遠程辦公 驅動管理變革

從2020年的春節開始，全民進入抗疫時期。

這場疫情帶給人們的不僅僅是生活方式上的改變，企業工作的開展也受到了前所未有的挑戰。線下生活被按下了“暫停鍵”，線上卻打開了“新世界”的大門。

相關數據顯示，春節后返工第一天，全國超2億員工開始“云辦公”“云上復工”，各種遠程辦公軟件下載量爆表，無數灰了許久的QQ頭像再次點亮……

如此大規模的遠程辦公在世界歷史上還是第一次。遠程辦公時代的開啟有些讓人猝不及防，各大企業都將面臨新辦公模式的各種挑戰，很顯然，無論是企業的管理制度還是相關軟硬件配套的準備，都尚未完全成熟。遠程辦公對工作效率、工作方式、管理模式的影響，是眾多挑戰中，企業首先需要面對和解決的重要問題之一。

管理新難題

無論對企業還是對個人，遠程辦公帶來的好處顯而易見，減少通勤時間、減少辦公支出、提高工作效率，等等。攜程董事局主席梁建章曾在2010年進行過一次持續9個月的居家辦公實驗。研究結果顯示，居家辦公的員工業績有顯著上升，增加了13%，其中9%源于病事假的減少導致工作時間的增加，4%來自安靜的工作環境帶來工作效率的提高。

雖然好處良多，但突發的疫情使得遠程辦公時代來得有些倉促和猛烈，讓企業對于數字化轉型的態度從“附加值邏輯”變成“必選項邏輯”。很顯然，一些企業并沒有完全準備好，而那些數字化程度較高的企業，則展現了更靈活的應對能力，以及更強勁的生存韌性。

生活、工作、家居環境，遠程辦公模式與這3個決定每個人幸福感的要素息息相關。如何構建一個平衡、高效而又滿足個性需求的新的管理模式，是管理者們普遍需要面臨的課題。

曲美家居副總裁吳娜妮表示，盡管全面開啟遠程辦公是疫情倒逼出來的，但仍給企業改革創新帶來了信心。從內部管理上看，管理層在模式創新、溝通方式、運營組織、績效管理，包括平時的互聯網工具的應用，都要及時作出調整，快速帶領團隊調整工作模式以投入新一輪的競爭。

小企業主宋先生表示：“我們之前的數字化程度比較低，所以剛開始遠程辦公的時候遇到不少難題，好在及時查漏補缺作了調整。另外，我們小企業可能習慣了面對面討論問題，這個也適應了一段時間才習慣。”

事實上，諸如此類的問題還有一些。比如，由于員工不再集中，對于一些需要共同深入探討的項目，僅僅依靠語音或者視頻聊天，有時會讓溝通效果打上一定的折扣;或者，由于員工并沒有出現在視線范圍內，企業管理者難免會擔心他們是否會趁機偷懶，導致其工作質量對不起領到的工資。

曲美家居國人生活方式研究院院長殷智賢稱，與人隔絕的居家辦公會讓人喪失團隊的歸屬感，大多數人并不接受這種方式成為主流辦公方式。無論在網上以多么密集的頻率開視頻會議，也無法取代人與人見面互動帶來的親近感。

對于員工來說，工作方式的改變也帶來了一些困惑。2020年3月2日，職場社交平臺領英（LinkedIn）發布的基于會員和企業的大數據顯示，疫情期間，四成職場人遠程辦公效率較低，原因包括辦公工具和條件的限制（46%）、家庭瑣事干擾（34%）、難以集中精力和團隊協作（33%）。

北京大學光華管理學院教授彭泗清將辦公分為3種情況：當獨立工作時，更多是看個人的自我管理能力、自驅力;需要組織內進行協同工作時，有沒有好的平臺、運行質量高低及是否有技術支持變得重要;而當工作需要組織間協同，就考驗企業是否有良好的銜接平臺及數字化能力水平。在面對3種不同工作狀況時，遠程辦公模式也面臨著不同的困難。彭泗清認為，首先是自我管理的困難;其次是平臺的效率問題;第三是溝通的問題，“非語言的溝通是非常重要的因素，會影響到溝通的即時調整”;第四是工作滿意度，遠程辦公使得人的社會需要難以得到滿足。“人們在一起工作，可能會相互促進，也可能由于責任分散而同時懈怠。從管理學角度，管理者如何發揮積極的一面，減少消極影響值得思考。”

另外，由于遠程辦公更大程度地將人與事區分，凸顯工作任務重要性的同時，可能會存在人性化因素被忽視而產生的問題。

而這些問題，都在倒逼著企業盡快調整管理模式，與時俱進，進行新一輪的管理變革。

變革變什么

事實上，遠程辦公情況下最大的挑戰，就是員工的效率管理和業務的日常運營管理。管理的成敗則會將結果推向截然不同的兩端。

沒有了面對面的監督和溝通，遠程辦公無疑是對管理能力的一次深度測試，同時也逐漸催生企業自身的數字化改造。“新技術的運用對于協同辦公的促進作用是明顯的，比如說5G，讓網速更快、延遲更小，可以使會議溝通方更多、更清晰，甚至以后的VR、AR會議，能讓用戶感受到類似科幻片里的場景。”在華為云副總裁薛浩看來，云計算、AI能力也會對行業產生幫助。

這次疫情期間，在數字化及遠程協作方面已有布局的企業明顯能更快進入狀態。例如，字節跳動7個部門、分散于幾十個城市的員工，只用2天時間，通過線上協同辦公火速更新了飛書的新功能——員工健康報備，之后又在很短時間內上線了“線上辦公室”“疫情動態”等新功能，這都得益于其平時積累下的線上協同辦公的經驗。

那么，在特殊時期，企業管理者應該如何思考管理模式？字節跳動副總裁謝欣認為，企業管理者要著重想好3個問題：缺少了什么？要去構建什么？需要注意什么？

這3個問題如果想通了，那一切將迎刃而解。員工在家辦公，企業缺失了共同的物理環境，對于管理者來說，首要任務就是搭建一個共同的線上環境，把缺失的物理環境補回來。

而對于企業來說，疫情造成的分散辦公是對企業凝聚力和合作能力的挑戰，如果線上協同辦公最終提升了企業效率，降低了成本，管理者未來可以考慮將遠程協作利用得更廣、更深，在組建團隊的時候不僅可以忽略城市，甚至可以跨國，擴大人才選取范圍，不斷增強團隊的多樣性。而在這個過程中，最需要注意的則是員工的心理建設及團隊的凝聚力。

不過在此之前，建立一個動態的、規范的、平滑的、高效的企業流程管理體系也是非常必要的。由于傳統的辦公習慣所致，沒有合理規章制度保障的執行很容易半途而廢。企業只有將管理和流程真正結合起來，才能發揮最大作用。

遠程辦公的實施不是某一個部門的事情，只有讓企業內所有部門都參與進來，才能保證實施的成功;而流程則是企業遠程辦公的核心，一個流程往往涉及多個部門或組織，簡單易用才能保證流程走得順利。

企業應將現有業務流程，包括流程的合理規劃、相關數據的更新、相關工作流定制等方面進行優化處理之后，再制定遠程辦公的工作流程，而且還要保證遠程辦公工作流程的易用性和實用性，并在企業內部全面溝通和推廣，制定相關規章制度以保障遠程辦公流程的順利進行。

紅星美凱龍集團總裁謝堅認為：“居家辦公是互聯網時代必然的產物，多元化辦公也一定是未來趨勢。”但對于任何一個傳統企業來說，如何走好數字化轉變的第一步都異常重要。

北京大學光華管理學院教授張影認為：“對于很多組織來說，數字化從短期來看收效甚微，甚至因為流程和組織的改變，在很大程度上是成本大于收益的。然而，全社會數字化的未來不可避免，在疫情之后的恢復過程中，企業應該有針對性地著手推動數字化進程，才能讓企業在數字化的社會中更具競爭力。”