檔案在公司志編纂中的核心作用與編纂經驗分享

[摘 要]公司志作為地方志的重要延伸，全面記述了企業在各方面的發展歷程，被譽為企業的“百科全書”，對企業管理具有重要輔助作用。本文首先闡述了公司志編纂的重要意義，強調了檔案在公司志編纂中的核心作用，分享了公司志編纂的主要經驗，并探討了公司志編纂對檔案工作的促進作用。

[關鍵詞]檔案；公司志；志書編纂

國有史、地有志、家有譜，地方志是中國傳統文化的瑰寶，被譽為“一方之全史”“一域之重典”“民族之國粹”，素有“治天下者以史為鑒，治郡國者以志為鑒”之說。黨的十八大以來，

習近平總書記就新時代的方志工作發表了一系列重要論述，明確提出，“盛世修文，我們這個時代，國家繁榮、社會平安穩定，有傳承民族文化的意愿和能力，要把這件大事辦好。[1]”公司志作為地方志的重要延伸，全面記述了企業在建設發展、生產經營、產品開發、科技進步、文化建設等方面的歷史與現狀，對企業管理具有重要的輔助作用，被稱為企業的“百科全書”。

一、公司志編纂的重要意義

“史者，所以明夫天之道，察夫地之理，本乎人之情也。”1989年8月，習近平同志在福建寧德地區地方志工作會議上指出：“修志是一項很有意義的工作。其意義，說通俗一點，就是使我們做一個明白人。[2]”公司志作為傳承企業歷史的重要載體，對企業具有重要意義。

（一）對公司發展歷史的權威記錄與時代使命

公司志編纂是回顧歷史、把握當下、眺望未來的“引路工程”。公司志作為官方編纂的歷史文獻，具有高度的權威性和準確性，它系統地記錄了公司從創立之初到現今發展過程中的各個方面，是公司歷史記憶的真實寫照。這種記錄不僅是對過去的回顧，更是對后世的傳承，讓每一位員工乃至外部人士都能通過公司志了解公司的成長歷程，感受企業的精神脈絡。

在快速變化的時代背景下，公司志的編纂也是響應時代號召、承擔社會責任的重要體現。它記錄了企業在不同歷史時期如何順應時代潮流，把握發展機遇，同時也反映了企業在面對挑戰時的應對策略和堅韌不拔的精神風貌。這種記錄對于研究企業發展規律、探索行業發展趨勢具有重要價值。

（二）為當前工作與未來發展決策提供重要參考

公司志是對企業多年的發展歷程認真梳理和客觀記述，可以通過“述往事、思來者”以達到“彰往而察來”的功效，從而為公司的高質量發展提供重要參考。

公司志中蘊含著豐富的經驗教訓和成功案例，這些都是公司寶貴的知識財富。通過編纂公司志，可以系統地梳理和總結公司在經營管理、市場開拓、技術創新等方面的經驗教訓，為當前工作提供有益的借鑒和參考。同時，公司志也是公司制定未來發展戰略、規劃長遠目標的重要參考依據。通過對歷史數據的分析比對，可以更加清晰地認識到公司的優勢與不足，從而制定出更加科學合理的發展規劃和戰略決策。

（三）與企業文化理念相互呼應，是職工司情教育的最好教材

公司志編纂是傳承文化、弘揚精神、教育職工的“鑄魂工程”。公司志不僅是歷史的記錄，更是企業文化的集中展現。它通過生動的故事和案例，傳遞了公司的核心價值觀、企業精神和經營理念，使員工在了解公司歷史的同時，更加深刻地理解和認同公司的文化理念。通過閱讀公司志，員工還可以更加清晰地認識到自己在公司發展中的角色和使命，從而更加積極地投入工作，為公司的發展貢獻力量。

二、檔案對公司志編纂工作的重要作用

（一）提供核心的信息基礎和史料來源

公司志作為記錄公司發展歷程、文化理念、價值觀和發展規劃的重要文獻，其編纂依賴于豐富、真實、可靠的史料。企業檔案正是這樣一種重要的史料來源，它記錄了公司在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。這些檔案包括重要的會議材料、公司發文、工作計劃與總結、合同協議書、薪酬福利文件、大事記及反映公司重要活動的照片、錄音、錄像等。這些材料為公司志的編纂提供了詳實的信息基礎，確保了公司志內容的真實性和準確性。

（二）增強公司志的權威性和可信度

企業檔案作為企業在歷史進程中形成的原始記錄，具有無可替代的憑證和依據作用。人們稱檔案為“原始憑證”“第一手資料”，這正是由于其具有令人信服的憑證和依據作用。在公司志編纂過程中，引用企業檔案中的材料，可以大大提升公司志的權威性和可信度。讀者可以通過查閱檔案原文或標注的檔案出處，驗證公司志中所記載的歷史事件和數據的真實性，從而增強對公司志的信任感。

（三）促進公司志編纂的全面性和客觀性

企業檔案記錄了公司從創立到發展壯大的全過程，涵蓋了公司的各個方面和領域。因此，在公司志編纂過程中，充分利用企業檔案可以確保公司志內容的全面性和客觀性。編纂者可以通過查閱企業檔案，了解公司的歷史沿革、組織架構、業務范圍、大事記等方面的信息，從而確保公司志能夠全面、客觀地反映公司的歷史和現狀。

（四）提高公司志的編纂效率和質量

隨著信息化時代的到來，企業檔案管理逐漸實現了數字化和智能化，這為公司志編纂提供了極大的便利。編纂者可以通過企業檔案管理系統快速檢索和查閱相關檔案材料，節省了大量的時間和精力。同時，數字化的檔案資料也減少了傳統紙質檔案在使用過程中的磨損和丟失風險，提高了公司志編纂的質量和效率。

三、公司志編纂主要經驗

志書編纂是一項專業性很強的工作，有其自身的規范性和規律性。習近平總書記曾用四個“難就難在”形容了志書編纂的不易：“（修志）難就難在古今資料浩如煙海，寫進志書的資料是否真實可靠，要訂正；難就難在資料殘缺、散失，收集起來很艱難；難就難在橫排門類，不能缺項，不能割裂與孤立，不能失去整體性；難就難在志書要合體例，又要有時代性、科學性、思想性。[3]”

筆者所在企業為了編出無愧于歷史的精品良志，前期開展了大量準備工作，其中較重要的有：一是與有大量史志編纂經驗的機構簽訂了合作協議，確保在志書編纂過程中有專業人員提供技術支撐和指導；二是開展了多家單位的外部調研，學習其他單位在志書編纂中的寶貴經驗；三是深入內部調研，摸清所有分子公司的檔案資料情況，筆者所在企業一直高度重視檔案工作，分子公司均開展了檔案規范化達標工作，檔案資源保存較完善，擁有較好的志書編纂基礎。下面筆者針對編纂中幾個重要節點分享編纂經驗。

（一）組織機構

習近平同志在福建寧德地區地方志工作會議上曾強調：“各級領導務必充分重視這項工作，加強修志工作的領導，分管領導要具體抓這項工作[4]。”同樣，公司志編纂工作需要公司領導的高度重視和全力配合。筆者所在企業在工作初期就成了公司志編纂委員會，成員由公司領導和各單位主要負責人組成。編纂委員會領導公司志編纂工作，研究確定編纂具體實施方案，決定編修中的重大事項，審定公司志框架大綱和稿件，編纂具體工作由辦公室和檔案館主要承擔。

（二）編纂方案

公司志編纂工作一旦正式啟動，迅速印發一份詳盡且正式的編纂方案顯得尤為重要。這一方案的出臺，不僅是對志書編纂這一重要歷史使命的正式宣告，更是對各參與單位及人員的一次明確動員與指導。

編纂方案首先確立了編纂工作的總體目標，為整個項目設定了清晰的方向標。方案詳細列出了主要任務，使得各單位能夠清晰地了解自己在編纂工作中所扮演的角色與承擔的職責，從而做到有的放矢，高效推進。編纂方案提供了明確的時間表和階段性目標，這不僅有助于各參與單位合理安排工作節奏，確保各項任務按時按質完成，還能夠在整體上把控編纂工作的進度，避免出現拖延或滯后的情況。

（三）編纂大綱和任務分工

筆者所在企業志書稿件，由各分子公司、部門根據大綱和任務分工自行編寫，因此編纂大綱起著關鍵作用。它不僅是整個編纂工作的基礎和指導，還直接關系到志書的質量、系統性和完整性。

編纂大綱目錄為整個志書的編寫提供了清晰的框架和結構。它確定了志書的章節劃分、子目設置以及各部分之間的邏輯關系，筆者公司還通過標注內容提要、參考字數、供稿單位等信息，使得編寫工作能夠有條不紊地進行。編寫人員可以清晰地了解每個部分的主題、內容和要求，從而避免在編寫過程中出現結構混亂或內容重復的情況。

（四）稿件形式

“志之重要，在于資料。”資料搜集是公司志編纂的基礎與支撐，是保障志書質量的關鍵所在，故筆者所在企業要求交稿形式為稿件和資料長編兩部分內容，稿件部分的重要內容需通過腳注的形式注明來源，所有參考的文件按腳注順序單獨匯編成冊，并做好目錄頁碼，形成資料長編，以便審稿查詢。

資料長編為后期專家和集團領導審查稿件提供了極大的便利。他們可以通過閱讀長編，快速了解公司各個時期的重要事件、關鍵節點和核心數據，從而對稿件內容的準確性做出判斷。同時，資料長編中的原始材料、數據支撐等也為專家和領導提供了驗證稿件真實性的重要依據。

資料長編作為一種系統性的資料整理方式，還可以有效地將企業后期發展的新內容納入其中，形成更加完整、全面的企業歷史檔案。此外，資料長編還可以為企業的學術研究、文化建設、品牌建設等提供有力支持，成為企業軟實力的重要組成部分。

（五）審稿過程

筆者公司志書是由各分子公司、各單位自行供稿，稿件的統一性和專業性都比較低，故在稿件審核環節花費了大量時間和精力。首先，在整個撰稿過程中，要求志書專業人員對集團參加本次編寫的人員進行了兩次集中培訓，每次培訓總人數均在100人以上；其次，公司成立了專班，到各單位進行實地指導，由專班對稿件的體例結構、行文表述、專有名詞術語等方面對稿件進行把關；最后，公司成立了機關部門領導和專家組成的初稿審稿小組，對稿件進行兩次審核把關，最終提交編委會審定。層層把關，全方位保障稿件

質量。

四、公司志編纂對檔案工作的促進

公司志編纂對檔案工作確實具有顯著的促進作用，這種作用不僅體現在檔案本身的整理與管理上，還體現在檔案工作的整體發展與提升上。

（一）提高檔案工作重視程度

公司志的編纂過程需要全體員工的參與，需要深入挖掘和廣泛利用企業檔案資源，這一需求促使企業管理層及員工對檔案工作給予更高的重視。編纂工作的順利進行，離不開檔案資料的完整性和準確性，企業應加大對檔案工作的投入，包括人力、物力和財力，以確保檔案工作的有效進行。同時，編纂過程中的檔案利用實例，也進一步提升了全員對檔案工作重要性的認識。

（二）增加檔案館館藏資源

公司志編纂過程中，往往需要搜集和整理大量的歷史檔案資料，這直接促進了檔案館館藏資源的增加。在資料收集的過程中，會發現一些之前未被收錄或整理的檔案資料，通過編纂工作的推動，這些資料得以重新整理和歸檔，進一步豐富了檔案館的館藏內容。此外，編纂過程中還能收集到一些非紙質載體的檔案資料，如口述歷史、照片、視頻等，這些新資料的加入，使檔案館的館藏更加多樣化和全面。

（三）提高檔案利用率

公司志編纂的需求促使檔案工作者更加注重檔案的利用價值。為了滿足編纂工作的需要，檔案工作者會對館藏檔案進行深入挖掘和整理，提煉出有價值的信息供編纂團隊使用。這一過程不僅提高了檔案的利用率，還促進了檔案信息的有效傳播和共享。同時，編纂過程中形成的檔案利用案例和經驗，也為檔案工作者提供了寶貴的參考和借鑒。

（四）拓展檔案專題查詢模塊

公司志編纂往往需要圍繞特定的主題或領域進行資料收集和整理，這促使檔案館拓展相應的專題查詢模塊。通過設立專題查詢模塊，用戶可以更加方便地查找到與編纂主題相關的檔案資料，提高了查詢效率和準確性。同時，專題查詢模塊的建立也促進了檔案資源的整合和分類管理，為未來的檔案利用工作提供了更加便捷的途徑。筆者公司在此次編纂過程中整理了工作報告、重要會議文件、大事記、職稱評聘等主題資料，計劃在檔案查詢網站設立專門模塊，便于今后員工的查詢利用。

（五）增加檔案編研利用成果

公司志編纂本身就是一種檔案編研利用的重要成果。通過編纂工作，企業可以將散亂的檔案資料整理成系統、連貫的文獻資料，為企業的文化傳承、歷史研究、決策參考等方面提供有力支持。此外，編纂過程中形成的專題研究報告、數據分析報告等也是檔案編研利用的重要成果。這些成果不僅豐富了企業的知識庫，還為企業的發展提供了有力的智力支持。同時，這些成果的對外展示和交流，也進一步提升了企業的社會形象和影響力。

結束語

在深入探索檔案與公司志編纂的交融過程中，我們深刻體會到檔案作為歷史之鏡、文化之根的重要性。它不僅照亮了企業過往的足跡，更為企業文化的傳承與發展鋪設了堅實的基石。本次編纂實踐，不僅是對企業歷史的深情回望，也是對檔案工作價值的深刻彰顯。展望未來，我們將持續深化檔案與編纂的緊密合作，創新方法，提升效能，讓檔案之光照亮企業前行的道路，共同書寫企業更加輝煌的篇章。

參考文獻

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[2]楊松義.修志問道：以青海之“志”服務青海之“治”[N].青海日報，2022-51-56（9）.

[3]吳靜.做好地方志工作的根本遵循：認真貫徹落實習近平總書記關于地方志工作的重要論述[J].江蘇地方志，2019（5）：9-11.

[4]高京齋.學習感悟習近平總書記的方志情懷：談領導干部如何讀志、用志、修志[N].學習強國2021-05-19（3）.

作者簡介：楊慧云（1992— ），女，漢族，江蘇鹽城人，漢江水利水電（集團）有限責任公司，碩士。

研究方向：企業檔案管理。