數字化賦能檔案管理科技喚醒歷史記憶

文書檔案實現數字化轉型，使信息獲取變得更為便捷，在其實現數字化之前，人們不得不通過人工查詢追溯檔案資料，這既費時又效率低下。數字化之后，利用電腦檢索系統及關鍵詞快速檢索，能夠輕松找到所需文件，極大提升了辦公效能。數字化的檔案資料能通過互聯網進行共享與交流，使檔案資料的應用突破地理界限，有效擴大了信息的傳播范圍。文書檔案實施數字化轉型，對于其保護與留存具有劃時代意義。

傳統文書檔案經常遭受物理破損和化學老化的威脅，損耗后通常難以恢復，容易對寶貴資料造成不可逆的損害。數字化處理使檔案信息得以在無物理觸碰的情況下實現復制與遷移，有效減少了檔案遭受損毀的可能性。通過數據備份與加密技術的運用，能夠有效預防信息遺失與被篡改，這為檔案資料的長期保存提供了可靠的技術保障。數字化轉型的推進不僅提升了文書檔案的現代化以及規范性，也構筑了一體化的數字檔案治理系統，采用了標準化、自動化的歸檔辦事流程，從而提升了治理效能，并且增強了檔案管理的明晰度及其社會信譽。數字檔案的便捷性讓不同部門和地區之間的信息交流與合作變得容易，為決策層制訂政策、科學研討以及社會大眾的信息需求，提供了充足且可信的資源支持。文書檔案的數字化轉型還具有重要的社會文化價值，利用數字化可以對歷史檔案進行有效保存和普及，讓更多人能夠接觸和了解歷史文化，增強公眾的文化自信和歷史意識。數字檔案作為一種新型的文化形態，本身也是文化創新和傳播的重要途徑，對于推動社會文化發展具有積極的推動作用。

文書檔案實施數字化管理的意義

保證檔案安全

實施數字化管理措施后，顯著提升了文書檔案管理的防護水平和完整性。數字檔案能夠實現多用戶共享，減少了對原文件的頻繁操作，從而降低了操作過程中的潛在危機，對原文件的保存也起到積極的保護作用。通過實現檔案信息的數字化和數碼化，有效規避了失誤、遺失與損壞等由自然及人為因素導致的不利影響，進一步提升了檔案管理的工作效能，并確保了檔案查閱與歸檔活動的安全進行。同時，數字化管理通常涉及將文書檔案進行電子備份，這樣在遇到單個或多個硬件設備損壞的情況下，仍能確保文檔的正常運用，并能顯著減少文檔操作的危險性。在辦公流程中，機構普遍對文書資料使用者實施身份驗證或者設定訪問控制，進一步減少了文件被非法使用的事件，增強了檔案管理的安全保障。

增強文書檔案管理時效

社會的數字化程度逐漸加深，各行各業都深受信息技術的影響。通過觀察當前的發展態勢，將文書檔案轉為數字格式勢不可擋，成為新時代發展的必然。持續推進文書檔案數字化進程，并運用先進的信息技術全面覆蓋檔案管理的各個環節，提升管理內容的科學化、高效化，將極大地促進信息資源的整合，全面提高檔案立卷與存檔的效率。以往，以紙本和手工為主要手段的管理體系，使文書檔案不僅保存時限較短、保護成本高昂，還極易受到保管環境的影響。相較之下，若推進文書檔案的數字化處理，將其存儲和管理轉變為數字方式，不僅能顯著提高文書檔案的保密性，還能突破時空限制，最大程度確保其內容的完整無損和真實有效。

方便文件查詢

通過數字化手段構建一個相對完整的服務器管理體系，顯著優化了資料歸檔、查詢及升級的工作流程，在使用上極為方便。而傳統的紙質檔案共享主要依托郵遞或復印服務，可能會因傳遞耗時或其他外部因素的干擾，增加檔案使用過程中的風險，且不能保障檔案記錄的完備性、防護性和時效性。與之相比，數字文檔管理系統突破了時空限制，依靠數字化手段實現快速的資料獲取與分發，確保了跨地域和不同時段內信息的暢通無阻，并加強了不同部門之間的協同工作，推進了組織事務的高效運作。

提高管理效率

傳統的檔案管理方式往往依賴人工操作，不僅效率低下，還容易出錯。檔案數字化處理通過電子化方式實施歸檔分類、目錄編制及資料檢索，極大地提高了檔案治理的工作效能。此外，檔案的數字化也能促進檔案管理自動化和智能化，減少了對人力的依賴，從而降低了管理費用。這不但提升了文書檔案管理的效率，還顯著地減輕了紙質檔案的遺失與損害情況，增強了文書檔案的收集與保留效率，使其存儲和利用價值得到充分體現。數字化管理還能加快檔案的信息檢索和查詢速度，提升了檔案查找的迅速性和精確度。通過數字化的檢索方式，用戶可以快速找到所需檔案，避免了傳統檔案管理方式中需要耗費大量時間和人力的情況。同時，數字化管理可以實現模糊查詢、組合查詢等查詢方式，提高了查詢的準確性和效率。

文書檔案管理數字化的基本要求

一是標準規范。建立統一的數字化標準和規范，包括文件格式、元數據標準、命名規則等，以確保數字化檔案的一致性和可讀性。二是安全性。采取適當的安全措施，保護數字化檔案的機密性、完整性和可用性，包括訪問控制、數據加密、備份和恢復機制等。三是質量控制。確保數字化過程中的圖像、音頻和視頻質量，以及數據的準確性和完整性。四是元數據管理。建立完整的元數據，包括檔案的背景信息、創建日期、作者等，以便更好地管理和檢索檔案。五是培訓與教育。為檔案管理人員提供數字化技術和管理方面的培訓，以提高他們的綜合能力。

檔案數字化管理現狀

安全性不足

在以往的文書檔案管理中，以紙質檔案為主，紙質檔案容易受保存環境的影響，如濕度和溫度不合適可能造成檔案的損壞。此外，如果檔案的使用頻率較高，也可能使檔案面臨褪色、紙張破損、丟失等風險，需要大量的人力和財力進行管理。文書檔案數字化管理雖然能夠提高檔案的安全性，但仍存在一定不足，且該工作具有較強的系統性，基于傳統管理方式存在的安全性問題，要解決其中存在的風險才能保證文書檔案安全性的提高。例如，文書檔案數據存在一定被篡改的風險，而數字化管理需要完善系統的管理結果，保證管理的保密性和安全性。然而，在部分單位，文書檔案管理數據庫并沒有完善的頂層設計，缺乏針對單位實際情況設計的特色數據庫，造成文書檔案管理建設的科學性不足，限制了文書檔案數字化管理技術的應用。經過對不同單位文書檔案管理工作的了解發現，在基層單位，由于缺少數字化建設的技術規范和標準，無法按照標準的程序落實數字化管理，從而導致了風險事件的發生。

檔案文件的存檔期間技術風險大

在采取現代化經營策略的基礎上，檔案管理運用信息技術成為不可或缺的一環，但在檔案管理領域應用這些技術可能存在安全漏洞。首先，處于數字化轉型過程中的檔案管理系統可能并不完善，許多系統剛剛研發完畢，未能確保運作的穩定性和足夠的病毒偵測力度，這些不穩定因素可能導致資料的損失。其次，技術缺陷和軟件更新變革下的網絡環境，若不配備嚴密的安全防護和經驗豐富的操作人員，極易導致檔案資料受到黑客攻擊或病毒入侵，可能會使檔案數據遺失或檔案管理系統崩潰。

文書檔案管理人員綜合素質有待提升

技術進步帶來了文書檔案管理的多元化，不僅局限于文件的分類和保管，還擴展到數據處理、信息科技的運用及保密安全等技能和知識領域。目前，從事該領域的工作人員普遍缺乏全面、必要的能力，已經成為文書檔案電子化改革及信息保障的主要阻礙。尤其是在信息技術應用方面，這些工作人員顯得不夠專業和熟練。數字化時代，文書檔案的處理日益依托電子信息技術。不少負責檔案管理的工作人員仍舊使用過去的紙質文件管理方法，并且對新興的信息技術、數據保密手段、云技術以及對大數據的深度分析等相關知識了解甚少，這些因素影響了他們在文檔整理、數據操控及信息保障等層面的工作能力與成果質量。在信息安全方面的認識不足亦是一大顯著問題。在數字化轉型背景下，確保文書檔案的信息安全顯得極其關鍵。要實現這一目標，不單需要技術層面的安全防護，管理層人員還必須樹立強烈的信息安全意識，以便能識別并預防潛在的安全威脅。盡管如此，當前眾多文書檔案的管理工作人員對信息保密工作的關注不足，對可能出現的信息安全風險缺少必要的意識與防范技能。隨著數字化浪潮滲透至檔案管理領域，相關從業者亦需具備多元化的知識體系。檔案管理已不再是一個封閉的領域，而是需要與計算機科學、信息技術、法律政策等行業密切結合。檔案管理工作人員不僅需要精通傳統檔案管理的專業知識，還要熟悉相關法規，并具備計算機及網絡基本知識，甚至還要有一定的數據分析技術。然而，部分檔案管理工作人員的專業知識相對局限，缺乏覆蓋多學科的知識體系，在一定程度上妨礙了他們適應新環境，影響了他們的工作表現。

數字化轉型視域下文書檔案數字化的有效管理策略

加強文書檔案安全控制

在管理數字化轉型時，也要做好信息備份方面的工作，為數字化資源的備份提供一定保障，使異地備份機制能夠有效建立。首先，開展管理系統認證功能的構建時，必須對機密等級和傳播權限進行嚴格界定，合理劃分管理權限，并確立不同級別員工的使用權限，同時對使用者的行為加以監控，并在出現違規等問題行為時提出整改要求以施加壓力。其次，在軟件管理方面，需提升對防范軟件的關注度，并確保系統補丁能夠得到及時更新，以此實現對系統弱點的有力遏制，從而在確立安全預防措施的基礎上，確保文書檔案的安全性得到加固。再次，在新時代的安全防范工作中，還應該強化對安全基礎知識的教育，通過廣泛傳授正確使用系統的相關知識，并結合制訂使用指南等方式，有力避免人為的違規操作對平臺造成的影響。最后，數字化管理要充分發揮大數據平臺在安全防控方面的作用，強化對數據信息的監控，從而借助智能化平臺功能、作用的發揮，對檔案數據的異常波動現象進行及時、有效地監控。

持續進行檔案技術升級

數字化轉型的本質是以技術的升級、優化為主要依托，促進檔案管理質量、水平的總體提升。為了給管理技術目標的良好實現提供保障，以及有效搭建智能化的檔案管理平臺，重點是通過掃描、語音識別等技術的應用，以及智慧化管理系統的構建等，真正實現數字化轉型。通過建立智能化平臺，可以促進數字檔案借用體系的廣泛應用，實現文書檔案相關資料的即時共享，滿足不同用戶遠程查詢的需求。因此，需要將原本散落的電子檔案集中管理，通過云技術的高效應用達成此目標。在云技術運用過程中，應合理分配檔案管理權限，以此確保檔案資料庫的有效建設，從而從多角度優化線上檔案處理流程，提高數字檔案的使用效率。另外，強化文書檔案數據分析水平，將各方面的統計報表有效做好，要隨時評估文書檔案管理體系，為信息采集的精細化提供保證，使管理轉型、升級的現實需求得到充分滿足。

定期開展專業培訓與技能提升

隨著信息技術的不斷發展和變革，文書檔案管理者需要不斷提升自身的專業知識和技能，以適應新時代的要求，保障文書檔案信息化管理的順利進行。定期實施有針對性的職業訓練能夠促進檔案管理人員對于電子技術的掌握與運用，在文書檔案數字化的轉變階段，他們必須學習多樣化的信息技術工具及相關軟件操作技術，目的是更有效率地整理和應用檔案資料。通過周期性的職業訓練，管理人員能即時獲悉新興的電子技術，吸收并精通尖端的信息化管理方式和技巧，進而在信息化管理的界限內提高其職業能力。定期舉辦這種職業訓練對于增強檔案管理者的信息安全意識和能力至關重要，信息安全在檔案數字化升級過程中是不容忽視的，即使是輕微的疏漏也有可能引發檔案信息的泄漏或損壞，帶來無法預計的嚴重后果。管理者經過定期的專業培訓，可以了解信息安全的最新風險和威脅，學習并掌握信息安全管理的基本原理和方法，提高對文書檔案信息安全的保護意識和應對能力。定期開展專業培訓有助于促進文書檔案管理團隊的凝聚力和團隊合作能力，在信息化管理過程中，需要文書檔案管理團隊密切配合，共同完成各項任務。管理團隊成員可以共同學習、共同討論，增進相互之間的了解和信任，形成良好的團隊合作氛圍，提高團隊整體的工作效率和執行力。

文書檔案數據庫建設

文書檔案數字化建設通常需要創建索引目錄數據庫和詳細內容數據庫，并要注意保證兩個數據庫之間的信息能夠相互兼容。目前，這兩種數據庫分別進行搭建。索引目錄數據庫通常利用一體化的檔案管理軟件進行構建，這方面的技術已相對成熟，可以直接輸入檔案的索引級別信息，便于檔案的使用和管理。全文數據庫則采用專業的檔案數字化管理軟件或ACDsee等共享應用軟件，通過統一著錄格式，建立文書檔案數據庫，及時存儲文書檔案信息，通過結構化數據信息處理，提升檔案利用效率。構建文書檔案數據庫需結合各自具體情況，合理確定電子化文件檔案的相關參數選項與操作流程，以提高檔案電子化處理的管理質量。

綜上所述，在數字化轉型這一宏觀環境下，信息技術的運用對文書檔案的管理產生了深刻的變革。文書檔案的數字化過程復雜多元、覆蓋面廣泛，其管理手段及內容對管理成效具有直接影響。鑒于此，檔案工作者應當不斷培養創新意識，運用新的思維方式解決數字化進程中遇到的各種問題，確保檔案資源的完整性和真實性得到有效維護。

（作者單位：中國核工業第五建設有限公司）