基于HACCP方法的科技查新質量監控體系研究

摘要：科技查新作為國家科技創新體系中的重要環節，能為各類科技評審活動提供客觀評價依據。如何保障、提高科技查新的質量，把好科技評審的第一關，成為查新機構急需解決的重要課題。文章將危害分析及關鍵點控制方法（HACCP）引入科技查新全過程的質量控制中，使整個查新過程始終處于受控狀態，降低了查新質量風險，為科技查新質量的提升提供了一條新的思路。

關鍵詞：科技查新；危害分析及關鍵點控制方法；質量

中圖分類號：G251文獻標志碼：A

0引言

科技查新作為國家科技創新體系中的重要組成部分和重要環節，能夠為科研立項、成果鑒定與評估、高新技術產品、專利申請以及各類獎勵申報等提供客觀評價依據。在數量多、時間緊的情況下，如何保障并提高科技查新的質量，把好科技評審的第一關，成為查新機構亟須解決的重要課題。進行科技查新時，先要接受用戶委托、進行任務分配、與客戶溝通需求，接著進行文獻檢索與對比分析，再根據這些撰寫查新報告，經過審核后進行登記，最后將其存檔、建庫。其中，確定查新點、制定策略以及文獻的檢索與對比分析極為重要，方法選用不當會影響查新的效果，最終影響到報告的科學性和客觀性。因此，必須對整個查新流程進行分析控制，以全面提升查新質量。危害分析和關鍵控制點（Hazard Analysis Critical Control Point，HACCP）是始于二十世紀六十年代的一種風險管理的工具，在汽車、化學、制藥等高風險行業也得到了越來越多的應用［1］。查新報告也可以看成是一種特殊的產品，本文將HACCP方法引入科技查新過程的質量控制中，使整個查新過程始終處于受控狀態，降低查新質量風險，為科技查新質量的提升提供了一條新的思路。

1研究現狀分析

蘇琴等［2］提出應從查新點、檢索策略、檢索結果、查新結論4個方面進行科技查新質量控制，并給出了相應的控制措施。張立昆等［3］采用定量與定性相結合的方法構建了評價查新質量的18個指標體系。王世雯［4］構建了由信息表述、信息采集、文獻分析和查新結論表述構成查新報告質量評價體系。鄒藝［5］從管理系統、業務流程、查新人員、查新信息源等角度建立了查新服務質量保障體系。謝秋梅［6］提出從科技查新工作規范化角度來提高科技查新的質量。龐佳［7］提出構建由立項管理部門統一委托的封閉式查新流程與操作模式及實施措施。秦勇［8］提出引入集中式的查新管理模式提高查新質量。上述研究主要集中在質量評價指標體系、保障體系的構建，鮮有關于科技查新質量控制方法體系方面的研究。

2HACCP的基本原則

建立HACCP時一共有7個基本原則。（1）危害分析：它除了能對生產過程中的潛在危害進行收集和評估，還能對引起危害的因素進行分析，進而找出并解決其中影響較大的危害。（2）確定關鍵控制點（critical control point，CCP）：決定生產過程中能去除危害或是降低危害發生率的關鍵點，此步驟可能是生產過程中的任何一個階段。（3） 關鍵限值制訂：建立起CCP可接受水平的標準值，以確保能有效控制CCP。（4） 建立監測體系：主要是想實現CCP符合關鍵限值的目的，通過對每個CCP進行觀察或檢測判斷它是否得到控制。（5） 建立糾偏措施：如果CCP不受控制了，為使其符合關鍵限值，就要采取一定的措施。（6） 建立確認程序：為了使HACCP系統能有效實施，需要采取其他的方法與程序對其進行實驗和評價。（7） 建立程序記錄：在上述6個原則基礎上，建立起一套標準的操作程序，根據這套程序的操作與記錄，培訓員工在查詢時便有了依據。

3HACCP應用于科技查新質量管理的流程

3.1危害分析

根據HACCP的第一條原則對發生的危害進行分析，找出每一個危害產生的原因，HACCP計劃不會考慮到那些無確定緣由的危害。在科技查新中，較為常見的危害質量的因素包含軟件因素和硬件因素兩類 ［9-13］。軟件危害來源于：不同查新人員對查新點、檢索詞和檢索策略的把握度不一樣；查新人員的學科專業素養與學科專業知識局限；查新人員和委托人之間的溝通；查新結論文字表述；業務流程、規章制度和檔案管理的合理性及完善程度等因素。硬件危害來源于：數據庫總量、數據庫的權威程度、專業數據庫種類及其與綜合數據庫的比例、全文數據庫所占比例等信息資源的局限；學科性質的差異和課題地域范圍的差異；查新機構的硬件設施以及網絡環境等因素。

3.2關鍵控制點識別

在查新過程中，關鍵控制點比較特殊，需要采取有效的措施使危害得到較好的控制。對科技查新的過程進行梳理，可以得到5個關鍵控制點，這些點可能會嚴重危害到科技查新的質量，它們分別是：查新人員綜合業務能力（CCP1）、確定查新點（CCP2）、制定檢索詞和檢索策略（CCP3）、文獻對比分析與檢索結論撰寫（CCP4）。

科技查新工作主要由查新員完成，其查新質量受到人的主觀意識和專業技能知識的影響較大。如何正確高效地在海量數據中篩選、利用相關文獻是查新員綜合素質的體現［3］。因此，查新員綜合業務能力是關鍵控制點。查新點提煉準確與否是保證科技查新質量的關鍵。查新員需要對所要申報項目的查新方向以及重點有一定的了解，明確查新項目研究的主要內容以及所用的方法和路線。在委托人的協助下準確提煉出合適的查新點［4］，才能保證查新工作順利進行。確定查新點檢索詞是某種專門語言的基本成分，這種專門語言能夠概括信息系統的各種特征，還能夠表達信息用戶所提的問題，構建檢索策略式必須含有檢索詞，合適的檢索式能夠提高查全率和查準率，也是確保查新質量的重要保障［7］；因此，查新檢索詞和檢索策略的制定是關鍵控制點。專家對項目進行評審、對項目成果進行有效鑒定時，查新結論是重要參考依據之一。它包含了2部分內容，一部分是檢索到的相關文獻與查新點之間的對比分析，而另一部分則是對查新點新穎性的認定。查新結論必須有理可依，有據可循，還要有一定的對比與分析。應把查新項目與文獻的關鍵性能指標和技術參數進行詳細的對比分析，必須保證最后得出的查新結論是客觀、科學、可靠的；因此，對比分析與檢索結論撰寫也是關鍵控制點。

3.3關鍵控制點監控

科技查新過程中，監控內容包含監控的對象、監控時的工作人員、監控所采用的方法以及進行監控所用的頻率。為了避免發生偏離關鍵限值的情況，在對查新操作過程進行跟蹤時，如果發現存在這種趨勢時就要及時采取應對措施。根據本文確定的查新人員綜合業務能力、確定查新點、制定檢索詞和檢索策略、文獻對比分析與檢索結論撰寫4個查新過程關鍵控制點，建立關鍵點監控如表1所示。

3.4糾偏措施

用于預防科技查新關鍵控制點的措施都必須滿足關鍵控制限的要求。如果檢測的結果超過了設定的限制，為了避免這種情況再次發生，就需要對它進行有效的糾正與控制并將其付諸實踐。科技查新HACCP體系所采取的糾偏措施如表2所示。

4結語

本文嘗試將HACCP體系用于科技查新過程，使查新過程實現規范化，從而提升科技查新的質量，減少各種危害因素對查新質量的影響；為科技查新站建立查新質量控制體系提供了理論依據，也為科技查新過程的質量管理開拓了新的模式。

參考文獻

［1］徐曉華，章新，閻超.HACCP方法在藥品質量風險管理中的應用［J］.中國醫藥工業雜志，2010（8）：631-635.

［2］蘇琴，劉劍，孫遲臨，等.科技查新中檢索質量控制研究［J］.情報探索，2018（11）：95-101.

［3］張立昆，季葉克.科技查新質量三維評價體系研究［J］.情報雜志，2016（4）：160-163.

［4］王世雯，肖雯.查新報告質量的評價體系研究［J］.情報理論與實踐，2010（6）：94-97.

［5］鄒藝.查新服務質量保障體系的構建［J］.現代情報，2007（6）：158-160.

［6］謝秋梅.基于規范化流程的科技查新質量控制［J］.中國科技信息，2017（21）：96-99.

［7］龐佳.科技查新流程的優化設計—以提高立項質量與國家科研資金使用效益為目標的研究［J］.大學圖書館學報，2014（6）：40-44，24.

［8］秦勇.數字化條件下查新工作集中管理模式研究［J］.數字圖書館論壇，2014（9）：62-65.

［9］董曉夏.制約科技查新質量的因素［J］.圖書與情報，2009（4）：125-129.

［10］蔣麗敏.查新人員素質對科技查新質量的影響［J］.農業圖書情報學刊，2014（4）：121-123.

［11］郝慧，胡娟.科技查新流程對查新質量的影響［J］.現代情報，2015（5）：149-152.

［12］孫清玉.科技查新質量評價指標體系探討［J］.情報科學，2009（5）：743-746.

［13］杜璟，左文革，郜向榮，袁永翠.基于ISM的科技查新質量影響因素分析［J］.圖書館理論與實踐，2014（3）：59-62.

（編輯何琳）

Research on quality monitoring system of sci-tech novelty retrieval based on HACCPJIANG" Juan

（Library，Jiangnan University， Wuxi 214122， China）Abstract：" As an important link in the national scientific and technological innovation system， sci-tech novelty retrieval provides objective evaluation criteria for various types of technology evaluation activities. How to ensure and improve the quality of sci-tech novelty retrieval， and ensure the first pass of scientific and technological evaluation， has become an important issue that sci-tech novelty retrieval institutions urgently need to solve. The hazard analysis and critical control point （HACCP） method is introduced to the whole process of sci-tech novelty retrieval to control its quality. Novelty quality risks are reduced because the whole process of sci-tech novelty retrieval is controlled always. A new way to promote the quality of sci-tech novelty retrieval is provided in this paper.

Key words： sci-tech novelty retrieval; hazard analysis and critical control point; quality