理效率低下等問題，本文提出通過推動制度創新、引進復合型人才和加強思想認同等對策，以此提高電子檔案治理水平。檔案管理部門需要緊跟技術發展步伐，創新工作模式，構建科學完善的檔案管理體系，推動檔案工作高質量發展，滿足社會各界對檔案信息的需求，充分發揮檔案在社會發展中的重要作用。

[關鍵詞]信息化時代；檔案管理；收集歸檔

隨著信息化時代的到來，大數據等新興技術快速融合，極大地改變了檔案管理的技術環境和工作模式。信息技術的發展不僅重塑了檔案管理的技術架構和產品形態，還推動了檔案管理服務模式的創新。在這一背景下，檔案管理工作面臨新的形勢和任務，如何充分利用新技術賦能檔案管理，提升檔案管理水平，成為當前亟待解決的問題。信息技術對檔案管理工作影響深遠，新一輪科技革命帶來了檔案管理理念和方法的革新。大數據技術能夠處理海量檔案數據，通過數據挖掘和分析，提升檔案資源的利用價值[1]。

一、信息技術對檔案管理工作的影響

（一）檔案管理與業務工作深度融合發展

隨著信息技術的發展，大數據與5G、人工智能、區塊鏈等技術的深度結合，正在改變網絡時代的根本格局，推動著整個經濟和社會的變革。各行各業都在加速數字化進程，以大數據為基礎的管理與決策模型逐漸成熟。隨著組織結構和功能的發展與變化，各部門之間的緊密協作，電子文檔全過程電子化管理的優勢互補、互相促進，為組織與業務的正常運轉提供了支持。在文件的形成過程中，業務部門與檔案部門相互配合，對數據進行全面的梳理，并制訂出歸檔管理的標準，充分利用電子檔案在業務應用中所起到的正面效果，使業務管理與檔案管理更加緊密地聯系在一起，突破業務孤島，沉淀數據資產，發掘出數據的價值，讓數據真正為社會發展服務[2]。

（二）檔案管理質效明顯提升

《黨政機關電子公文歸檔規范》（GB/T39362-2020）提出了加強電子檔案的數字化、網絡化、數字化、網絡化的要求。傳統的檔案管理方式以“重管理輕利用”為特征，不能充分發揮檔案的價值。它強調了文件的本質屬性，拓寬了其在政治教育中的作用。檔案管理者可以利用行業規范的信息平臺，對檔案信息來源進行多種途徑的公開，使電子數據資源得到最大程度的整合和優化，為被服務對象提供更加寶貴的史料。建立內容真實、形式多樣的電子檔案庫，以及特色的“數據湖”，方便用戶查詢和使用。電子檔案的全程可追蹤，為文件的真實、可靠提供了

保障[3]。

二、信息化時代檔案工作面臨的問題和挑戰

（一）整體發展不平衡

目前，我國檔案工作正朝著信息化的方向發展，相應的政策體系、軟硬件設施和工作手段都在持續地進行著升級和優化，但是，從整體上看，仍然存在著發展不均衡、運用不充分等問題。主要表現為：一是系統的信息化管理機制還不完善。傳統的紙質文件和現代的電子檔案在管理方式上是截然不同的，因此必須對其進行重構。隨著大數據技術的普及，必須要有一種新的、與之相匹配的信息管理體系，才能將大數據技術的智慧管理優點充分展現出來，讓不同種類的檔案信息與資源得以共享。多數單位還沒有建立完善的信息化管理體系和運作機制，對電子檔案信息資源的整合與共享還不夠充分。目前，很多單位由于傳統的文件管理方式已經很難與電子檔案的管理方式相適應，導致其管理效率低下。由于目前的管理制度還存在著管理責任不明、管理標準不夠規范、信息化的優越性不明顯等問題，因此，目前的管理制度還很難對企業的信息化工作起到很好的引導作用。二是檔案管理的制度還不夠健全。傳統的紙質文件管理方式已不能滿足時代發展的需要，電子檔案管理模式正被廣泛應用和普及，而與之相配套的法律法規卻無法跟上電子檔案管理的發展步伐，立法體制落后，導致系統的管理缺少法制基礎，因此，電子檔案的管理效率并沒有得到顯著提升，這嚴重制約了檔案信息化轉型的發展。

（二）檔案收集不齊全

當前，大部分檔案管理部門的征集工作都處在一個持續摸索和改進的過程中，征集的方式主要是接受各單位、企業、學校等社會組織的捐贈、寄存、代管，因此，征集工作呈現出零散、膚淺的特征。同時，在信息化的背景下，也出現了以下幾個問題：一是檔案資料的多樣性和分散性顯著增加，許多重要的信息被存儲在不同的數字平臺或系統中，導致檔案管理部門難以全面掌握和收集。二是數字化文件易于被修改、刪除或丟失，增加了檔案收集的復雜性和不確定性。三是部門之間存在隔閡，單位檔案管理平臺的服務范圍還僅僅局限于單位內部，對外共建共享的程度還遠沒有達到預期，工作方法比較傳統，缺少與各個行業的學習與交流，使得各單位、各行業的文件歸檔都有時空的限制，很難達到在線歸檔的目的，目前的檔案收集仍然采用傳統的人工方法來收集和匯總，這就造成了工作效率低下，實踐效果不佳的問題。

（三）信息管理不高效

目前，電子檔案管理效率不高，其具體情況如下：一是系統建設沒有經過深入調查，導致系統只具備一些淺顯的基礎功能，未能從實際需求出發，致使系統平臺在實際工作中的應用效果不佳。系統設計和實際需求脫節，導致平臺功能無法得到充分發揮，未能實現檔案管理信息化的預期目標。二是人才體系單薄。當前，大部分檔案管理人員在利用信息化平臺進行檔案資源開發方面力不從心。這種情況不僅制約了檔案資源的有效利用，還影響了檔案管理工作的整體效率和質量。缺乏信息化背景和技術能力的檔案管理者，難以適應現代化管理需求，進一步加劇了檔案管理效率低下的問題。因此，提升電子檔案管理效率，關鍵在于加強系統平臺建設的科學性和實用性，并培養具有信息化管理能力的專業人才。只有這樣，才能真正實現檔案管理的信息化、現代化，充分發揮檔案資源的價值[4]。

（四）大數據技術未得到充分應用

隨著大數據技術的廣泛應用，云計算、大數據、人工智能等技術被越來越多地運用到了社會的方方面面，數據信息處理技術也越來越普遍，因此，在電子檔案的管理中，必須將云存儲、智能化技術和大數據技術相結合，以提高電子檔案的管理效率和便利性。目前，許多單位還沒有把大數據技術與智能技術相結合，導致檔案管理工作相對滯后?；鶎拥臋n案部門沒有將智能技術應用到數據挖掘、軟件分析、集成電子檔案資源，就連必備的硬件和軟件都沒有，缺少電腦設備和智能的檔案管理平臺，不能將檔案資源與社會資源進行充分連接，阻礙了電子檔案的個性化、多元化和實時化的管理。而在電子檔案的管理過程中，也面臨著網絡安全的問題。一是由于電子檔案資料存于電子儲存裝置中，一旦儲存裝置硬件受損，將造成資源損毀或遺失危險。二是由于檔案信息資源容易被病毒、黑客等入侵，因此易造成信息的篡改和成果的損失。許多單位都沒有健全的檔案信息管理體系，網絡防御攻擊的技術方法也不夠先進，很難對文件的安全性進行有效的保護，因此存在很大的安全隱患。

三、信息化時代檔案工作未來發展對策

（一）緊跟時代，勇于創新

在新的歷史時期，各行各業正借著新時代的東風，走上了穩步發展的快車道。檔案管理部門可以通過對信息技術的利用，打造一個集中式檔案數據為一體的“智控中心”，為黨、政、群提供高質量的檔案信息。

第一步，構建和完善檔案管理責任制。首先，要通過立法和制度建設來保證電子檔案的管理，在制度上保證電子檔案的采集、管理、保管、共享服務，并對電子檔案的管理職責作出規定，對違反規定的行為建立相應的懲罰辦法。其次，要構建檔案管理信息平臺，并對其進行定期審計，監控其提供的服務。最后，建立健全電子檔案信息安全保障方面的法律、法規，明確各方面的職責，建立相應的責任清單，以科技手段、機制保障電子檔案的安全性。

第二步，完善和優化電子檔案管理機制和信息化體系。以大數據技術為基礎，加快完善電子檔案的管理體制和信息化系統，建設一種新的檔案管理制度，改善電子檔案的數據品質，制訂統一的電子檔案管理標準，對操作規范、數據類型、檔案格式和工作過程進行標準化管理，使大數據信息平臺數據庫的作用得到最大程度的發揮，從而使電子檔案信息的利用價值得到進一步提高。要樹立“信息化”“網絡化”的思想，要把“檔案工作機制”和“創新”的標準系統建設放在首位，為“信息管理體制”和“數據資源”提供強有力的保障。將檔案管理信息化技術進行集成，對基層信息資源進行采集，對信息資源進行最優的儲存，推動信息技術的研究與開發，健全數據信息支持體系，為檔案管理工作取得突破性進展提供技術保證。搭建為整個電子檔案管理體系提供服務的智能網絡體系，創建完備的資源聚集體系，對各類檔案數據信息進行采集、整理和共享，并通過分析、挖掘和技術集成，實現對電子檔案信息資源的共享。

（二）引進人才，強化隊伍

單位可以從人才引進、隊伍建設、培訓提升等三個方面完善檔案管理的隊伍建設。

一是檔案管理部門應建立科學的人才引進機制，通過與高校合作，開展校企聯合培養項目，為檔案管理注入新鮮血液。同時，應爭取政策支持，設立專項引才基金，提高檔案管理崗位的吸引力，吸引更多優秀人才加入檔案管理隊伍。特別是針對信息技術與檔案管理相結合的復合型人才，應制定專門的引進政策，提供具有競爭力的薪酬和發展空間。二是要注重現有人員的培訓和能力提升。檔案管理部門應制訂系統的培訓計劃，結合實際工作需要，開展多層次、多形式的培訓。培訓內容應包括檔案管理基礎知識、信息技術應用、數據分析與挖掘、信息安全等方面。通過理論與實踐相結合的方式，提升檔案人員的專業素養和技術能力。此外，應鼓勵檔案人員參加國家承認的計算機資格和認證考試，提高其信息技術水平。三是檔案管理部門應積極組織人員到先進地區檔案館學習交流，借鑒先進經驗和成功做法。邀請國內外知名檔案專家開展講座和培訓，拓寬檔案人員的視野，提升他們的專業能力和創新意識。通過內部輪崗、外派學習等方式，培養一支業務能力強、綜合素質高的檔案管理隊伍。此外，檔案管理部門應注重人才的職業發展和激勵機制建設。為檔案人員提供清晰的職業發展路徑和成長空間，激勵他們不斷進取。通過設立專項獎勵基金，對在檔案管理信息化工作中表現突出的人員進行表彰和獎勵，激發他們的工作積極性和創造力。通過以上措施，檔案管理部門可以培養一支專業素質高、創新能力強的檔案管理隊伍，為檔案管理工作的現代化、信息化發展提供堅實的人才保障。只有這樣，才能更好地適應信息化時代的要求，推動檔案管理工作邁向新的臺階。

（三）數字轉型，安全強化

大數據技術具有智能化的突出優點，因此，在對電子檔案進行管理時，要充分運用大數據技術，求創新、求發展。在建立電子檔案管理系統時，要注意到與之相對應的數字化技術和相關的模塊，引進智能的數字化信息裝置，把數據化系統和智能系統結合起來，實現優勢互補，建立一個智能管理平臺。將管理平臺的優勢資源進行集成，提升信息供應的品質，對管理方式進行改善與優化，使其在信息服務的內容上實現優勢互補，將大數據的技術優勢發揮出來。與此同時，各部門也要建立健全的電子檔案信息安全保障機制，以有效地防范各種網絡攻擊。一是要建立健全檔案管理制度。完善檔案管理制度，對檔案信息進行定期備份，制訂和遵循相關的檔案安全管理規程，未經許可不得利用移動存儲設備進行拷貝，避免電腦系統受到病毒的感染。二是建設一個安全的因特網防火墻，并經常對安全系統的軟件進行升級，以抵御黑客、木馬病毒等的攻擊。

結束語

在信息化時代的浪潮中，檔案作為社會和歷史的縮影，擔負著存儲和保管黨、國家和人民歷史記錄的重任，是維護歷史真實、保障人民群眾根本利益的重要事業。因此，檔案部門必須順應時代發展，積極應對信息化帶來的挑戰，推動檔案管理向“知識化、信息化、技術化、市場化”轉型。檔案管理必須以大數據、云計算、人工智能和區塊鏈等先進技術為依托，構建科學完善的檔案管理體系。通過信息技術的深度應用，提升檔案數據的存儲、處理和利用能力，實現檔案資源的高效管理和共享，充分發揮檔案在社會發展中的重要作用。

參考文獻

[1]劉趙如，陳挺，盧美玲，等.無紙化辦公環境下電子檔案管理探析[J].黑龍江檔案，2023（2）：200-202.

[2]劉阿娜.事業單位電子檔案管理的影響因素及解決對策[J].黑龍江檔案，2023（2）：275-277.

[3]龔水英.單套制電子檔案管理風險及安全措施探究[J].蘭臺內外，2023（12）：32-34.

[4]吳晗.關于檔案信息化工作的思考[J].辦公室業務，2021（5）：100-101.

作者簡介：閆治辛（1986— ），男，漢族，內蒙古鄂爾多斯人，內蒙古匯能長川發電有限公司，館員，本科。

研究方向：電子檔案。